石油企业办公室工作的科学管理策略

2021-11-22青海油田采气三厂郭丽丽青海油田监督监理公司丁艳艳

办公室业务 2021年12期

文/青海油田采气三厂郭丽丽；青海油田监督监理公司丁艳艳

在石油企业转型与改革过程中，办公室要充分发挥其联系上下级和监督企业各项工作的作用。如果不能保证石油企业办公室工作的科学合理性，则会对石油企业的正常、有序运行产生直接影响。因此，需要正视办公室工作在石油企业中的重要性，认识其中存在的不足与问题，制定有效对策，提升办公室工作的科学管理性，从而促进石油企业持续发展。

一、办公室工作在石油企业中的重要性

（一）在石油企业的经营管理中，办公室工作具有重要作用。首先，石油企业的办公室工作，所涉及的工作内容、服务对象范围较广。石油企业的办公室要求相关工作人员能够对各个部门、各个工作岗位做出系统分析并对其有全面深入的认识与了解，这样在石油企业领导层制定决策时才能提供更加具有价值的信息与建议，从而有效避免石油企业决策中的不合理问题。石油企业办公室工作还要结合石油企业发展中的具体情况与问题提出具有针对性、实践性的整改措施，针对石油企业经营管理中的重点项目内容与任务，还要做好相关调研工作，了解该部门工作中存在的工作难点与工作重点，并通过协调石油企业各部门之间的关系，对该项目部门予以一定的帮助与支持，从而使得石油企业重点项目内容与任务能够完成，并为石油企业创造更大的经济效益。

（二）对石油企业的各项日常工作进行有效的政务监督。石油企业的办公室工作人员要深入基层，了解员工的真实想法与思想动态，从而制定更加符合石油企业的文化建设方案，通过采取有效措施来构建企业文化，并开展有效的宣传工作，从而使得石油企业中形成良好的工作氛围与企业文化，使员工工作积极性得到提升，并产生强烈的集体荣誉感、归属感与责任感，提升企业的向心力与凝聚力。石油企业的办公室工作中还要做好企业相关会议与活动组织，对石油企业的各类工作内容要进行及时规划与总结，并根据工作内容来拟定通知与报告，针对石油企业经营管理中的失误进行纠正与整改。因此，在石油企业发展过程中，办公室工作通过加强工作的科学管理，对促进石油企业可持续发展具有重要意义。

二、石油企业办公室工作中存在的问题

（一）无法充分发挥职能。根据目前的市场发展形势来看，石油市场竞争越来越激烈。要想不断提升石油企业的竞争力，就要充分发挥石油企业办公室的职能。但是，根据当前石油企业经营管理工作实践来看，石油企业通常更加注重油气开采与安全管理，往往认识不到办公室工作的重要性，这就导致部分石油企业办公室工作人员对自身的岗位工作职责、工作重要性认识不够，无法充分发挥职能，不能通过有效的办公室工作策略来提升岗位工作效率。

（二）职业素养较低。部分石油企业的办公室工作人员专业素养与职业道德始终处于较低水平，无法满足当前石油企业发展需求。甚至有部分办公室工作人员在处理公文与会议安排等基础工作中，还存在问题。

（三）缺乏创新能力。在当前高速发展时代，个别石油企业办公室工作中仍旧采取传统的管理模式，工作人员未主动、积极地更新工作理念，导致办公室工作质量与管理效率严重滞后，无法保障工作正常开展。

三、加强办公室工作科学管理的策略

（一）创新、转变办公室工作模式。伴随着近年来信息技术的迅速发展，为石油企业发展带来了新机遇，注入了新的生命力。大部分石油企业办公室工作中先后应用了互联网技术、大数据技术等各类信息技术，逐渐实现了信息化、自动化、智能化管理。石油企业办公室工作要基于办公室管理现代化发展思路来创新转变办公室管理模式，通过运用新的管理模式促使石油企业办公室工作的科学管理水平得到提升。首先，石油企业要及时对办公室设备进行更换。根据本企业办公室工作的特点，开发与引进合适的办公软件，从而实现办公自动化，使办公室工作质量与工作效率得到有效提升，缓解办公室工作人员的工作压力与负担。其次，办公室工作人员应当主动对服务理念进行更新与优化，要根据各个部门与员工的岗位工作内容、工作特色以及业务需求来制定具有针对性的办公室工作服务体系。对各个部门与员工的信息进行及时有效地收集与整合，从而为石油企业领导层制定决策提供更加真实可靠的数据信息。在石油企业管理工作过程中，办公室工作人员应该充分发挥监督职责，针对相关措施执行过程中产生的不良反应，要及时向领导层反馈，并协助领导层对问题原因进行深度分析，探寻恰当的解决措施，从而使石油企业的经济效益、社会效益最大化，各类决策更加科学合理。

（二）树立事前控制意识。近年来，石油企业发展迅速，企业的业务范围、经营范围有了明显的拓展，这导致办公室工作任务更加艰巨。石油企业办公室工作中出现的细小失误与误差都有可能阻碍或者影响石油企业发展。基于此，石油企业应当认识到加强办公室工作的重要性，并逐渐树立良好的事前控制意识。例如某石油企业要拟定相关文稿与报道，要求办公室工作人员对企业的发展动态有全面了解与掌握，结合企业的既定目标与实际运行节奏来拟定文稿。办公室工作人员在起草文稿时，一方面要对领导层的意见进行深刻体会，另一方面要对基层员工所反映的情况有具体表现。在石油企业办公室工作中，通过良好的事前控制，可以有效避免石油企业经营管理中出现纰漏，可以使石油企业的各项工作更加科学合理。因此，要求石油企业办公室工作人员必须树立良好的事前控制意识，能够从石油企业发展战略目标全局出发，做好石油企业办公室工作的细节，促使办公室工作效率与工作质量不断提升。

（三）构建完善的办公室工作制度。石油企业办公室工作落实的基础是构建完善的制度，这样可以使办公室工作人员的各项工作有据可依、有章可循，从而有效避免办公室工作中出现责权不明、工作混乱等多种情况。首先，石油企业要结合自身发展情况制定符合本企业的办公室工作管理制度与条例，并引导企业相关工作人员遵守与执行办公室管理制度。其次，石油企业要不断完善企业内部各部门之间的沟通制度。石油企业所涉及的业务范围与经营范围相对较广，部门的种类相对比较繁杂。通过办公室工作了解各个部门的具体发展情况，加强办公室同各个部门之间的交流与沟通，可以更加及时客观地了解各个部门的具体发展情况与员工思想动态变化情况，从而使办公室工作开展更具针对性，可以通过结合员工的实际发展情况与建议，组织企业文化建设、文化宣传等多类活动，提升企业员工的集体归属感、荣誉感与责任感。同时还应该进一步加强石油企业人员管理机制的改革与优化，从而制定更加符合石油企业发展的薪酬体系，充分激发企业员工的工作热情与创造力。

（四）加强办公室工作人员的专业性要求。石油企业办公室工作人员是否具备较高的专业素养与职业道德素养，会对石油企业办公室科学管理水平是否提升产生直接影响。基于此，石油企业应当安排办公室管理人员参与相关培训、教育讲座，使其专业性要求不断提升。某石油企业组织办公室工作人员参与互联网远程教育的公文写作、业务接待等专业知识培训，工作人员可以根据自身情况来选择学习时间与地点，通过不断学习来提升专业技能与专业素养。