档案信息化建设现状、问题与对策研究

2023-09-10杜艳华

兰台内外 2023年22期

杜艳华

摘要：信息化建设是企业发展的重要途径，也是档案管理工作完善的重要方向，它不仅有助于推进档案管理工作的开展，使其能够适应当前生产与管理的需要，更是强化管理能力的重要途徑。为了能够实现档案管理信息化的目标，相关部门必须要从基础设施着手，提升相关工作人员的计算机文件归档能力，以此达到提高档案管理规范化水平的目标。加大馆藏档案的电子化和数据库建设，以增强其可用性和可靠性。本文就我国档案信息化建设现状以及存在的问题展开分析，并提出解决的对策，希望能为我国档案信息化建设带来帮助。

关键词：档案信息化；建设现状；问题；对策

档案信息化建设是指在我国档案行政管理部门的引导下，利用现代信息技术，收集、保管和提供档案信息服务，以此达到提升档案管理信息化程度的目的，并帮助完善当下的档案管理工作。我国的档案信息化建设工作依然处于起步阶段，虽然有大量的信息化技术介入其中，但如何正确使用这些技术，充分发挥信息技术在档案管理中的重要作用，依然是档案管理人员需要考虑的问题。此外，还需要分析现存的档案管理工作存在的问题，并找到对策，真正为我国档案信息化管理工作助力。

一、档案信息化建设现状

信息化建设是社会发展的重要体现，而档案信息化建设旨在通过数字化技术和计算机网络来管理和保护档案数据，促进档案的有效使用和共享。这种方法进一步提高了档案管理工作者的工作效率，并为经济社会带来更多的数据服务。近年来，我国档案管理工作获得巨大进展，数字化管理水平不断上升，档案管理方式也从传统单一的手工管理转型为先进的信息管理，从封闭型和半封闭型转化为开放式型，档案管理事业也在不断发生变化，更是为其发展带来了强有力的支撑。尽管档案部门的信息化程度有所提高，但仍有待进一步加强，只有不断强化档案信息化建设，才能够更好地发掘和运用档案数据中蕴藏的宝贵内容，以适应国家和档案事业发展日益增长的需求。

二、档案信息化建设中存在的问题

1.缺乏高素质管理人才

随着信息化建设的不断深入，信息管理人才的短缺问题日益突出，其中，最重要的原因是管理者专业知识和信息化建设技术难以满足信息管理规范。此外，许多档案管理工作人员并非相关专业背景，不熟悉信息化建设的相关知识。档案信息化建设需要掌握足够的信息技术以及较高的档案管理能力，而高素质的信息管理人才则是关键。然而，随着管理者年龄增长，他们缺乏信息化建设的经验，加上信息化意识欠缺以及技能培训不足，使得信息管理团队的知识结构不够完善，从而影响信息化管理的有效性。部分档案工作人员缺乏对工作的认真态度和精益求精的精神，只是表面上完成了工作，没有真正深入地解决问题，从而使得档案管理工作变得更加烦琐，最终导致档案资料无法得到有效管理。

2.档案信息化改革与社会发展脱节

由于社会不断发展，企业管理改革也在大力推进，但档案信息化管理改革却相对落后。为了应对经济增长的不确定性，企业必须加强档案管理，进一步提高文件资料的使用率，以便更好地研究当前情况，并有效解决问题。随着科技发展，各项工作也应当有所改善，而档案管理者应当积极掌握现代化技术，并采用可操作的管理机制对档案实行管理。目前，由于设备设施落后，管理效率较低，信息化改革滞后，档案信息化建设也面临着严峻挑战。随着科技进一步发展，档案数字化工作已经愈发重要，但由于人员紧缺、设备有限和工作烦琐等原因，导致档案管理数字化工作存在一定的困难。同时，投入难见成效和人员缺乏积极性，也会让数字化建设愈发困难。

3.信息化建设水平相对落后

尽管有关工作人员在档案管理中努力推行信息化操作与记录，但仍存在许多问题，在收集和登记档案资源时，仍然采用纸质方式，缺乏灵活性和创新性。采用该种模式会导致工作效率下降，查找档案资料变得更加困难。因此，在开展档案管理信息化建设时，档案管理人员需要全面提高信息技术的使用率和技术水平，并尽快建立相关的信息化平台。近年来，不少单位积极推进档案管理平台和档案信息资源建设，以实现数字化档案资源的有效管理和资源共享，并将现有的电子档案纳入档案管理平台，以提升档案管理水平。随着资源建设不断深化，如今，各单位的档案管理信息化建设工作也取得了一定的成绩，各种管理平台纷纷上线，电子文档的归档就成了人们关注的焦点。但是，当前档案管理平台游离各系统之间，无法归档其他平台的电子档案，因而成为信息孤岛，这也使得档案信息化建设愈发困难。

4.档案信息化建设标准规范滞后

档案信息化标准规范是为了促进档案信息化建设，保证数据资源的有效共享。我国已经制定一系列技术标准和规章制度，以推进档案信息主管部门的工作。然而，仍然还有一系列难题需要解决。目前，档案信息化应用领域的政策法规并未形成一套完整的制度或技术标准，由于涵盖面受限，没有办法对档案信息资源建设、基础信息建设和保密信息建设等相关工作全面覆盖。例如，《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶卷数字化技术规范》已经颁布实施，但照相、声音和摄像的电子化规范并未推出，而在计算机资料的存档与管理方面也未推出相关规范要求，这一难题需要进一步加以解决。尽管现有的法律法规对电子文档的管理有一定的要求，也明确了电子文档管理的主要策略，但依然有不少工作处于“监管缺失”地带，这也会给档案信息化建设带来困难。换言之，现有的法律法规还存在需要修订和完善的情况，和当下的档案信息化发展工作并不适应，这也是档案管理信息化建设进程受到制约的主要原因。

三、档案管理信息化问题的应对措施

1.提升档案管理人员的思想高度

随着信息化浪潮不断推进，它已经深刻地影响了我国社会的各方面，档案工作也不特例。从当前中国档案管理工作的状况来看，大多单位都在积极推进档案信息化建设，但由于档案信息化建设是一项新兴的技术，尚未形成一套完整的理论体系，因此，在思想认识上仍然存在一定的误区。近年来，由于缺乏有效的实施标准与指标体系，许多单位片面追求“现代性”“信息化建设”，将档案文献的数字化和档案信息网络化等同于档案信息化的建设工程，以至于忽略了档案信息化建设的重要性，片面地以为藏书数字化加信息技术服务等于信息化建设，而忽略了档案信息化建设的实质性内容。档案信息化建设涉及多个重要领域，主要是对文档信息资源的有序整合、构建文档数据库系统、构建档案信息网络系统、开发和利用文档信息资源、培养档案信息化人才及其推动档案信息资源发展。

政策法规和标准的制定是推动信息化发展的重要因素，但不能仅仅将网络化和数字化视为信息化的同义词。倘若这么做，不仅会耗费巨大的人才和物资，还会使文档信息化建设陷入误解，脱离正规的快速发展轨迹。为了推进档案管理信息化建设，相关部门应该从多方面着手，以消除思维认知上的误区，并打破传统思维定势的束缚。档案管理工作的社会发展目标就是透过供给有效的档案信息服务，推动经济社会的快速发展和进步。由于经济社会快速发展，档案管理部门提出的信息公共服务方式也在不断变化，在信息尚未发达时期，档案部门可以提出实体档案信息公共服务。然而，由于社会信息化不断深入，这些公共服务方式的效率和适应性也会受到挑战，从而影响档案部门的服务效果。尽管档案服务的传统方式可能会带来不便，但这些方式仍然可以保证工作效率，并能够体现档案服务的特色。但有些档案管理人员并不认同这些观点，他们认为公共服务方式应该更加灵活和有效，因此，这部分固有的思维模式已经成为档案信息化建设中快速发展的一大障碍。综合考虑思想认知上的误解和传统思维定式的影响，相关人员必须努力改变这种状况，以便更好地实现档案信息化建设的目标。

2.强化档案信息化建设工作

档案信息是社会发展的重要基础，它不仅是国家信息资源管理的组成部分，还是国民经济和社会发展的支撑，因此，必须将档案信息化建设列入国家发展战略，以实现我国经济和社会发展的协调一致性。档案信息化建设的基础是档案信息资源，而这些资源的分布情况取决于区域的发展水平。在我国，发达区域拥有丰富的档案信息自然资源，而欠发达区域则比较缺乏。此外，中西部区域在计算机技术、网络通信、资料仓储和费用支撑方面都有很大的潜力。为了更好地推进档案信息化建设，政府部门应当强化宏观管理，采用积极措施，制定有效的规划措施，并将其列入国民和社会信息化的整体规划中，以获得官方的政策、资金和技术支撑，保证档案信息化建设顺利开展。此外，档案部门也应当加大对档案信息资源的投入，以提高档案信息化建设的效率和质量。

3.强化各部门之间的合作

档案信息化建设是我国档案工作的重要组成部分，它不仅是某个地方或政府部门的信息化建设，还涉及档案信息资源开发、利用、管理和保障等方面，因此，各单位在档案信息化建设上应该积极投入，以实现更好的发展，以提升档案信息化建设的效率和质量。同时，也要注重经济效益，以促进档案工作可持续开展。信息技术人才在档案信息化建设中面临着巨大挑战，与其他文献信息管理部门相比，文档的信息化转换显得非常落后，只有少数档案管理部门拥有信息处理和传送的技术装置。为了推动档案信息化建设，相关工作人员必须从全局角度出发，走协作之路。

一是在档案系统内部，通过各政府部门之间的协作，集中信息资源和人才，解决单独某个政府部门无法解决的问题。

二是通过构建一套全球性的文档联机合作编目、联合目录和馆际互借系统，利用全世界的档案信息资源，缩小地域间的信息技术差距。

4.完善相关规则规范

由于标准化是档案信息化发展的基石，它不仅能够产生统一规范的信息，还能够保证数字档案的安全，满足对数字档案利用的需求，并可以实现资源共享，从而大大提高档案信息化建设工作的速度和水平。因此，构建信息化标准规范对于档案数据的管理和利用至关重要。

为了满足不断变化的需求，国家档案行政管理部门和各行业都制定了有关档案信息化建设工作的管理体系、技术规范和技术标准，但仍有待于建立一个完善和系统性的标准体系。档案部门应根据自身的特点，结合国家和行业的要求，制定符合本部门的档案数字化技术标准、程序，以推进档案数字化从实物控制转为信息，确保档案数字化的实施遵循法律法规。在制定标准规范时，应当充分考虑数字化的发展趋势，重新设计档案信息化流程，并采用创新的管理模式，提高工作效率和质量。为了确保档案信息化建设顺利，档案管理人员必须避免完全依赖或模仿现有的管理流程和标准规范，应该遵守相关规范，确保信息、网络传输和档案数据库的安全，使档案信息化工作顺利推进。

5.加大建设资金投入

领导的重视是档案信息化工作能否成功的关键。当前，企业的管理人员更偏向运用信息化手段来提升产品质量，也会采用电子公文的方式审批各项业务，从而实现其网络化管理。

另外，现有的局域网内运作的软件平台都有检索功能，这也使得档案信息化的必要性遭到质疑，不利于档案信息化工作的开展。档案部门需要强化与上级领导之间的沟通，明确档案信息化建设的重要性及建设意义，及时汇报当前档案信息化建设的要求以及单位的需求，让管理者清楚地意识到档案信息化的重要性，以此提升档案管理水平，让档案资源利用更加便捷。

6.强化档案管理队伍建设

由于档案信息化建设需要人才支撑，因此，档案管理部门必须拥有多元化的人才，既要具备坚实的档案知识，又要精通计算机技术，还要有較强的管理水平。但是，这种人才多数会寻找更好的发展，要想将其留在档案部门依然会有一定的困难。档案管理部门应以长远发展为目标，着重培训具备较强业务能力的人员，通过专业培训和交流，提升他们运用互联网、信息技术手段以及档案管理水准的才能，让档案管理团队更好地满足信息化建设的需求。

四、结语

总而言之，在信息化背景下，我国档案相关工作不能继续依循原有的步伐展开，而是应当根据实际情况，强化档案信息化相关工作。与此同时，也要找到在档案管理信息化过程中存在的问题，对应分析，寻找对策，最终才能促进我国档案信息化工作的进步与发展。

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