用EXCEL电子表格文档创建简易财务系统

毛本鸿

中小企业一般规模小、业务核算要求相对简单。一些企业也会购买专业财务系统以满足电子财务处理的需求，但专业的财务系统对企业也存在一些挑战：其一，购买成本一般不低；其二，需要专业人员维护或由外部专业人员维护、系统持续升级；其三，一般财务系统软件相对独立，不能与企业日常工作的信息数据（由各部门编制、维护大量电子表格数据）直接互通使用，也不便于输入和查询数据。很多财务系统（除一些完全采用ERP 系统整合企业各部门、各流程数据外）仍是一个信息孤岛，所有数据需要由财务人员单独输入、查询数据只能在运行的软件内查询、导出数据不方便、碎片化。

以深圳A 公司为例，在工作中本人从公司的实际情况出发，根据会计工作的需要，以EXCEL 电子表格创建了一套简易的财务系统。该财务系统主要包含以下内容：

以上财务系统开始设置会计科目，在发生实际业务后，登记会计分录，查询和打印会计凭证，然后生成“发生额及余额表”，生成财务报表（“资产负债表”、“损益表”）、生成会计账簿。前述的资料可以打印出来作为纸质文档储存，也可以电子文档方式长期保存。

上述以电子表格设置的财务系统中的工作表之间存在内在逻辑关系，各工作表通过公式建立数据链接并作数据处理，环环相扣，自会计记录至账簿、财务报表、既记录、查询公司业务同时又能进行财务监督。

一、设置会计科目

一般中小企业都按《小企业会计准则》设置会计科目，以下是深圳A 公司的会计科目截图，一级科目、二级明细科目分别放在二个工作表中，此两个科目表将被链接到“会计分录”工作表，以使会计人员在做会计分录时，可以真接下拉筐中选择会计科目，而无需通过键盘手动输入，既提高了工作效率，又减少输入错误。

二、设置“会计分录“工作表

“会计分录”在EXCEL 中即是会计凭证数据库，是企业经营业务的记录和财务数据处理的源头。如下所示A 公司的会计分录。按时间顺序，依次按凭证号递增的方式做会计分录，如12 月1 日，凭证编号#31512001，然后#31512002…逐步编号到下图的#31512044。下图的会计分录，除了有时间、凭证号码、会计科目、摘要、借贷方向、本币金额，也包含外币金额、汇率、英文会计科目（如按IFRS 需要设置对应外文会计科目）、所属部门等。

三、记账凭证查询、打印

在“会计分录”工作表输入会计分录后，在“凭证打印”工作表即可查询和打印会计凭证如下：

要实现在“凭证打印”工作表以上图所设定的凭证格式显示、打印会计分录，需要建立函数公式，自“会计分录”工作表中提取数据，如下图，C9 单元格上第一栏会计分录中“二级会计科目”=INDEX (会计分录!C:U,MATCH($H$4, 会计分录!C:U,),5), 而C10 单元格上第二栏会计分录中“二级会计科目”=INDEX(会计分录!C:U,MATCH($H$4, 会计分录!C:U,)+1,5)。以此类推自“会计分录”工作表提取所有所需的数据。

四、生成“发生额及余额表”

在”发生额及余额表”工作表中，可以通过建立函数公式，自”会计分录”工作表中提取数据，如下图，H8 单元格中“农行观澜支行（银行存款RMB 的二级科目）”的借方发生额= SUMIF (会计分录!G:G, 发生额及余额表!B9,会计分录!$M$1:$M$14980)。而K8 单元所对应的期末余额（借方）=期初借方余额- 期初贷方余额+本期借方发生额- 本期贷方发生额=1,194,877。对于其他科目，以同样的方法取得对应用本期发生额和期末余额。

对于“发生额及余额表”，要做到三个一致：1.一级（或上一级）会计科目的发生额、余额必须与二级（或下一级）会计科目的发生额、余额的合计数一致；2.期初、期初的借方与贷方的总计数必须一致；3.此表末端的期初余额借方（贷方）与本期发生额借方（贷方）之和与期末余额借方（贷方）一致。

如发现“发生额及余额表”中数据不能达到以上三个一致，则先要检查表中的数据提取公式、期末余额计算公式是否有误。然后再检查“会计分录”工作表中的会计分录误入是否正确：会计科目是否正确、借贷方金额是否相等。

五、生成”财务报表”

在”发生额及余额表”工作表中生成如上表中数据后，检查数据的正确性、检测发生额及余额的借贷方是否保持平衡。”财务报表”工作表通过函数公式自”发生额及余额表”工作表提取数据，自动生成财务报表。

上面”资产负债表”工作表中资产、负债、所有者权益项目均可由”发生额和余额表”工作表中的会计科目对应的借、贷方发生金额或余额直接取得，或由几个项目相加或相减计算所得。比如”货币资金”项目金额=发生额及余额表!K7+发生额及余额表!K8+发生额及余额表!K13+发生额及余额表!K18 =库存现金+银行存款RMB+银行存款USD+银行存款EUR。而”损益表”工作表中金额也自”发生额及余额表”工作表数据直接或计算取得，如”营业收入”金额=发生额及余额表!I1016+发生额及余额表!I1020 = 主营业务收入+其他业务收入。

由于企业每月会产生当期财务数据，逐月会产生累计财务数据。对于每月数据（如上述12 月财务数据）, A公司单独建立一个新的工作簿，包含的工作表如财务系统清单所列示。同时保持一个年度累计财务系统的工作簿。累计财务系统工作簿与当期财务系统工作簿的区别主要在于”会计分录”，前者只登记当月的会计分录，而后者则保持累计的会计分录。这样，”损益表”中的当期发生额来自当期财务系统”发生额及余额”工作表，而累计发生额则取自累计财务系统的”发生额及余额”工作表。

六、会计账簿

在以上所述的工作表生成后，年末（或每月末）按会计科目表将”会计分录”中的明细记录筛选出来，复制后粘贴至每个账簿，这是最简易的方式，如下表例子所列示：

当然也可设置好模板、函数公式，直接自”会计分录”提取数据，生成如上会计账簿。

上述在EXCEL 工作表格上所建立的财务系统，不但易于财务人员操作，也易于与公司其他部门的电子表格数据衔接。对于一般小企业的财务数据，如销售收入、生产成本、销售成本、费用预提计算、库存商品、外币项目折算等，其原始数据都是先由其他部门提供EXCEL表格数据、由财务人员通过EXCEL 工作表格汇总、筛选计算后，再手动输入、或通过粘贴、通过公式链接直接导入到”会计分录”。这样，数据的处理和输入变得更快捷、便利。

当然以EXCEL 工作表格作为工作平台，也存在一些弊端：格式、内容等容易被无意或有意修改；数据操作与保存不规范；在不同部门、流程之间难于以EXCEL 工作表格实施强制性监督、自动控制；一般员工对EXCEL工作表格的函数、复杂功能比较陌生、难以驾驭，等等。所以一般较有实力企业还时会选择购买成熟财务系统（或ERP 系统）、辅以EXCEL 工作表格数据进行管理。

以EXCEL 电子表格设置财务系统对于一些小企业可能有用处。希望一些小企业通过试用或进一步改善该财务系统能为自身解决节省财务系统的购置维修成本、提升工作和管理效率，做好会计处理、数据查询、业务监督工作。