公立医院人事档案精细化管理研究

摘 要：精细化管理作为一种理念、一种文化，是社会分工精细化、服务质量精细化对现代管理的必然要求。公立医院人事档案管理内容的复杂性、管理结果的重要性等，要求其落实“精细化管理”理念，实现公立医院人事档案的规范、高效管理。本文从6S、流程再造两个方面，首先阐述了精细化管理的相关理论，分析了公立医院人事档案精细化管理现状及必要性;进而提出精细化管理相关理论在公立医院人事档案精细化管理中的具体应用，以期进一步增强新时期公立医院人事档案管理的科学化水平。

关键词：精细化管理;人事档案;公立医院

概述

人事档案是个人经历与实践的历史记录。公立医院人事档案反映公立医院医护及管理人员个人经历、学历、职称，体现了个人思想道德、业务能力、工作表现及成长过程。公立医院人事档案具有真实、全面、动态、机密等特点。公立医院改革是新医改核心环节，也是新医改方案确定的五项重点改革内容之一。为坚决落实好新医改方案的各项规定和要求，“精细化管理”已深入到公立医院管理的各个环节和方面。其中，公立医院人事档案管理内容的复杂性、管理结果的重要性等，要求其落实“精细化管理”理念，实现公立医院人事档案的规范、高效管理[1 ]。

精细化管理作为一种理念、一种文化，是社会分工精细化、服务质量精细化对现代管理的必然要求。从科学化管理的内涵来看，包括三个层次：规范化、精细化和个性化。正所谓“天下大事必作于细”。精细化管理要求公立医院人事档案管理持之以恒，运用科学合理的管理方法，细质严谨的工作作风，持续推动公立医院人事档案科学管理。广西玉林市红十字会医院前身是解放军第183医院，成立于1947年，70余年来已经发展成为一家集医疗、预防、科研、教学、康复为一体的现代化三级甲等综合医院，拥有职工1820多人，各类专家500余人;拥有个2分院，医技科室10多个，行政后勤科室30多个，临床科室40多个，涵盖内、外、妇、儿、中医等相关专业。随着公立医院改革的深入，玉林市红十字会医院进一步加强了人事档案精细化管理，更新管理理念，运用先进管理方法，注重先进技术应用，为玉林市红十字会医院业务开展提供有力人才支持和保障。

1 精细化管理理论

1.1 6S管理模式

6S管理模式是在5S基础上的升级。即，整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）、安全（Security）。6S和5S管理均兴起于日本企业，因标注其各条日文发音的英文单词首字母均为“S”，故称6S管理模式。其中，整理（Seiri），是将工作场所的各种物品整理区分为必要、非必要，留下必要，消除掉非必要，营造清爽工作空间。整顿（Seiton），是将必要物品按照规定位置整齐摆放，加以标识，使管理更加整齐，进可能多地消除寻找时间。清扫（Seiso），将工作场所所见与非所见均清扫，保持场所干净。清洁（Seiketsu），将整理、整顿和清扫制度化，维持明朗现场。素养（Shitsuke），要求每一位作业人员遵守规则习惯，营造团队合作精神。安全（Security），始终做好安全教育，防患于未然。就其内部关联性而言，“整理”“整顿”和“清扫”是6S管理具体内容;“清洁”是将前三者制度化、规范化，并贯彻执行和维持的结果。“素养”是管理人员规则做事——6S管理的长期坚持需要管理人员素养的提升。“安全”是基础。6S精细化管理的实施原则是效率化、持久性和美观度[2 ]。

1.2 流程再造

流程再造（Business Process Reengineering）最早是由美国麻省理工学院迈克尔·哈默教授和CSC管理顾问钱皮，在1993年出版的《公司重组——企业革命宣言》中提出的概念。其内涵是为飞跃性地改善成本、质量、服务和速度等现代企业主要运营基础，对工作流程进行根本性重新思考、彻底改革。流程再造理论的核心思想是从根本改善原有工作流程，实现业务质量、水平跨越发展[3 ]。近年来，随着研究的深入，流程再造应用的领域不断拓展，就档案管理而言，主要集中于档案业务流程研究。就公立医院人事档案精细化管理而言，需要秉持“精简高效、以人为本”理念，创新性地变革传统人事档案管理流程，基于精细化管理理论和“流程再造”，从人事档案收集流程、鉴别流程、整理流程、利用流程、维护流程和转递流程等多个方面建构基于公立医院人事档案管理新模型，从而实现公立医院人事档案“收集-整理-利用-转递”良性闭环管理。

2 公立医院人事档案精细化管理必要性

通过对公立医院人事档案管理进行理论探究以及具体的实践探索分析，积极推动公立医院人事档案精细化管理。这主要是基于：

2.1 管理理念滞后

一直以来，人事档案管理者忙于日常档案管理工作，管理理念不够解放;且主要依据《干部人事档案工作条例》，人事档案管理行政化、计划经济时代烙印较重。随着社会发展、医疗卫生事业改革的深入，医疗系统用人机制的多样化，各种先进管理思想、管理理念渗入到各个领域，包括公立医院人事档案管理。这就需要广大从事公立医院人事档案管理的人员更新思想，将6S、流程再造等现代管理理念运用到公立医院人事档案管理中，不断提升档案管理的精细化水平。

2.2 管理方式单一

从公立医院人事档案管理来看，格式及分类依然选择统一管理模式。即，主要根据干部人事档案管理条例的规定进行管理。公立医院改革不断深入，但重编制职工人事档案管理，轻合同工、临时工人事档案管理的现象依然存。人事档案管理的层次化不足，单一化现象较为普遍，不利于后两类人员人事檔案管理及个人职业发展。

2.3 管理模式封闭

根据人事档案管理的相关规定，人事档案管理封闭性较强，除了本单位组织人事部门、人事档案管理部门因工作需要以外，任何部门、个人，不得以任何原因查阅或利用干部人事档案。重保密而疏于人事档案信息的价值利用。随着医疗卫生事业的发展，医院规模的不断扩大，需要招录、组建各类不同的人才队伍。对人事档案信息整理、汇总，可为人才引进提供决策参考。通过现有人事档案管理信息资料整理，可掌握医院各个科室从业人员的学历、年龄、专业知识情况等，为紧缺型人才招录提供重要依据[4 ]。封闭的管理模式则明显不适应当前公立医院改革对于人才队伍管理的现实需要。

2.4 管理内容陈旧

一直以来，人事档案主要参考《干部人事档案工作条例》（以下简称“《条例》”）第三章第十九条规定的10种人事档案资料进行分类和管理。随着公立医院改革发展，这些人事档案资料目前已难以对不同专业人员进行全面综合评价，诸如其医德医风、专业特长、性格特征等均难以体现，对于医院不同科室人员的全貌无法立体直观体现。档案管理的内容与新时代公立医院医疗卫生事业发展还不相适应，内容的陈旧性无法满足医疗机构对于医护及各类人员考核的综合性需求。

2.5 管理手段落后

随着信息技术的快速发展，各种电子信息技术已经深入到各行各业。但由于受传统思维影响，公立医院人事档案管理的信息化、现代化水平还处于较低水平，管理的手段依然落后，人事档案信息资源封闭，尚未构建涵盖不同身份信息的人事档案电子化存储模式和标准，不同身份职工的人事档案信息采集、管理没有实现有机统一，人事档案管理系统软件还存在诸多不兼容现象。人事档案管理碎片化、封闭化较为严重，人事档案信息资源共享性较差，导致医院人事档案价值没有得到充分彰显。

3 公立医院精细化管理中人事档案的意义

3.1 规范管理需要

人事档案管理对于公立医院各类人员的业绩考核及评价、人才引进及培育等发挥着十分重要的作用。精细化管理理念及方法在公立医院人事档案管理中的应用，就是要将先进的管理理念、管理方法、管理模式运用到人事档案管理这一项重要工作之中，不断提升医院人事档案管理精细化水平，为公立医院改革提供人才支持和保障。

3.2 决策参考作用

医院人事档案详细记录了医务人员、行政管理人员、后勤保障人员等不同群体的人员数量、工资待遇、专业结构、技术水平和医德医风等，是评价不同群体综合素质、业务能力、技术水平的重要依据。这些信息资料对医院管理者而言，又是其评优竞聘、职称评定、人才交流的重要参考依据。通过人事档案信息的综合评价，筛选出潜在培养对象，加强紧缺型人才引入等，使医院人才队伍管理更具科学性、针对性。

3.3 桥梁纽带作用

精细化管理人事档案，能够发挥出人事档案管理在当事人归属感中的桥梁纽带作用。人事档案的精细化管理，能够体现出用人单位对于人才工作的重视，以及对人才的尊重，可增强员工对于医院用人政策的信任感、满意度，激发员工的积极性，从而保障医院改革的顺利进行。

4 精细化理念在公立医院人事档案管理中的应用

4.1 传统人事档案管理流程

传统的公立医院人事档案管理主要依据较为简单的流程标准进行管理（见图1）。遵循传统档案管理基本流程：收集、鉴定、整理保管、检索、利用、转递和统计，每一个环节有其主要内容和标准。例如，整理人事档案主要是对收集的人事档案进行材料分类、排列、目录登记、技术加工、打孔装订和检查验收，要求做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚和装订整齐等[5 ]。精细化管理则要求以精心的态度，达到高标准、高质量，将精细管理模式覆盖人事档案管理的各个环节，并以规范化、制度化为准绳，实现精细化管理。

4.2 基于“流程再造”人事档案管理流程

基于“流程再造”理念，公立医院人事档案精细化管理流程再造收集、整理、利用和转递四个重要环节（见图2）。具体来说，1）收集流程再造。按照“完整+真实+及时+规范”的标准，其中，完整，就是从德、能、勤、绩、廉等五个方面全面收集医院职工的档案资料;就真实而言，重点审核“三龄两历一身份”信息的真实准确;及时，主要是指在人事档案资料收集时要突出时效性，在年度考核、任免、招聘等环节，做到随收、随办、随审;规范，就是要求人事档案管理要严格按照相关规定、标准和条例进行收集。2）整理流程再造。整理是医院人事档案管理的关键和核心，从人事档案鉴别、分类、排序、编目、加工和装订等各个环节按照精细化的标准和要求进行[6 ]。以分类为例，除了《条例》中所规定的十大类别外，还要根据不同群体，有重点地做好整理归档。聘用制员工要重点做好日常资料以及签订合同的归档整理，并按照其内在内容逻辑关系和时间为序进行整理。3）利用流程再造。利用流程再造要突出规范、安全和保密。其中，规范要求在档案利用过程中注重档案管理部门及人员职责、借阅纪律要求等;安全则要求做到“档案室、阅档室、办公室”三室分离，并配备相应的恒温机、空调、灭火等设备，并定期检查设备功能，做好日常维护;保密性，则要求在利用过程中要做好当事人信息保密，防止私密信息扩散。4）转递流程再造。公立医院人事档案转递要把握规范、时效和安全。规范要求转递时要确保档案资料齐全、手续完备、信息准确，审核转出档案的真实完整;时效则要求根据医院职工变动时，根据要求及时办理转递手续;安全性，则要求转递采取机要交通转递或安排专人转递，严禁邮寄或由当事人自带。

4.3 基于6S人事档案管理措施

在医院人事档案管理流程基础上，将6S管理理念和措施落实到日常档案管理全过程。1）整理。根据十大类人事档案分类，针对行政编、事业编、合同制、临时工等不同群体的特殊性，有重点地整理不同群体的人事档案，并按照科室进行整理、划分，便于后期查询利用。2）整顿。针对公立医院人事档案管理现状，及时健全人事档案收集、整理、利用、转递方面的各项规章制度，并做好人事档案数字化、信息化录入工作。3）清扫。按照“八防”的标准和要求，做好档案室定期消毒、清掃，以及档案密集柜、密集架等的规范摆放。4）清洁。主要是针对档案资料而言，要按照标准和要求进行维护，确保档案资料的整洁。5）素养。加强档案从业人员的业务素能培训，既要加强档案、人事制度等理论知识培训，也要加强信息技术等应用技能培训，不断提升其综合素养。6）安全。守住人事档案安全底线，既要做好档案资料本身的安全，也要做好档案承载着的信息安全，防止泄密事件发生，同时，要做好人事档案应用，发挥其应有价值。

参考文献：

[1]刘治东.基于流程再造理论的医院人事档案精细化管理研究[J].湖北经济学院学报：人文社会科学版，2022（1）：70—72.

[2]张晓楠.医院人事档案精细化管理分析[J].海外文摘，2021（6）：46—47.

[3]谢林森，吕克琦.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].江苏卫生事业管理，2019（1）：82—83，87.

[4]宗静娟.医院人事档案精细化管理分析[J].兰台内外，2019（10）：44—45.

[5]刘丽.6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探[J].现代医院，2021（1）：68—69，73.

[6]李红伟.精细化管理背景下公立医院人事档案管理的改革与效果[J].中国卫生产业，2019（14）：113—114.

作者简介：钟锦燕（1981— ），大学学历，玉林市红十字会医院经济师。主要从事公立医院人事档案管理研究。