我国档案定义属概念的发展历程

张 晔

档案定义在档案学中一直是一个基础性的问题，可以说，一切关于档案学的探讨都需要先对档案进行界定之后才能进行，这也就使得自从档案学产生一直到现在，学界对于档案定义一直保持着相当的关注度，学者们从不同方向和角度对档案所下定义的数量也随着时间的推移而不断增多，定义的深度和严密程度也越来越深。据谭琤培先生所著的《当代中国档案学热点评析》一书的统计，从新中国成立开始，截至2002年，我国对档案所下的定义多达140种[1]34-47，如果将民国时期对档案定义的讨论也包括进来，则数量会更多。档案定义的发展与其他事物的发展一样，都是在发展的过程中经历对自身的否定和不断创新的，学界对档案的认识从最开始档案是文件一步步发展到现在档案是原始性符号记录，这中间经历了一个较为漫长的认识发展过程，本文按照时间顺序对这一发展过程进行梳理，在了解档案定义的发展经历了哪几个阶段的同时，也对不同阶段的定义进行阐述和评价。

在梳理之前，首先要明晰下定义的方式。一个定义应由三部分组成，即定义项、被定义项以及定义联项。确定一个定义项，通常采用属概念加上种差的方法，其中属概念指的是反映事物中作为属的那类事物的概念，即划定定义项的从属范围，确定定义项的分类；种差是被定义项与其属概念之下的其他种概念在内涵上的区别，即为同属于该属概念的事物所独有的，可以与其他事物相区分的特点。比如，人可以定义为：“人是能制造工具，并能熟练使用工具进行劳动的高等动物。”该定义中人的从属范围是“动物”，即人是动物的一种，“动物”就是人的属概念，而“能制造工具”“能熟练使用工具”就是人这一概念的种差，是人区别于其他同属于动物这一属概念之下其他事物的本质特征。可以看出，给一个事物下定义的过程主要分两步，首先要确定它的属概念，然后用种差对其进行界限的划分。也正是因为不同学者对档案定义的概念有着不同的认定，才使得档案定义一直是一个需要不断讨论的问题。按照时间顺序，我国档案界对档案属概念的定义可以划分为两个时期。

一、档案学产生至改革开放之前的档案定义属概念

从产生开始一直到20世纪80年代初期的改革开放为止，可以看作我国档案学界对于档案属概念认识的第一个时期，这一时期以早期的档案学思想为主，代表人物有何鲁成、周连宽、陈兆祦等。

1.档案定义的属概念。这一时期普遍将文件认定为档案的属概念。如何鲁成在1938年出版的《档案管理与整理》中将档案概括为：“档案者，乃办理完毕归档后，汇案编制留待参考之文书。”并将其进一步解释为“档案非为一机关内文件之全体，而为一机关内之文件已办妥者”[2]2-4。这一概念将档案确定为文书，认为档案是文书的一个部分，文书经过整理、保存、备查后就会形成档案。同时期周连宽在《档案处理法》中提出：“所谓档案，系指处理完毕而存贮备查之公文也。”[3]80也证明了这一想法。这种以文件为属概念的定义之所以被认可，主要是因为在当时的办公环境下，文件和档案基本以公务文书为主，其他类型的文件和档案还并没有大范围出现。

新中国成立后，对于档案定义属概念的认识虽然仍然是以文件或者文件材料为主，但是也由于档案类型的丰富而产生变化。第一任国家档案局局长曾三在《我对档案工作的认识》一文中指出：“我认为所有机关、学校、工厂、农场、企业、人民团体在工作中形成的文书材料（包括收发文件、电报、会议记录、录音记录等）都应该作为档案来保管。”[4]1可以看出，在这时，虽然学界已经认识到档案并不只是从文件转化而来的，还有诸如录音、电报等更多形式的内容，但是学者们并没有选择放弃“文件”这一属概念，而是将文件的内涵扩大了。原本的文件只包括公务文书，而扩大后，文件的概念开始变得不受材质和载体的限制，更贴近现代广义的文件范围。陈兆祦在对档案下定义时也运用了这一思维，他认为一个事物的属概念应该是从这个概念最临近的概念中寻找。与档案这一概念较为接近的有“文件材料”和“历史记录”这两个概念，其中文件材料这一概念相比历史记录来说表意更准确，更能作为一个明确的概念，而且根据国内外档案学的发展来看，文件材料这一属概念一直在多个国家通用，所以沿用下去也未尝不可。在这里陈兆祦提出了文件材料这一属概念的局限性，即人们对文件的认识基本都固定在文书上，对于其他具有文件性质的材料并不看成是文件材料。基于这一点，陈兆祦对文件、文书和公文三个词作出了解释，文书和公文都特指书面文件，而文件则不仅包括常见的文件，也包括在工作活动中直接产生和使用的类似文件性质的材料，从而使内涵更宽泛的“文件材料”一词确定为其档案定义的属概念，将档案定义为机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的档案材料[5]15-22。

2.对“档案是文件”这一观点的评价。首先从历史背景上看，档案产生是在20世纪30年代，在这一时期能与档案有直接接触进而进行研究的人有两类：一是历史学家，但是历史学家研究领域中普遍不包括档案定义的问题。二是机关单位档案工作人员。机关单位中归档保存的档案的前身基本都是各单位在工作和生产活动中产生的文件，所以机关档案工作人员普遍将档案与文件看作同一事物的不同发展阶段，即文件是档案的前身，档案是文件的归宿。这种观点对于来源于文件的档案是没有争议的，但是随着时代的发展，档案的来源并不仅限于文件，各类声像记录、日记手稿、科技档案等材料最后也会转化成档案。陈兆祦对文件、文书和公文的定义进行划分，就是因为意识到了这一点，但他并没有选择其他更为贴切的属概念，而是将文件所表述的范围扩大以继续将文件作为属概念。陈兆祦本人的档案思想受到了早期档案种类不丰富这一客观因素的影响。其档案定义提出于20世纪80年代，当时虽然已经有除文书形式以外的档案存在，但是数量和类型上都不是非常丰富，所以也可以看出，陈兆祦关于档案的定义虽然是通过扩大文件外延的方式扩大了档案的范围，但从根本上讲还是仅仅把公务材料作为档案的来源。后期陈兆祦文件生命周期理论的提出也证明了这一点，其将暂存阶段的文件和永久保存阶段的文件都定义为档案的思想，也说明他将机关内部产生的公务文件看作档案的前身。

所以可以看出，将文件作为档案的属概念这一观点一方面因为对文件的概念界定不清的缘故，使文件不能包括所有的档案。同时，零次文献的提出也使档案来源于文件这一说法不能成立，零次文献指的仅仅是被记录下来而没有经过加工的文献，比如日记，这部分文献在转化成档案之前是没有经过转化成文件这一程序的，所以文件这一概念无法对所有档案进行概括。另一方面，以文件为属概念即认为档案是文件发展到一定阶段的产物，但这一说法在逻辑上无法自洽。如果文件和档案是同一事物的不同阶段，那么用文件去定义档案的行为就成了用一个事物未来的阶段定义过去的阶段，即自己定义自己。而按照定义的规则，属概念应是被定义项最接近的概念，既然文件与档案属于同一概念，那就无法用文件作为档案定义的属概念。

二、改革开放后档案的定义

改革开放后，随着国家科技和经济发展，档案种类和类型都得到了丰富，以往的档案定义已经不能满足档案发展的需要，学者们也开始对文件能否作为档案的属概念进行探讨。1980年，国家档案局主办的《档案工作》杂志第四期开始了对档案定义的大讨论[6]53-56。这一讨论持续了两年，并且从此开启了学界对档案定义属概念的不断探究。

1.属概念为历史记录。在学界关于档案定义的大讨论之后，文件为属概念的观点的地位并没有太大的动摇，讨论的关注点从档案的存在方式转移到档案的本质属性上，出现了以历史记录为属概念的观点。如王德俊在《浅谈档案定义问题》中认为，“档案是人们社会活动中形成的以备查考的原始历史记录”[7]37-38，以原始记录性作为档案的本质属性，揭示了档案的性质和档案这个事物客观存在的特殊形式。上文中提到的陈兆祦也在1993年编写的《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》中将历史记录作为档案的属概念，将档案定义为：“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[8]75

以历史记录作为档案的属概念可以看作对档案认识有了一定加强的结果，即认可档案的本质属性——原始记录性是其独有的特性，可以使用原始记录性将其与文件、图书等事物区别开来，鲜明地揭示出档案的本质和特点，且通过这种定义也使得档案的范围扩大，对现有的档案种类都能进行概括，但是这个广阔的范围是因为历史记录这一概念本身的不确定所导致的，这也成为了这类定义的缺陷。历史记录实际上并不是一个很明确的概念，这一点连很多使用其作为属概念的学者都表示认同，所以将档案定义为历史记录未免使档案的概念过于模糊和宽泛。

2.属概念为原始记录性信息。20世纪末，随着信息技术的发展，信息这一概念更多地出现在公众的关注领域中，档案也不可避免地使用了信息作为其属概念。比较有代表性的为2006年冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中对档案的定义：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰确定原始记录作用的固化信息。简单来说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。”[9]6此观点将信息这一大概念运用到对档案的描述上，与原来的文件和历史记录相比，信息显然是在现代社会档案所应属的正确分类。

但是这一概念对于信息的描述出现了模糊的问题，以原始记录性信息作为属概念将档案与文件、图书等相近概念区分开来，却忽略了一个概念——文物。从事物的性质上看，文物与档案一样都具有原始记录性，而且这一概念中的种差“清晰确定的”也无法将档案与文物作出区别，文物本身的存在同样也是清晰确定的，甚至可能比档案更为清晰确定。所以，不论是将其属概念定义为“固化信息”还是“原始记录性信息”，其包含的范围都过大。同时从原始记录性信息这个概念来看，记录本身就是被保留下来的信息，属于信息的一种，所以，“原始记录信息”与“原始记录”所表达的意思其实并没有什么不同，其表述也出现了一定的缀余。

3.属概念为文献。在文件作为属概念外延太小，信息作为属概念外延太大，历史记录作为属概念表述不清的基础上，有学者就提出了使用文献作为档案的属概念。潘连根在《档案定义多元化表述的成因及我对档案定义的认识》中将档案定义为：“档案是作为原始记录（历史记录）保存的文献。”[10]25-26文献的标准定义是记录有知识的一切载体，根据这一定义，可以将各种载体的档案均包含在内。但是文献既然是记录有知识的一切载体，那是否可以将档案的所有内容都称为知识还有待进一步的研究。档案的属性决定其价值不仅包括对社会大众的价值，也包括对于形成者个人的价值，但是知识是具有普适性的，是需要被社会大众普遍认识的，所以是否能将档案作为知识的一种还是有待商榷的。

4.属概念为原始性符号记录。可以看出，上述定义在逻辑上都不是特别严密，所以鉴于此，丁海斌从信息的分类入手，将档案在信息中的定位梳理出来，从而形成了原始性符号记录这一属概念。丁海斌将档案定义为“人们有意识保存起来的原始性符号记录”[11]6-9。

这一概念首先明晰了信息的分类。经过多年的讨论，档案可以确定为一种信息，但是信息的范围非常广阔，需要找到档案是哪一种信息，就需要从头开始对信息进行细致的分类。信息按照外化程度可以分为有记录信息和未记录信息。有记录信息指的是以某种外在形式记录、固化下来的信息，显然档案属于这一范围。有记录信息按照记录方式的不同可以划分为符号记录和实物记录，其中符号包括文字符号和计算机符号，实物记录则专指一些实体实物，从而在这一层次将档案与文物的差别彻底分开。符号记录和实物记录都可以按照产生方式再分为原始记录和整合记录，在这一层次就可以将档案和图书进行区分，即档案是一种原始记录，而图书则是一种经过整合的记录。划分到这里，除了文件之外，档案已经与所有其他事物产生了区别，而档案与文件本身就是同一实体处于不同阶段而形成的两个事物，所以属概念相同，需要用种差对其进行进一步的区分。由此就可以一步步归纳出，档案最本真的属性是一种原始的符号记录信息，即原始性符号记录。

这一概念从总体上来看可以说是目前最为严密的定义。首先这一定义第一次将档案与其他相近事物作出了区分，尤其是文物。在文件之后的诸多属概念中，无论是信息还是历史记录，都无法将档案与文物作出区分，其原因正是没有看到档案与文物最本质区别——符号与实物的区别。同时，丁海斌的定义是第一个对其要表述的概念做了详细划分的。在此之前的很多定义，比如将档案定义为原始记录性信息，这是一种由结果推出的概念，即先从已知档案中归纳出档案是原始记录，所以推出档案是原始记录性信息。这种方法显然从逻辑上是反的，用这种方法推出的定义的确是能包括所有的档案种类，但是一般来讲都会使概念过大，因为它的推导方式不合逻辑。所以，丁海斌的这种要找到属概念就要先将大的概念进行划分的做法是非常有意义且效果也非常明显的，所带来的影响不只是提供了到目前为止较为严密的定义，更是提供了一种研究的方法。

三、总结

档案的定义在将近百年的发展历程中随着档案种类的增加而不断推陈出新，对于不同的属概念的评价也应该放在当时特定的历史环境中看待，要看到它的进步之处而不是全盘否定，在继承之上再创新。同时，通过梳理档案定义属概念的发展历程，不仅可以看到几十年来档案这一事物的存在方式在不断变化，也可以看到学者们对档案学的认识不断深入，对档案学的研究方法也变得越来越科学。未来随着科学技术的进步，档案的载体形式和存在方式可能还会发生改变，届时档案的定义是否还需要进行下一步的修订也未可知。作为一种档案学的基础理论，我们也期待着档案定义乃至档案学的进一步发展。