人事档案管理在医院人力资源管理中的重要作用

谢晓琳

摘 要：本文通过概述人事档案管理与医院人力资源管理的关系，阐述了人事档案管理在医院人力资源管理中的重要作用，指出了医院人事档案管理中存在的问题，并就如何加强医院人事档案管理提出对策和建议。

关键词：人事档案管理;人力资源管理;医院;作用

医院科技人员密集、业务专业性强，人事档案管理具有特殊性。人事档案管理的好坏决定了人力资源的开发和使用的效率。人事档案管理必须适应现代化管理的要求，积极拓展服务职能，为识别人才、选拔人才、使用人才提供重要的依据，为人力资源开发、使用提供保障。加强医院人事档案管理，有利于科学、合理管理医务人员，发挥他们的积极性，提高医疗质量和服务水平。人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，做好医院人事档案管理工作，对有效推进医院人力资源管理至关重要。

1 医院人事档案管理的现状

1.1 材料信息缺乏

有些人事档案缺失必要信息，如简历、学籍档案、职称文件、工资表等材料，或者缺少出生年月、毕业时间、工作时间、入学、入党记录等信息。这是因为一些医务人员对人事档案了解不够[1 ]，在申请过程中只填写了简历，其他则由工作人员填写。医院的中心工作是临床医疗工作，是为患者提供优质、安全的医疗服务，在医院管理中，一些医院存在侧重临床医疗业务，轻视人事档案管理的现象，致使人事档案管理在人力、物力、财力等方面受到限制，缺乏适应现代社会发展的设备和先进的管理手段，影響档案管理的发展。一些人事档案管理也存在重管理，轻利用的现象，认为只要保管好档案，不丢失、损坏，能提供一些基本信息查询就可以了，没有意识到人事档案管理的最终目的是为医院的管理服务，为领导决策提供依据。一些医务人员的档案意识淡薄，不了解档案的重要价值，甚至有一些职员将一些重要的档案数据存储在自己手中或随意丢弃，导致档案资料缺失、类别不全，致使档案不能全面反映个人成长的客观情况。

1.2 管理方式单一

有些医院的人事档案只是按照统一的分类和保存方式进行管理的。对综合性的人事档案[2 ]，数据没有提及个人能力和特征，无法对相关人员进行全面评估，不能满足人才分类管理的需求和人事工作的要求。医院档案管理不到位，信息资源无法有效利用。没有统一使用人事文件的现代管理，许多内容标准不一致，下载数据和软件不兼容，信息资源无法使用。

1.3 档案利用率低

人事档案的保存只是人事档案管理的一种手段，而不是目的。医院人事档案管理的目的是为管理者识别人才、选拔人才、使用人才提供重要的依据，为人力资源开发、使用提供保障。但在实际工作中，有些医院对人事档案管理重视度低，管理目的尚不明确，人员档案利用范围狭窄，大多数档案仅具有保存价值[3 ]，不能很好地发挥档案信息对人力资源管理的作用，不利于科学、合理管理医务人员。

1.4 信息更新迟缓

研究学者庄惠娴表示[4 ]，有些医院的个人人事档案没有及时更新。医务人员档案信息的收集、更新与医院选拔管理人才有着密切的关联，如果医务人员个人档案资料不全，就不能为管理者识别人才、选拔人才、使用人才提供有力的依据，不利于医院人才队伍建设，不利于发挥医务人员的工作积极性，不利于促进医疗工作的有序、健康发展。

1.5 重视程度较低

目前，一些医院对人事档案管理的重视不够，对人事档案管理在人力资源管理中的重要性认识不足，一些医院在人事档案管理方面投入的人力和财力较少，缺乏专业的人力资源管理设备和团队。

1.6 人员配置缺乏

人事档案管理是一项专业的、政治性强的、高度保密的工作，人事档案文件应分开管理和保存。医院人事管理工作量大，但人事管理工作人员不足，且大多是人事科工作人员兼职，没有人事档案管理专职人员。这些人事档案管理人员缺乏专业知识、对档案的重要性，档案的管理、收集、整理、归档、装订等缺乏了解，严重影响了人事档案管理水平。

1.7 信息化程度低

随着科技手段的不断更新，人事档案信息管理系统得到了进一步推广，信息化水平不断提高。但是，一些先进的技术手段还没有得到充分的开发和利用，信息技术在人事档案管理中的应用还不够广泛，不利于提高人事档案管理的效率，从而造成资源的一些浪费。具体体现在人事档案资料基本上是人工操作，浪费人力、物力。此外，手工处理的档案材料不易检索和使用，容易受到人为破坏，也不利于科学、系统、规范的管理。

2 人事档案管理与人力资源管理的概念

2.1 人事档案管理的概念

人事档案是指在一个组织中，通过对个人基本信息的近距离记录而形成的书面、图形等形式的历史记录。基本信息不仅包括姓名、性别、民族、学习经历等信息[5 ]，还包括工作经历、工作表现、奖惩等信息。人事档案管理，是开展人事档案管理活动的总称，是人力资源管理的重要组成部分。

2.2 人力资源管理概念

研究学者杜彦表示[6 ]，人力资源管理，是指为科学分配和整合人力资源而进行的多种管理工作，它的总称是与人力资源有关的各种管理行为。

医院人力资源管理在医疗技术和财务管理方面都与管理密切相关。因此，以医疗技术为基础的服务建设理念是医院人力资源管理的重要理念。医院人力资源管理的核心任务是大力发展公共服务。医院人力资源管理从人员选拔到留任[7 ]，必须以人为本，以医院共同发展为前提。医院人力资源管理必须为医院的发展和人民群众的医疗服务做出宝贵贡献。统一整合医院人力资源管理与社会服务效果。

2.3 两者之间的关系

以人为本是发展的核心，人力资源管理的重点是人的管理，不仅要尊重员工，更要重视员工，实现员工的个性化管理。在这一管理过程中，有一个准确记录基本信息、工作经历、业绩等的个人档案是非常重要的。人力资源管理与人事档案管理之间存在着非常密切的相互促进的关系，人力资源优化必须以全面的信息为基础，把人事档案作为发展的重要依据，从而识别、拔除优秀人才。

3 人力资源对医院发展的作用

3.1 人力资源管理促进医院日常业务活动的规范性和严谨性

病人一进医院，医患关系就被建立起来，医患关系管理是医院运行的主要工作。医院医务人员的日常工作由人力资源部门管理和约束。医务人员入职后，应建立个人档案，并根据医院的人员需求分配工作岗位。医院把人力资源管理放在首位，这正是因为人在医院里扮演着主要角色。人的素质决定着医院各科室之间的管理关系[8 ]。医院的大部分日常工作都是严格科学的，这就要求每个员工都要有专业的知识和技术技能，以满足医院不同的临床的需求。人力资源管理的严谨性和方向性，对保证医院基本业务的规范性具有重要意义。

3.2 人力资源管理加快了医院体制改革的步伐

随着我国卫生体制改革的不断深化，医院管理模式也在不断更新，特别是在用人方面有了更大的自主权。医院在制度建设、人员的任免、人员的构成和薪酬管理等方面都需要自主制定相应的政策措施，不断尝试将现有的人力资源进行全面整合。作为卫生系统改革的先锋，人力资源的作用是显而易见的。优化人力资源管理可以提高医院体制改革的水平，平衡医院资源关系[9 ]，为卫生体制改革提供现实依据。

3.3 人力资源管理可以加强医院卫生服务的职能

公共卫生服务是国家生存和发展的保障，我国现阶段的社会发展需要一个完整的公共卫生服务职能体系。作为一个发展中国家，我国的医疗服务水平还处于初级阶段，人们对医疗服务的需求非常广泛。卫生保健水平在很大程度上决定着经济和社会的发展水平。医院人力资源管理的重要性在于从根本上保证医疗水平的进步。通过调整和提高人才素质，使医院从根本上成为为人民服务的社会基础产业[10 ]。

4 如何加强医院人事档案管理

4.1 完善医院人事档案信息

创建、完善和利用好医院人才绩效档案，科学管理好医院人才，对合理配置人力资源具有重要作用。相关工作人员应在医院领导的统一安排下与医务科等职能部门协作[11 ]，及时利用计算机信息技术建立动态档案数据库，提高医院对于相关信息的检索水平，加强人力资源合理配置。它可以促进人才在科室、学科之间的合理有序流动，合理配置人力资源，促进医院的快速发展。

4.2 提升人事档案信息速度

研究学者冯叶露表示[12 ]，在以前的工作中，人事档案的管理过于注重保密性。应在不危及个人隐私的情况下，提高其公开性，以便及时发现和纠正错误和歪曲的信息。如果本人或他人发现信息有误，可向有关部门反映，并提供线索，以获得正确的信息;如对考核、奖惩等信息有异议，可及时向有关部门申请更正。此外，还需要明确归档范围，确保个人记录的完整性、真实性、准确性和独创性。

4.3 提高档案管理人员素质

目前，人事档案管理岗位的管理人员大多是转行或兼职的“专业人员”，知识结构不完备，对医院管理工作不熟悉。他们只能处理简单的收集和装订任务，无法管理新时期的档案。

档案管理人员的素质高低直接影响着医院工作人员的工作行为，甚至影响着医院的发展。因此，必须按规定配备专职档案管理人员，此外，必须是从事人事档案管理的专业技术的人。必须确立档案员岗位职责[13 ]，通过举办档案工作者培训班，提高档案工作者的业务水平，助其不断更新知识，掌握人事档案管理的科学操作方法和技术，培养一批高素质的人事档案专业人员和管理人员，注重工资待遇，关心他们的培训和成长，更好地为医院人事档案管理工作服务。

4.4 加强人事档案管理建设

人事档案是人才的信息资源。人事档案管理是合理利用各种资源，使其发挥最大的作用。要运用先进的科技手段，提高工作效率，延长人事档案的使用寿命。人事档案管理现代化是人事档案为人事工作服务的需要，是人事改革和发展的需要，是医院日益增长的档案信息需求的客观要求。这就要求医院人事档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传递人事信息，提高人事信息管理的及时性。为了有效运作，需要扫描仪等现代设备和现代技术。档案文件将通过相应的技术传送到计算机，以辅助人事档案管理。如有必要，可通过屏幕查看相关内容。同时，要充分利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，为医院提供优质高效的人才档案信息服务，不仅实现人事档案信息资源的有效共享，而且提高了人事档案工作的效率和质量。随着档案管理水平的不断提高，档案管理工作将更加科学、高效，达到一个新的水平。

5 小结与展望

总之，在此基础上，人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，可以为医院人力资源管理到人力资源的优化配置，提供科学的综合信息基础，帮助医院进行人才考核，实现对劳动力需求的预测，提高医院人力资源效率，实现可持续健康发展。人事档案管理在人力资源管理中起着重要作用，然而，在医院人事档案管理的实际过程中，面临着人事档案丢失、人员档案造假、档案不全、档案管理手段落后等问题[14-15 ]。医院应通过加强人事档案管理，健全人事档案管理体系，丰富和完善人事档案，建立人事档案信息管理系统，在人力资源管理中进行人事档案管理，有效促进人力资源管理健康持续发展，为医院更好更快的发展提供源源不断的优秀人才。

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[14]岳靖凯.基于运营管理数据中心的医院人力资源管理系统的设计与应用[D].华中科技大学，2018.

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（作者单位：灵山县人民医院）