加强高校档案工作建设的路径研究——以吉林农业大学为例

张 颖

(吉林农业大学档案馆，长春 130118)

高校档案指的是高校在发展建设中的教学、科研、学生活动以及党政管理中产生的具有保存价值的各类文档、图表及声像资料，包括文件、照片、音视频、实物等，具有真实性、可察性和备忘性，记录学校的历史面貌和发展变迁，是学校办学成果的集中体现[1]。

高校档案馆作为信息服务机构，有保管和利用两大职能。随着信息技术和网络技术的发展，高校档案服务的意识、内容和手段都在发生着深刻的变化，高校档案工作面临巨大的挑战。只有以用户需求为出发点，遵循“以人为本、服务为先”的原则，完善档案工作管理机制，增强服务功能，才能更好地为用户服务。

1 高校档案工作的现状

1.1 档案服务工作缺少法治意识和有效的监督方式

由于档案用户需求日趋个性化和多元化，对档案服务的要求也会随之提高。当前高校档案工作量以及工作难度都在不断提升，档案管理工作仍然存在欠缺，仅能保证其最基本的信息查询和利用功能，缺少规范的管理法规和有效的监督[2]。

1.2 档案数字化和信息化水平低，开放程度不够

很多高校档案依然处于半封闭状态，档案开发和利用程度低，档案馆藏不丰富、档案数字化和信息化低，开放程度不够，多数有价值的档案只能封存在角落。用户大部分只能来档案馆查询，无法利用现代网络和计算机技术享受到智能化的信息服务。

总体来说，档案安全形势依然严峻，存在安全隐患；档案法制化水平需要进一步提升；档案的基本业务工作需要进一步规范；服务意识需转变；服务能力需增强；档案干部队伍建设需要进一步加强。

2 高校档案工作建设的具体实施方法

高校档案用户是一个庞大的群体，而且日趋多元化和个性化，高校档案服务要调整服务方向和策略，加强自身建设，为用户提供全面便捷的服务。

2.1 加强档案宣传工作，激发广大教师爱校、荣校情怀

每年新生开学后，学校都要组织新生和新入职的教师参观校史馆。一方面，有助于新生了解学校历史，尤其是证书、奖状、奖杯等实物档案，直观生动，增强学生的荣誉感和对学校及专业的认同感，尽快适应校园生活，也可以激励和教育新同学，提升学风，增强他们的荣誉感和进取心。另一方面，校史馆里老学籍、毕业照、校园风光、教师的手写教案、优秀校友的照片、学生的获奖作品等，这些实物档案能激发新入职的教师对本校文化的认同感和归属感，增强教书育人的责任感与历史使命感，从而更好地完成教学、科研和管理任务。

开展“知校史、懂校情”各类主题教育活动。在教职工中开展对校史、校风、校训、校歌、吉农精神的学习宣传活动，开展“口述”校史活动，邀请退休教师、校友等前辈对校史进行讲解；开展为人师表现身说法等学习交流活动。各学院做好院史撰写和学习宣传，增强教师对校史校情和院史院情的了解和认识，增强身份感、认同感，激发爱校荣校的责任感和使命感。高校利用校庆和迎新活动，定期开放校史馆，配有专门的学生讲解员给来馆参观的校内师生、校外来宾以及校友做详细的讲解，第一时间给入校新生及新进教师了解学校发展历史和现状的机会。

高校档案网站及时更新内容，老照片、图片及时更换，展示给全校师生。另外通过微信、公众号、校园网等多种传播媒介向师生和来访者展示，尤其是在档案日，制作海报和小册子，向师生宣传普及档案知识，让学生了解档案的重要性，促进他们诚信守信，从而避免不良档案记录进入个人档案，形成不良的个人征信而影响未来生活。

2.2 加强业务规范化和安全建设

首先，建立文件归档和移交机制。制定统一的移交和接收规范，逐步实现文件归档与电子档案接收规范化、常态化，保证档案的完整性。加强对电子文件形成、积累和归档的监督指导，加大对重大活动档案收集、整理的督促指导力度，争取档案利用人次、卷次、件次逐年增加[3]。

其次，健全完善档案法规，建立完善应急预案体系。档案抢救保护应急机制，对一些机密而重要的档案要异质异地备份保存，确保档案实体和信息绝对安全。

再次，档案馆库房标准化建设。档案馆基本建成面积达标、设施完善、功能齐全、节能环保，具有安全保障能力和公共服务能力。落实档案库房安全管理制度，设立专人负责，安全隐患定期排查。

2.3 推进高校档案的信息化建设

馆藏档案数字化是档案数据库资源的重要来源，也是高校档案信息化建设的基础。只有积极稳妥地推进档案数字化进程，开展馆藏传统载体档案数字化，才能将复杂繁琐的档案查询程序简便化，有效地检索和利用。满足用户主观上要求的更快捷、更迅速地获取所需档案信息的需求，提高档案信息的服务效率。开放高校档案管理系统部分权限，建成网络信息利用服务平台，让用户在平台上可以直接进行查询或者申请，简化查询手续。在平台上，用户只需注册登录，提交所需办理的查询申请，档案工作人员就可以在后台进行操作，为档案用户提供远程服务。

2.4 加强档案人才队伍建设

一方面，深入实施人才优先发展战略，大力加强档案人才队伍建设。招聘档案专业人才入职，同时健全人才培养体系，开展校内各单位专、兼职档案员的常态化培训，培养一支结构合理、素质过硬、精通业务、专职兼职结合的专业档案队伍。另一方面，档案工作人员也要加强自身建设，主动学习业务，创新业务，充实服务内容。这样才能使人才队伍更有活力，专业水平更高[4]。

2.5 开展档案编研工作，让档案“活”起来

随着现代信息技术的发展，高校的档案工作者要重新认识高校档案对校园文化的促进作用，充分挖掘馆藏档案，积极开展档案的编研工作，让档案“活”起来，实现其价值，这也是高校档案工作者的责任。

只有对档案文献进行研究和编纂，档案资料才能真正地发挥其文化传承的作用，服务于师生、学校和社会。高校档案的编研是一个非常有意义的工作，一方面对优秀传统文化进行继承和发扬，丰富校园文化。另一方面，参与当代校园文化和社会文化建设，体现了高校档案编研开发的作用和价值。对于扩大高校的社会影响力，服务社会和师生有着不可替代的作用。

多途径、多方位地展示学校的馆藏资源，从而最大限度地发挥档案的教育和文化宣传功能，利用校园的各类媒体途径，如在校园的宣传栏里设立专栏，进行校训、校风、校史、校友风采的宣传和展示活动，既能彰显档案文化特色，又能感受校园文化熏陶，使档案文化融入校园生活各方面。

2.6 开展爱校系列和档案征集活动，丰富馆藏

高校档案馆广泛开展教师爱校系列活动，厚植爱校之情。开展档案征集活动，丰富高校的档案馆藏，提高高校的档案利用开发功能。开展“爱校荣校，携手共创未来”系列活动，结合校庆日等重要时间节点举办座谈、征文、演讲等爱校荣校活动，举办离退休教师欢送会、新入职教师培训会，在广大教师中树立“校兴我兴、校荣我荣”的责任感、使命感。同时向各部门、广大师生，尤其是老校友，收集与本校发展相关联的档案，如照片、文件、信件等，向一些退休的校领导和教师进行拜访，向他们征集一些有特色、有价值的档案。

2.7 高校档案文化建设

加强档案文献的保护和开发，深入挖掘档案资源，不断推出档案文化精品。将高校档案资源运用到高校校园文化建设,让高校档案担负起营造健康、积极向上的校园文化氛围的重任。高校档案工作者充分利用大数据、互联网等信息技术，将高校档案和校园文化建设有机结合，寻找档案信息资源服务校园文化建设的最佳途径，能发挥高校档案在校园文化建设中的作用，使高校档案不仅可以为学校各部门提供基础性服务，还可以在塑造学校品牌形象、提供人文教育信息等方面发挥其不可替代的作用，切实增强自身的影响力[5]。

首先，充分挖掘馆藏老照片，吉林农业大学现有馆藏照片23 000多张，内容涉及党代会、学校变迁、学校建设发展、教学等方面。首先，编辑老照片图册，按照年代的顺序，十年为一册，其中每一年又按照学校变迁、学校建设发展、教学科研和校园文化的顺序排列，同时标注档案号，便于查询利用。

其次，从馆藏档案中精选记录学校飞跃性发展的建校文件、重大历史事件的相关资料和图片，制成专题图片册，在主楼前的宣传栏上展出，不但给老同志们一个回忆的空间，也让年轻学生对学校的光辉发展历程有所了解，在广大师生(包括退休教师、校友)中反响良好。

再次，档案馆专人负责档案资料的编研工作，现编有《年鉴》《学校简介沿革》《校史》《大事记》等，为学校文化建设做出了积极的服务。

3 结 语

服务是档案工作永恒的主题，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出，“十三五”时期，档案工作要贯彻落实创新、协调、开放、共享的理念，坚持“以人为本、服务为先”，加强档案工作建设，深入开发档案信息资源，建立健全便民、快捷的档案利用服务体系，满足用户需求，充分彰显档案工作的价值和意义。