干部人事档案信息化建设若干问题的探讨

李海云

摘 要：随着网络信息技术和干部人事档案管理工作的发展，推进干部人事档案信息化建设势所必然。当前干部人事档案信息化建设还存在一些问题，需要我们进一步明确推进档案管理信息化建设的若干重大问题，有针对性地提升干部人事档案信息化建设水平，更好地为干部人事工作服务。

关键词：干部人事档案;信息化;必要性;内容;问题;优化

干部人事档案管理是人力资源开发的重要基础。近年来，很多单位重视人事档案管理工作，加大了人事档案信息化建设力度，进一步拓展人事档案管理思路，提升人事档案管理效率，实现人事档案信息更大范围、更广领域的共享和利用，提升了人事档案信息的价值和作用。但同时我们看到，干部人事档案信息化建设还存在着一些亟待解决的问题，这些问题不仅影响人事档案管理本身，也对人力资源开发乃至单位发展产生了不利影响。新形势下，我们必须正确判断人事档案信息化建设的利弊，转变传统的人事档案管理思路，引进现代信息技术，推动人事档案管理工作高质量发展[1 ]。

1 干部人事档案信息化建设的必要性

新时期推进干部人事档案信息化建设，能够实现干部人事档案信息资源的高效存储、管理、开发、利用和共享，有其现实的必要性和必然性。

1.1 有助于优化干部人事档案管理效果

传统干部人事档案管理主要以手工模式为主，工作中经常检查档案信息的完整性和系统性，也需要按照干部人事档案管理的相关要求，定期对相关档案信息进行收集，一旦信息收集不全或相关人员不在，势必会拉长干部人事档案管理的时间线，增加管理人员的工作压力。推进干部人事档案管理信息化建设，不仅能够通过更为多元化的路径对干部人事档案信息进行收集，也可以通过信息系统对干部人事档案管理工作整个流程进行优化，并加强监督，对存在的问题采取有效措施，提升干部人事档案管理效率和效果。

1.2 有助于实现干部人事档案科学管理

很长一段时间，很多单位在干部人事档案管理方面主要采用的是定性管理方法，影响了档案管理效果。干部人事档案管理质量与档案管理人员的能力素质息息相关，一旦档案管理人员粗心大意或缺乏责任心、主动性，势必会影响档案管理的科学性和系统性。推进干部人事档案信息化建设，能够引进大数据、云计算、人工智能等先进信息技术，推动人事档案信息化、数字化管理。通过对人事档案数据进行分析，能够将单位人员的工作状态、工作效率、工作结果以客观的数据形式表现出来，不仅对于单位人力资源管理工作产生积极作用，也能为相关政策制定提供科学依据，促进人力资源管理和建设。

1.3 有助于准确预测发展趋势

通过干部人事档案信息化建设可以运用更为先进的技术手段，对人事档案数据进行分类、归纳或相关性进行分析研究，进而对干部人事档案管理工作未来发展趋势以及可能出现的风险点进行相对准确的预测，使干部人事档案管理工作变得更为快捷、高效，实现人与岗位的精准匹配，使单位的人力资源得到更合理的利用，更好地推动单位发展。同时通过岗位匹配也能减少人员离职情况，保障高层次人才队伍的稳定性，进而实现人力资源的合理利用[2 ]。

2 干部人事档案信息化建设的主要内容

当前，干部人事档案信息化建设主要包含纸质档案数字化转型、电子文件档案的数据化、人事档案数据库建设以及档案信息资源的开发利用等内容。

2.1 纸质干部人事档案的数字化转型

很长一段时间，我国在干部人事档案管理方面以纸质档案为主，纸质干部人事档案成为承载干部人事档案信息的主体。随着网络信息技术的发展，在人事档案信息化建设过程中有必要将纸质档案转化成为数字档案，进而存储到信息存储介质或系统中，实现干部人事档案信息的有效保存和合理利用。在变种转型过程中，需要档案管理人员结合纸质档案的具体特点选择合适的数字化转型路径，对于近期形成的纸质人事档案信息可以直接用扫描和复印的方式对其进行数字化处理;对年代久远、无法进行复制和扫描的档案，可以通过拍照的形式将其存储到数据库中。通过纸质干部人事档案数字化转型，能够为后续干部人事档案信息资源的管理和开发提供更扎实的数据信息。

2.2 建立干部人事档案数据库

无论是纸质人事档案数字化转型所形成的大量人事档案数据资源，还是新收集上来的干部人事档案信息资源，都应该统一存储到人事档案数据库中，结合不同档案类型对其进行合理划分，确保不同类型的干部人事档案都能够得到有效的管理，形成干部人事档案数据目录，方便后续检索和查询。通过干部人事档案数据库建设，能够使原有的纸质档案和数字化档案得到妥善的保管，形成完整的人事档案信息数据库，无论是在人力资源开发方面还是在干部选拔任用方面，都可以通过数据库数据进行分析判断，提高选人用人的科学性和准确性。

2.3 开发利用和共享干部人事档案信息资源

干部人事檔案信息只有得到充分利用，才能体现其价值和作用。因此，应将档案信息资源的开发利用和共享作为工作的重要方面，既应围绕单位中心工作充分利用干部人事档案数据库优势，借助大数据、云计算、人工智能等技术，对干部人事档案信息资源进行系统开发和利用，更好地服务于干部人事及中心工作。同时也要加强干部人事档案信息资源与政府相关部门以及其他社会组织的共享共用，为政府人力资源调整和社会组织人才引进提供更为全面的人事档案信息支持，实现人事档案信息系统与政府相关部门业务系统和社会组织人事管理系统的有效对接，方便人事档案信息的互联互通[3 ]。

3 干部人事档案信息化建设存在的主要问题

新形势下，干部人事档案信息化建设中存在一些不容忽视的问题。

3.1 对档案信息化建设重视不够

当前部分单位对干部人事档案信息化建设重视程度不足，特别是部分单位的一些领导和有关人员认为应该将更多的精力和资源投入到业务工作之中，相应的人事档案管理工作在政策和资金方面并没有得到足够的支持，软件配套设施更新滞后，难以顺利完成干部人事档案信息化建设相关工作。部分单位依然沿用传统的干部人事档案管理思路和模式，认为如果采用先进的技术手段，虽然推动了人事档案信息化建设，但也容易出现档案信息泄漏或被篡改问题，反而造成负面影响。

3.2 档案管理人员信息化技能不强

单位干部人事档案信息化建设需要扎实的组织保障和人才保障，同时也对档案管理人员的信息素养和综合能力提出了较高要求，不仅需要掌握专业的干部人事档案信息资源管理知识，对单位人力资源工作有所了解，同时还需要具备必要的信息技术素养和操作技能。但部分单位干部人事档案管理人员为兼职，在思维方式和工作方式上依然停留在纸质人事档案管理层面。加之单位并没有对这些人员进行系统的信息化培训，使他们在工作中只能简单地对干部人事档案信息进行录入或检索，难以对重要的干部人事档案信息进行开发、利用和共享，无法充分发挥人事档案信息资源的价值和作用。

3.3 干部人事档案信息资源共享和利用率偏低

虽然部分单位看到了干部人事档案信息化建设的重要性和必要性，也为其配备了相应的硬件设施和软件系统，但这些设备老旧，不适应干部人事档案信息化建设需要，也难以利用现有的设备对干部人事档案信息资源进行开发利用和共享，在一定程度上影响了档案信息化建设。此外，由于人事档案信息化缺少宏观层面的制度规范和操作标准，导致人事档案信息在共享和利用过程中出现了不兼容问题和“信息孤岛”问题，在一定程度上影响了人事档案信息资源的开发、利用和共享[4 ]。

3.4 档案信息来源比较单一，信息化建设经费不足

档案信息来源主要以纸质档案为主，对于干部最新工作状态以及其他途径的档案信息收集途径相对单一，难以通过干部人事档案信息全面反映干部的工作成绩和单位人力资源建设和利用现状，很多档案信息内容千篇一律，缺少个性化信息，也在很大程度上影响了后续干部人事档案信息资源的开发利用。干部人事档案信息化建设是一项系统工程，既要相应的政策保障，也需要足够的经费支持。但从目前情况看，部分单位在人事档案信息化建设方面并没有投入足够的经费，为其更新设备及软件系统，在客观上制约了干部人事档案信息化建设。

4 推进干部人事档案信息化建设与有效利用的对策

信息化时代背景下，各单位在干部人事档案管理过程中应将信息化建设作为重要方向及任务，给予干部人事档案信息化建设足够的政策和资金支持，针对干部人事档案信息化建设存在的问题完善相关制度机制，同时落实好干部人事档案信息化建设的软件设施和配套措施，通过多措并举，进一步提升干部人事档案信息化建设效果，实现对干部人事档案信息资源的合理利用、有效开发和高效共享。

4.1 建立完善干部人事档案大数据管理体系

各单位应将干部人事档案信息化建设与有效利用放在重要位置，推进干部人事档案信息的有效整合，不断提升干部人事档案信息化管理质量。在具体实施过程中应建立和完善干部人事档案数据管理体系。一是要建立数据管理平台。通过数据管理平台实现对不同类型的干部人事档案信息的全面收集，建立更契合单位发展实际需要的干部人事档案信息管理体系，进一步增强干部人事档案信息管理的科学性、有效性和系统性，通过对干部人事档案信息的合理分类，更好地为单位中心工作和发展提供干部人事档案信息支持。二是注重数据管理系统的安全性。干部人事档案信息只有完整、安全、有效，才能够被开发利用。如果干部人事档案信息失真或泄漏，势必会影响单位发展和干部人事档案信息所涉及个人的合法权益。因此，在干部人事档案信息管理过程中应引入更为先进的信息技术，提升干部人事档案管理系统的安全性。应通过身份识别和绑定密码形式对登录用户进行认证，防止非法恶意登录。同时采用加载数字水印和数字版权保护技术，防止干部人事档案信息被恶意篡改，切实保障干部人事档案信息安全。

4.2 注重干部人事档案数据信息的开发

干部人事档案信息只有得到有效开发利用，才能够体现出价值。因此，应将干部人事档案数据信息开发工作放在干部人事档案信息化建设的突出位置。一方面，单位应充分认识干部人事档案数据信息开发的价值和作用，特别是有关领导应重视这项工作，有关人员对干部人事档案信息开发有更高的认知，对干部人事档案信息开发的必要性、重要性和价值进行宣传，让单位内部人员对干部人事档案信息开发利用有新的了解，主动支持干部人事档案数据信息开发工作。另一方面，引进先进的信息技术，为人事档案数据信息开发提供扎实的技术保障。通过大数据、云计算、人工智能等技术的运用，结合单位发展需要提炼出有价值的干部人事档案信息，更好地发挥人事档案信息的价值和作用。还应为干部人事档案信息开发提供扎实的配套措施，重视对档案信息系统的安全维护，为人事档案信息化管理顺利开展奠定坚实基础[5 ]。

4.3 强化资金、技术、人员和制度保障

一是给予干部人事档案信息化建设足够的资金支持。各单位应拿出专项资金用于干部人事档案信息化建设，将干部人事档案信息化建设所需要的资金纳入预算之中，形成长期的资金支持机制，更好地为人事档案信息化建设和人事档案信息资源开发利用提供持续的资金支持。二是提升干部人事档案管理人员的业务能力和素质。干部人事档案信息化建设需要其工作人员具备相应的技术素养，因此，单位必须拿出一定资金用于干部人事档案管理人员的日常教育和培训，进一步提升干部人事档案管理人员的综合业务水平，更好地服务于干部人事档案信息化建设。三是完善干部人事档案管理制度机制。针对干部人事档案管理信息化建设需要，对现行的干部人事档案管理制度进行梳理，对于不完善的地方及时地调整和补充。同时要制定严格的信息安全保密责任制，要求干部人事档案管理人员在信息化建设和人事档案信息开发利用过程中严格遵守保密法律法规及有关要求，切实保障干部人事档案信息安全。

总之，新形势下，随着网络信息技术的不断发展，客观上推动了干部人事档案信息化建设，相应的各单位在干部人事档案管理过程中也应该主动地转变管理思路，树立大数据思维、信息化思维，主动将现代信息技术与干部人事档案管理工作有机融合，积极推进干部人事档案信息化建设，实现对干部人事档案信息资源的有效整合和开发利用。

参考文献：

[1]黄珊珊.探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J].人力资源，2020（8）：2.

[2]刘杰.如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].人力资源，2020（4）：1.

[3]郭岩.事业单位档案管理信息化建设存在的問题与解决措施[J].经济学，2021（1）：58—59.

[4]刘洋.医院档案信息化建设实践和思考[J].中国医院，2020（5）：2.

[5]杨丹妮.探析疾病防控档案管理工作的信息化建设[J].中国地方病防治杂志，2020（4）：2.

（作者单位：山东省金乡县人民医院）