网络环境下高校图书馆与二级学院资料室的关系

2021-11-22烟台大学安娜

办公室业务 2021年12期

文/烟台大学安娜

现阶段，我国高等院校普遍展开扩招，为了更好辅助不同院系、专业的教学与科研工作展开，在建设高校图书馆的基础上，设置了二级学院资料室，将其作为高校图书馆的补充与延伸。在网络环境下，高校图书馆与二级学院资料室之间的关系发生改变，且联系更为紧密。出于对满足高校师生现实文献资源信息需求的考量，依托互联网构建高校图书馆与二级学院资料室的理想关系是必然选择。

一、高校图书馆与二级学院资料室的异同分析

（一）高校图书馆与二级学院资料室是统一的整体。对于高校图书馆与二级学院资料室来说，两者的本质均为“文献信息中心”，承担着为高校教学、科研的展开提供服务的任务，属于学术性机构，也是高校信息化与社会信息化的重要空间。高校图书馆与二级学院资料室具备相同的性质与任务。站在服务对象与方式的角度上来看，高校图书馆与二级学院资料室具有一致性，均依托文献资料为高校的师生提供信息服务。

（二）高校图书馆与二级学院资料室具有相互区别的特点。第一，从文献资料的多样性、全面性方面来看，高校图书馆需要为全校师生提供文献资料，因此涉及的专业内容更为全面，不精深但是具有广泛性；而二级学院资料室主要为该院系师生提供资料，因此涉及的专业内容具有更高的针对性，强调本院系的专业主题，不广泛但是更为精深。第二，从文献资料利用的时效性方面来看，由于高校图书馆采集的文献多、资料面更宽，因此一般需要半年或一年的时间才能够投入借阅，利用时效性相对较差；而对于二级学院资料室来说，需要采购的文献资料相对专一且数量较少，因此可以迅速投入借阅，利用时效性强。第三，从读者服务的针对性方面来看，高校图书馆主要服务于全校师生，因此服务针对性相对较差；二级学院资料室主要服务于本院系的师生，有着更强的服务针对性。

二、两者关系发展现状分析

（一）以时间为切入点的关系现状分析。在20世纪80年代以前，高校图书馆与二级学院资料室之间的关系极为紧密，而进入20世纪90年代，随着高校师生数量的增加、开设专业学科范围的提升，高校图书馆与二级学院资料室之间的关系呈现出渐疏的态势，甚至表现出“各自为政”的状态。

（二）以业务联系为切入点的关系现状分析。对于二级学院资料室而言，其编制归属为相应院系，但是业务归属于高校图书馆统一管理。在这样的条件下，二级学院资料室的组织人事、行政工作均由相应院系领导进行管理，而相应工作人员的职称评定等工作由高校图书馆统一展开。这种双重管理模式极容易导致“两不管”真空管理的形成。

（三）以经济关系为切入点的关系现状分析。在以往的实践中，二级学院资料室中所有的文献刊物均由高校图书馆统一完成采购与分配，经过长时间的发展，转变为由高校图书馆采购后分配至二级学院资料室，而在当前的管理实践中，高校图书馆不再向二级学院资料室分配书籍文献，所有的文献刊物均由二级学院资料室自行采购，相应资金也由院系自行承担。此时，高校图书馆与二级学院资料室之间的经济关系完全脱节。

三、网络环境下两者的理想关系思考

（一）高校图书馆与二级学院资料室理想关系的定位。互联网的迅速发展推动着多种文献资源不断向着电子化以及数字化的方向发展，各大高校均建设了数字图书馆，提升馆内资源信息多样化的同时，促使信息更加网络化，文献利用实现共享化，推动高校图书馆的建设与服务升级，更好地为全校师生提供信息服务，最大程度发挥出其履行情报职能以及教育职能，最终达到构建现代化高校图书馆的目标。在数字图书馆中，应当实施“包装文献”全文数据库上线，促进文献的开发以及资源共享。此时，高校图书馆为“中枢”，而二级学院资料室作为全校文献信息系统的“末梢”存在，为高校不同院系的师生提供文献资源。在这样的条件下，二级学院资料室中所具备的文献信息资源与相应院系专业更为贴近，且保证内容精深的同时，为跨学科研究项目的展开提供资料查阅与获取的入口，更好满足相应院系师生对文献信息的现实需求。基于此，二级学院资料室可以在本院系的教育教学、科研项目中发挥出更大作用。

（二）高校图书馆与二级学院资料室的理想关系构建路径。1.逐步实现信息化建设与管理。就当前的情况来看，在网络环境背景下，各高校的校园图书馆普遍引入了计算机管理模式，实现馆内文献信息资源管理的信息化建设，但是，在二级学院资料室的建设与运营中，更多保持着传统的手工服务。同时，存在未在高校图书馆数据库建立中纳入二级学院资料室文献信息的问题，换言之，没有形成真正具有全校性质的计算机检索网络系统。基于这样的情况，出于对构建高校图书馆与二级学院资料室理想关系的考量，需要进一步强化文献信息资源管理的信息化。实践中，将高校图书馆设定为中心网点，将二级学院资料室设定为结合点，以此为基础搭建起网络中心数据库，为全校师生提供更具即时性、全面性的文献信息服务。在此过程中，应当对高校内所有的文献资料分类、编目条例展开统一性规划管理，并由二级学院资料室完善各自的文献目录，提交至高校图书馆，最终在高校图书馆中形成覆盖全校资源信息的目录查询中心，真正实现信息资源的校内共享。2.搭建图书馆与资料室的一体化平台。第一，形成信息资源共享平台。在网络背景下，可以将二级学院资料室设置为高校图书馆的“子馆”，补充高校图书馆中的文献资源。此时，要求各个二级学院结合现有资料室中包含的文献资料信息，形成编目，并组建起资料室数据库。同时，要将二级学院资料室数据库中的信息资源与高校图书馆的信息资源在校园网中进行并网运行。第二，图书文献联合编目。由高校图书馆采编部门进行指导，提升二级学院资料室编目工作的规范化程度。此时，要求二级学院资料室使用国家标准对相应文献资料实施标准的MARC数据转换，最终形成统一的、标准的编目信息。在这样的情况下，二级学院资料室转变为高校图书馆的“子馆”，相应图书目录成为高校图书馆目录库中的子目录。第三，全校借书证统一并通用。依托信息资源的校内共享，师生无论何时在高校图书馆、二级学院资料室中展开借阅活动，相应借阅信息（如版本库存等）均能够在网络体系中记录、体现。利用全校统一的借书证，系统能够迅速掌握借阅者（师生）的基本信息，提升借阅管理的效率效果。实践中，可以先在教师范围内发放统一借书证，在获取充足经验的基础上逐步扩大发放范围，最终向全校师生发放统一借书证，或是将相应功能融合于校园一卡通内。需要注意的是，信息资源校内共享模式需要明确的、统一的规则对师生的借阅行为进行约束，包括借阅时间期限、逾期处理方法、破损赔偿等等。3.形成统一的管理机制。高校图书馆要承担起文献信息协调者的责任，对高校内所有信息资源的分布情况实施统筹性安排与规划。实践中，应当充分发挥出计算机管理软件系统的优势，统一设定二级学院资料室的使用权限与级别，推动二级学院资料室的管理向着规范化、标准化的方向发展。在此过程中，严格管理上传于系统中的资源信息，严禁不良信息在网上发布，也不得在网上著录信息不完整、不规范的数据。为了实现这一目标，应当联合高校图书馆技术部门、各学院网络管理员，共同组建起技术指导监督小组，针对高校内所有的文献信息系统展开管理与维护工作。在必要的情况下，高校还应当组建其专项工作小组，针对校园资料建设与发展中存在的问题（例如文献统采的协调问题、文献的统管问题等等）进行分析，并形成针对性的解决方案。