烟草企业矩阵式标准管理体系构建

时艳霞 王孜 曹渊

[摘 要]2019年行业企业管理现场会指出，行业各单位要扎实推进贯标工作，全面提高内部控制能力，同时还要始终把贯标作为夯实基础管理、提升核心竞争力的有效抓手和重要载体。除此之外，还需要用精益管理的理念、目标，为系统建设注入新的活力和动力，进一步强化以制度标准管人管事的规范意识。不仅要做好“废、改、立”的标准化工作，还要严格执行制度标准，树立制度权威，减少人为因素，切实提高企业的规范运作能力。因此在新时代背景下构建更加标准化的管理体系十分必要，文章将以漯河卷烟厂的基本情况对构建矩阵式标准管理体系提出几点构想。

[关键词]烟草企业；矩阵式；标准管理体系

中图分类号：F721 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）07-0037-03

在现代市场经济竞争愈发激烈的背景下，烟草企业唯有通过构建更加完善的内部管理体系才能提升整体的核心竞争力。同时在新时代背景下突出重点、防范风险、提升水平，深化工作内涵、提升工作标准、创新工作方式，集中精力和资源，加强过程管控，加大培训力度，强化风险管理，不断增强标准化管理的针对性和有效性也将成为烟草企业需要重点执行和落实的内容，以下将从漯河卷烟厂的基本情况以及构建矩阵式标准管理体系的必要性提出具体的实践路径[1]。

漯河XX厂建于1946年，是河南某工业有限责任公司下属的卷烟生产企业。近年来，企业生产制造呈现稳中向好、经济运行稳中有进、转型升级稳中提质的良好局面。但在新时代背景下，漯河卷烟厂在内部标准化建设的过程中依然存在以下问题。

一是标准与岗位、人员的对接机制有待建立，自2015版质量管理体系换版以来，漯河厂持续强化学标、贯标工作，构建了较为完备的技术、管理、工作制度体系，但职工经常反映标准文件数量较多，缺少标准与岗位的对应机制，对应该掌握、执行哪些标准仍没有较为清晰的认识和了解[2]。

二是标准执行率有待进一步提升，近三年的厂级内审报告显示，漯河管理标准执行率依次为94.2%、95.6%、96.7%，呈稳步提升态势，但与《漯烟？2020》基础管理升级目标中提出的文件执行率力争达到100%，以及省内兄弟厂2020年内审结论97.8%相比，仍有差距；同时，在实际工作中，依规开展工作的主动性、自觉性有待提升，习惯于依靠经验开展工作，对一些新制修订的标准规范执行有效性不够[3]。

三是漯河厂缺乏成型的标准化工作管理模式，未能实现对ISO9000要求的有效转化和落地实施，制度制修订、审查、评价的要求和方法未固化，未能有效融入精益管理方法，无法为各部门提供有效指导[4]。

从此层面来看，漯河XX厂构建更加完善的矩阵式标准管理体系是十分必要的。

漯河厂基于矩阵式组织理论，在原本的部门、岗位、人员垂直纵向管理条线的基础上，增加了与技术、管理、工作三类标准的横向对应关系，将矩阵式标准管理系统定义为“标准与部门、岗位、人员三方面相结合，技术、管理、工作三类标准相统一”，即“三结合、三统一”[5]，以下将对具体做法进行分析。

（一）“三结合、三统一”矩阵式关系建立

1.建立标准文件清单

从企业标准化系统中整理最新版本标准，汇总形成包含标准编号、名称、版本、性质、起草部门等信息的《漯河厂已发布标准清单》，由企业管理部汇总后交由各部门体系管理员审阅，并根据反馈的修改意见，对清单进行优化完善和发布。

2.建立部门-标准对应关系

从各标准正文中明确需要学标、贯标的部门，同时根据关联程度和范围将标准分为部门主责、部门关联、全厂管理人员通用三种类型，形成《标准-部门对应清单》，并将其前后逻辑关系互换，转化为《部门-标准对应清单》，经各部门审核同意后予以发布，使各部门清楚标准的责任和范围。

主责、关联、通用三种类型标准划分原则：

（1）符合下列条件之一，即定为主责标准：起草的标准；对标准有归口管理权（部分标准有两个归口部门，例如《标识与可追溯性管理办法》中，生产管理部负责标识和可追溯性的统一归口管理，工艺质量部负责产品检验状态标识的归口管理）；对标准有修改权。

（2）关联标准：标准中有一项或多项内容，部门（岗位）有执行的必要，且对标准无修改權，仅可提出修改意见。

（3）全厂管理人员通用标准：标准中有一项或多项内容，每一名管理人员均有执行的必要。

3.建立部门-岗位-人员-标准对应关系

由各部门负责，根据《部门-标准对应清单》中涉及标准，结合部门工作标准和实际工作分工，以部门目前岗位为准，将部门、岗位、人员与部门主责、部门关联、通用标准进行一一对应，形成并发布包含主责、关联、全厂管理人员通用三类标准的《部门-岗位-人员-标准结合清单》。

（二）“三结合、三统一”制度评审

制度评审体现了以下三个提前：

1.提前建立关联关系

在制度制定、修订前，提前建立新制度的“三结合、三统一”关联，明确制度的主责、关联与通用部门、岗位、人员，建立单个制度的《部门-岗位-人员-标准结合清单》草稿。

2.提前开展集中评审

在启动标准化系统发布流程前，提前对制度进行集中评审，根据清单草稿邀请相关人员参加，从管理层、业务层、执行层考虑，对制度的符合性、适宜性、充分性、有效性等方面进行全方位评审。

3.提前固化关联关系

在制度修订完成后、开展制度培训前，提前将“三结合、三统一”关系固化到清单中，并将其作为制度制修订的最后一个必要步骤，制度起草部门可参与培训的部门，也使各相关部门清楚培训的内容与要求。同时课题组设计Excel宏运算代码，将“部门、岗位、人员”发生变化的“标准”对接设置为“一键”更新。

（三）“三结合、三统一”培训宣贯

为使职工快速、高效地了解、掌握主责、关联、通用标准，漯河厂构建了“1+N”制度宣贯机制。

1.“1”——一次集中培训

因是首次建立“三结合、三统一”关联关系，需使职工尽快清楚相关标准，故采取网上学习和线下培训相结合的方式，利用一个月的时间，从网上自学、部门集中培训、职能部门专项培训三方面，对三类标准进行集中宣贯培训。

一是网上自学。由各岗位人员自行登录企业标准化系统，通过标准名称、编号等信息，查找并自学个人主责、关联、通用的全部标准。二是部门集中培训。各部门在本部门范围内，选取不少于五项“全厂管理人员通用标准”开展集中宣贯培训，形成并保留《体系培训记录》。三是职能部门专项培训。由职能部门结合当前工作重点、标准执行薄弱环节等因素，各选取1～2项主责标准，制定培训计划上报企业管理部，由企业管理部统一组织人员，开展集中培训。

2.“N”——多次持续宣贯

漯河卷烟厂建立了制度培训的长效机制，要求各部门依据《部门-岗位-人员-标准结合清单》中主责、关联、通用制度制定年度制度培训计划，每月开展至少一期体系培训，由部门负责人、制度起草人走上讲台，摘录与工作紧密相关的制度条款进行讲授。在此基础上，将标准中的各项通用条款纳入到每季度的管理人员能力水平测试中，由人力资源部组织，厂级领导监考，进行闭卷考试集中测验，考试成绩与部门领导、职工评优评先直接挂钩，达到以考促学的目的。

（四）“三结合、三统一”制度审查

根据各部门主责、关联、通用三类标准，明确审查责任分工，规定审查频次要求，逐步建立起“3+2”，即三级审查、两类整改的制度审查机制。

1.部门自查

要求漯河卷烟厂各部门每月针对主责标准开展一次制度自查，每年将全部主责制度自查一轮，覆盖全面。在此基础上，依据ISO9001标准要求，总结自查经验，将相关技巧编制为制式的表格，规定各部门需从格式规范性、适宜充分有效性、符合性、内容缺失四个方面进行自查，使各部门制度自查有的放矢，拉高整体自查质量。每季度组织开展自查工作交流会，由各部门体系管理员现场相互点评、传授经验，指出突出问题、明确工作思路，在提升工作质量的同时，形成漯河厂质量管理体系的组织合力、专家合力。

2.月度点检

每月定期组织体系管理员开展为期一周的月度点检，引入主责和关联标准“全过程”审核，重点关注公司与厂、厂内主责与业务关联之间流程节点的顺畅程度，确保上承下接。要求审核员提前对制度进行研读，结合内审检查表和以往审核经验，舍弃了对“出错概率较小的流程节点”的检查（例如一些上系统的业务流程），讨论并记录制度中运行风险较大的流程节点，制定点检清单，精确实施审核，达到明确点检目标、提高查找深度、提升过程效率的目的。

3.集中内审

同样采用“全过程”审核的方法，将内审工作与管理诊断融合，充分发挥管理诊断把脉问诊、开方抓药的职能作用，不仅对标准的符合性、有效性进行考量，同时对标准体系是否满足上级法律法规、适应企业生产经营需求、各项条款描述清晰和充分等进行综合测评，使内审工作效果实现质的升级。

4.两类整改

根据三级审查发现的问题，将问题分为内部整改和跨部门整改两类，指定不同的牵头部门（内部整改由部门自行整改；跨部门整改提报企业管理部，指定制度主责部门牵头整改），采取不同的改进措施（内部整改由部门制定措施；跨部门整改由企业管理部提出整改意见），规定不同的整改时限（规定内部整改在15天内完成；跨部门整改在30天内完成），运用“查堵防”精益管理特色工具从问题深入查摆和风险预防管控两条路径，制定切实可行的系统性整改措施，避免同类问题的重复发生。同时采取销号制度，规定所有问题需在OA主页公布台账，实现“群众监督”，严格跟踪落实，从有效性和落实率两方面确保问题整改取得实效、确保审核工作取得实效、确保制度优化取得实效。

（五）“三结合、三统一”集中评价

漯河卷烟厂将上述标准化建设的工作纳入标准化建设考核，根据关联关系建立情况、讲的效果、查的深度、改的质量，制定《体系建设日常工作考核表》，每季度末进行多维度评价，并纳入绩效考核。同时，为了适应快速变化的环境和不断发展的企业，每半年对厂级《体系运行考核办法》进行一次修订，一方面是根据公司内审结果，结合公司体系考核制度，将相关的条款落实到厂级制度中，确保对公司各项要求的有效支撑；另一方面是根据企业标准化体系运行现状，调整奖惩方向和力度，增加奖励条款，有效评价对全厂体系工作有确实贡献的部门；增加惩罚条款，考核体系工作推进不力的部门，充分发挥评价考核的激励和引导作用。

（六）“三结合、三统一”专项提升

课题组结合企业标准化管理实际情况，针对标准化建设过程中发现的急需改进的短板和瓶颈问题制定改进提升措施，设定工作目标、方法、路径，作为当月标准化重点工作，起草下发通知，按时组织验证。以体系重点工作为“助燃剂”，可解决长久以往“机械性”的日常工作安排导致的各部门干事创业积极性下降的问题，大幅提高各項工作的完成质量，逐个击破标准化管理痛点难点。

例如，开展记录管理专项工作，由各标准起草部门检查核对以及更新标准化系统中管理标准相关记录，核对系统外挂的相关记录（标准附录）与正文中相关记录内容是否一致并记录，由企业管理部汇总、核对结果，组织各部门及时更新标准化系统中的错误记录，同时修订《记录控制程序》，规范记录使用的相关要求，明确标准化系统附录为获取体系记录表格的唯一“渠道”，形成长效机制，确保标准记录的规范使用，有效提升制度执行率。

总而言之，在新时代背景下烟草企业将面临更大的市场风险和挑战，因此为了更好地确保企业内部运行的整体稳定性，需要基于企业内部的基本架构以及运行需求构建完善的标准化体系，进而为推动企业的可持续性发展奠定良好基础。文章主要基于课题对漯河卷烟厂基本情况的研究，找出当前烟草企业内部运行中存在的问题，并提出针对性的矩阵式标准管理体系构建实践路径，以期能够更好地提升烟草企业内部管理的规范性。

[1]柳飞，颜敬青，张建安，等.烟草标准管理体系的现状分析与应用研究[J].中国标准化，2016（13）：84-86.

[2]胡凤.完善烟草商业企业预算定额标准管理体系措施[J].财会学习，2020（30）：70-71.

[3]周晓莉.烟草企业预算定额标准体系实施及优化探讨[J].中国乡镇企业会计，2020（12）：57-58.

[4]张晶.烟草企业预算定额标准体系实施及优化分析[J].财经界，2021（12）：19-20.

[5]吴明山.烟草工业企业预算定额标准体系优化研究——以河南中烟为例[J].商业会计，2019（08）：74-76.