信息时代高校院系资料室的管理与建设研究

杨季

摘 要：高校图书馆由于其不可替代的作用和规模，奠定了它在高校图书情报工作中的主体地位，主导着整个学校图书情报的相关工作。正因为如此高校图书馆资料缺乏针对性，需要院系资料室的配合，为此，需要加强高校院系资料室的管理和建设，促进其作用发挥。该文阐述了高校院系资料室在高校教学与科研以及学科、专业建设中的地位与作用，通过分析院系资料室在当前发展中存在的问题，结合笔者多年的工作经验，提出了在信息时代高校院系资料室的管理与建设的对策。

关键词：高校院系资料室 管理与建设 文献资料 创新 信息时代

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（a）-0138-02

1 高校院系资料室的定位与作用

1.1 是对高校图书馆的有益补充

面对高校图书馆深度有限，并且不能够只针对某一个学院教学与科研以及学科、专业建设等实际情况，而院系资料室工作的出发点是立足于本院系的实际教学、科研工作，其各种藏书和资源主要是面向本学院的各个专业，具有专业性、针对性、系统性和完整性等特点，因此院系资料室就成为了高校图书馆的有益补充，并且能够很好地解决上述问题。

1.2 是院系教学与科研工作的辅助机构

院系资料室在提供专业文献资料的同时，也负责收集本院系各专业教职员工的科研成果，并将这些资料汇总、分类、归档，将学院的研究成果、教学成果等一系列资料形成一个完整的、系统的数据库，为今后的工作提供必要的参考和依据。通过资料室为院系的教学与科研活动提供的辅助帮助，能够形成一个以资料室为媒介的信息集散中心。

1.3 是广大师生课余学习和科研创新场所

当今的时代，是一个知识爆炸的时代，是一个知识更新速度日益加快的时代。这就要求教职员工在课余时间要经常充电、进行知识的扩充，这个问题也同样摆在了广大的学生面前。院系资料室的特点就在于它能够提供比图书馆更专业、针对性更强、系统性更强的文献资料。因此，资料室特别适于本学院教职员工与学生的课余学习。

在创新的过程中，难免会需要一些专业性强的文献资料作为参考，指导、辅助创新活动的开展。这些资料很多情况下在图书馆是找不到的，很多情况下只有在学院的资料室里才能够检索到。

2 高校院系资料室的发展现状

2.1 对院系资料室的重视程度不够、认识不足

认识上的不足以及重视程度的不够，使得院系资料室在当前的发展与建设中处于一个十分尴尬的境地。自身的重要性并没有在实际工作中得到体现，而学校在实际工作中也很少能够充分利用院系资料室，甚至在某些院校，院系资料室成为了可有可无的鸡肋。

2.2 管理手段与管理方式落后

当前，高校院系资料室大多数还没有脱离书刊订购、收取、分类、著录、排架以及对那些内部资料的加工整理和编制专业专题目录、文献索引、汇编等手工操作[1]。手工操作具有速度慢、准确率低、耗时耗力等缺点，而信息时代的特点是信息数量多、增长快、传递快。这在客观上就造成了二者之间巨大的反差，同时也反映出高校院系资料室在管理手段和管理方式上的落后。

2.3 院系资料室工作人员的知识结构与水平差距较大

许多院系资料室的工作人员并没有图书情报专业背景，并且很多人也没有经过这方面的专业训练。知识结构上的差异必然会体现在工作效率和质量上的差异，因此也就造成了工作效率上的大打折扣。

2.4 院系资料室提供的服务与需求之间具有明显的差距

院系资料室提供的文献资料、各种服务与院系师生实际需求之间，经常存在各种差异。这种差异主要体现在两方面：一方面是内容上的差异，一方面是时间上的差异[2]。内容上的差异主要是指院系资料室提供的各种文献资料和服务与教学工作和科研工作的内容上有一段距离；时间上的差异主要是指供需双方在时间上的相互滞后。也就是说，对于资料室提供的部分国内外最先进的研究成果的资料，本院系的相关研究没有涉猎。

2.5 院系资料室的设备与经费嚴重不足，服务理念与态度有待提高

由于院系资料室没有得到足够重视，相关的经费划拨不到位，常年处于经费不足的尴尬境地，使得院系资料室的设备常处于陈旧状态且不能得到及时更换，也因此没有多余的经费对工作人员进行相关的培训以适应其工作上的需要。长此以往，就造成了院系资料室工作人员的服务理念无法适应信息时代对院系资料室工作的要求。

3 信息时代高校院系资料室管理与建设之对策

3.1 以本专业需求为中心，加强高校院系资料室的特色资源建设

要以本学院的专业需求为出发点，资料室所有的工作与活动都要围绕着专业需求为中心而展开，这样就能避免在建设过程中的偏差、盲目与浪费等现象的发生，并且，以专业需求为中心开展工作，能够使得资料室提供的资料更具有针对性、独特性和唯一性，尽量使资料室所提供的资料在整个学校内是这方面最专业和最系统的。特色资源的建设，不但要求资料室从外面购置的资料具有特色，还要求资料室对学院内部的资料建立起一套完整的、具有学院自身特色的数据库。

3.2 院系资料室的工作和图书资料的管理要科学化、标准化、规范化

院系资料室为了更好地适应其发展、服务于院系的教学与科研工作，就必须在工作中采用科学化、标准化与规范化的管理。科学化、标准化与规范化的管理能够有效地提升资料室工作人员的工作效率，降低工作中出现的错误，减少工作中不应有的违规现象，杜绝资料在借阅过程中的过期不归还现象发生，能够使图书资料从订阅，到后来的排架、著录、借阅等工作都处于一个井然有序的过程之中，使院系资料室的发展与建设逐步走向健康、有序的道路[3]。

3.3 院系资料室要走网络化、数字化、自动化的发展道路

当前，数字图书馆的建设正如火如荼地进行着，而院系资料室在这方面的建设则相对落后很多。作为高校图书馆的有益补充，院系资料室在这方面的建设也应该迎头赶上。网络化与数字化的发展道路使院系资料室的各种文献资源能够实现最大限度的共享，并且能够使图书馆与资料室之间相互弥补、相互促进、协同完成院系的各项工作。这样一来，既能够使院系资料室的发展跟上图书馆发展的步伐，又能够节省大量经费，更重要的是便于教职员工与学生以最快的速度获得最多的、针对性强的文献资料，节省大量宝贵时间，使他们能够集中精力搞研究。

3.4 增加院系资料室与教职员工、学生之间的互动

院系资料室不是一个独立于院系发展之外的机构，恰恰相反，院系资料室的发展，应该与院系的发展相联系，共同进步、共同发展。这就要求资料室与教职员工、学生之间不断增进了解，使资料室能够及时了解这些用户的最新动态，及时获得教职员工与学生当前最需要的是哪些资料，以便安排资料室接下来的工作方向与工作内容，更好地为教职员工与学生服务。

3.5 院系资料室要进行服务创新，不断更新服务理念

院系资料室在传统的服务上面要有所创新，要为教职员工与学生提供个性化的信息服务，这包括定题服务、推送服务、咨询服务、原文传递服务等等。这方面的服务多见于图书馆等大型图书情报机构，而在院系资料室中开展的则少之又少，这一方面需要大量的人力物力的支持，另一方面也需要工作人员具有一定的专业知识。因此，应该加大对院系资料室的支持力度，为资料室开展服务创新提供有力的保障，这样才能够更好地为教学与科研工作提供帮助。

参考文献

[1] 周小阳.高校资料室现代化管理的思考[J].科技信息，2008

（20）：270.

[2] 王敏，姚国文.网络环境下高校院系资料室建设与管理模式探讨[J].情报探索，2008（4）：84-86.

[3] 李敏.高校院（系）资料室如何为本院（系）师生服务[J].科技情报开发与经济，2008（17）：198-199.