基于精细化管理视角，强化高职院校固定资产信息化管理

余方珠

摘 要：随着高职院校快速发展，固定资产规模日益增长，类别也越来越多，越分越细，对高职院校的固定资产的管理提出了更高的要求。多数高职院校已采用了固定资产信息化管理的模式，但存在不够完善的地方。本文拟在精细化管理视角下，对强化高职院校固定资产信息化管理的必要性、可行性和实施建议等方面作探析。

关键词：精细化管理；高职院校固定资产；强化信息化管理

近年来，随着教育改革的逐步深入，职业教育越来越得到重视，国家倾斜政策越来越多，财政投入越来越大，高职院校快速发展，固定资产规模也日益增长，类别繁多，越分越细，这对高职院校固定资产管理的规范化和科学化水平提出了更高的要求。固定资产是高职院校资产中的重要组成部分，大部分也属于国有资产，无论是政府部门还是高职院校本身，都越来越重视固定资产的管理工作。为了提高固定资产管理效率和水平，多数高职院校已采用信息化手段进行固定资产管理，但仍存在不够完善的地方。本文拟基于精细化管理视角下，对强化高职院校固定资产信息化管理的必要性、可行性和实施建议等方面作论述。

一、强化高职院校的固定资产信息化管理的必要性

精细化管理，是一种管理理念和管理技术，是基于重要性、全寿命周期和绩效优先等理念，通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力。高职院校的固定资产精细化管理就是运用适合高职院校固定资产特点的方法，结合信息技术，对固定资产的全寿命周期过程进行控制，对其整个过程中的运行、变动情况进行合理的监控和预测，实现固定资产的有效管理。目前，高职院校采用信息化手段进行固定资产管理已是一种普遍现象，但从精细化管理的视角来看，部分院校信息化管理的程度有限，还存在一些问题：

（一）固定资产管理信息同步性差，容易出现账实不符现象

高职院校的固定资产的实物信息变化与财务系统中的同步性差，容易造成账实不符，不利于固定资产效益的发挥和管理层的决策。其形成原因主要如下：

1、高职院校中的固定资产形成复杂化，多元化，种类多，金额大，账面价值与实物状况下的价值往往有出入。例如，很多情况下，由于金额庞大，新购置或新建的固定资产一般采用分次付款结算的方式，实物管理部门和财务部门往往记录口径不一致，造成固定资产统计数据不准确，出现纰漏虚化、账实不符。

2、高职院校的固定资产实物管理部门一般由专设或兼职机构管理，也有分类多部门组合管理。受到绩效管理意识不强，人员编制少人手不足等因素的影响，实物管理部门往往重采购轻管理，固定资产的变动信息没有及时跟踪记录，实物在校区、各部门间无序流动，即使实物已损坏、丢失或处置，但账面金额及所属部门的信息仍未调整或减少。新旧资产标签不清，固定资产信息记录不完整很可能造成固定资产重复采购、资产闲置浪费甚至流失的现象。

3、部分高职院校实物管理部门与固定资产使用部门、财务部门等不同部门各自为政，系统关联度低。固定资产实物的变化信息不能及时与财务账面信息自动联动，需要工作人员人工干预，进行信息维护。工作人员维护信息的及时性和正确性决定了固定资产信息数据的质量，造成固定资产账实信息不同步，影响了固定资产的后续管理。

（二）固定资产管理信息共享性差，容易出现“信息孤岛”现象

固定资产信息化管理缺乏系统化和标准化的全局思维，固定资产管理信息共享性差，出现“信息孤岛”现象。常见原因如下：

1、固定资产管理相关部门各自为政，存在多套系统且没有提供相应的接口。对同一业务，各相关部门均从自身业务的标准和依据进行固定资产信息的归集和登记，形成无法对接的不同的系统数据。

2、高职院校内部缺乏“顶层设计”，没有统一的规划和管理，各自依据自身标准和依据形成的固定资产信息无法共享，数据难以统一管理。

“信息孤岛”现象极容易造成账实核对困难，账实不符，固定资产重复采购，固定资产使用效益有限等，不利于财务部门进行财务监督，更不利于学校管理层对固定资产的实际情况的把握和提高资源配置，发挥固定资产的最大效益。

（三）固定资产绩效评价开展不深入，容易造成资源浪费

目前，高职院校的固定资产信息化管理系统主要实现固定资产的实物管理、价值管理、预算管理和决策管理功能，缺乏固定资产的绩效评价管理。未能建立起全面、完善、有效的评价指标体系，容易导致固定资产管理者出现重采购轻管理的行为，造成固定资产重复添置、现有固定资产闲置、浪费的现象

二、强化高职院校固定资产信息化管理的可行性

（一）国家信息化发展战略倡导推进财务信息化建设

近年来，各行各业积极贯彻国家信息化发展战略，深入推进财务信息化建设和应用，财务信息化水平明显提高。强化高职院校固定资产信息化管理，是国家信息化发展战略的要求，也是加强财务信息化水平的要求，更是构建“智慧校园”的重要组成部分。

（二）现有的软硬件和技术条件具备强化信息化管理条件

随着现代信息技术的飞速发展，各高职院校普遍具备了校园网络、计算机设备等硬件条件，也具备了各类功能的固定资产信息化管理软件，如：为了加强国有资产管理，校政良好信息沟通而使用的“行政事业单位资产管理系统”，为了财务核算而使用的各重会计软件等。同时，系统整合对接技术，条码技术，二维码技术，数码成像技术等融入固定资产的管理已有技术基础。

（三）高知识高学历人力资源对使用信息化管理系统不存在障碍

高职院校是国家高等教育的重要组成部分，高职院校的管理人员普遍达到大专以上学历水平，涉及固定资产管理岗位人员一般具备财会基础知识和计算机操作水平，对固定资产信息化管理技术的学习和应用普遍不存在障碍。

三、强化高职院校固定资产信息化管理的实施建议

（一）更新观念，提高固定资产信息化管理工作重要性的认识

学校领导和管理人员要切实提高对固定资产信息化管理工作重要性的认识，转变观念，进一步强化依法依规和绩效管理意识，真正认识到固定资产管理不仅要保证固定资产的安全完整，保值增值，还要合理配置资源，确保资产发挥最大效益。强化固定资产信息化管理有利于提高固定资产管理的水平。

（二）完善规章制度，建立固定资产信息化管理和监督长效机制

学校要根据国家的有关规定，进一步建立健全固定资产信息化管理制度、创新固定资产管理绩效考核机制和内部经济责任制，细化学校固定资产新建购置、登记审批、管理使用、回收处置等环节的内控制度，明确各级管理人员的工作责任和信息化系统中的权限分工，发挥财务、资产管理、审计等部门的监督作用，对管理不到位、制度执行不力、造成资产损失浪费的行为，及时追究相关职能部门和有关人员的责任，对管理给力，积极促进固定资产保值增值，发挥经济效益的行为，给予奖励，提高固定资产管理的积极性，降低办学成本。

（三）重组业务流程，保障固定资产管理系统有效运转

从固定资产全寿命视角梳理固定资产的业务流程，对不合法、不合理、不顺畅的进行流程再造，清除管理死角，实现“人人管物，物物有人管”。例如传统管理模式中的“资产调拨”常常会出现两种现象：一是固定资产使用部门人员持着《使用申请单》到资产管理、财务、分管领导等部门协调审批，流程繁琐，在多校区、多部门间往来奔走；二是为了逃避流程，固定资产使用部门人员未经审批私自调整使用，造成固定资产信息混乱。业务重组后的固定资产管理系统则采用多用户按自身权限进入系统，按照申请调拨、部门审批、完成调拨变更的流程进行在线操作，操作处理结果记录到系统。这样可以缩减各部门间的票据流转流程和纸质文件的使用，节约人力物力成本。

（四）做好相关系统的接合，对资产变动信息实行全过程管理

将固定资产管理系统、财务核算系统和财务预算系统等进行无缝接合，固定资产的增减申请、资产的增减审批、资产的变动申请、资产的变动审批、资产的清查核对、资产的预算与核算等业务均能在同一系统中操作实现，资产的变动信息均能由不同权限的人进行查询、处理。同时，将二维码技术、条码技术运用到固定资产的标签登记中，既能给固定资产独立的“身份信息”，又能快速读取、快速核对，提高实物资产管理效率，降低资产清查难度。将数码成像技术运用到固定资产管理系统中，如将固定资产的实物照片、原始凭证、记账凭证、账簿等加入对应固定资产卡片的附件，有助于固定资产信息在流转过程中的信息再现，也有利于日后的审计、会计信息披露等工作。通过固定资产管理系统能将资产变动信息透明公开地记录起来，建立起了一种有效的监督约束机制，避免了人为操控和管理上的推诿现象，有利于固定资产的监督、管理和相关决策。

（五）打造专业管理团队，维护固定资产管理系统安全稳定

实施信息化管理，软件是基础，人才是关键。采用“内培外引”打造专业管理团队，重点是内培。由于受到编制的约束，管理人员可在现有人员中挖掘、培养，少数高级人才从外部引入，整合成一支懂得管理系统的安装、使用、日常维护和具备固定资产管理知识的专业化、专门化的管理团队。此外，加大投入人力、物力和财力，配备足够的技术力量，设置防火墙，定期做好数据备份，保证数据信息安全。

总之，强化高职院校固定资产信息化管理，有利于固定资产的保值增值，发挥固定资产的最大效益，给学校管理带来质的飞跃，促进职业教育事业的健康稳定发展。（作者单位：惠州城市职业学院会计金融系）

参考文献：

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