文书档案整理归档存在的问题与优化路径

摘 要：对于档案业务来说，文书档案的整理归档是一项非常重要的工作。目前我国档案事业已经进入了新的发展阶段，文书档案的整理归档工作也应与时俱进，根据时代背景不断进行创新，这样才能提升这一工作的综合质量。目前在诸多因素的影响下，文书档案整理归档工作中存在一些问题，需要相关单位和管理人员深入探析，提出科学合理的发展策略，促进档案工作有序开展。

关键词：文书档案;整理归档;存在问题;优化路径

对于档案业务来说，文书档案的整理归档是一项非常重要的工作。这一工作如果处理不好，就会导致文书档案的整理杂乱无序，文书档案的遗失或者损坏，影响其保管和将来的查询利用，对于档案管理工作的顺利开展产生负面影响。我们应对文书档案整理归档工作给予足够的重视，并对存在的问题进行分析，进而提出有益的解决路径。

1 文书档案整理归档需要遵循的基本原则

1.1 保障其内在紧密联系

文书档案年度整理归档工作应遵循文书档案形成的客观规律，保持其内在联系，对这些档案根据不同的价值和对应的关系进行科学划分。要知道档案的整理和归档是档案业务的开始，档案的保管以及利用才是其最终目的。[1 ]对此，相关人员在实际档案整理归档时，应深入分析和依照文书档案的形成规律，找到他们之间的内在联系，根据相应的价值进行归档，进而保障日后能够快速检索，避免档案存放的杂乱无章。

1.2 对其价值进行合理划分

相关人员在进行文书档案整理归档时，应根据有关规定和要求，对不同文书档案的成分构成和范围进行分类处理，还要划分并标注相应的保存期限。对不同价值的文档进行分类归档，能够让这些相关档案更加地集中，为将来档案应用打下坚实的基础。文书档案的客体形成之后，就和将来的用户之间构建起了一种潜在的价值联系，而文书档案的真正价值是在这些档案客体被有效利用后，才能转变为实际价值。

1.3 有利于管理和应用

在文书档案整理归档工作中，工作人员应保障这些文书档案能够方便管理和应用，这是检验文书档案整理归档质量的重要标尺之一。管理和利用之间是互为依托、相互配合、相互影响的关系，有关工作人员不能单纯强调两者中一方的重要性，而忽略另一方。有关部门在档案业务中也不能忽视分类处理的原则，工作人员一定要依照便于管理和应用作为基本原则，这样才能真正实现文书档案整理归档的最终目标。

2 现阶段文书档案整理归档存在的主要问题

2.1 对档案整理归档工作的重要性认识不够，重视理念有待提高

一些单位及其有关领导在文书档案整理归档工作中未能认识到这项工作的必要性，未能将其纳入应有的议事日程。在这种情况下，文书档案整理归档工作也就难以获得相应的支持，资金投入也没有及时跟上，工作模式也较为传统，设备引进及人员结构的更新和调整也无从谈起，这是这项工作效率明显不达标的症结所在。以此同时，目前文书档案整理归档工作缺乏现代化分类归档管理思想的指导，无法发挥出档案应有的功能作用，传统的文书档案整理归档模式缺乏对归档规范化的要求，需要对这种传统的档案整理归档模式进行革新。

2.2 文书档案的整理归档制度不完善

文书档案整理归档工作是非常繁琐而具有一定难度的，涉及的事务多、部门广、流程复杂，实际工作中还面临着很多部门的不重视，缺乏完善的管理制度，会出现很多问题，收集归档困难、没有连续性、完整性和及时性，进而影响了文书档案整理归档的工作效率。[2 ]目前，一些机关或企事业单位的档案整理归档制度存在一定缺失，传统的管理制度和现代化发展不协调，传统的管理制度重点强调的是文书档案简单的收集、整理，忽略了文书档案的实际利用，因此，档案的实际功能无法有效地发挥。另外，制度的缺失，使得有效的制度监督价值无法实现，导致文书档案整理归档工作缺乏严谨性，一些档案管理人员工作不认真，出现疏忽、大意的情况，甚至找不到工作的重点和方向，伪造数据、应付任务，使得文书档案资料遗失或出现偏差，丧失了文书档案的价值，不利于檔案管理工作的长久健康发展。

2.3 收集和相关工作方法不规范

文书档案的管理是从收集各个部门的重要文件开始的，档案管理工作是文书工作的延伸，但是出于各方面的因素，很多部门不能及时将需要归档的文件材料移送到档案管理部门，出现了配合不当的问题，增加了档案收集整理归档工作的难度。在这种缺乏有效沟通和协调的情况下，一些部门缺乏归档意识，工作衔接不当，以及文件的用纸、装订、版记、文种不统一，造成了文书档案缺失或者遗漏的现象，使得文书档案整理归档工作进展缓慢，准确性降低。另外，这些文书材料大部分是依件整理，而不是根据内容划分，造成了各个档案之间缺乏紧密的联系，文件资料零散化，再加上信息资料、案卷目录制作不规范，分类杂乱等问题，大大影响了档案管理效率。同时，传统的人工和纸质档案为主的收集归档方式也无法满足当下网络信息技术广泛应用的文书、档案工作部门办公需求，也无法满足计算机终端自动检索的实际需要。

2.4 文书档案整理和归档人员的综合素质有待提升

文书档案整理和归档效率与其相关人员的整体素质和能力是密切相关的。但是，在实际工作中，由于对文书档案整理归档工作缺乏重视，很多单位并未设立专门的文书档案整理归档人员，大多是由行政办公人员进行兼职，由于在实际操作中缺乏长期的专业知识和技能培训，导致文书档案管理人员的相应知识和技能无法和信息技术的进步相适应，对档案的分类、立卷等方面缺乏系统的了解，不但限制了文书档案资料整理归档的效率，也会出现文书档案信息的错漏、缺失等问题。有的机关或企事业单位虽然聘用了专业的档案管理人员，但是由于缺乏对工作认真负责的态度，导致工作不积极、流于形式，使得文书档案的收集整理不及时、不完整，影响了工作质量。

2.5 信息化和现代化水平较低

现阶段，我国已经逐渐步入了信息化时代，对此，文书档案的整理归档工作也应该逐步提升其信息化水平。但是由于很多机关或企事业单位的经费投入不足等因素，造成了其信息化设备和软件系统无法满足文书档案整理归档的基本要求，档案安全存储的规范化和信息化水平比较低，影响了其管理质量。伴随互联网技术的进步和普及，档案管理的现代化水平已经成为档案管理效率提升的一个关键因素，也是文书档案整理归档的重要依托。现阶段，我国机关、企事业单位档案缺乏专业的信息化技术，具体表现在：一是档案管理缺乏信息化技术设备及软件，例如档案整理数据库等，也无法做到对设备及时的更新和维护;二是缺乏信息化存储和管理的思想观念;三是档案整理归档缺乏专业的信息化技术人才。

3 文书档案整理归档的优化路径

3.1 转变观念，提升思想认识

要做好文书档案整理归档工作，必须加强思想认识，树立积极的工作理念。各个机关或企事业单位的管理人员要真正了解文书档案整理归档的重要价值，从根本上转变目前文书档案整理归档的传统观念。[3 ]要用现代化的管理理念加以指导，有序开展文书档案整理归档工作，进行档案整理归档改革，创新整理模式，注重整理效果。并且从人力和设备以及资金支持上入手，保障信息化管理理念在整个文书档案工作中得以贯彻。只有树立正确的思想观念，转换工作模式，才能保障文书档案整理归档工作顺利开展。各级有关领导和部门应充分认识到这一点，并在全体职工中组织学习和宣传，使全体职工都能树立较高的档案管理意识，认识到文书档案整理归档的重要价值，及时将文书资料上交整理存档。同时，在实际工作中，相关领导和人员应经常针对档案工作人员思想上放松的行为，给予正向引导和督促，帮助工作人员及时处理文书档案归档管理中的问题，顺利推进文书档案管理工作。

3.2 构建完善的文书档案整理归档制度

文书档案整理归档工作进展不顺利，管理制度不完善是一个重要原因。档案的收集和整理是一项比较繁杂的工作，要保障文书档案工作规范化，必须依靠健全的制度支撑。因此，应加快构建专门的文书档案管理及收集归档制度，明确档案的收集办法、管理期限、责任归属等相关内容，这对文书档案整理归档的效率提升具有重要意义。首先，应根据实际情况和相关管理法规、职能制度，来明确文书档案整理归档的范围，规范整理归档工作流程。其次，构建有效的各部门沟通机制，明确收集期限，促进其他部门及时将需要归档的资料送交档案部门，并对无法立即收集的资料，由相应人员做好记录，保证按期归档。应加大对临时文件的收集和整理力度，避免归档文件的丢失和错漏。最后，建立档案监管制度，对档案人员的工作情况进行监督，细化奖惩要求，加强培训，提升档案管理人员的积极性和工作质量。

3.3 采用科学的收集和整理模式

应优化文书档案收集整理程序和归档工作模式，提高效率。为了推进机关文书档案整理归档的实效性，应整合目前文书档案的整理程序。一是重视对文书档案的综合把握，选择科学高效的整理标准和归档方法，摆脱传统的整理流程，创新收集模式，避免造成不必要的麻烦。二是坚持全面系统化的整理原则。系统化档案文书整理要求，注重文书档案之间的内在联系，发掘文书档案的规律性，体现区分文书档案之间的价值，并预先做好整理准备工作。此外，在开展文书档案整理归档实际工作时，应运用科学的立卷分工管理方式，建立档案部门集中收集和各部门立卷归档工作制度，确保责任落实。对文书档案中重要的、具有全面性和综合性价值的文书档案由档案部门统一集中归档管理，对于具有专业性、特殊性的文书档案，可以根据不同性质，由各部门整理之后，再交由档案管理部门归档。对于那些以机关或企事业单位名义发布的文件，应由档案管理部门进行归档;由其他部门发布，反映单位基本职能的文件材料，在初步整理的基础上交由档案部门归档;由其他部门自主发布，纯属部门事务性的文件材料，则由该部门自主进行整理归档;由机关或企事业单位统一召开的各种会议或开展的活动所形成的文书资料，则由档案管理部门统一归档。

3.4 提高整理归档人员的综合素质

为提高文书档案整理归档的综合效率，应加快提升档案整理归档人员的综合素质。一是针对目前文书档案管理中存在的专业化程度较低的问题，重视专业人才引入，专门负责文书档案的收集和整理，来应对样式繁杂、任务繁重、涉及部门繁多的文书档案整理归档工作。这是提高文书档案整理归档效果最为快速的措施之一。二是加强对档案管理人员的综合素质培训，提升其专业化工作能力，如定期组织安排档案人员和文书专题座谈会，同其他单位沟通交流文书档案整理归档的相关做法和技术，对这些档案管理人员进行计算机、档案管理软件等现代化管理技术、传输设备的操作培训，使其能够更好地适应现代社会发展的潮流，高效地开展和實现档案管理工作。[4 ]三是对文书档案整理归档工作人员进行职业道德的监督和工作热情的激发，提高其工作责任感和使命感，采用有效的奖惩措施，对这些人员进行激励，促进其认真、负责、高效地完成相应的工作，实现文书档案整理和归档的基本要求，促进文书档案管理工作的正常发展。

3.5 提升文书档案整理归档的信息化水平

信息化是科技和时代发展的产物，已经渗透到经济社会生活的各个领域，促进经济社会发展。随着现代化建设的发展，对于文书档案的需求和应用也越来越多，要求也逐渐提高，传统的文书档案收集归档方式已经无法满足目前的发展要求。完善档案管理系统，推动档案管理信息化建设，是机关和企事业单位向信息化迈进不可忽视的环节，必须采用先进的信息收集、传输、整理、归档技术，提升档案管理的水平和效率。应重视信息化技术设备的引进，研发运用文书档案信息资源收集、归档、存储、管理、利用的系统软件及平台，跳出传统的文书档案收集整理模式。应加强对这些档案管理设备及系统软件的维护和必要的更新，加强保密权限和安全措施的设置，强化安全管理，确保档案信息系统及档案信息的安全。

网络信息技术的广泛深入应用，为文书档案整理归档工作带来了新的挑战。相关管理人员应充分认识到这一工作的重要价值，深入把握文书档案整理归档的基本原则，及时分析解决工作中存在的问题与不足，制定实施科学的优化策略，推动文书档案整理归档工作的创新和发展。

参考文献：

[1]田鹏.高校后勤文书档案整理归档存在问题及有效对策[J].黑龙江档案，2021（06）：214—215.

[2]李媛.文书档案整理归档流程及注意事项探究[J].兰台内外，2021（24）：52—53.

[3]秦梦杰.高校文书档案整理归档存在问题分析[J].品位·经典，2021（08）：89—92.

[4]黎英.提高文书档案年度整理归档质量的策略研究[J].科技风，2019（09）：210—211.

作者简介：罗娅，大学学历，海南省海口市第三人民医院馆员，研究方向：档案管理。