新时代高校人事档案管理探析

2023-09-10张兰兰

兰台内外 2023年22期

张兰兰

摘要：在高校不断扩招和升级的背景下，大量引进教师人才，教师队伍不断扩大，人事档案管理工作量也明显增加，更好地管理教师队伍，提供人才服务，是档案管理工作者需要思考的问题。高校的人事档案主要记录高校教职员工的各项信息，通过对人事档案的管理与应用，能更好地培育高校教职人才，提高教学质量。在信息化时代背景下，信息数据量极为庞大，在海量的数据中找寻具有价值的信息，应对信息化建设人事档案管理工作带来的挑战，才能更好地提高工作质量，促进高校的整体发展。在信息技术的不断推广应用中，档案管理工作也在发生着新的改变。从原有的纸质档案开始向数字化方向转变，更好地适应了新时代的档案管理要求。本文分析了新时代背景下高校人事档案发展中存在的问题，并提出相对应的解决措施。

关键词：新时代；高校；人事档案；数字化；管理

在高校管理中，提高高校治理能力是其主要目标，而人事档案管理是高校管理工作中不可忽视的内容，为了进一步提高管理水平，需要结合人事档案的特点优化管理，更好地收集、整理人事档案信息，方便后续的档案利用。大数据时代数据更为密集，既为高校人事档案管理工作带来新的契机，也提出严峻的考验，需要进一步提高人事档案管理工作的现代化水平，充分发挥人事档案的价值。高校在开展人事档案管理工作过程中，存在工作效率不高的问题。尤其是在大数据时代，高校开展人事档案管理工作，需要结合新的时代要求，从创新和务实的角度，结合高校的特点和要求，对存在的问题深入分析，并采取有效的解决措施。

随着社会的不断发展，档案事业突飞猛进。干部人事档案在干部选拔、人事管理和人才服务等工作中发挥越来越重要的作用，要培养一批“为党管档、为国守史、为民服务”的高水平专业素养和良好职业道德的档案管理人员队伍迫在眉睫。在新时代和新思想的指导下，档案工作者要不断加强学习专业知识，加强职业道德的修养，加快干部人事档案信息化建设，与时俱进，才能更好地为国家、社会以及人民服务。

一、新时代高校人事档案管理的价值

在新时代背景下，高校人事档案数据量极为庞大，而随着教学改革，数据量还会逐渐增加，借助大数据技术可以更好地整理海量的数据，找到数据之间的规律，并通过专业化处理，使数据能够为日常的管理提供必要的支持。

1.提高人事档案利用率

在高校人事管理制度不断改革推进的同时，对于人才的招聘引进力度明显加大，高校之间教师流动较为频繁，既要做好人才培养，也需要使人事档案管理工作的效率有所提升，进一步提高人事档案的利用率，改变传统的管理方式。

2.保证人事档案真实、完整

在人事档案中记载了教职员工的基础信息和教学歷程，包括履历、考核、学籍、政审、党团、职称以及工资等10大类材料，保证这些材料的真实和完整，是高校教职员工考察与干部选拔的重要依据。做好师资队伍建设的基础，也能对教学与科研工作提供必要的支持，为 “人尽其才，才尽其用”提供有力的保证。

3.规范人事档案管理过程

目前，高校人事档案管理工作仍然存在不够被重视或者是管理不到位的情况，为此，需要严格按照人事档案管理工作条例，完善各项管理制度。做好信息化建设，创新工作流程，规范整个管理过程。

二、新时代高校人事档案管理的要求

1.人事档案真实、完整

目前，人事档案管理还是依靠传统的人工管理模式。根据姓名将档案编号、装盒、编目和入库。搜集的零散材料归档入库。数字化档案管理是将原始的纸质档案经过扫描或计算机输入之后再进行数字化管理，使人事档案管理工作更具规范性，方便查阅和资源共享，也能节约大量的人力成本。在此过程中，需将信息技术和档案管理工作相融合，确保原始档案资料的真实性和完整性。

2.人事档案保密

高校人事档案涉及教职员工的隐私和保密信息，选择传统的管理方法保密性好。但是，没有认识到人事档案管理信息化的价值。人事档案没有明确的定位，不符合信息化建设的要求，这是目前存在的普遍问题，为此，在保证其信息化发展的同时，做好保密工作，实现人事档案资源的高效利用。

3.信息化平台的推广

人事档案管理的最终目的是充分运用信息化建设管理档案资源，方便高校管理工作，结合目前的管理情况来看，仍然缺乏信息化管理平台，无法实现对人事档案的统一化管理。尽管一些平台在其信息管理中加以执行，但并没有达到预期效果，无法大面积推广。在信息化建设中做好顶层设计，严格按照国家和高校的要求，完善人事档案管理制度，并建立信息化管理平台，做好档案资源的整体规划与发展。

三、新时代高校人事档案管理中存在的问题

当前，在高校开展人事档案信息化建设过程中，还存在着一些问题，主要表现在以下几方面。

1.安全意识不高

现在的信息技术主要建立在互联网技术的应用上。信息技术的应用有严格的要求，但在互联网上存在很多不确定的因素，如病毒侵袭和黑客攻击等。在实际生活中，信息技术存在一些不足，同时，人事档案管理存在安全方面的认知缺陷、信息安全防护不全面和信息技术的使用水平不高等情况。

2.管理制度不完善

部分高校人事档案管理规章制度不完善。现阶段，信息技术应用有一定程度的不匹配，导致相关工作的开展与管理还有不足之处。例如，在工作中信息技术的使用方向不明确，信息管理人员缺乏专业的管理素养，没有工作评价体制等。在过去的档案管理工作中，是以纸质档案为主，档案的种类和数量比较多，但纸质档案在工作中不但容易丢失，还会出现破损的情况，还有人工传递的方式，很大程度上会降低工作效率，在材料和人力方面有资金支出较大的问题，对高校整体发展有一定的影响。

3.档案管理人员的综合素质有待提升

社会各行业领域在逐渐使用信息化技术，针对高校档案管理工作流程和信息技术应用，高校应该开展专业的培训。由于在实际工作中，部分高校在人才配备和专业培训等方面较少，从保证人事档案管理工作效率方面可以看出，高校还需提高对人才专业知识的培养等工作。在当前高校开展人事档案数字化管理工作过程中，存在工作人员综合素质有待提升的问题。随着信息技术在数字化档案管理过程中的应用，原有的人事档案管理人员队伍整体的素质水平还需要进一步提升，才能更好地适应新工作的要求，开展高水平的数字化档案管理工作。

4.信息化建设的程度有待深入

在社会的发展中，电子档案的应用更加符合时代发展特征，也符合高校的人事档案管理工作要求。但目前的信息技术无法与人事档案管理相融合，影响整体管理工作开展的质量与效率，部分工作人员只会机械地使用计算机系统将文件加以保存。针对脱机管理和下载过程出现的问题，如在使用过程中受到病毒的侵害，或者是因为外部因素导致的故障，都会导致所有档案资料丢失，对整体的电子档案工作的稳定性产生了影響。部分工作人员没有做好人事档案备份工作，无法将计算机系统所具有的优势发挥出来，严重阻碍整体工作的进度。

四、新时代高校人事档案的管理策略

1.强化人事档案管理意识

无论是学校领导，还是人事档案管理人员，都需要重视档案管理工作，认识到在如今的时代背景下，人事档案管理工作的重要价值。在具体工作管理中保证其安全，进一步优化管理理念，实现管理创新，强化人事档案管理的安全意识，对人事档案的收集、整理以及后续的使用，都需要符合高校实际情况，并保证人事档案信息不被泄露。在高校内部宣传人事档案管理工作的价值，营造良好的管理环境，使每一个工作人员都能具备安全的管理意识，确保整体管理质量的提高。

2.完善人事档案管理制度

在高校人事档案管理工作中，规章制度各有不同，高校在这方面应该依据学校的性质和工作特点等因素，制定相关的规章制度和工作质量评价制度，两者相互结合，促使档案管理工作顺利开展，具体如下：

第一，建立全面、精细的人事档案管理系统，包括档案鉴定、档案管理、档案归档、档案借阅以及档案保管等多个环节，以确保高校人事档案的完备性、真实性和有效性。第二，加强人事档案保密工作，建立保密制度和人事档案保密管理制度，严格控制人事档案的归档、借阅和复制等过程，确保人事档案的机密性和安全性。第三，严格的审查和鉴定人事档案，确保人事档案的真实性和准确性，防止虚假信息和错误信息的出现。第四，建立人事档案共享机制，促进高校间的档案信息共享和交流，提高档案利用价值和管理效率，实现高校档案资源的优化配置和共同利用。

3.简化申请使用人事档案手续

在日常的档案管理工作中，由于人事档案具有保密性，使其在使用过程中需要经过各种申请审批流程，才能进行人事档案的查阅、借阅以及复印等，导致在档案管理工作中极为不便。加强人事档案信息化建设，建立完善的人事电子档案管理系统，利用信息化手段全面、精细的管理人事档案，提高人事档案管理效率和管理水平。实现档案信息化建设后，可以通过网络申请和审批等线上方式查阅人事档案相关信息。档案信息化建设可以简化申请人使用人事档案的手续，很大程度上提高了档案的利用率。

4.提升人事档案管理人员的综合素质

首先，对高校人事档案管理工作人员灌输信息化档案管理工作理念，定期开展档案管理业务培训学习。其次，结合高校的奖惩制度，通过制度的作用，激励管理人员自主开发新技术，使用新技术。再次，严格要求档案管理人员的工作能力。最后，稳定管档人员队伍，增加档案管理工作的活力，提高使用现代化技术的能力，进而提高档案管理水平。

5.实现人事档案管理的现代化

根据高校开展数字化档案管理工作的需要，采购大型管理设备设施以及信息管理系统等，为开展数字化档案管理工作做好基础保障。对当前使用的管理系统，做好信息平台的共享，能够与主流的档案管理系统相互兼容，实现档案信息的共享检索，更好地发挥数字化人事档案管理的作用。开发多元化服务模式，全面提高人事档案资源的利用率。同时，根据大数据分析用户需求，提供针对性的服务。在高校不断发展过程中，教职员工的数量明显增加，使得需要管理的档案信息数据量进一步加大，为了更为全面地记录人事档案信息，需要建立人事档案数据库。严格按照国家对信息化的需求，根据不同的层级完善人事档案数据库，使得数据利用率提升，保证数据的不断更新，使档案信息更为准确。构建人事档案管理数据库，不仅可以储存丰富的人事资料，还可以在人事档案数量不断增加的情况下，实现各高校之间相互合作和教职员工信息的整合，规范整体建设目标，为人才的利用提供必要的支撑。

五、结语

综上所述，在高校发展过程中，人事档案管理工作的水平和质量直接影响高校未来的发展，在大数据时代背景下，对人事档案管理工作提出更高的要求，不仅需要做好基础数据资料的管理，还需要提高管理质量，及时解决存在的问题，完善现有的管理制度，优化管理过程，提高高校人事档案信息化管理水平。

结合高校内涵式发展阶段，探索提升高校干部人事档案服务水平的路径，是非常有必要的。首先，高校人事档案管理工作，为组织选拔和录用人才提供重要的参考依据，是人事工作中最基本的环节。其次，在新公共服务视角下，服务是为了实现公共利益的目标。高校人事档案在提供利用服务时，要切实发挥其服务价值。最后，加强高校人事档案服务工作的研究，使高校人事档案服务管理方式逐渐科学化、规范化和信息化，助推高校人事档案的管理向着更完善、更合理以及更健康的方向发展。

高校在开展数字化人事档案管理工作过程中，针对当前工作中存在的问题，要从意识转变、制度完善、人才管理和信息化建设等方面进行有效的策略应用，保证高校人事档案数字化管理工作的正常开展，不断提高高校人事档案管理水平内涵式发展，发挥出档案的最大价值，更好地服务高校教职员工和社会。

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