疾控中心档案管理工作中存在的问题及其解决措施

2023-09-10李永臣

兰台内外 2023年22期

李永臣

摘要：针对疾控中心档案管理工作中存在的问题展开详细分析，主要包括档案归档不规范、档案整理混乱以及档案查询不方便。在此基础上，从加强档案管理的制度建设、做好档案整理与归档工作、制定档案查询流程、提高查询效率以及灵活运用现代化信息技术，开展智慧化档案管理几个层面入手，系统梳理能够妥善解决疾控中心档案管理工作相关问题的对策，为进一步提高疾控中心档案管理工作质量和效率奠定坚实基础。

关键词：疾控中心；档案管理；问题；解决措施

疾病的预防和控制，是保障人民健康的重要措施之一。疾控中心作为卫生防疫工作的重要机构，其档案管理工作的规范性和有效性直接关系到防疫工作的质量和效率。在实际工作中，疾控中心档案管理也存在一些问题，这些问题需要认真分析和解决，以保证档案管理工作的质量和效率。

一、疾控中心档案管理工作中存在的问题

1.档案归档不规范

疾控中心是负责监测、预防和控制疾病的重要机构，其档案管理工作对于保障公共卫生安全至关重要。然而，在实际工作中，疾控中心档案管理工作存在一系列问题。

（1）档案归档混乱。由于档案管理人员工作繁忙或者工作态度不严谨，可能会导致档案归档的混乱。比如，同一类档案被分别归档到不同的文件夹或者抽屉中，或者档案被错誤地归档到其他类别的文件夹或者抽屉中，从而导致档案查找困难，影响工作效率。

（2）档案归档不及时。由于疾控中心的工作涉及大量的数据和信息，如果档案管理人员不能及时对这些数据和信息进行归档处理，容易导致档案归档不及时的问题，不仅会影响工作效率，还可能导致数据的丢失或者被泄露。

（3）档案保管不安全。档案保管不安全是另一个常见的问题。由于疾控中心的档案涉及重要的个人隐私信息，如果档案管理人员没有采取适当的保管措施，容易导致档案信息被泄露或者丢失。

2.档案整理混乱

（1）缺乏标准化的档案管理制度。疾控中心缺乏完善的档案管理制度，没有明确规定档案归档、整理和检索等具体操作步骤和标准，导致档案管理混乱。

（2）档案管理意识淡薄。有些工作人员对档案管理意识不强，没有意识到档案管理的重要性，不够重视档案管理工作，导致档案整理混乱。

（3）人员流动性大。疾控中心的工作人员流动性较大，经常有人员调动和离职，导致档案管理工作的延误和不规范。

（4）工作量大、时间紧。疾控中心的工作量较大，有时候需要在很短的时间内完成大量的工作，导致档案管理工作不规范。

（5）缺乏专业的档案管理人员。疾控中心可能缺乏专业的档案管理人员，没有人员负责档案的整理、归档和管理，导致档案整理混乱。

（6）档案室条件差。疾控中心的档案室条件可能不够优越，如储存设备设施不足、温湿度控制不合理等，这些条件不利于档案管理工作的开展，也会导致档案整理混乱。

3.档案查询不方便

（1）档案存储不统一。档案管理工作不规范，导致档案存储方式不统一，有些档案可能存储在不同的位置，或者存储方式不同，查询时难以统一查询。

（2）档案记录不完整。档案记录不完整，可能出现信息遗漏、重复及错误等问题，查询时需要花费更多的时间确认和核实，影响查询效率。

（3）查询工具不完善。疾控中心可能缺乏高效的档案查询工具，无法快速定位档案位置、提取档案信息，也无法对档案进行分类、归档等操作。

（4）档案借阅流程不畅。档案借阅流程不畅，可能需要多重审批或审核，造成借阅时间过长，影响查询效率。

（5）档案保管措施不到位。档案保管措施不到位，可能出现档案遗失、丢失和损毁等问题，查询时无法找到相关档案，影响查询效率。

二、解决疾控中心档案管理工作的有效对策措施

1.加强档案管理的制度建设

为了解决疾控中心档案管理工作中存在的问题，需要加强档案管理的制度建设。

（1）建立档案管理制度。疾控中心应制定相关的档案管理制度，明确档案的管理范围、档案的归档要求、档案的保密等级等内容，建立健全档案管理体系。

（2）加强档案管理人员培训。对疾控中心档案管理人员开展培训，提高其档案管理的专业能力，加大对档案管理制度的执行力度。

（3）规范档案归档程序。建立档案归档程序，对档案统一编号、分类、封存和标识，确保档案归档规范化、标准化。

（4）加强档案整理工作。建立档案整理的规范化流程，清点、整理、鉴定和修缮档案，确保档案的完整性、真实性和可读性。

（5）建立电子档案管理系统。通过建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案检索的效率和准确性。

（6）定期开展档案审查。定期审查档案，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。

通过以上途径，可以加强疾控中心的档案管理工作，规范档案管理制度，提高档案管理水平，确保档案的安全性和完整性。

2.做好档案整理与归档工作

（1）建立档案管理制度。建立健全档案管理制度是做好档案整理与归档工作的前提。疾控中心应该制定具体的档案管理办法，明确档案的归档、整理、借阅和销毁等工作流程和规定，确保档案的安全性和可靠性。

（2）制定档案整理标准。疾控中心应该根据档案的特点和需求制定相应的档案整理标准，包括文件分类、编号、装订和标识等方面，使得档案整齐、清晰、易于管理和使用。

（3）建立档案查询系统。建立档案查询系统，对档案展开数字化处理，便于查询和使用，并可提高档案的安全性和保密性。

（4）开展档案管理培训。针对档案管理员和工作人员开展档案管理培训，提高其档案管理能力和水平，规范工作流程，提高工作质量和效率。

（5）加强档案保管设备设施建设。疾控中心应该加强档案保管设备设施建设，对档案存放环境开展合理规划和配置，包括温湿度、通风、防火、防潮及防盗等方面，确保档案的安全性和完整性。

（6）强化档案借阅管理。加强档案借阅管理，制定详细的借阅申请流程和规定，严格控制档案借阅权限和时间，加强档案的保密性和安全性。同时，加强档案归还管理，确保档案的完整性和及时性。

3.制定档案查询流程，提高查询效率

（1）制定档案查询流程。一是设立专门的档案查询窗口或设备，将查询的流程和规定公示在窗口或设备旁，让查询人员了解查询的规定和流程；二是制定详细的查询指南和操作手册，对查询人员开展培训和教育，以确保他们了解查询的流程、方法和注意事项；三是采用智能化管理系统，将档案信息和查询系统互联互通，实现信息的共享和交流，以提高查询的效率；四是建立档案查询预约制度，为查询人员提供预约查询服务，避免等待时间过长，提高查询的效率；五是采用自助查询系统，为查询人员提供自主查询的机会，让他们自行操作，提高查询效率，减轻档案查询窗口的负担；六是定期评估和优化档案查询流程，发现并解决查询流程中的问题和瓶颈，不断完善查询服务，提高查询的效率；七是建立查询记录和反馈机制，定期对查询人员展开调查和反馈，以了解他们的查询体验和满意度，及时改进和调整，提高查询效率和服务质量。

（2）建立电子档案管理系统。在建立电子档案管理系统之前，需要对疾控中心的档案管理展开详细的调查和分析，确定电子档案管理系统所需的基本功能，包括档案存储、归档、检索、修改和备份等，根据疾控中心的实际需求和电子档案管理系统的基本功能，选择合适的软件。同时，需要考虑软件的兼容性、安全性和稳定性；电子档案管理系统的建立需要规范疾控中心的档案管理流程，建立标准的电子档案管理流程，并确保所有的员工都能够遵守这个流程。电子档案管理系统需要建立合理的权限管理制度，对不同的用户进行不同的权限控制，确保档案的安全性和隐私性，建立有效的数据备份和恢复机制，确保数据的完整性和可靠性。同时，需要建立灾难恢复计划，确保在系统遭受攻击或故障时能够及时恢复。

建立电子档案管理系统需要充分考虑疾控中心的实际需求，建立标准的管理流程和有效的安全保障机制，以提高档案管理的效率和质量。

（3）培训工作人员。一是制订档案管理工作人员的培训计划，根据工作内容、工作要求和个人特长，制定个性化、系统化的培训方案；二是建立在线学习平台，为档案管理工作人员提供线上学习资源，包括教材、课件和视频等，让工作人员在空余时间学习和提高专业知识和技能；三是疾控中心可以定期开展培训课程，邀请专业人士开展专业培训，增强档案管理工作人员的工作技能和素质；四是疾控中心可以建立师徒制度，由老师傅指导新员工学习和实践档案管理工作，提高新员工的实践经验和工作能力；五是加强团队建设，提高工作人员之间的沟通和协作能力，激发团队的创新和工作激情，为档案管理工作提供良好的支持和保障。

（4）定期更新档案信息。第一，制定相关规定，明确更新频率、更新内容和更新方式等具体细则，保证所有档案管理工作人员都清楚自己的职责和任务；第二，定期组织档案管理工作人员培训，提高他们的档案管理理论和操作水平，使其了解新的法律法规、标准和规范，以便更好地开展档案管理工作；第三，建立健全档案信息采集和汇总机制，保证档案信息在第一时间内被采集并及时更新到电子档案管理系统；第四，借助现代化信息技术手段，如OCR技术等，将纸质档案数字化，实现自动识别和分类，极大提高更新效率，也保证了信息的准确性；第五，建立档案质量管理制度，确保档案信息质量，如采用抽查的方式审核档案信息，发现问题及时处理，完善档案信息质量管理工作。

（5）提供查询工具和服务。例如，提供查询终端、自助查询设备设施以及在线查询服务等，提高用户查询档案的便捷性和效率。同时，也可以加强对用户的引导和服务，帮助他们更快、更准确地查询到所需信息。

加强档案管理制度建设，建立电子档案管理系统，培训工作人员，定期更新档案信息以及提供查询工具和服务等途径，可以提高疾控中心档案查询的效率和准确度，为公众和决策者提供更好的信息支持。

4.灵活运用现代化信息技术，开展智慧化档案管理

疾控中心作为一个涉及人民健康的机构，其档案管理工作显得尤为重要。随着信息技术的不断发展，智慧化档案管理已经成为现代档案管理的趋势。

（1）档案数字化。疾控中心可以提供各种查询工具，如电子查询终端、查询软件等，让工作人员方便查询所需档案。此外，可以建立查询服务，如提供档案查询热线电话、网络查询等，方便外部机构和个人查询相关档案信息。还可以采用先进的信息技术，建立电子档案管理系统，可以方便地对档案信息进行管理、整理和查询。此外，电子档案管理系统还可以实现档案信息的数字化和备份，提高档案信息的安全性和稳定性。对于档案管理工作人员，应该定期开展相关的培训，提高其档案管理的专业知识和技能，加强其对档案管理工作的理解和认识。同时，应该建立相关的考核机制，确保档案管理工作人员的工作质量。疾控中心应该定期更新档案信息，清理过期和无用的档案，及时补充和完善档案信息，确保档案信息的完整性和准确性。同时，制定档案管理规范、流程和制度，对档案的整理、归档、借阅和移交等环节规范管理，减少档案管理工作中存在的混乱和错误，并建立相关的监督和考核机制，确保档案管理工作的顺利进行。

（2）建立档案管理信息系统。采用专业的数字化设备，如高清晰度扫描仪、光学字符识别仪等，将纸质档案数字化存储，保证数字档案质量。对数字档案分级存储管理，根据档案的重要性和使用频率，对数字档案展开分类存储，确保档案的快速访问。建立电子档案管理系统，将数字档案集中存储于该系统中，建立完善的权限控制和备份机制，确保数字档案的安全性和完整性。引入人工智能技术，对数字档案开展自动化处理和分类，提高档案管理效率和准确性。档案数字化后，可以通过互联网或内部网络提供查询服务，为用户提供便捷的查询工具和服务，满足不同用户的需求。

三、结束语

疾控中心档案管理工作是疫情防控工作中的重要组成部分，有效的档案管理能够提高工作效率，保证防疫工作顺利开展。疾控中心档案管理工作中的问题虽然存在，但随着实施解决措施，疾控中心可以不断优化工作流程，提高数据管理水平，更好地履行防控使命，为公众健康安全作出更大的贡献。

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