高校会计凭证档案数字化建设及安全管理

2018-04-03杨莎莎王琢琴赵海涛

山西农经 2018年23期

□杨莎莎王琢琴赵海涛

（太原工业学院档案馆山西太原 030008）

《会计档案管理办法》[1]第7条指出，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计凭证档案。第8条指出，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料，可以形成电子会计凭证档案。会计凭证档案信息化之后，可以实现会计资料的长期存储，缩短会计档案检索的时间，提高会计凭证档案检索的效率和准确性。

高校会计凭证档案是高校教学管理、科研管理、行政管理的原始记录。高校会计凭证档案的信息化管理，是高校财务管理工作的重要手段。多数高校在会计凭证档案信息化的过程中，会遇到一些共性的问题，主要有以下几点。

第一，《会计档案管理办法》中的会计档案信息化，仅指电子会计档案。在实际管理时，会计档案包括纸质会计档案、电子会计档案和计算机系统档案[2]。

第二，会计档案包括会计凭证档案、会计账簿档案、财务会计报告和其他会计资料。就会计凭证档案而言，原始凭证和记账凭证需装订成册，不可随意拆开，这就加大了会计凭证档案信息化的难度。

第三，会计凭证档案具有保密性，储存在计算机系统里会加大泄密的风险。因此，会计凭证档案的信息化，只能是会计凭证档案的数字化。即便如此，在数字化过程中也存在较多的难题，大多数高校的会计凭证档案数字化难以实现。

1 高校会计凭证档案数字化建设的必要性

1.1 数字化的会计档案更具真实性

会计凭证档案记录着各项经济业务，有十分重要的作用。《中华人民共和国会计法》对会计凭证的种类、取得、审核、更正等内容，进行了规定。就当前的反腐态势和巡视工作的执行力度，会计凭证档案是明确和审核经济责任的重要依据。因此，必须保证会计凭证档案的真实性。若只有纸质档案，当纸质档案外借后，就存在被修改的风险。无论会计凭证档案管理人员如何严格管理，这些风险也一定会存在。如果实现会计凭证档案数字化，即使纸质档案的真实性缺失，还有数字化的会计档案作为依据，能够实现会计凭证档案的安全管理。

1.2 会计档案数字化更易实现

与会计档案信息化相比，数字化更易实现。原因有以下几点。

第一，高校会计档案信息化是站在高校财务部门的角度进行研究的，可以使用财务管理系统研究电子会计凭证档案及其文献。但是，从高校档案管理部门角度出发，会计凭证档案属于会计档案，原始凭证和记账凭证不易拆封，进行信息化较为困难。

第二，数字化是信息化的初级阶段，档案管理信息化的基本工作是以扫描和拍照为主的数字化档案信息管理。由于会计凭证档案具有保密性，一些人员无法进入档案管理部门的信息化系统，只能将会计凭证档案和记账凭证档案数字化，将其存储起来，以保障会计凭证档案的安全。

2 高校会计凭证档案数字化建设的方法

2.1 将一定金额的会计凭证档案进行数字化

因为高校会计凭证记录所有经济事项，所以高校会计凭证档案数量庞大。以太原工业学院为例，档案馆每年从财务管理部门交接的会计凭证档案有500多卷。如果是规模较大的高校，财务管理部门移交档案馆的会计凭证档案会更多。高校普遍存在会计档案多而档案管理人员短缺的现象，这就增加了高校档案馆会计凭证档案数字化的难度。因此，选择一定金额的会计凭证档案进行数字化可以为档案管理人员节省一定的时间和精力[3]。

2.2 使用高拍仪开展数字化工作

会计凭证档案和记账凭证档案数字化的方式主要有3种。第一，通过相机拍照实现数字化。第二，通过扫描仪扫描实现数字化。第三，通过高拍仪拍照实现数字化。因为使用相机拍照要进行对焦，拍照的时间比较长，对工作人员的拍照技术也有一定的要求，所以工作效率低。这种方式可以实现会计凭证档案的数字化，但工作量大时，此方法不适用。使用扫描仪扫描会计凭证档案时，会挤压档案，加大损坏会计凭证档案的风险。使用高拍仪既能避免损坏会计凭证档案，也不需要对焦，更容易实现纸质凭证档案向数字化的转变，是会计凭证档案和记账凭证档案数字化的最佳方式。

2.3 对数字化的会计凭证档案进行分类

对档案信息进行分类是存储档案和检索档案的必要手段。《高等学校档案实体分类法》规定，档案分类的目的是统一全国高等学校的档案实体，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。分类级别下设二级类目，三级类目由高校根据实际情况自行制定。

2.4 将数字化的会计凭证档案进行多种备份

数字化的档案以磁性介质为载体，对存放环境要求较高[4]。为了防止数字化的会计凭证档案被篡改和破坏，将数字化的会计凭证档案进行备份是会计凭证档案管理信息化的一个重要环节。数字化的会计凭证档案应采取多种备份方式，避免因自然灾害、意外事故和人为破坏等原因造成档案损坏，保障数字化会计凭证档案的安全性。

3 高校会计凭证档案数字化建设的安全管理

高校会计凭证档案数字化建设具有必然性。目前高校进行会计档案信息化时，普遍存在软硬件设施落后、管理人员素质低下、安全管理不到位、管理制度不健全等问题，这些问题都会对会计凭证档案的安全产生很大的影响[5]。

3.1 明确会计凭证档案管理人员的各自分工

高校会计凭证档案的管理人员大部分是会计档案的管理人员，通常负责纸质会计档案的管理工作。管理数字化会计凭证档案可以是纸质会计凭证档案管理人员，也可以是电子会计凭证档案管理人员。如果纸质会计凭证档案的管理人员与数字化会计凭证档案管理人员相同，会加大会计凭证档案被更改或破坏的风险；如果纸质会计凭证档案的管理人员与数字化会计凭证档案管理人员不同，二者分工明确、各司其职，会降低会计凭证档案更改或破坏的风险。因此，明确纸质会计凭证档案和数字化会计凭证档案管理人员的各自分工，可以为会计凭证档案的安全管理提供保障[6]。

3.2 制定三级存储制度

将数字化的会计凭证档案进行存储和备份，即实现计算机、移动硬盘、蓝光光盘三级存储。首先，将会计凭证档案录入档案管理信息系统，存储在安装档案信息管理系统的计算机当中或将其进行单机存储。其次，将数字化的会计凭证档案存储在移动硬盘当中，一旦计算机感染病毒，数据丢失，移动硬盘可以起到备份档案信息的作用。最后，数字化的会计凭证档案应该存储在蓝光光盘当中。因为计算机容易被病毒感染，移动硬盘容易受到物理损坏，只有将其刻录到蓝光光盘中，才能实现长期保存且不易被损坏。

3.3 制定定期存储制度

已经数字化的会计凭证档案需要定期进行计算机、移动硬盘、蓝光光盘三级存储，保证会计凭证档案能够及时更新。这种更新，只能是对新数据的存储，而非完全覆盖之前已经数字化的数据，这样可以最大限度地避免已经数字化的数据被修改。因此，定期存储数字化的会计凭证档案，可以保障会计凭证档案得到安全管理。

3.4 制定外借制度

高校对于档案查阅、借阅制度的建设不是很严格。特别是档案的借阅制度，很容易出现外借档案被修改的现象。档案外借被修改之后，档案管理人员会被追责和处分。因此，在什么情况下，何人的签章可以借阅数字化的凭证档案，就显得十分重要。1998年实施的《会计档案管理办法》规定，会计档案原则上不外借，外借时需要单位负责人签章。2016年实施的《会计档案管理办法》没有对会计档案的外借做出规定。但一些部门因工作的需要，会借阅大量的会计凭证档案，借阅周期也比较长。这就需要高校严格制定、执行外借制度，保障会计凭证档案在外借期间的安全性及准确性。

3.5 制定保密制度

除了可以公开的档案，高校的很多档案本身具有保密性。会计档案涉及到高校的很多业务往来、决策咨询资料、会计数据、财务安排、财务会议记录、财务报告等信息。所以，和其他档案相比，其保密程度相对较高。数字化凭证档案具有传递速度快，易于保存和修改等特征，因此，数字化会计凭证档案的管理人员应具备较高的职业素养。定期对数字化会计凭证档案管理人员进行培训，提高其保密意识，并且能够在实际工作中履行义务，保证会计凭证档案中的保密信息不被泄露[7]。