物业管理承接查验存在的问题及解决对策

2023-03-14冯佳玉穆林林王敏行张俊

华章 2023年8期

冯佳玉穆林林王敏行张俊

[摘要]本文对物业管理承接查验现状进行分析，发现物业管理承接查验中出现诸多问题，针对存在的问题提出相应的解决对策。本文紧跟智慧物业的发展趋势，将智能化智慧化物业与承接查验相结合，在验收技术应用方面突破传统“现场引导式承接查验模式”，提倡采用“智慧化物业承接查验模式”，对物业服务企业经营管理起到降本增效的积极作用，为进一步提高物业服务的智能化水平提供基础。

[关键词]物业管理；承接查验；智慧化；研究对策

随着我国物业管理行业的不断发展，业主的消费意识增强，要求物业管理相关的标准、规范、法规进一步完善，物业服务企业需要具有科学系统的管理方式，以避免或降低物业管理期间各类纠纷的产生。在这种背景下，物业承接查验工作就显得尤其重要。物业承接查验是指承接新建物业前，物业服务企业和建设单位按照国家有关规定和前期物业服务合同的约定，共同对物业共用部位、共用设施设备进行检查和验收的活动[1]。通过物业承接查验可以减少由于工程质量产生的诸多纠纷，提高物业服务的质量，增强物业服务企业的可持续发展能力。

一、物业承接查验的意义

（一）保障建设单位与物业服务企业的合法权益

物业服务企业在承接查验过程中，需要对承接查验的公共部位、公共设施设备的产权资料、技术资料进行永久存档。对承接查验过程中的影像资料、纸质材料、电子资料进行痕迹化管理。同时，按照《物业承接查验办法》规定，物业服务企业需要向当地政府相关部门备案，使承接查验工作具有一定的法律效力，在前期物业管理过程中更能明确承接查验主体双方责任权利。对于维护物业服务企业、建设单位、小区业主三方的正当权益，避免出现责任纠纷具有重要的作用。

（二）有利于提高项目工程质量及完善公共设施功能

物业承接查验工作是由建设单位和物业服务企业共同完成的。完善的物业承接查验制度的实行，可以监督建设单位执行规划设计标准和售房约定，提高对物业共用部位、共用设施的建设质量和配套设施功能的完善。同时，物业服务企业也可以根据前期物业管理的实际情况，对共用部位及共用设备、设施的功能及使用隐患提出合理化建议，保障物业服务企业及园区业主的合法权益，有利于后期物业管理工作的顺利开展。

（三）有利于建设单位与物业服务企业的责任界定

虽然有些物业管理小区开展了物业早期介入工作，但由于工作不全面、不彻底，仍不可避免地产生一些施工缺陷或工程质量问题。根据住房和城乡建设部颁布制定的现行《物业承接查验办法》，强化物业承接查验制度的执行，对保障前期物业管理责任的界定具有极大意义。对物业服务合同到期后，物业项目更迭验收的责任界定也起到巨大的作用。

二、物业管理承接查验过程中存在的问题

（一）物业承接查验流程烦琐，工作强度大

依据《物业承接查验办法》中的相关规定，物业承接查验流程及具体内容包括以下七个阶段。准备期（现场查验至少30日前）；移交资料（现场查验20日前），建设单位负责移交法定项目资料；承接查验阶段（物业交付15日前），建设单位配合承接查验并发现问题，由物业服务企业进行问题汇总，并报送相关责任单位责令整改；问题整改期（双方约定），责任方按问题标准整改后，由物业服务企业进行整改复验；办理移交手续（签查验协议10天内），建设单位办理共用部分物业移交手续后由物业服务企业进行整理存档；办理备案（交接后30天内），物业服务企业向物业所在地的区、县（市）房地产行政主管部门办理备案手续。承接查验工作程序复杂、内容杂糅、工作强度大、责任界定不明确，导致物业服务企业承接查验成本提高。

（二）承接查验准备期工作不充分

在物业承接查验过程中，部分物业服务企业不重视承接查验前期的准备工作。首先，承接查验标准不明确。部分物业服务企业验收结果以建设单位提供的竣工验收报告为标准，没有从物业服务的角度提出相关整改建议，为后期物业管理留下隐患。其次，物业服务企业在承接查验前，没有及时与建设单位沟通相关承接查验的人员组成、查验流程等相关问题，导致承接查验过程中出现查验双方沟通信息不对称的现象。再次，物业承接查验方案不够详尽，未安排有能力、有经验的负责人、工程技术人员等组成专业的承接查验小组。建设单位、施工单位、监理方等各方主体對承接查验的项目内容及标准不明晰，准备工作不充分。这些现象的出现均反映出物业服务企业承接查验准备期工作不到位，管理缺失、专业性不强。

（三）建设单位义务履行不到位

在物业承接查验中，建设单位是工程质量的第一责任主体，部分建设单位履行工程质量的监管义务不到位，主要体现在：第一，项目规划设计问题，设计单位实地踏勘不充分，导致设计考虑不周。例如：园区出入口地砖设计缺陷、车辆道闸设计缺陷等诸多设计问题。第二，项目工程质量问题。例如：地下车库顶棚渗水、园区机动车路面铺设不平导致部分路面的井盖下沉等诸多施工质量问题。第三，外包项目中建设单位监管不力，导致各分包项目不符合承接查验要求。第四，在承接查验阶段，建设单位的职责不明确，未能按相关程序办理移交，强制将带有缺陷或不完备的配套设备设施移交给物业服务企业。第五，《物业承接查验办法》执行不到位。例如，建设单位应对物业承接查验所产生的费用进行支付，但仍有部分建设单位，由于自身所处的主体地位，不支付或拖付、少付物业承接查验费用，导致物业承接查验工作流于表面，由于承接查验费用的缺乏导致物业服务企业承接查验质量下降。

（四）物业管理承接查验标准尚不明确、不规范

目前，各地区相关部门尚没有出台相关的物业承接查验的标准，且各业态物业的承接查验标准区分度不大，缺乏统一性、合理性、区分性。承接查验的双方主要依据物业买卖合同、项目规划设计方案、项目图纸资料、建设工程质量法规、政策、标准和规范[2]。承接查验过程中物业服务企业多数不能依据物业管理的要求，制定符合物业管理的承接查验标准。因此，导致物业承接查验的标准不具有一定的规范性、独特性、实用性，物业承接查验标准更多形似于工程竣工验收标准。部分建设单位会邀请施工方、承包方和物业服务企业同时进行竣工验收与物业承接查验，这违反了《物业承接查验办法》中第十一条实施承接查验的物业应当具备建设工程竣工验收合格的要求。将竣工标准与物业承接查验标准统一执行是最大的操作误区。部分物业服务企业验收标准缺失或借鉴他人验收标准进行承接验收，承接查验标准没有一定的业态区分，导致各业态物业承接查验标准按统一标准实施，标准尺度把握不足、标准适配性差，承接查验标准只是流于形式，这些都是造成物业承接查验效果不佳的表现，为业主入住后带来诸多的责任纠纷。

（五）物业承接查验的智慧化程度不够

智慧化物业承接查验缺乏顶层设计的系统性、科学性、实用性，这也是物业服务企业在管理过程中普遍存在的问题。物业承接查验自身的工作具有复杂性和专业性强的特点。首先，承接查验涉及设计单位、施工单位、各承包方等诸多的责任方，如何确定各方的责任，将查验结果、数据及时准确送达各方，这是提高承接查验工作的关键。其次，承接查验项目的产权资料及技术资料的统计及移交工作繁杂，共计二百余项的产权资料与技术资料需要核实、登记、备案。再次，承接查验的项目数量多，包括共用部位、共用设备设施等百余项问题的收集、整理、归档。诸如以上的各个工作环节，传统物业往往缺乏智慧化物业平台，导致工作效率低，重复工作、工作纰漏、工作错误、查验成本高等现象时有发生，严重制约物业管理的现代化管理进程。

三、物业管理承接查验问题的解决对策

（一）完善物业承接查验管理制度和人员配置

不断加强承接查验过程中的组织管理，完善管理制度，提高管理效率，合理配置人员结构。建议未来从事承接查验项目的相关物业管理人员应参与到物业承接查验工作，使前期物业承接查验与后期物业管理顺畅连接，防止产生管理信息不对称现象和责任纠纷的产生。同时，注意承接查验人才梯队的建设与补给，引进专业的技术人才和管理人才，建立行之有效的员工绩效考核制度和奖惩机制。不断完善沟通协调机制，对承接查验工作进行有效的指导，提高现有的查验管理水平。根据实际情况择优选拔承接查验人才，在企业内部明确人才专项培养制度，便于物业管理承接查验人才的输出。同时，不断完善物业管理规章制度中承接查验制度。物业服务企业应该制定一系列的规章制度，涵盖物业管理承接查验工作的各个环节，规范物业承接查验的内容和流程，不断跟进物业承接查验质量的监督和评价。

（二）做好物业承接查验的各项准备工作

由于物业承接查验具有重要性、多方参与性、专业性、时间限制性等特点，这要求物业承接查验工作至少在承接查验工作开展前30天完成，物业服务企业需要完成六项工作任务。第一，物业服务企业要成立承接查验领导小组，明确各方职责。组长由未来物业的项目经理担任，负责接管验收项目的质量管理。各承接查验副组长一般由未来物业管理部门主管担任，他们负责项目各个部位的查验工作和报告撰写。第二，做好承接查验前的洽谈工作，包括与建设单位沟通交接等相关事宜。第三，准备承接查验的各项清单。包括物业的产权资料、技术资料、项目建设资料、项目设备资料等，由专业人员统一核对防止产生漏检现象。第四，确定清单表格中的内容，按共用部位、共用设备设施的项目类别及查验标准进行撰写和拟定，由各部门负责人负责。第五，确定物业承接查验的基本流程、责任的归属、工作要点。第六，向建设单位下达物业承接查验通知单。以上每一项的准备工作都需要物业服务企业进行相关人员的技能培训、现场的实操演练。

（三）明确建设单位应履行的义务

物业承接查验过程中，要明确建设单位在项目建设过程中应履行的义务。首先，建设单位要全程配合设计单位在前期设计过程中进行实地踏勘，并提供相关资料和准确数据。建设单位应重视建筑设计在项目工程中的重要地位，配合与沟通相结合，针对项目实际情况因地制宜，避免设计考虑不周而导致的设计缺陷，影响物业的承接查验及后期物业的正常使用。其次，明确建设单位为第一责任主体的职责，通过聘请监理单位加强对工程质量的把控，加强监理单位的管理责任，避免出现工程施工质量问题。再次，配合物业服务企业的早期介入工作，从后期物業管理的角度为设计单位、施工单位提出关于设计、施工方面的建议。最后，明确建设单位在物业承接查验中承担的各项义务，起到物业服务企业与其他各方沟通协调的作用，并勇于承担相关的责任。同时要严格执行《物业承接查验办法》，使承接查验工作更具规范性。

（四）规范物业管理行业承接查验的评价机制和标准

承接查验工作量大、耗时长、规范性强。物业承接查验工作需要从承接查验的评价机制与查验标准两个方面展开。首先，需要完善并健全物业服务企业承接查验工作的评价机制，需要有企业内部或有第三方专业机构的服务和监督，物业服务企业应该建立一个有效的质量监督和评价机制，定期对物业企业的承接查验工作进行检查和评价，通过对数据的收集、整理、分析，不断改进和优化物业承接查验管理体系。其次，依据国家《物业承接查验办法》的规定，通过对同行物业服务企业验收标准进行收集并整理，确定不同物业业态的承接查验标准，切莫以点概面。同时，依据项目的物业买卖合同、前期物业服务合同、物业规划设计方案、建设单位移交的图纸资料、建设工程质量法规、政策、标准和规范，汲取行业内外的专家学者提出的宝贵意见，在不断实践的过程中总结经验与时俱进，将业主的需求因素考虑进来，不断完善具有项目特点的承接查验标准，最终形成一整套科学、合理、有借鉴价值的物业承接查验标准。

（五）重视智慧化物业的发展，打造互联网+物业的承接查验模式

响应国家发展数字经济的号召，加快建设数字经济，打造数字经济新优势，物业服务企业的信息化转型升级已成为必然发展趋势。特别是物业承接查验工作具有复杂性和专业性强的特点。物业服务企业应提升承接查验智能化管理水平，促进线上线下服务融合发展，提升物业承接查验的整体水平，不断优化承接查验管理，打造互联网+物业的承接查验模式。例如，物业服务企业能够通过共用部位、设备设施全景图像呈现公共部位及设备的承接查验标准，将物业承接查验的应用程序与物业服务企业APP平台进行搭建。物业承接查验过程中存在的问题可通过智能化平台送达到责任方，完成查验、问题反馈、复验、存档、图像采集、工作进程等多方面工作，形成一整套闭环式承接查验管理。

结束语

利用物业承接查验智慧化服务平台，减少工作环节、降低查验成本、节省人力物力、提升工作效率，同时方便纠纷证据的收集、档案资料的电子存档，进一步明确物业承接查验中各方责任与义务。智能化物业承接查验通过数据传输也可以完成物业服务企业之间的更迭查验，使“互联网+物业的承接查验模式”更具应用前景和推广价值。

参考文献

[1]关于印发《物业承接查验办法》的通知[J].现代物业（上旬刊），2010（11）：64-66.

[2]住房城乡建设部.关于印发《物业承接查验办法》的通知[J].海南省人民政府公报，2011（2）：14-16+19.

作者简介：冯佳玉（2002— ），女，汉族，辽宁铁岭人，沈阳工程学院经济管理与法学院，本科。

研究方向：物业经营管理。

穆林林（1979— ），女，汉族，吉林图们人，沈阳工程学院经济管理与法学院，副教授，硕士。

研究方向：物业经营管理。

王敏行（2001— ），男，汉族，辽宁鞍山人，沈阳工程学院，本科在读。

研究方向：物业管理。

张俊（2002— ），男，汉族，湖北天门人，沈阳工程学院，在读本科。