数字化管理转型下的企业集团财务共享探究

付斌

（中车长江运输设备集团有限公司，湖北 武汉 430212）

一、引言

数字技术和移动互联网的发展改变了消费者的行为，并对传统企业的运营提出了新的挑战。数字化转型成为现代企业改革的“新基础设施”［1］。大公司的财务转型是将不同业务部门的会计合并到财务共享服务中心进行集中处理，以达到加强控制、整合资源以降低成本、提高效率、增强国际竞争力等目的。会计资料无纸化政策的破冰，电子签名法、增值税专用发票电子化等相关法规政策的出台及修订完善，电子会计凭证电子报销入账归档的执行，都将带领企业突破传统的基础工作规范。为探讨如何在大数据环境下保证财务数据的及时、真实、完整、可控、合规、安全，进而提高财务工作的质量和效率，适应数字化时代高水平的财务管理工作的要求，文章研究企业集团型财务共享中心、数字化时代会计相关政策以及如何在数字化环境下规范会计基础工作。

二、企业集团型财务共享中心

金融中心的优化升级不仅是公司数字化改造的具体内容，也是推动数字化转型全面深化的重要手段。财政资源共享是分散经营单位开展会计业务的一种管理模式，合并为联合财务服务中心［2］。财政资源共享是指在相同的过程和规则中把分散在各集团的各业务单位的财政资源和业务集中起来。从信息化到数字化，通过信息技术的手段，为管理会计的发展插上腾飞的翅膀，实现“IT+DT”双轮驱动的数字化转型。企业在制定财务共享实施方案时，可以遵循“统一规划、分步实施、试点先行、全面推广、持续提升”的建设原则，即站在集团战略层面的高度进行规划，并在统一的信息平台上部署建设，延伸扩展，将整体的财务信息化目标拆分为不同的阶段，在可控的成本投入范围内急需急用的先行建设，快速见效［3］。

三、企业财务系统基础工作现状及问题

（一）部分企业财务系统基础工作现状

总账管理：原始凭证自动化率不到60%，业务还存在大量纸质流程，未电子化。应收应付：采购的收票和销售的开票没有与系统单据关联，依赖财务人员手工操作。固定资产：固定资产的卡片基本实现了电子台账，但合同与费用支付都是线下管理。法定报表：很多公司无法通过系统直接出具法定报表，只能导出科目余额表线下编制。出纳支付：资金支付少部分公司打通了财企直连，大多还是出纳人员手工录入网银支付。纳税申报：计税申报各公司都是线下计算和填写各税种的申报表，最后手工录入凭证。

（二）传统会计基础工作容易出现的问题

1.会计人员和会计岗位设置不合理

缺少一般会计人员的轮岗制度，无书面的轮岗计划和轮岗记录。一般会计人员交接没有由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交；移交清册上无监交人员签名或者盖章；移交清册仅交接双方各执一份，无存档；交接清单没有写清楚交接性质，工作为调动或临时离职；未将交接清单装订成册，未将交接记录登记台账［4］。

2.会计核算

一是原始凭证管理方面。对外提供原始凭证复印件时未做专门的台账登记并由相关人员双签；因企业审核不严出现了原始凭证缺少必要的签章的情况，其中大部分是内部自制的原始凭证缺少相关管理岗位的签章［5］。二是记账凭证管理方面。在记账凭证填制上存在会计人员遗漏签章、附件张数填写不准确、凭证摘要内容等不规范问题，计提摊销类的记账凭证缺少自制的原始凭证附件，机制会计凭证打印后遗漏了复核岗和会计主管的签章。三是凭证和账簿保管方面。未能及时整理和装订会计凭证或装订人未签名，未及时打印装订会计账簿，打印的会计账簿只有封面，无连续打码编号或编号不正确，企业会计档案管理不规范、会计档案清册不完整，会计凭证传递不及时并存在积压的情形。

3.会计监督

一是原始凭证的检查和监控。关于原始凭证的检查和监控，需要注意的是，原始凭证的记录不准确、不完整，必须返回给经办人员进行更正和补充。例如，会计凭证和原始凭证中没有付款信息，无法与回单形成一一对应关系；付款及预付款凭证按资金计划明细支付，无单笔付款申请审批流程，无法查实是否按合同支付，存在超付、错付的风险［6］。二是财务收支监督方面。发现报销附件不全，未建立发票真伪查验台账，缺乏预算审核机制；对单位制定的预算、财务计划、经济计划、业务计划的执行情况，应当进行监督。如未按预算管理制度等相关规定履行预算追加审批手续等。

四、数字化环境下的会计基础工作内容

（一）智能化财务基础工作的设想

智能化财务的实质是对传统财务工作的模拟、延伸和拓展。集团财务数字化转型项目建设，对于强化监督管理、整合资源、统一管理、规范管理，提高工作效率具有重要的激励作用，可以取得以下四点成果。

第一，整合行业税费，成立“一账”小组，接入RS10系统、UVM系统、BPM系统、上下层金融系统等，外部和银行系统、税收系统、电子商务等，融入商业金融，并通过在统一平台上制定会计标准和规则，提高财务账户的标准化程度和准确性。

第二，财务核算自动化，实现降本增效智能审单可达到50%+，自动记账可达到95%，自动收付可达到100%，自动对账、自动报表、一键式合并报表可减少财务人员的工作量，提高会计工作效率。

第三，智能金融危机控制，规避金融风险。按流程优化排序，根据系统配置内部控制系统。开展发票真实性审核，开展重量检查、合同管理、资金控制、预算控制、标准控制等，识别财务控制的风险点。同时，建立预警指标，实时规避金融风险。

第四，财务数据集中化，领导可通过数据中台和分析平台快速构建多维图表，可以实时进行数据穿透挖掘分析，为经营决策提供极大的便利。

（二）数字化时代企业会计相关政策支撑

1.电子签名技术的法律效力

在人类的文明历史进程中，纸张作为人们进行信息交流的一种重要媒介，在法律文本中也发挥着重要的作用，甚至形成了以当事人签名标准的原则，被沿用了数千年。而在2005年4月1日，我国颁布实施的《中华人民共和国电子签名法》彻底改变了这一规则，赋予了电子签名和纸质签名一样的法律效力，从而为我国电子商务的快速发展提供了基础保障。经过几年的优化和完善，电子签名技术早已走进我们日常的生活和工作中，在电子商务、银行业务、合同签订等方面有十分广泛的应用，未来也必将被引入智能财务会计共享领域，为智能化场景的实现提供便利［7］。

2.电子会计凭证报销入账归档相关规定

虽然我国财政部在2015年对现行的《会计档案管理办法》进行了修订，并对电子会计档案生成及其管理进行了完善，但由于电子发票、电子客票以及电子回执单等会计凭证的逐渐普及，电子会计凭证作为企业或者个人在进行核算时的重要依据在报销入账以及归档方面存在着一定的漏洞。例如，我们在发送和接受电子发票时，一般情况下都是以纸质发票的复印件为报销的电子凭证，虽然电子发票相较于纸质发票更易获取，并且能够最大限度地避免出现假发票，但由纸质发票复印而来的电子发票还存在易被复制和篡改等问题，往往在实际报销过程中会出现多次报销、虚假入账等现象，从而给财务人员的工作带来很大的困难。

在2020年度，我国财政部以及档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，重点规定了有效的电子会计凭证可以被直接用于电子报销、入账以及归档等财务活动。《通知》中还对电子会计凭证和档案的法律效力作出了明确规定，使其拥有了与纸质凭证同等的法律效力，甚至在一定条件下，电子会计凭证可以作为唯一凭证进行报销入账，而电子档案也可以被当作唯一凭证保存。在条件不满足的情况下，还需要以纸质凭证为报销的依据。在不久的将来，电子发票必定会取代纸质发票作为人们报销和入账的主要凭证，届时纸质凭证就会退出历史舞台，人们通过电子凭证即可在线上实现会计做账与查询，并通过人工智能技术，在单位账务处理等方面几乎不需要人员的参与，这能将会计人员从枯燥乏味的核算工作中解放出来，使他们有更多的时间与精力处理财务管理方面的工作［8］。

3.电子会计档案管理相关规定

相较于原来实行的《办法》，新修订的《会计档案管理办法》对电子会计档案管理方面的内容做了一定的修改，其主要修改内容有以下三点。

首先，明确了单位使用计算机、信息化技术等现代化的高科技手段进行会计档案管理，更新了原《办法》中使用磁带、光盘以及胶片等实质性的介质保存会计档案的方式，并且更改了原本由国务院业务主管部门统一规定并上报财政部和档案局的制度，实现了无须报备即可利用现代化的科技手段管理会计档案。

其次，新修订的《会计档案管理办法》对电子会计档案的移交与接收方式做了新的规定。要求在对电子会计档案进行移交时，应将其原始数据一并移交，并且原始数据以及电子会计档案的文件格式应按照国家档案管理的相关规定设置。如果电子档案的格式较为特殊，无法进行相应的更改，则需要在移交时将用于读取电子档案的平台一并移交。通常情况下，电子档案的接收种类可以分为档案部门接收会计部门的移交以及单位部门之间的接收两种类型。对于第一种情况，企业单位档案管理部门在接收电子会计档案之前，首先应对电子档案的真实性、完整性等进行核实，确认其符合接收要求之后再按照相关规定接收；对于第二种情况，企业单位的档案接收部门在接收档案前，应当对用于保存电子会计档案的介质及环境进行全方位核验，从而最大限度地确保所接收电子会计档案是真实的、准确的和安全的。

最后，销毁过期或者已经使用完毕的电子会计档案时，应分别由单位的档案管理部门、会计部门和信息管理部门派出一名人员对销毁工作进行监督。

在开展电子会计档案的保存工作时，应严格遵照以下三大要点：一是建立起严格用于电子会计档案控制的制度；二是优化和完善电子会计档案的认证机制，并在档案的认证过程中引入加密技术；三是实行电子会计档案的授权操作机制，并由专人负责操作。

（三）智能化财务基础工作解决的问题

智能财务基础主要从财务核算、预算管理、税务管理、费用管理、报表管理、资金管理、成本管理七个方面对集团总部及各企业进行支撑系统应用统计。通过统一流程，自动审核功能，覆盖票据、合同、附件、预算、业务、凭证和报表七大类。其功能主要有以下七点。

发票自动验证：根据为不同类型发票定义的测试规则，系统自动执行测试并返回测试结果。订单自动下拨：根据合同下拨规则和合同所登数据，系统自动控制合同付款并返回审批结果。安装自动验证：系统检查并手动确认发票附件的完整性、一致性、逻辑性和真实性，并返回测试结果。预算自动审批：根据预算审批规则，系统自动控制资金的支付，并根据资金预算、项目预算、成本预算返回审批结果。自动操作授权：成本报销、购买、销售、投资、资本核算、税务、资产、生产等的智能授权由人工和机器根据相关操作授权规则共同执行。凭证自动审核：根据《凭证管理审核规定》，自动检查大陆居民的会计、追加会计、借款金额、审核签字、原始凭证完整性等，并返回测试结果。报表自动审核：根据报表管理的审核规则，自动创建、勾选、返回快速报表、月报、滚动预算报表、合并报表等审核结果。

五、结语

文章从企业集团的管控模式、规模、行业的特殊性、主业的稳定性等方面入手分析在企业集团设立财务共享中心的适用性。结合自身实际，利用DT技术促进产业融合，将建立的共享中心逐步发展为管理数据中心。分析企业财务部门和业务系统的运行状况以及传统会计基础工作中可能出现的问题，利用信息技术对传统财务工作进行模拟、扩展和延伸，形成统一的财务管理体系，实现管理规范化和标准化，以提高会计信息质量和会计工作的效率为目标，同时兼顾降低会计的成本。提高控制风险和创造价值的能力，不断提升财务管理在公司运营和决策中的影响力，通过打造数字化的财务管理系统推动企业进行数字化升级，从而为企业的可持续发展提供源动力。