大数据时代应创新事业单位干部人事档案管理模式

单小娥

摘 要：干部人事档案管理是事业单位管理工作的重要方面，对事业单位工作人员个人职业生涯规划及单位发展具有重要作用。大数据时代加速了干部人事档案管理信息化进程，提高了管理效率，使得个性化档案管理模式得以发展。为进一步推动干部人事档案管理模式创新，需要在数字化建设、数据库维护和安全保障等方面下功夫。

关键词：大数据;人事档案;事业单位;模式;创新

干部人事档案是单位工作人员思想政治、学历、履历、表现等相關资料的总和，是事业单位进行人力资源管理的重要依据。大数据背景下，网络信息技术的发展为事业单位干部人事档案管理创新提供了技术手段，也提出了一定的挑战，需要积极推进干部人事档案管理模式创新，充分发挥其作用。

1 大数据时代事业单位干部人事档案管理的新趋向

大数据时代对各行各业发展都产生了或多或少的影响，事业单位干部人事档案管理也不例外。从实际情况看，大数据时代干部人事档案管理出现的新特点和新趋向主要有三个方面。

1.1 干部人事档案管理信息化进程加快

大数据时代背景推动了事业单位干部人事档案信息化进程。一方面，有效解决了传统纸质档案管理效率低的问题，能够对人事档案信息进行快速整合分析[1 ]。另一方面，通过干部人事档案管理信息化系统能够更加全面客观地了解事业单位工作人员的工作履历和工作情况，为事业单位人事安排、职称晋升、薪资福利待遇调整提供准确依据。同时，随着事业单位干部人事档案信息化管理的推进，也进一步提升了档案管理的稳定性，减少了纸质档案的人为破坏或外部环境因素影响，使其具有占地面积小、保存时间长、查询方便等优势，减少了档案管理人员的工作时长和压力，为未来事业单位档案管理工作开展奠定了良好的信息化基础。可以说，在大数据背景下，信息化已经成为事业单位档案管理的重要趋势。如何在推进干部人事档案管理模式创新过程中，既能利用现代信息技术的优势和特点，也不会被现代信息技术所左右，实现事业单位干部人事档案管理模式创新，是档案部门及人员的光荣任务。

1.2 干部人事档案管理效率不断提升

事业单位在干部人事档案管理中，运用数字信息管理技术，能够有效提升干部人事档案管理效率，推动档案管理智能化、现代化、科学化建设。传统的事业单位干部人事档案管理主要以纸质档案为管理对象，在服务过程中只能提供复印、查询、借阅等简单服务，流程比较繁琐，不仅耗费时间长，而且在这一过程中还容易出现其他新问题。而大数据时代背景下，通过对纸质档案的数字化加工，能够将处理后的数字干部人事档案信息存储到数据库系统，借助大数据、云计算、人工智能等技术，有效地规避各种人为因素和环境因素，减少对档案管理人员干扰，极大地提升干部人事档案管理工作的精准性和系统，实现资源共享。随着干部管理效率的不断提升，不仅有助于事业单位干部人事档案管理工作的开展，也能够更好地推动事业单位人才队伍建设及工作的发展，更好地发挥事业单位的人才价值。

1.3 个性化档案管理模式得到发展

随着现代信息技术的不断发展，为事业单位工作人员获取档案信息提供了更为多元化路径。同时，个性化档案服务也成了事业单位干部人事档案管理转型的重要方向。新形势下事业单位干部人事档案管理业务内容呈现出了多样化特点，事业单位工作人员除了常规的借阅和查询服务以外，还希望干部人事档案管理部门为其提供自主上传、自主修改、自助查询等人工智能服务[2 ]。在大数据、云计算、人工智能等技术的支持下，事业单位可以结合员工的具体需求，将个性化档案管理模式创新作为当前工作重点。通过建立事业单位人事档案信息管理系统，相关工作人员结合工作情况和履职尽责情况，将重要的个人档案信息上传到档案管理系统，经人事档案管理人员核实，最终加入到个人档案信息中。既方便了事业单位工作人员了解自身档案情况，也减轻了事业单位档案人员的工作压力。个性化档案管理模式相关功能逐渐完善，能有效简化干部人事档案管理流程，进一步提升事业单位干部人事档案管理效率。

2 大数据时代事业单位干部人事档案管理模式存在的主要问题

目前部分事业单位在干部人事档案管理方面还比较被动，对档案信息的开发利用还相对保守，很多重要的干部人事档案信息并没有得到有效利用。加之事业单位干部人事档案管理模式相对落后，人事档案信息收集渠道过于单一，与人工智能技术结合得不够紧密，信息化推进缓慢，无法真正实现人事档案信息高效利用、开发和共享，人事档案管理工作效率未达到应有的程度。

2.1 干部人事档案信息收集渠道过于单一

事业单位干部人事档案管理工作与单位工作人员切身利益息息相关，多数干部人事档案信息由事业单位工作人员提供。但在人事档案信息收集过程中一般由事业单位内部科室组织相关人员，定期与人事档案管理部门协商对接人事档案信息，在这一过程中由于收集渠道过于单一，很难确保人事档案信息收集的完整性和全面性。一方面，人事档案信息包含十个大类，是事业单位掌握工作人员综合情况的重要依据，如果在人事档案信息收集过程中出现了信息收集不全的问题，就难以对事业单位工作人员作出全面、客观的评价[3 ]。另一方面，在归档过程中，事业单位档案管理部门更愿意用传统的归档方式，以手工记录为主，导致部分人员的履历情况和信息填写情况可能会出现数据填报不准确、更新不及时问题，由于缺少对应的数据支持，在一定程度上影响了事业单位干部人事档案管理工作的开展。

2.2 干部人事档案信息制度机制建设相对落后

大数据时代背景下，要求事业单位在干部人事档案管理过程中积极推进信息化建设，这既是新时期档案事业发展的现实要求，也是提升事业单位干部人事档案管理工作的必然措施。但当前部分事业单位干部人事档案信息化建设的制度机制建设不完善，部分制度机制落后于时代发展要求，难以为干部人事档案管理信息化建设提供制度支持和机制保障。一方面，由于相应制度机制缺失，导致干部人事档案管理人员在工作中随意性较强，对人事档案信息化管理重视不足，难以提升干部人事档案管理质量和效率。另一方面，由于事业单位一些领导对干部人事档案信息制度机制建设重视不足，相应人事档案管理信息化建设就难以获得资金、设备、人员支持，也就无法适应新时期干部人事档案信息化工作的现实要求。因此，事业单位有必要从时代发展角度出发，完善制度机制，推进干部人事档案管理模式创新。

2.3 干部人事档案管理专业人才队伍建设滞后

大数据时代，干部人事档案管理模式创新需要专业人才参与，既包含熟悉事业单位人事档案管理的专业人才，也包含熟悉信息技术的技术型专业人才。只有多种类型人才共同参与，才能保证干部人事档案管理模式创新符合大数据时代要求，符合事业单位人事档案管理要求。但目前部分事业单位在档案管理人才队伍建设方面还存在一些亟待解决的问题。一方面，档案专业人才缺失。部分事业单位对于人事档案管理重视不足，在人员配置上并没有面向社会招聘综合型、复合型人才，而是在事业单位内部通过人员调动方式补齐人事档案管理岗位，这些人员或是年龄较大，或是工作积极性不高，或是专业能力缺失，难以真正为干部人事档案管理模式创新出谋划策，也无法承担起档案管理模式创新重任。另一方面，技术型人才缺乏。大数据时代背景下，无论是事业单位人事档案管理信息化建设，还是人事档案信息资源开发利用共享，都需要熟知信息技术的专业人才。但目前事业单位在人才招聘和人才引进方面更加注重档案背景，而忽略了技术背景，导致事业单位专业人才队伍同质化严重。由于缺少专业技术型人才，导致很多先进技术无法有效地运用到事业单位干部人事档案管理模式创新之中，限制了创新进程。

3 大数据时代事业单位干部人事档案管理模式创新推进策略

大数据时代背景，为事业单位干部人事档案管理模式创新带来了挑战和机遇，当前事业单位有必要进一步明晰干部人事档案管理在事业单位中的具体定位，逐步提升事业单位人事档案管理质量。一方面，要积极推进干部人事档案数字化管理，通过引进现代信息技术，为人事档案管理模式创新提供扎实的技术支持。另一方面，應加速人事档案数据库建设，实现对事业单位人事档案信息的全面收集和整合，为后续人事档案利用开发创造有利条件，同时还要从环境、人才、制度、机制等多个层面入手，为事业单位人事档案管理模式创新营造良好的外部环境[4 ]。

3.1 推进干部人事档案数字化管理

大数据时代背景下，事业单位干部人事档案管理模式的创新对于推动事业单位发展起着至关重要的作用。当前，推进档案管理数字化，是推进事业单位干部人事档案管理模式创新的重要途径。我们应积极推进事业单位干部人事档案管理信息化建设。事业单位领导应充分认识大数据技术对于干部人事档案管理模式创新产生的积极作用，在推进档案信息化建设过程中对具体问题进行讨论和思考，加强对资金和技术层面的支持，引进必要的技术手段，加强基础设施建设，配备先进的服务器、计算机和其他硬件设备，保障事业单位人事档案管理信息化建设的日常运转。同时建立安全的事业单位人事档案管理信息系统，搭建适合人事档案管理的功能模块，定期对干部人事档案数据信息进行更新，并设置相关权限，无关人员不得阅览或复制干部人事档案信息，切实保障事业单位干部人事档案信息安全。

3.2 加速干部人事档案数据库建设

大数据时代背景下，事业单位在干部人事档案管理模式创新进程中有必要将数据库建设作为重点。一方面，通过数据库建设能够对干部人事档案信息进行全面收集、系统整理，并按照人事档案信息的不同属性进行分类统计，对重要人事档案信息设置相关权限[5 ]。同时还能够结合干部人事档案管理的相关要求，对相关信息进行补充和完善，通过动态化管理档案信息的全面性和真实性。另一方面，通过数据库建设，能够为后续干部人事档案信息资源开发提供更为全面的数据支持。新时代，事业单位在人事管理和人力资源开发方面需要做出科学决策，才能真正将优秀人才选拔到关键岗位上，推进事业单位工作发展，更好地服务人民群众。这就需要干部人事档案管理部门结合单位人力资源开发的相关需要，对档案信息数据进行精准提取，提供给有关领导和部门，辅助决策，会有助于人力资源开发和优秀人才使用。

3.3 加强数字化干部人事档案维护

大数据时代背景下，干部人事档案管理模式创新，既需要前期的技术投入和基础设施建设，也需要后期的长期维护更新。只有这样，才能确保干部人事档案管理信息化建设不断与时俱进，确保档案信息与实际情况相符。因此，应加强数字化干部人事档案系统的运行维护。从硬件设施和软件建设的角度看，事业单位应将干部人事档案管理信息化建设所需要的软件设施购置和维护资金纳入年度预算，通过持续的资金投入，确保干部人事档案管理信息化建设的软件设备能及时更新，可以更好地应对复杂的网络环境，加强安全系统建设，防止外部黑客攻击[6 ]。同时，档案管理部门应加强与事业单位相关部门的沟通互动，要求相关人员按照干部人事档案管理要求定期报送应更新的人事档案信息。档案管理人员也要深入到各个部门之中，对干部人事档案维护和信息更新相关工作进行介绍和说明，争取其他部门以至事业单位全体工作人员的支持。

3.4 加强档案数字化管理人才队伍建设

应加大人才引进力度。既要从社会引进专门的干部人事档案管理人才，也要引进专业的技术型人才，充实到干部人事档案管理队伍之中，充分发挥档案管理及技术型人才的特殊功能和作用。实际工作中，应结合新时代事业单位干部人事档案管理对于数据人才的诉求，一方面，加强与高校和科研机构合作，通过订单式人才培养，进一步提升人才培养的专业性，有效地解决当前事业单位人事档案管理技术型人才不足的问题。另一方面，事业单位也要结合人才培养的实际需要，从事业单位人事档案管理年轻群体中选拔优秀人才输送到高校或其他机构，挂职锻炼，进一步提升工作人员的实际能力，然后再回到事业单位干部人事档案管理岗位，发挥优秀人才的引领作用。

总之，大数据时代背景下，事业单位干部人事档案管理部门及人员既要在思想上与时俱进，也要对干部人事档案管理模式进行创新，充分利用大数据、云计算、人工智能等技术的优势和特点，对干部人事档案信息进行全面挖掘、系统整合，进而生成有价值、有潜力的干部人事档案信息，为事业单位人力资源开发和人才选拔提供更好的决策依据。

参考文献：

[1]岳文丽.网络数字化带给高校人事档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2022（01）：129—131.

[2]毛羽.大数据背景下电子档案管理创新路径[J].黑龙江档案，2022（01）：250—252.

[3]吕静.提升人事档案管理“三化”水平[J].企业管理，2022（01）：93—94.

[4]董霏.大数据时代背景下创新企业档案管理工作路径分析[J].城建档案，2021（12）：101—102.

[5]付伟.事业单位人事档案管理信息资源建设策略[J].人才资源开发，2021（23）：35—36.

[6]李荣峰.新时期人事档案信息化建设存在的问题及优化策略探析[J].企业改革与管理，2021（21）：90—91.

（作者单位：广西壮族自治区南宁市天桃实验学校）