档案信息化建设与档案管理新思考

摘 要：在信息化时代发展背景下，以往的档案管理工作发生了极大转变，管理模式得到升级、管理理念得到转变以及管理机制得到优化，极大满足了不同行业的实际发展需要。基于此，本文从档案管理工作的现实意义入手，分析档案信息化管理的定义，并提出档案信息化管理和建设的具体内容，重点阐述档案管理和信息化建设的优化策略，以期做到与时俱进，将现代技术与档案管理工作相融合，进而加快档案信息化建设进程，有效提高档案管理工作成效。

关键词：档案信息化建设；档案管理；新思考

为保证档案管理信息化工作效能，提升资源的精确性、完整性和实时性，充分发挥其使用价值，相关单位在开展各类档案管理工作期间，需要对现代化档案管理工作展开深入研究，从观念、制度和设备设施等多个角度出发开展建设活动，并利用多种管理手段，充分发挥现代化档案管理工作优势，推动档案管理工作有序开展，满足新时代发展背景下档案管理工作的需要，保证内部档案材料的长期性、共享性和稳定性发展特质，促使档案管理信息化建设在一定程度上提高我国档案管理质量及水平，切实做好档案信息化建设作业，为单位后续的管理决策工作提供必要参考。

一、档案管理工作的现实意义

档案资源具有涉及面广、内容丰富等特点，是相关单位整个发展历程的集中体现，包含了以往运营期间的各类业务经验信息，可为后续相关工作的顺利推进提供可靠参考。

第一，档案内容是记录企业单位发展的真实凭证，可为后续的决策工作提供必要的参考，其包含了多样化信息，不会受到人为因素影响出现随意篡改、编造等问题，确保各类档案管理资料的精确性、完整性和客观性。需要注意的是，有一部分档案资源是当事人及责任人的亲笔手稿或带有本单位领导的签字批示，需要妥善保存。在实际工作期间，管理人员需要积极挖掘档案信息中潜在的资源价值，认真做好分类、编码、归档和保存等工作，以提升档案资源管理工作效能。

第二，近年来，我国档案管理工作开展得如火如荼，各行业、单位均以与时俱进、开拓创新为主要工作目标，认真落实档案管理工作，积极突破传统管理理念对档案管理工作的影响，转变过去单一的档案资料存储作业方式，重视对档案资源的进一步开发、利用和服务，进而促进物质及经济文明社会的有效建设。在此期间，应注意及时引进信息技术，保证各项资源的收集、统计、整合、处理和存储作业质量，以多样化的档案管理效能，充分发挥其作用。

二、档案信息化管理和建设的具体内容

1.服务意识

档案工作人员需主动更新自身观念，培养勇于创新、主动服务的精神，避免出现消极怠工的不良情绪。从服务方法来看，可积极推进接待服务、复制服务、资讯服务、上门服务、网上查阅、档案调阅、电话查询以及信函处理等多种服务形式；从服务态度来看，应端正服务态度，简化资料查阅流程，保障服务水平，进而满足不同人员及单位的需求；从服务手段来看，需结合传统手工查阅及现代计算机检索模式，将人员档案、资产管理等各类私密信息资料进行数字化存档，提高整体服务质量。

2.硬件设备设施

档案管理信息化建设的深入使得现有的基础设备设施建设得到了完善与更新，主要可从软硬件两个角度入手。一方面，引进各类硬件设备设施，实现档案管理及办公自动化，购进服务器、投影仪、扫描仪、交换机、显示器、刻录机、打印机、复印机、摄像机以及录音机等多种硬件设备设施，便于数据的存储及共享。另一方面，更新软件系统，组建专门的档案管理信息系统，综合现有档案馆资料，加大资金投入力度，设计集文档综合管理系统、独立门户网站以及档案信息系统局域网于一体的管理平台，实现资源的共享互通，保障档案管理工作的数字化、网络化。

3.管理水平

网络技术现已逐渐融入档案管理工作中，为进一步提升管理水平，需要相关单位及人员做到以下几点：第一，做好电子文件的保存管理及资料的整合分析，保證各类电子数据的精确性。第二，及时落实文件的传送、接收和保存工作，实现电子文件管理工作的有序推进。第三，注意文件时效，确保在文件限定有效期内完成文件的下载、存储，避免对后续的调阅、使用造成影响。第四，对于长时间使用或内容较为重要的电子文件，需定期备份，避免出现丢失问题，为相关单位带来不必要的影响。

三、档案管理和信息化建设的优化策略分析

1.重视档案管理

长久以来，档案管理被视为一类边缘化、幕后化的工作，各企业单位在有意或无意间忽视了对档案管理工作的重视，加之部分档案管理工作成效并不突出，导致档案管理工作更加容易被无视。在信息时代发展背景下，相关管理部门需要提高对档案管理工作的重视程度，认识到档案管理工作的长期性及重要性，了解档案管理工作对于推动企业单位决策起到的重要支撑作用。相关档案管理部门应当积极将档案管理纳入日常工作范围，弥补档案管理工作的不足，并采取多种有效的方法进行有针对性的处理，提高其解决问题及防范风险的能力，保证档案管理工作的高质量开展。

与此同时，相关档案管理人员需要在日常工作中端正态度，主动落实岗位职责，完成上级下发的各项工作任务，以细心、严肃的态度解决档案管理工作的各类细节作业，避免出现档案管理工作形式化、模式化等问题。例如，档案管理部门的相关领导人员可主动利用客户端、公众号和短视频等方式，向广大群众宣传档案管理工作的具体服务职能、社会及经济效益等，并不定期综合档案管理人员的工作难点及技术需要，开展系统性、针对性的培训，充分发挥档案管理领导层的优势，推动档案管理工作有序进行。此外，各管理人员需要将档案管理意识深入脑中，帮助相关工作人员主动参与档案管理工作，逐渐形成较为和谐的档案管理工作气氛，保证档案管理工作水平显著提高。

2.丰富档案管理办法

在实际的档案管理工作期间，资料收集是最基础也是最重要的工作环节之一，在此期间，相关信息化系统需要积极做到无缝对接，保证可及时、完整和高效地整合各类档案资料。在信息化时代背景下，企业单位在实际生产运行期间会产生大量的数据，且由于档案资料涉及多个部门，其业务档案存在极大的差异性及滞后性，因此，就要求档案管理人员在实际工作中主动明确分类并及时上传各类业务档案，保证档案资料的实际使用价值，提升其利用率。

在此背景下，为确保各业务部门档案管理工作顺畅衔接，需要有效融合档案管理工作与业务系统，保证各档案信息全面、精确传送至档案系统中，可有效提升档案管理工作的高效性及规范性。在收集电子档案期间，各管理部门需要始终把控电子档案的控制权，保证档案资源的可读性及安全性，为后续档案资源的深入开发利用提供技术支撑，提升档案管理工作成效。相关档案管理人员也应当具备一定的现代化信息技术素养，可以熟练操作各类设备设施，满足信息化档案管理工作的需要。需要注意的是，档案管理信息化建设工作需要充分发挥档案管理软、硬件的支持作用。

由此，相关档案管理部门需要重点加强对档案管理软件的建设，从源头上保证各系统及其设备设施的完善性、先进性，支撑现代化档案管理进一步落实。在如今电子档案数量不断增加的背景下，相关管理部门应选择适合自身发展需要的信息管理软件，强化对系统的有效开发，进而有效提升档案管理工作的质量及效率。另外，在开展档案管理信息化建设期间，相关部门也需要依据实际需要，积极组建各类档案共享管理平台，为提升社会效益提供有效支撑。

3.完善管理制度

针对现阶段档案管理机制落实不到位、覆盖不全面的问题，相关档案管理部门应主动提高对档案管理工作的重视，制定科学的档案管理制度，为后续开展各类实践活动提供工作参照，并综合实际工作需要合理完善细节，提升档案管理制度的科学性。在实际工作期间，企业单位应当做到实事求是、因地制宜，围绕自身发展需要创建合法、合规的档案管理机制，保证其可操作性，进而促进档案管理工作进一步开展。在档案管理工作中，需要有效落实绩效考核及奖优惩劣的制度，严格依据具体工作要求细化档案管理工作人员的实际任务，并定期开展各类绩效考核工作，对表现突出的优秀员工给予奖金及证书表彰，并利用宣传栏、多媒体等方式大力宣扬，在档案管理部门形成积极进取的工作氛围。对于工作态度不端正、知错不改的员工应当依据相关要求适当惩处，问题较为严重的可考虑利用惩罚性调离或辞退等方式，帮助企业单位始终维持公开、公正的原则，激发员工工作热情，进一步实现档案管理工作的长效、健康开展。

4.建立管理系统

数据管理系统是当前档案管理信息化建设工作的重要组成部分之一，确保档案管理系统的安全性，实际上就是保证了档案资料的完整性，可为后续信息的合理利用创造有利条件。由此，相关单位需要积极利用现代化信息技术，优化升级档案管理系统，并针对资料类型进行模块划分，帮助相关人员开展档案查询、录入工作。除此之外，在创建档案管理系统期间，需要引进专业的搜索引擎系统，保证档案调阅工作的效率，并针对重复性资料设立专门的处理模块，帮助相关档案管理人员及时处理。另外，相关技术人员也应当重视系统使用的安全性，在计算机中加装防火墙、杀毒软件和管理软件等，避免木马病毒或黑客对企业单位的网络造成破坏，提升电子档案数据的安全性，避免出现受损等问题，影响后续的正常使用。

5.培养专业人才

人才是现阶段保证社会整体生产力的关键要素，是推动档案管理信息化建设进一步开展的工作重点，是提升档案管理水平的主要手段，相关单位需要做到将信息技术与实际应用相结合，提升档案管理工作的信息化特性。另外，在当前的信息化管理工作中涌现了一大批掌握关键技术、专业能力强的人才，为档案管理工作提供了有效的人才资源。同时，企业单位也需要积极鼓励在职员工扎实掌握各类档案管理知识，为信息化档案管理工作提供支撑。由此，相关部门需要定期组织高效、长期的培训活动，带动档案管理人员将学习落实在日常生活中，保证形成常态化、规范化的学习氛围，并灵活利用讲座、现场指导等方式对在职人员开展合理培训，帮助其完善知识架构，深入理解管理人员的学习诉求，及时调整具体的培训内容，保证其实用性及目的性，确保档案管理人员能力与现代化档案管理工作相匹配。档案管理部门也需要主动落实惜才、爱才和重才的工作思想，帮助档案管理人员在自身岗位上发光发热，并以积极、严谨的态度参与到档案管理工作中，实现企业单位档案管理工作水平显著提高。

6.加大管控力度

全面把控是判断档案管理工作质量的重要因素，相关管理人员需要严格依据具体的管理要求，详细核对、整合、分类和存储收集到的档案信息，且每个环节均需要由专业人士统一管理，虽然在一定程度上会导致档案管理工作难度提高，但也使档案信息得到了更加充分的利用与管理。

同时，相关部门也应适当加大管理力度。第一，档案管理部门应掌握各软件、平台的实际管理情况，组建较为完善的管理机制，并综合可能会出现的突发问题，与其他部门共同携手，创建良好的档案管理环境。第二，在开展管理考核期间，应注意从多角度综合评判现有的考核管理及评价机制。第三，积极利用各类网络信息技术，保证其科学性、高效性和全面性，确保档案管理信息化建设工作有序开展。另外，规范化的管理工作也可在一定程度上减少不必要的资源投入，确保档案管理工作高质量开展。

四、当前取得的成就

从实际情况来看，各单位的档案信息化建设工作已取得初步成果，依据自身的需求组建了数字档案馆及档案目录数据库，实现了电子文件及档案的一体化管理，并融入当地档案信息网站，为信息的调阅提供了便利。另外，随着档案管理信息化的深入开展，现有档案管理工作环境也得到了极大改善，建立了局域网络及信息网站，部分单位也接入了宽带通信专线，极大程度上增强了工作人员的档案管理意识，丰富了档案资源内容，调整了现有的管理结构，进一步提高了数据信息的开放性及共享性，实际档案服务成效显著。

五、结论

综上，档案管理工作本身就是一项复杂、烦琐和周期长的工作，在开展档案管理工作期间，极易出现各类纰漏，影响档案资源的有效利用。因此，在开展档案管理工作期间，需要以实际的档案管理工作为根本出发点，融入先进的信息技术，明确档案管理工作的不足，并有针对性地制定具体的处理方案，利用重视档案管理、丰富管理办法、完善管理制度、建立管理系统、培养专业人才以及加大管控力度等手段，进一步加快档案管理信息化工作进度，提升档案管理工作服务水平，有效提升现代化档案资源的利用率及实效性，突出档案管理工作的效能。

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作者简介：刘宜双（1985—），女，瑤族，广西柳州人，硕士，馆员，研究方向：档案管理、公文办理、数字化建设等办公室业务。