全生命周期管理视角下电子文件归档及电子档案管理研究????

摘 要：全生命周期管理模式下电子文件归档与电子档案管理体现了从档案导向到电子文件流程导向的服务拓展，也体现了注重档案全生命周期管理与档案服务全生命周期管理整合的服务理念。本文基于全生命周期管理视角，详细分析电子文件归档及电子档案管理新特征，以及电子文件归档及电子档案管理基于“全生命周期”理论的阶段划分，并基于该阶段划分，提出“全生命周期”视角下电子文件归档及电子档案管理策略，具有积极的现实指导意义和应用价值。

关键词：全生命周期；电子文书；档案管理

引言

全生命周期管理是在产品全生命周期管理（PLM）与服务全生命周期管理（SLM）概念基础上演化而来的一种服务型发展新理念。1940年，美国著名档案学者布鲁克斯提出“文件生命周期”概念[1]。电子文件全生命周期理论是从电子文件到电子档案运动过程及规律的客观理解、科学总结，并指导用于电子档案全过程管理的一种基本管理理论，体现流程化管理思想。全生命周期管理模式下电子文件归档与电子档案管理体现了从档案导向到电子文件流程导向的服务拓展，也体现了注重档案全生命周期管理与档案服务全生命周期管理整合的服务理念，使流程管理思想适用于电子文件管理，并将电子文件管理环节融入实际业务环节[2]。

近年来，随着医疗卫生事业快速发展，医疗机构电子文件类型、格式及其生成环境均发生了巨大变化。为适应这种变化及形势需要，2016年，国家档案局、国家质检局与国家标准化管理委员会联合发布《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）（以下简称“《规范》”），旨在加强电子文件归档与电子档案管理。

1 电子文件归档及电子档案管理特征分析

电子文件（electronic document）是指公共组织或个人在依法履行职责或处理公共事务过程中，利用电子设备所产生的信息记录。可见，从构成要件来看，组成电子文件的主要是内容要件、结构要件和背景要件三个部分。电子档案（electronic records）则是指具有保存价值的电子文件。全生命周期视角下电子文件归档及电子档案管理具有以下显著特征。

1.1 信息运转连续性

信息运转过程周期性，即信息的生命周期[3]。随着文书档案业务流程化，信息流转也发生改变，呈现出周期性特点。电子文件归档及档案管理作為一个完整生命周期，其信息经历产生、利用、老化、消亡若干阶段[4]。在信息周期性运转过程中，电子文件归档及电子档案管理呈现出各种不同的功能形态。电子文件归档前主要涉及信息的产生、收集，归档时的信息处理、分析、存储，归档后的信息开发、利用、处置等若干阶段。也充分体现电子档案保管、开发、利用及处置。一份电子文件从其信息产生到电子档案销毁具有连续性特点。

1.2 功能形态连续性

从电子文件归档直至销毁，在时间上具有不可逆性、不可倒置性，其功能形态表现出前后承接性。在此过程中涉及电子文件、电子档案多主体、多要素、系统性工程。在此功能形态运转各个流程中，根本功能驱动力在于“让数据说话”。这与档案本质属性一致，即始终强调“具有历史保存价值”。让数据信息肩负起传统档案使命。功能连续性表现为电子文件归档及电子档案管理不同运行阶段与后续运行阶段之间的功能存在密切的关联性，前一阶段功能能否展现直接决定和影响着后一阶段功能作用的发挥。电子文件由内容、结构及背景等若干数字格式组成，每一块数据信息的真实性、可靠性、完整性和可用性直接影响着下一阶段功能发挥，前后具有显著功能连续性。功能连续性还体现在其功能实现上，即数据信息通过算法自行检测，达到标准要求后会直接进入下一环节节点，达到功能自我实现。当电子文件数据信息达到归档标准时，直接启动采集流程，开启新一轮信息生命周期运转。

1.3 治理能力连续性

电子文件归档及电子档案管理中的“档案数据”治理能力也具有连续性。全生命周期视角下每一个阶段的“档案数据”治理能力都会受到上一个阶段的影响，同样也会影响下一个阶段治理质量。电子文件数据信息采集、捕获质量，会直接影响着下一阶段电子文件归档质量。电子文件、电子档案及其元数据收集不完整、质量不高，那么将电子文件及其元数据向档案部门提交的质量势必会受到影响。此外，每一阶段流程标准及算法标准要求不同，也处于不断变化、更新之中。电子文件归档依据《归档文件整理规则》，著录和档号编制则依据《档案著录规则》和《档号编制规则》，但从规则内容来看，规制的行为具有一致性，即下一阶段标准或算法与上一阶段能够有机衔接，呈现出其连续性特征。

2 电子文件归档及电子档案管理阶段划分

国际档案理事会《电子文件管理指南》提出电子文件生命周期概念，将电子文件划分成设计、形成、保管三个阶段。著名档案学者Frank Upward等人提出文件连续体理论[5]。文件连续体理论认为电子文件归档及电子档案管理整个过程是一个连续、不间断的活动过程。随着办公自动化及计算机应用的普及，电子文件在日常行政管理过程中生成，并根据《档案法》的标准和要求，实现电子文件归档及电子档案管理。从全生命周期理论视角分析，并根据电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性“四性”要求，可将电子文件运行过程划分为生成阶段、捕获阶段和长期保存阶段（见图1）[6]。

2.1 生成阶段

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》规定，全生命周期理论视角下的电子文件归档及电子档案管理的第一阶段，即电子文件生成阶段。这一阶段主要涉及文件起草、确定电子文件归档范围是保管期限、文件版式固化、格式选择和元数据管理等内容。其中需要重点关注的是电子文件生成系统，即电子文件业务系统（如OA系统）及其元数据管理。基于全生命周期理论视角，生成阶段是起始阶段，是十分关键的阶段。《档案法》明确规定了电子档案与纸质档案具有同等效力。“单轨制”模式下电子文件生成均可在办公业务系统中进行，并确定其生成格式及质量。

2.2 捕获阶段

将电子文件及其元数据进行收集和存储的方法与过程，即为“捕获”（capture）[7]。电子文件捕获是实现前端控制的一个重要环节[8]。在此阶段的主要工作是归档并存储电子文件及其元数据。具体来说通过捕获接口设计，实现电子文件接收及“四性”检测捕获功能。根据《电子文件管理系统通用功能要求》《文书类电子文件元数据方案》等相关规定，捕获阶段电子文件归档及其管理要重点关注：一是捕获时机。就电子文件形成系统而言，捕获最佳时机应为“实时”。一旦电子文件生成，其元数据信息也必然同时生成。作为档案工作者无论电子文件办理是否完成或退出现行，均按照《电子文件归档与电子档案管理规范》完成捕获。二是捕获动作。首先是捕捉，然后才是获取。将系统电子文件及其元数据捕捉、获取并纳入ERMS（电子文件管理系统）中进行鉴定。三是捕获功能。电子文件信息捕获包括系统自动捕获、人工手动捕获、主动捕获、被动捕获、批量捕获和逐一捕获，其中ERMS与电子文件生成系统设有相应程序接口，这是自动捕获的前提和基础。四是捕获接口。即在电子文件及其元数据生成业务系统捕获到ERMS中，在两个系统之间建立相应接口，实现两个系统之间的数据交换。其中接口实现方式有Excel表格、数据库技术、XML封装等。

2.3 保存阶段

全生命周期视角下电子文件归档与电子档案管理的核心工作内容在于保存阶段。与传统纸质档案不同，存储的电子档案要通过“四性”检测，并要求合格率均达到100%。首先要做好登记（registration），赋予电子档案在管理系统中的唯一标识符。其次是转换（conversion）。将电子档案从一种格式，按照归档标准和要求转换为归档格式。将原本的电子文件载体转换到专门档案管理系统，同时要按照基本要求做好电子档案近线备份和灾难备份。

3 全生命周期视角下电子文件归档及电子档案管理策略

3.1 打牢电子文件“生成”基础

首先是固化版式文件。电子文件包括文本类、数据类、图像类等，受限于文件特性，为便于电子文件长期保存，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件存储与交换格式版式文档》，电子文档的文件版式应固化为PDF或者OFD格式。其次是逐一清点文件。根据电子文件归档范围，逐一清点纳入归档范围的电子文件，检查其是否生成于业务应用系统。如是动态报表，应先固化版式再补充审核人、填表人、审核日期等信息。再次是制定元数据方案。基于元数据动态特点，随着电子文件运行而生成，见证电子文件全生命周期运行过程。借鉴照片类、录音录像类电子文件元数据方案，梳理OA系统，以及其他核心业务管理系统，确定医院电子文件归档元数据方案。其中包括医疗业务实体元数据、文件实体元数据、实体关系元数据和医护人员实体元数据。

3.2 做好电子文件“捕获”工作

首先要設计科学捕获接口。作为数据导入/导出软件模块，建立在文件生成系统与电子档案管理系统中间，按照规定数据交换格式，实现文件生成系统与电子档案管理系统之间数据流动与流程衔接[9]。根据《电子文件管理系统通用功能要求》《文书类电子文件元数据方案》《版式电子文件长期保存格式需求》，确定接口功能。其次要做好电子文件及其元数据捕获。支持离线、在线电子文件批量接收、处理，生成电子文件并登记，登记完成后要及时移交至档案管理部门。统一电子文件元数据捕获应用系统，将分散于医院部门科室业务系统中的电子文件及目录同步转移、存储于管理系统。再次是做好“四性”检测。系统中接口平台捕获的电子文件还要按照“完整性、真实性、可用性、安全性”的“四性”标准和要求进行检测，检测要保证100%合格率。借鉴《文书类电子档案检测一般要求》做好电子文件归档、移交、保存、处置环节的检测，记录并保存好检测结果。

3.3 严格电子文件“保存”管理

医院电子文件及电子档案长期保存要以“四性”为根本准则，在现有档案管理系统基础上，与第三方专业机构合作，开发一套符合医院电子文件归档及电子档案管理系统平台。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子档案检测一般要求》等的要求，建立符合医疗行业实际发展需要的电子文件管理标准及规范性文件，实现医院电子文件及电子档案长期存取、“四性”检测、格式转化、可视化应用平台等功能。为确保系统平台的安全性，实行专人管理，设置登录身份认证，档案数据信息备份等，确保电子档案管理安全。

3.4 健全电子文件“全周期”保障

从管理制度、硬件建设和软件基础等方面，健全全生命周期视角下电子文件管理保障条件。首先健全制度。根据国家标准、行业规范，建立医疗系统电子文件归档及电子档案管理规定、电子档案管理系统运行维护使用实施办法、“三纳入”“四同步”“四参加”制度[10]。建立健全医院电子文件元数据管理规范、医院电子文件及电子档案“四性”检测标准规范、医院电子文件及电子档案借阅、归还、处置规范，医院电子文件及电子档案备份及恢复应急管理方案等。其次夯实硬件基础。电子文件归档及电子档案管理离不开必要的硬件设施。为满足医院电子文件及电子档案管理任务的现实需要，购置专门的档案管理系统应用服务器、数据库服务器、核心交换机、备份设备、磁盘光盘存储设备、在线离线存储设备等。再次是健全软件基础。在已经开通的OA系统、HIS医院信息系统基础上， 引入MIS基建管理信息系统、CMIS病案统计管理系统、e-HR医院人事管理系统，全面建成并启用医院统一的“管控一体化信息系统”，搭建规范的电子档案管理系统平台，为电子文件归档及电子档案管理提供可靠系统保障。

结语

随着计算机信息技术的应用，以及医疗卫生事业的发展，电子档案数量呈现出快速增长态势。新修订的《档案法》专门设置档案信息化章节，也赋予电子档案与纸质档案同等效力。因此要基于电子文件归档及电子档案特点，将全生命周期等管理理念融入档案管理领域，为医疗卫生事业发展提供档案信息支撑。

参考文献

[1]许见亮.关于文件生命周期理论和电子文件生命周期理论的比较研究[J].兰台内外，2006（2）：14-16.

[2]余亚荣，陈燕.基于流程管理思想的电子文件管理研究[J].档案与建设，2018（12）：21-23.

[3]韩峰.试论全生命周期环境下档案数据治理的连续性[J].档案，2020（10）：43-46.

[4]赖茂生，李爱新，梅培培.信息生命周期管理理论与政府信息资源管理创新研究[J].图书情报工作，2014（6）：6-11，41.

[5][6][10]刘竞一，李丰宇，李泽锋.国峰煤电电子文件全生命周期管理研究[J].管理工程师，2022（6）：36-42.

[7]国家档案局.电子档案管理基本术语（DA/T58-2014）.

[8][9]李泽锋，于红焱，顾周东.全生命周期管理中电子文件捕获工作实现研究[J].北京档案，2017（5）：10-13.

作者简介：范薇薇（1981— ），大学学历，淄博市第五人民医院馆员，主要从事人事档案管理研究。