浅议婚姻登记档案管理工作中存在的问题和应对策略

马华丽

摘 要：婚姻登记档案管理是民政档案管理工作中重要的组成部分，婚姻登记档案涉及内容比较多，在具体管理中，存在许多问题和不足，很容易出现婚姻档案使用不规范和档案信息被泄露等问题，严重危害当事人的合法权益。为此，需要积极对档案管理中存在的问题和不足进行分析，研究制定优化档案管理工作的策略措施，确保能够高质高效地开展婚姻登记档案管理工作。文章分析了婚姻登记档案管理工作开展的必要性，并介绍婚姻登记档案的特点，探讨婚姻登记档案管理工作中存在问题和不足的同时，提出优化婚姻登记档案管理工作的方法策略。

关键词：婚姻登记；档案；档案管理；问题；策略

随着我国婚姻登记档案利用率逐年升高，在婚姻登记档案管理工作中存在的问题也日益凸显，传统的婚姻登记档案管理已不再适应新时期社会发展需求，需要不断改革优化婚姻登记档案管理工作，提升婚姻登记档案管理水平，实现婚姻登记档案规范化管理。

一、婚姻登记档案管理工作开展的必要性

婚姻登记档案管理工作开展是十分有必要的，一方面，由于婚姻登记档案利用率逐年上升，在很多地方都需要用到婚姻登记档案，如在生育子女、子女入学、贷款购房、户口迁移和遗产继承等方面都需要使用婚姻登记档案。为此，必须做好婚姻登记档案管理工作，确保婚姻登记信息不被泄露和遗失，以满足婚姻登记档案的使用需求，确保各项工作能够高效、顺利开展。另一方面，由于我国法律法规普及，使得人们的法律意识有所增强，人们越来越重视自身档案能否被妥善保管，为此，需要进一步加强婚姻登记档案管理，提高婚姻登记档案管理水平，以便能够更好地管理当事人的婚姻登记档案。另外，婚姻登记档案涉及內容比较多，包括结婚登记、离婚登记和补发婚姻登记等内容，做好婚姻登记档案管理工作，能够确保婚姻登记信息全面准确，明确当事人的婚姻登记情况，为后续其他工作开展提供依据，有利于维护社会团结稳定。

二、婚姻登记档案的特点

婚姻登记档案内容包括结婚登记、离婚登记和补发婚姻登记等，档案里留存着各类型登记流程形成的凭证。婚姻登记档案不同于其他民政档案，具有其独特性。目前来看，婚姻登记档案特点包括以下方面：一是婚姻登记对象的特定性，具体体现在登记对象必须是一对且拥有婚姻关系的两个人，既不可以是单独的个体，也不可以一个人单独建立档案。二是婚姻登记内容的指向性，婚姻登记档案内容主要包括在婚姻相关登记流程中形成的各种凭证、当事人以及法院部门提供的各种信息材料，这些凭证和信息材料指向性明确，主要内容为婚姻经营状况，能够直接反映当事人的婚姻状态，不会包含其他内容，所以，婚姻登记内容的指向性明确。三是婚姻登记内容具备保密性，由于婚姻档案涉及个人信息比较多，档案必须具备保密性，保证婚姻当事人信息和隐私不会被泄露。若遇特殊情况，应依据有关规定和流程，需出示相关法律文件，依法使用当事人的婚姻登记档案，确保当事人合法权益不被侵犯。四是婚姻登记档案不受时间限制，普通民政档案会有保管年限，但是，婚姻登记档案保管不会受时间限制，由婚姻登记部门统一管理，不存在时间长短的划分问题。

三、婚姻登记档案管理工作中存在的问题和不足

1.档案管理意识薄弱

婚姻登记档案管理意识薄弱是档案管理工作中最为突出的问题，一方面，档案管理意识不强，婚姻登记部门管理层没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有严格按照相关规定开展档案管理相关事宜，使得档案管理工作贯彻实施不到位，严重阻碍档案管理工作高质高效开展。另外，婚姻登记档案管理存在分散性，档案可能分散在民政局和街道办事处等部门机构，不利于档案查找利用，会耗费管理人员大量的时间和精力，严重影响档案管理工作效率和工作质量。另一方面，婚姻档案管理人员缺乏责任意识，消极怠工，对待婚姻登记管理工作不认真负责，不能及时、完整地做好婚姻登记档案立卷、归档和移交等工作，最终导致婚姻登记档案资料不全，甚至会出现档案遗失问题。

2.婚姻登记档案管理制度不健全

婚姻登记档案管理工作在档案管理制度制定方面也有一些不足，存在档案管理制度内容不科学和不合理的现象，没有明确档案管理工作内容，也没有制定婚姻登记档案管理工作相关规定，不仅导致档案管理人员工作积极性不高，还会扰乱档案管理工作开展秩序，档案管理工作不规范，大大降低了档案管理工作的效率。例如，在工作考核机制方面，会存在考核机制不科学和不健全问题，未设置科学、合理的考核标准，考核工作也得不到贯彻实施，使档案管理人员工作行为得不到有效约束，导致出现消极怠工现象，不利于婚姻登记档案管理工作高效开展。

3.婚姻登记档案管理人员综合素质水平不高

婚姻登记档案管理工作遇到的最大问题就是档案管理水平不高，究其原因在于档案管理人员综合素质水平不高，专业技能水平和职业道德水平偏低。造成档案管理人员综合素质水平不高的原因主要包括以下方面：一是档案管理人员缺乏对档案管理工作的正确认识。有些档案管理人员没有充分认识到档案管理工作的重要性，对待档案管理工作缺乏认真、负责的态度，不能严于律己，导致档案管理人员出现消极怠工和徇私枉法等违规行为，严重影响婚姻登记档案管理工作有序进行；二是人员流动性较大。由于工作需求和工作变动等原因，婚姻登记档案管理人员调动频繁，人员流动性较大，有些工作人员刚刚掌握档案管理工作内容，就被调离安排到其他工作岗位，降低了档案工作的连接性。并且，工作交接时常也会出现一些问题，不利于婚姻登记档案后续工作高效顺利开展；三是档案管理人员培训力度不够。有些婚姻登记部门忽视了对档案管理人员培训的重要性，认为培训活动只是浪费时间和精力，没有积极组织开展专业技能和职业道德培训活动，使得档案管理人员专业技能水平和职业道德素质水平得不到提高，不利于婚姻登记档案管理工作推进。

4.婚姻登记档案利用不合规

许多工作的办理都需要用到婚姻登记档案，随着档案利用率不断提高，档案利用方面问题日益凸显，主要是婚姻登记档案利用制度不完善，导致出现档案利用不合理和不规范问题。由于缺乏完善的档案利用制度，使得档案利用流程不规范，各岗位人员责任分工不明确，在提供婚姻登记档案利用服务时，会出现档案管理人员未严格按照流程办事的问题。例如，未严格审核利用者身份信息、保密措施不到位和未详细登记利用情况等，使得档案管理工作遇到许多困难，不利于婚姻登记档案管理工作合理合规开展，也会造成婚姻登记当事人信息被泄露问题，严重损害当事人的合法权益，影响社会和谐稳定。

5.婚姻登记档案查询效率不高

婚姻登记档案管理工作还存在档案查找效率不高的问题。一方面，多年累积使得婚姻登记档案比较多，且大多数为纸质版档案资料，虽然婚姻登记档案逐渐由纸质档案向电子资料档案转变，但仍有许多以前积累的档案还没转换成电子档案，如果在电子档案中没有查找到需要的婚姻登记档案，则需要在纸质档案中逐个查找，在这种情况下，不仅会大大降低档案查找效率，而且会增加工作人员的工作负担，耗费工作人员大量时间和精力；另一方面，婚姻登记电子档案信息系统还不完善，缺乏统一的婚姻登记档案管理软件。另外，电子档案系统网络安全防护工作不到位，会出现网络安全漏洞，使电子档案系统受到黑客攻击和病毒入侵等方面威胁，会增加婚姻档案信息被泄露的风险。

四、优化婚姻登记档案管理工作的方法策略

1.强化婚姻登记档案管理意识

为了确保婚姻登记档案管理工作高效顺利开展，还应进一步强化婚姻登记档案管理意识。首先，需要提升领导层的档案管理意识，让领导层认识到档案管理的真正价值和作用，严格按照法律法规开展婚姻登记档案管理工作，并加大对档案管理工作的资源投入，将档案管理工作落到实处，不断提高档案管理工作水平，确保婚姻登记档案管理工作高效顺利开展。其次，应进一步增强档案管理人员的责任意识，需要明确档案管理各岗位职责权限，让档案管理人员充分认识到档案管理的重要，通过积极有效的措施加强对档案管理人员责任意识的培养。同时，应将岗位职责落实到每个人，严格执行档案管理问责制度，确保档案管理人员管理行为合法合规，以便能够不断提升档案管理人员的责任意识。最后，需要提升档案管理服务意识，应加强婚姻登记部门与人民群众的联系，做好沟通交流工作，充分了解民众需求，从人民群众角度出发，给予更好的服务，從而可以提高人民群众对档案管理工作的满意度，有利于树立政府部门机构的良好形象。

2.完善婚姻登记档案管理制度

为了应对婚姻登记档案管理工作中存在的问题，还需要不断完善婚姻登记档案管理制度，应依据档案管理工作实际情况，综合考虑多方面因素，不断完善档案管理制度，以便确保档案管理制度的科学性、合理性。首先，应进一步加强婚姻登记档案管理制度的贯彻实施，档案管理人员应严格按照档案管理制度开展档案管理工作，明确划分档案管理职责权限，将责任落实到每个岗位、每个人，确保婚姻登记档案管理制度得到合理、有效的运用。其次，建立健全档案利用制度，进一步规范婚姻登记档案利用流程，督促档案管理人员严格按照流程办事，做好档案利用者身份信息审核工作，加强婚姻登记档案保密措施，避免出现婚姻登记档案信息被泄露问题，保护婚姻当事人的信息隐私安全。再次，完善档案移交制度，明确档案移交的工作流程和注意事项，同时，需要加大力度规范档案移交工作，确保婚姻登记档案在移交过程中不会出现遗失问题。最后，需要完善档案管理人员的考核制度，应明确考核内容和考核标准，依据档案管理岗位实际情况，有针对性地制定考核指标，并确保考核内容和考核指标科学、合理，通过考核可以提升档案管理人员的综合业务能力。

3.提高婚姻登记档案管理人员综合素质

为了确保婚姻登记档案管理工作高效推进，应建设高素质的婚姻登记档案管理团队，对现有档案管理人员进行业务能力培训，同时，应加强档案管理人员职业道德素养的建设，以便能够提高档案管理人员综合素质水平。婚姻登记部门可以开展多种多样的培训学习活动，如邀请档案管理专家，为现有档案管理人员组织档案管理知识讲座，也可以定期组织开展档案管理工作座谈会，开展婚姻登记电子档案实操培训课，以便提升档案管理人员综合业务能力。同时，需要加强档案管理人员良好的职业道德价值观培养，如播放道德素养方面宣传片，也可以宣讲先进个人事迹，提升管理人员的道德素养，有助于婚姻登记档案管理人员的良好职业道德价值观培养，提高其思想政治觉悟水平，能够有效避免出现徇私枉法和贪污腐败现象。另外，需要确保档案管理人员工作的稳定性，降低人员的流动性，尽量避免人员频繁调动，做好档案工作交接，保持档案管理工作的连续性和有效性。

4.加强婚姻登记档案管理政务公开

为了确保婚姻登记档案管理工作高质高效开展，需要严格遵守婚姻登记档案管理办法，按照办法规定科学、合理地开展档案管理工作，依法开展档案查询、借阅和利用等工作，不断提升婚姻登记档案依法行政水平。同时，需要加强档案管理政务公开，将婚姻登记档案管理相关内容向社会各界公开，具体包括档案管理工作原则、业务咨询电话、登记条件以及收费标准等，接受社会各界监督，通过监督反馈能够了解在档案管理工作中的不足之处，以便及时整改，进一步提升婚姻登记档案管理水平，有利于婚姻登记档案管理工作高质高效开展。

5.加强婚姻登记档案管理信息化建设

为了确保婚姻登记档案管理工作的高质量和高效率，应进一步加强婚姻登记档案管理信息化建设。一方面，应积极建立电子档案并集中录入，可以从其他部门借调部分员工缓解录入人员紧缺问题，将以前的纸质档案分批分次全部录入电子档案系统。在此期间，需要明确规定电子档案录入的要求和标准，保证婚姻登记电子档案一致性，有利于婚姻登记电子档案整理、分类和归档。建立健全婚姻登记电子档案，能够大幅度提升婚姻登记档案查找效率，也会减轻管理人员的工作负担，节省管理工作人员大量时间和精力，有利于提升婚姻登记档案管理的效率。另一方面，需要不断完善婚姻登记电子档案信息系统，优化创新婚姻登记档案管理信息化技术，婚姻登记管理部门应结合实际情况，加大对档案管理技术的研发，充分利用计算机、光盘和云存储等设备功能手段，积极引进新的信息管理技术，更好地完善电子档案信息系统，达到整合和细化婚姻登记档案资源的目的。同时，加强电子档案系统网络安全防护工作，及时更新优化系统，避免电子档案信息系统出现网络安全漏洞，提升电子档案系统的安全性，降低婚姻档案信息被泄露的风险。

五、总结

综上所述，相关部门应采取积极有效的手段，不断提升婚姻登记档案管理水平，确保婚姻登记档案管理工作高质高效开展，以便能够更好地维护人民群众的合法利益，保证社会和谐稳定。

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（作者单位：郓城县婚姻登记处）