质疑“档案形成在前论”

归吉官

摘要：刘东斌先生的“档案形成在前论”立论的大前提是存在问题的，是基于对档案的原始记录性的片面理解而形成的结论，将原始记录脱离于与之相对应的形成活动，没有看到原始记录形成活动对原始记录性的决定作用。此外，“档案形成在前论”在没有准确理解原始记录性实质的基础上，也没能把握其实质意义和作用，甚至以异化概念来支撑论点。

关键词：档案形成在前档案文件原始记录性

刘东斌先生在《档案管理》2007年第2期发表《论档案形成在前》(以下简称《论档案》)一文，之后并围绕“档案形成在前”形成一系列文章，文章立论大胆，出手不凡，洋洋洒洒几万字，读完后自己深有感触，现就“档案形成在前论”谈一些个人看法。总的来看，我个人觉得刘东斌先生立论的大前提或者基础是存在问题的，即使在整个逻辑推理过程中是严密的、科学的，但最终得出的结论也是有问题的，正因为该结论存在问题才令我们难以接受。

1、关于档案的原始记录性的认识

“‘档案是原始的历史记录，档案‘以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料，按照·原始，即‘最初的，第一手的解释，那么，档案一形成就是档案。就该是最初的，根本不存在‘前身的问题。应该说刘先生与档案界已基本形成的关于档案的本质属性是原始记录性的共识是一致的，也就是刘先生承认档案的本质属性是原始记录性。《论档案》中进而认为只有草稿、一稿、二稿、发文签、定稿才是原始的历史记录，才是档案，并以此为基点构建了具有颠覆性的“档案形成在前论”。得出如此牵强的结论，归根结底是对档案的原始记录性的理解有偏颇。

1.1档案的原始记录性不仅要具备形式上的完整性，更要保持内容与特定社会活动的有机联系性。《论档案》参考文献处的引文纯属断章取义。《新编档案管理学》在论及档案的原始记录性时，从形式和内容两方面加以说明：“从形式上看，机关的发文、底稿上有主管者、作者笔迹，有机关的大印，说明它是第一手的原始材料……在内容上，无论是指令、命令、请示、总结报告、通知、通报，都真实地记载着作者和主管者的思想、立场和具体反映着当时活动的历史面貌”。而刘先生所谓的原始记录性仅简单地指最初的，第一手的记录，也就是认为只有草稿、一稿、二稿、发文签、定稿才具有原始记录性，且一经形成就是档案。很明显这种看法是很片面的，因为只从时间维度来认识原始记录性，认为形成最早的才可谓原始的。从形式上看，将承载有机关大印等原始记录的文件正本排除在原始记录外，显然这是不太完整的原始记录。在内容上，仅从草稿到定稿的制作过程来看，很难真实地呈现形成者的思想、立场和具体反映当时活动的历史面貌。因为定稿的完成只表明定稿制作活动的完成，而定稿等原始记录内容所对应的社会活动尚未开展，也就是说档案的形成活动尚未开展，不可能反映当时活动的历史面貌，原始记录不是一经形成就是档案。“必须指出，档案这种原始历史记录，当然包括作为档案保存的收文、发文底稿和印发件以及其他各种原始材料；不能误解为只有原稿才是人们活动中形成的原始历史记录：亦非大凡具有原始性和记录性的任何材料都是档案”。刘先生关于档案的原始记录性的认识不仅在形式上不具备完整性，更割裂了原始记录与其对应的形成活动的紧密联系，对档案形成活动视而不见，或者是将档案形成活动等同于档案制作活动。

1.2原始记录性总是相对于特定的社会活动而言的。如果将原始记录脱离于与之相对应的形成活动，那就会时原始记录性的理解产生偏差。“对原始记录性的界定，最为重要的一点是，这种原始性特点必须根植于某项特定的社会活动的历史过程中。换言之，必须强调社会活动的历史过程，在这一过程中形成的，便是原始的。没在这一过程中形成，它就不是第一手资料，也不具有原始性”。关于原始记录形成活动与原始记录制作活动我是从文件形成活动与文件制作活动导出的“文件形成活动与文件制作活动是不同的，文件形成活动是文件产生和推动开展的那个活动，它不仅反映了文件形成的过程，更是体现和反映了文件形成的目的，而文件制作活动仅是指文件起草拟制和表达文件制作者意志的过程性活动，这是为形成文件而制作文件的活动，它不能体现和反映文件形成的目的”。形成原始记录的社会活动必须是原始记录制作活动和原始记录内容所对应的社会活动的统一体，或者也可以从某种意义上说，虽然原始记录制作活动是原始记录形成活动的一部分，但是我们更注重的是原始记录内容所对应的社会活动，甚至可以将其等同于原始记录形成活动。恰恰相反，如果认为原始记录的形成活动仅仅是其制作活动，那么它就不具有真正意义上的原始记录性。而更多的是带有主观的色彩，其实就是默认原始记录可以人为制作形成，进而引申出“档案可以编造”的结论。原始记录形成之后，确实是其制作活动原始的历史记录，因为它详实地记录着原始记录的制作过程。比如，草稿、定稿等原始记录就是其制作活动的原始的历史记录，反映了各自制作形成的全过程。也可以这么说，任何记录都是其制作活动的原始的历史记录，历史记录制作活动不应该成为左右我们判断记录是否具有原始性的因素。反映制作活动的历史记录，并不都能反映其形成活动。原始记录一经制作形成如果未经过现行期或者现行期未终结。无法行使或者未完全行使现行效用，而退出历史舞台，那么该原始记录就不是其形成活动原始的历史记录。因为没有进入现行期或者现行期未终结，就意味着原始记录的形成活动未开展或者已开展但未完成，也就无所谓是其形成活动的原始记录。倘若一份通知或者工作计划已经完成文件定稿，但是由于某种原因导致所要开展的活动流产，而文件正本没有产生或者没有对外发文，那么它也就没有形成活动而只存在制作活动，所以也就不具备真正意义上的原始记录性。“档案形成在前论”认为原始记录就是草稿、定稿等记录。也就是所谓的档案，实质上是将档案的原始记录性与草稿、定稿等记录制作活动的原始性等同起来。这是很片面且危险的，会引申出“档案可以编造”的结论，而不仅仅是档案形成在前在后的问题。

1.3档案的原始记录性的重要意义是用于区分档案与图书、报刊、资料等文献型信息的关系，而不是将其作为文件与档案最根本的区别。档案的原始记录性主要体现在档案是人们在处理事物过程中自然而然产生的，是在社会活动中直接形成的，是社会活动最初的记录形式，而并非事后编写。通俗地说，档案的原始记录性是相对于事后编写的、非最初记录的图书、报刊、资料等文献型信息来说的。文件与档案是同一事物——“大文件”运动的两个不同阶段，两者根本不存在本质属性的差异，若要区分，只存在一般属性的不同。“既然它们是同一事物，就应该具有共同的本质属性。而致使文件之所以是文件，档案之所以是档案的，不是它们的本质属性，而是他们的