基于RPA技术的智能财务共享平台设计

吴昊繁 邹澍华 陆群

【摘要】文章通过对小微企业和代理记账行业现状的分析，指出现行财务核算的弊端，并结合“大智移云物区”背景下探讨如何构建基于RPA技术的智能财务共享平台。以期对小微企业数字化管理和科学化决策，以及代账公司数字化转型提供参考。

【关键词】RPA；财务机器人；财务共享平台；小微企业；代账公司

【中图分类号】F232；F275

一、引言

2021年11月，财政部在印发的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》中提出要推进管理会计信息化改革，建立起财务和业务共享的信息平台。RPA（Robotic Process Automation）即机器人流程自动化，是智能财会领域新兴的“数字劳动力”。特许公认会计师公会（ACCA）发布的《2020中国共享服务领域调研报告》中，有55.20%的被调研者在财务共享服务领域使用或将要投入使用RPA技术，RPA技术是优化财务共享中心的重要方法，基于RPA技術的智能财务共享平台也是加速会计信息化改革的重要手段。

二、基于RPA技术的智能财务共享平台驱动因素

（一）RPA技术

RPA也就是财务机器人，是通过特定程序模拟人类操作的计算机流程。基于Windows系统和浏览器交互，模拟鼠标、键盘、屏幕抓取、流程运行等操作，执行打开程序、复制粘贴、填写表格、读写数据库表、登录网页、采集网络数据等任务，将非结构化的数据转换为结构化数据。通过这种“非侵入式”跨系统连接，在不改变企业原有系统的情况下RPA可24小时处理规则明确性强、业务数量规模大、工作重复程度高、系统异构程度深的任务，有效地提升工作效率，缩减人工成本，提高服务质量，规避人为错误。

（二）代理记账公司基于RPA技术构建财务共享平台的驱动因素

1.小微企业现状分析

艾瑞咨询在《中国中小微企业融资发展报告》中显示，2020年小微企业占市场主体比例超95%。随着“大智移云物区”的发展，大中型企业逐步沿着财务信息化—财务自动化—财务智能化—财务数字化的轨迹转型。小微企业虽是市场主体的主要构成部分，然而管理层级简单、业务模式固定、收入来源单一，企业管理者大部分非财务出身，认为财务系统昂贵、财务部门无法产生效益，成本收益率低。因而大部分小微企业不设立财务部门，选择将财务工作外包给代理记账机构。

2.代理记账公司现状分析

代账公司的主要客户为小微企业。因代理记账行业平均收费低，行业准入门槛低，从业人员学历水平低，业内恶性竞争严重，因此盈利性不强。低收费导致代理记账行业信息化水平低，凭证交接等工作主要依靠人工传递，效率低、时效性差，人工成本、交通费、通讯费高且存在凭证遗失和毁损的情况。大部分代账公司业务停留基础业务和报税层面，只能依靠凭证推断业务经营情况，业务和财务割裂。然而随着会计信息化的普及，基础会计业务将逐步被财务机器人取代，代理记账公司的数字化转型迫在眉睫。

3.代理记账公司搭建RPA技术下的智能财务共享平台的驱动因素

代理记账公司尽管客户源多样，但业务同质性高，大部分代账公司未意识到衍生服务才是未来抢夺市场占有率的关键。通过构建智能财务共享平台，整合业务流程，利用RPA集中标准化处理重复性高、数量大、规则既定的业务，将财务人员从低附加值的工作中解放，通过合理配置有限的资源将其转移到高附加值的工作中，如：财务分析、税务分析、行业分析等，促进财务人员从业务核算型发展为管理型。财务共享平台促进了业财融合，通过实时的数据提供，代账公司可以做到全流程监控企业业务，提升服务质量。尽管财务共享平台搭建费用较高，然而RPA技术解放了财务人员，人工成本缩减，业务效率提高，服务质量升级。小微企业会优先选择拥有智能财务共享平台的代理记账公司。客户数量增加可以覆盖平台搭建费用，RPA技术下多客户自运行的智能财务共享平台可以为代账公司抢占市场份额、创造更多的价值。

三、基于RPA技术的智能财务共享平台模式结构

以代账公司为中心的智能财务共享平台利用聚合效应将一个企业的不同业务部门集中到一个核算平台里，通过自动化的业务处理将非结构数据处理为结构数据，标准化的业务流程和输出结果增加了财务信息的可比性和可验证性。实时化的数据提高了增值业务的质量，增加了代账公司创收。

智能财务共享平台下的代账公司相较于传统代账公司组织结构混乱不清、专职人员数量稀少、兼职人员过多的情况，更需要标准化部门划分，细化岗位分工和制度化管理监督，通过协同效应最大化企业价值。基于此代账公司组织结构主要有三部分（见图1）。

客户部门，主要负责业务销售、客户答疑，凭证确认和客户意见收集反馈。客户部门主要对接小微企业，即内部使用者。通过实时反馈进度，加强客户和企业的交互性，收集客户意见反馈给IT部门和业务部门，通过信息收集构建完善和个性化的企业数据池，定制化服务客户。

业务部门，是智能财务共享平台的核心部门，主要分为两部分：基础服务和增值服务。基础服务通过RPA提取、清洗和录入数据，依据既定规则智能化处理业务。增值服务则通过人机协调，即财务机器人根据企业需求抽取数据，初步构建财务分析，会计师基于财务机器人制作的财务分析底稿深度分析企业，支持决策。

IT部门，负责系统维护、系统升级、系统监管和系统安全。共享平台对于软件和硬件设施要求高，因此需单独设立IT部门维护系统日常运营。基于RPA跨系统交互特性，任何一方系统升级均需要考虑现行RPA流程的可行性，并实时升级跟进。而因为业务种类繁多，业务范围广，业务部门操作的规范性需要通过系统监管。同时由于财务信息的保密性和数据云端储存的特性，系统安全显得尤为重要。智能化平台本就是不断升级的平台，依据外部使用者、业务部门、客户部门的反馈，IT部门需不断升级平台。RPA的低代码性意味着财务人员经过培训可以自主开发财务机器人，IT部门需要校准和核验自开发机器人的可实施性。

区别于传统的代账公司，RPA技术下的智能财务共享平台可以连接税务机关、工商部门、海关、银行和金融机构等外部使用者，实现智能报税、工商注册、自动对账等功能。因为信息的不对称性，小微企业在融资上存在申报难、利率贵等现象，金融机构通过访问财务共享平台在特定权限等级内获取可比较、可验证的企业经营数据，精简了获取信息流程，简化了小微企业的融资流程，降低了融资难度。

四、基于RPA技术的智能财务共享平台框架

基于RPA技术的智能财务共享平台通过信息化手段输入数据，利用RPA处理信息，经由特定企业通道传输到专门的财务共享平台和数据中台中，RPA自动化处理基础服务，人机协调定制增值服务。再利用RPA技术可视化处理信息，将数据输出到不同主体的使用者层面。构建一個标准化、智能化、自动化、自升级、可定制的财务共享平台。平台主体框架包括三部分：数据输入、数据加工和数据输出（见图2）。

（一）数据输入

代账公司客户数量庞大，客户来源多种多样。针对有业务系统平台的客户，利用RPA“非侵入式”技术连接当前使用的PC端，移动端和其他客户端提取企业信息导入平台。对于无业务系统平台的企业，搭建PC端、移动端接口，利用图像识别、语音识别、文档提取技术完成原始凭证、证件、录音和文档等数据的提取。基于RPA数据和文字检索、图像识别和处理等功能精细清洗数据，识别信息传输主体，归类到独立的企业数据池中，完成不同财务系统的企业数据输入。

（二）数据加工

为了构建聚合、集成的财务平台进行日常财务业务处理、满足不同场景以及不同主体的财务分析需求，数据加工模块搭建了财务共享平台和数据中台。

1.财务共享平台

财务共享平台是标准化的共享平台，主要处理代账公司的基本业务，基于其业务范围，财务共享平台主要划分为四个模块：会计核算、资金管理、税务管理和工商管理。

会计核算业务主要处理大量同质化的业务，通过将业务规则输入到RPA流程中，依据输入的财务信息智能制证并进行会计核算，通过标准化的处理程序分别输入到对应企业数据池中，形成总账，最终生成报表。

资金管理涉及往来对账，通过内置RPA程序录入不同银行的登入信息，自动化登录网上银行，下载银行对账单，并将数据提取至固定格式的表格中上传至共享平台，基于内置的对账规则利用财务机器人进行智能化对账，搭建一键对账的功能。自动付款也同样基于此，通过识别付款银行自动化登入划款，大幅降低人工失误率。银行回单则主要依靠RPA的图像抓取能力，识别主体和银行自动归类到企业的影像档案中。

税务管理利用财务机器人将财务共享平台与税务局的智能税务信息系统连接，自动化读取企业财务数据到税收软件上，实现自动填表的功能，并最终申报纳税。流程化、标准化和智能化的纳税申报可以降低代账公司报税人员负担，规避人为失误，降低成本并提高服务质量。

工商管理系统依据RPA文字提取功能，接入工商局系统，智能填表、自动工商注册、注销。降低了因办理工商注册和注销而产生的时间成本、人力成本和交通成本。

2.数据中台

数据中台主要依据数据的类型和应用途径分为三个模块：数据库、数据建模与管理、数据分析应用。

数据库的数据来源分为三部分：财务数据、地方数据和行业数据。财务数据主要是将财务共享平台处理完成的企业内外部业务和财务数据经过清洗、分类和加工转化为数字化的信息。因代账公司主要服务地方经济的特性和“一对多”经营模式，大部分代账公司会对接上百甚至上千家当地的小微企业。通过平台，依据客户行业分类，同时接入代账协会、地方财政局、地方统计局等数据接口，RPA可以提取地方数据，并构建地方数据库。行业数据则主要依靠财务机器人抓取国家统计局、同花顺或者东方财富网等公开平台的信息数据，依照行业分类清洗和加工。构建一个企业—地方—行业的阶梯式数据库。

数据建模和管理主要有六部分：数据计算、数据分类、数据存储、数据安全、影像管理和会计档案管理。通过数据建模构建模型，提取数据库中的信息计算企业财务指标、地方指标和行业指标，将其分类至对应的企业数据池中存储。因数据的保密性，数据管理需内置防火墙保护数据安全。客户端输入的标准化影像和财务共享平台生成的标准化会计档案也应依照主体存储中。

数据分析和应用致力于提供增值服务。依据不同模型的需求自动化提取企业数据池、地方和行业数据库的信息，填充到对应的财务分析、预算分析、融资管理、税务分析、行业分析和绩效考核模型中并编制报告。依据编制好的预算分析在企业运营过程中实现全过程监察，一旦指标超过设定界限，RPA系统会自动发送风险预警到财务人员和企业管理者手中。政策评估主要通过RPA抓取国家新政上传至平台中，通过模型构建评估新政下的企业表现，帮助企业申领政策优惠并依法运营。

（三）数据输出

通过整合财务共享平台和数据中台信息，基于企业所处行业和地理位置，横向上破除内部业务壁垒、纵向上连接外部使用者进行数据交互和比较，针对不同的使用主体前瞻性地生成可视化的分析报告，提供可理解性高的财务分析，为战略决策、融资决策、税务监管等提供数据化支撑，实现小微企业的业财融合。

（四）优化系统

基于RPA技术的智能财务共享平台的运营需要软件和硬件，因此软件和硬件的优化系统至关重要。数据采集时需先核验使用者身份，通过人工校准非标准化凭证，如手写凭证信息的提取，要及时反馈错误给IT部门，进行系统升级，规避同类错误，最终形成数据输入自动化，彻底解放人力。

数据加工环节需严格控制权限，因不同业务涉及的权限等级不同，为防止权限混乱而造成的业务处理或数据分析错误，平台应设立监管系统进行全流程把控。企业涉密数据应加密存储，防止黑客攻击，损害公司声誉。对于数据分析等应用，因RPA编制的分析报告是基于模型和内置程序，模板化、同质化严重，因此人机协调多用于此模块。财务人员依据机器人编制的底稿和针对企业特性、地域特性以及行业特性，提出科学化的管理建议，通过政企联通引入政府数据和政策，于平台内实时更新，并设置交流平台，实时接线政府进行政策咨询和培训，切实提高财务人员专业素养。因RPA的低代码性，财务人员经过一定培训可以自行开发财务机器人，做到平台自升级、自更新、自优化，财务人员通过自主优化流程简化办公程序。

数据输出环节需对接平台的内外部使用者，调动其监管能力，将反馈传输至IT部门，辅助构建健康发展系统生态。通过客户部门和使用者的沟通，依据需求定制个性化报告，并将其需求分门别类汇总至企业数据池中，形成企业个性档案，提高服务效率。

五、基于RPA技术的智能财务共享平台的机遇与挑战

（一）机遇

智能时代下代账公司不能安于一隅、故步自封，应跟紧“大智移云物区”的趋势，加速企业财务信息化、智能化转型。代账公司通过转型可以在维系基础业务的同时提供多样化的增值服务，提升企业的核心竞争力。自动化智能化的操作系统也缩减了的业务成本，提高了利润空间。代账工作不再浮于表面，新技术推动的代账公司转型挖掘了代理记账行业的潜在价值，促进了行业健康发展。

小微企业将业务外包给代账公司，缩减了财务成本和人工成本，通过合理的价格获得增值的服务。与此同时，数据化和科学化的财务分析可以真正做到支持企业决策，小微企业的财务职能参与度将大幅提升，有助于削减经验导向的小微企業决策机制，构建企业绿色发展生态。

（二）挑战

基于RPA技术的智能财务共享平台给财务人员带来了技术上的挑战。行业需要复合型人才，从事基础会计业务的人员因为岗位被财务机器人取代，必须提升自身素质。除会计和金融等专业知识，IT技术、低代码开发能力和自主学习能力都需要会计人员掌握。

财务共享平台对系统软件和硬件设备也提出更高的要求，数据能否存储至云端、数据在云端是否安全均需要考量。与此同时，因RPA是跨系统的交互技术，一方的软件升级或换代都会导致系统无法运转，RPA流程闲置。因此，代账公司必须建立相应的IT部门或卓越中心（Center of Excellence， CoE）维护平台日常运营。

六、总结

在政府大力推动管理会计信息化改革和业财融合的当下，辅以“大智移云物区”的技术支持，小微企业的财务转型刻不容缓，以代账公司为中心构建基于RPA技术的智能财务共享平台可以利用聚合效应为用户提供一站式财务服务，建立标准化的企业数字档案。

代账公司的财务转型也为代账行业提供了新的机遇和挑战，提升从业人员素质，搭建智能财务共享平台可以促进其从提供基础服务的“老账房”转型为支撑企业决策的“好帮手”，持续推动小微企业和代账行业的健康可持续发展。

主要参考文献：

[1]冯文芳，田文中，杨雯琪.基于微服务与中台理念的财务共享管理平台设计[J].财会通讯，2022（06）：167-171.

[2]张杨军，闫宇洁，孙敏.“大智移云”背景下的RPA在财务共享中的应用[J].财会学习，2022（06）：44-46.