医院档案信息化管理存在的问题与对策

谭新

摘要：随着科学技术的迅速发展，网络信息技术得到空前发展，我国的信息化建设水平得到不断提高，并取得显著成绩，而各个领域也都在朝着信息化的方向加快发展，其中，档案管理信息化就是信息化建设中一个十分重要的环节。档案工作的信息化有利于提高档案管理水平和服务的质量，以及服务水平，但是在档案信息化管理的过程中仍然存在着非常明显的不足，需要不断的改进和完善。本文主要分析了档案信息化管理中存在的问题和解决问题的途径，以供参考和借鉴。

关键词：档案信息化；管理；问题；对策

档案工作一直是社会发展过程中非常重要的一个环节，其工作的质量会直接影响到经济社会的健康发展，在当今的档案工作中，信息化水平越来越高，档案数据库建设取得长足进步，数字档案越来越受到社会的普遍认同和赞誉。但是从整体上看档案信息化建设还是存在着不少的问题，而这些问题的存在直接影响到了档案管理水平的提升，所以必须要采取有效的措施来提高档案信息化管理的质量，加强信息化利用，发挥档案的作用，促进档案信息化建设的顺利进行。

1 档案信息化管理中存在的问题

1.1思想观念滞后 多数档案工作者都已经形成了一种习惯，他们更适应传统的档案管理方式，而对档案信息化的重要程度没有正确的认识，甚至还有一些人认为档案信息化真正实现还需要很长的时间。而且当前的档案管理工作中信息化的应用水平还处于相对较低的水平，使用计算机进行档案管理需要诸多的投入，而实际的效果并不是很明显。还有一些人对档案信息化管理能够提高档案工作的工作效率持观望甚至是怀疑的态度，所以在思想观念上存在着较大的误区，这也成为了档案信息化管理工作中一个不容忽视的问题。

1.2人员素质参差不齐 在档案信息化管理工作中，对工作人员的素质有着非常高的要求，无论是专业技能还是职业素养方面都要达到较高的水准，才能适应网络信息时代的发展，适应大众创业，万众创新和互联网+的时代要求。而在实际的工作中因为工作人员在职业技能和个人素质方面存在着一定的差异，很多工作人员还无法适应档案信息化这一重要的趋势，他们的计算机能力有待提高，信息技术的相关知识也需要不断的补充，对高速发展的信息技术和网络发展需要高度重视，这些将影响工作的深入开展，所以在当前的档案信息化建设中一个非常重要的环节就是要做好提高人员素质方面的工作。

1.3资金投入较少 档案信息化管理的实现需要大量的软、硬件设备设施，这些都需要大量的资金作为支撑，但是当前档案信息化管理工作中资金投入的力度明显不足，不但设备数量不足，大多质量不高，信息化建设的专业软件也较少，许多还达不到信息化、数字化的要求，根本无法满足业务发展的实际需要，所以从长远的角度上去看并不是十分有利于我国档案信息化管理的发展和完善，因此在实际的工作中处理好短期利益和长期利益的关系也就成了十分关键的一个问题，这一问题也会对档案信息化管理的发展起到非常重要的作用。

1.4存在安全隐患 档案数字化要对档案原件进行扫描、录音或摄录，需要将原件拆卷、加工或进行其他必要的处理。由于档案较为珍贵，许多陈年档案载体比较脆弱，因而，拆卷、加工，尤其是快速扫描对档案原件存在很大的安全威胁。目前，档案部门的纸质档案数字化工作大部分委托外部信息公司来承担。然而，这些外部公司的安全意识相对薄弱，为提高加工速度而损伤档案原件的事件屡见不鲜。此外，数字化过程的参与人员比较杂乱，由于管理制度不严而导致涉密档案内容泄密的事件时有发生。

2 解决档案信息化管理问题的对策

2.1转变管理观念 在档案管理工作中一定要以信息学的理论为基础去潜移默化的引导人们逐渐转变传统的旧思想和旧观念，让工作人员对档案信息化能够有一个相对比较客观和准确的认知，这样才能给档案信息化建设提供一个良好的舆论环境，在工作的过程中不断的去掌握新的知识和新的技能，在工作中尤其要重视计算机和网络技术的学习，拓宽业务范围，使得档案工作者在这一过程中不断的提高自己的工作能力和工作水平。在这一过程中还应该意识到档案信息化建设是一个长远的战略，不可能一蹶而就，它在当代有着十分艰巨的任务，需要档案工作者们艰辛的付出，档案工作者应转变等靠的观念，敢于创新，敢于拼搏，以时不待我的主人翁精神，积极的投入到档案现代化建设当中去，推动档案管理信息化建设，让它的发展给后辈带来诸多的益处。

2.2加强资金投入 强化资金的投入可以有效的保证基础设施的建设，这对档案信息化建设的早日实现有着十分重要的作用。近年来，档案工作中虽然在计算机系统上花了不少的心思，但是很多人对数据环境这一问题不是很清楚，即使有人懂也不会去更加深层次的研究，这也导致档案信息化管理水平始终在初级阶段徘徊，在应用的过程中也都是在数据的应用环境中踱步，因此档案系统的计算机应用在功能上和技术水平上并没有十分明显的差别。在今后的档案工作中，一个重要的任务就是将以往比较混乱的低水平的数据环境及时的转变成主题数据库或者是信息检索系统这种高水平的数据环境。

2.3增强权益意识和安全意识 在档案数字化过程中，可能涉及到著作权权益问题，因此，档案信息资源开发过程中要提高对著作权、公布权、发表权、网络传播权、公民隐私权等权利的维权意识，加强对著作权的保护，厘清数字化档案的著作权状态，合理有效地获得相关档案资源开发、利用的著作权益。①要重视档案内容、载体的安全，对于重要历史档案和具有保密性的档案，在数字化处理时要严格控制操作人员的资格和操作权限，规范操作程序，记录操作过程；②要保障操作系统和数据库系统的安全，使用安全级别较高的操作系统，并对档案数据库进行定期备份或异地备份，维护数据库事务日志，实行严格的用户身份鉴别、访问控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失或失真；③要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的保密制度和管理制度，提高档案人员的档案保密意识和安全意识。

2.4加强人员培训，培养复合型人才 档案工作的发展质量和发展水平与档案工作者的个人素质及业务水准有着十分紧密的联系。所以在档案信息化发展的过程中一定要有一个整体素质较高的团队。而要想更加迅速的实现档案信息化，就必须要集中力量去培养一群能够数量掌握档案知识，同时又能熟练操作计算机的人才。在档案信息化建设的过程中，一个非常重要的工作就是培养有用的人才。而在实际的工作中首先就是要对计算机专业人才进行一些档案业务知识的讲解和培训，档案信息化毕竟最终还是档案工作的一个重要的部分，而计算机专业的技术人员在档案业务方面是需要不断提高的，在这样的情况下，就需要对其进行档案业务和知识的培训。因为其对档案业务的熟悉程度也直接影响到了档案软件的使用程度。如果计算机应用发展到了决策辅助阶段的时候，如何将这一技术应用的更加科学合理也就成了影响档案信息化水平的一个重要的因素，所以在这一过程中就需要更加规范的信息，更加简洁的检索功能，更加方便的手动操作，而这些都是要通过不断提高软件开发者对档案业务的实习程度来实现。其次是采取有效措施提高计算机和信息技术使用者个人的素质培养水平。在工作中，应该将培训和考核有机的结合起来，这样就能够培养出非常多既懂得业务知识又懂得计算机网络技术的人才。除此之外还要注意的是要不断的完善计算机应用者和管理者的个人素质和管理水平，这样才能让很多好的规章制度得以贯彻和落实，同时也保证了工作中的各种设备都能正常的运转，这样才能保证档案信息化管理的良好发展。

3 对档案信息化管理的几点建议

3.1明确档案信息化的最终目的 在档案信息化的建设过程中，一定要认准“信息服务社会”的准则。所有档案的信息化工作，都是为了能够将大量的档案数据进行有效的存储并且得到快捷的管理，最后能够在一个良好的数据环境中很方便的提供查询和统计分析，从而能够为社会的各项运作提供决策参考。

3.2增强档案信息化建设的紧迫感和责任感 加强档案信息化建设，是一项重大而艰巨的任务。这就需要建设一支适应档案信息化发展的干部队伍。要实现档案信息化建设的奋斗目标，各级领导和档案工作者就必须进一步深刻认识到档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化建设对档案事业发展的坚定推动作用，对社会功能的完善作用，从而增强加快档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感。在实际工作中，结合信息技术发展和档案工作实际，切实把档案信息化建设工作与其他业务工作一同布置，一同检查，注重平时档案信息化建设工作的抓实、抓紧、抓好。同时，要加强对各级层档案人员的档案管理新技术、新方法和新信息等基础知识的普及和培训，更新档案干部队伍的知识结构，提高档案工作者的信息化整体水平，并保证档案工作者的相关待遇，防止人才流失。

3.3制定标准，统一数据和软件，为档案信息化建设奠定有利基础 档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准、统一的工作规程，才能建立起上下成线、纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络。为此，首先要坚持全局的观念。其次尽快制定出既符合档案信息化规律，又适用于我国实际的技术规范和标准，尽快推广应用符合档案部门业务工作实际的应用软件。

4 结论

总之，随着信息技术和互联网+的快速发展，档案信息化管理是当前档案管理工作发展的一个必然的趋势，不进则退。我国最近几年在档案信息化建设方面有了不小的进步，但是与世界发达国家和地区相比，还存在不少差距，还有很多方面依然存在着不足。这些不足如果不能及时的转变，就有可能会使得我国的档案信息化建设进入到一个缓慢发展的阶段，不能满足经济社会发展的需要，所以及时地发现问题，并根据问题的起因找到合理的解决方式就成了档案信息化管理水平提高的关键，这也是我国档案信息化建设中不容忽视的一个部分，只有做好了这一环节，才能推动我国档案信息化的健康发展，加快追赶世界先进水平。

参考文献：

[1]周妍钧.加强档案信息化管理的思考[J].今日科苑，2009（16）.

[2]何申红，刘敏娟，和炜.谈档案信息化管理[J].山西地震，2012（03）.

编辑/罗茗柯