党政机关公文“抄送机关”的确定与处理

2021-11-22济南军区善后工作办公室管恩松

办公室业务 2021年12期

文/济南军区善后工作办公室管恩松

为了更好地提升党政机关抄送公文质量，需加强相关处理技术要点分析，并给予更多的关注。

一、当前办公室公文管理工作存在的问题

（一）工作人员的业务水平有待提高。随着社会的不断发展，公文的形式不断发展变化，目前已经有了电子版公文。这意味着工作人员要具备更高的综合素养，不仅要能够详细掌握公文处理的相关内容，同时还要熟练使用计算机。但是个别单位并没有认识到公文管理工作的重要性，在人才招聘和后续的人员培训方面没有落实到位，导致员工的整体水平无法得到提升，公文管理工作存在较大的问题。

（二）违背公文的行文规则。我国相关法律法规明确规定了公文制发和处理的相关要求和行文规则。行文规则对于公文的发行和制定来说起着约束和引导的作用，可以结合发文和行文双方的实际情况帮助管理人员进行相关原则的确定。但是在实际的应用过程中，人们往往会忽视行文规则的重要性，出现杂乱无序的情况。首先，如果不按照行文规则进行，会直接引起不经会签就下发文件，涉及许多部门和人员失职的状况，同时还会出现越级行文等严重的问题。其次，如果不按照相关标准行文，很容易出现发文规格难以控制、文件报送错乱等问题。另一方面，在我国行政体系中存在大量的复杂行文情况，对行文的层级要求较为明确，如果不按照行文规则进行，很容易出现混乱。从这些方面来看，不按规定行文会给单位的管理造成较大的影响。

二、党政机关公文“抄送机关”的确定与处理

（一）向上级机关行文时。在《党政机关公文处理工作条例》中明确指出，如果一个机关受到两个或两个以上机关领导时，在抄送行文时每个上级都要送到。一般来说，在办理上行文时只采用单头主送的形式，也就是说只把上级视为主送机关。但我们需要注意的是，一个机关部门能否被列为抄送机关有明确的规定和要求，必须根据相关文件的具体内容和设计机关而定。比如说县公安局根据本县人民的返乡情况向县人民政府报告，这时主送机关就是县人民政府。在这个过程中，人民群众情况调查工作的开展和进行还需要县交通局、财政局等部门的积极配合，因此以上单位可以视为抄送机关。与此同时，县公安局的运转还受到上级部门的监督和指导，因此县公安局还可以向更高一级的市公安局进行文件抄送。在这个过程中需要注意，发文机关不能向自己的下级机关进行文件抄送。主要基于以下两点考虑：一是向下级机关抄送文件会影响本级机关的权威性，不利于工作的长久开展；二是上级机关作为下级机关的领导者，其行为会对下级机关的行为产生影响，如果下级机关也照学，就很容易滋生经验主义。从这个角度来说，我们所提到的县公安局机关这时就不能给各个分局抄送文件。另一方面，在向上级抄送的文件中，可能会涉及各个方面的困惑和请求，甚至包括一些较为机密的信息，如果这些内容被下级机关了解，会很容易产生不必要的麻烦，影响工作的正常开展。

（二）关于主送单位。我们上文中所提到的主送单位，是文件的主要受理单位，同时也是行文最重要的主体，通俗来讲，就是对发文机关所提出的疑问和请求进行解答和判定的单位，也就是对整个文件的内容进行掌握贯彻的接收单位。一般来说，除了极少数面向社会或全体人员发布的文件，其他文件都需要明确指出主送机关，在标注主送机关时如果不用全称可以使用简称来代替。由高级向低级机关发文时，需要下级各个单位贯彻执行的可以给所有下级机关抄送，比如说市政府的各个单位、企业的各个部门、生产厂家的各个生产车间，都可以采用上述方式。一般来说，一个抄送机关的主送机关不能超过一个，尤其是下级机关向更高一级的机关发送请示、解惑文件时应该明确只有一个主送机关。否则就很容易出现责任落实不到位、上机机关相互推脱的情况。对于业务较为广泛的发文单位，一般也只有一个主送机关，其他的单位和部门都是抄送机关，格式一般为：在标题的下方空处一行，左边用仿宋的字体进行标注并顶格写，同时换行时仍然以顶格的形式进行书写，在主送机关书写完毕后要用全角冒号标识。

（三）重视办公室管理队伍建设，提升管理水平。1.员工水平建设。传统的劳动工具已经不能满足日益增长的劳动诉求，电子产品在我们日常的工作中发挥了主导作用，需重视信息技术的广泛应用；2.工作环境建设。通过良好的工作氛围能够更好地提升工作热情；3.薪资福利建设。提高员工的薪资福利有利于增强他们的积极性和满足感。同时可以根据办公室规章制度设置相应的奖惩措施，这不仅能有效落实规章制度，也能营造员工之间“比着干”的浓厚氛围，激发员工的干事热情，实现共同进步；4.择优培优建设。员工作为一个团队最重要的组成部分，要求我们在选择人才时要严格把关，挑选最优人才。此外，学无止境，要将教育培训工作长期化，定期为员工开展培训，例如团队管理建设、团队人才建设、团队文化建设等等，提高员工水平。

（四）实现公文运行质量的提升。工作人员在审核公文时要本着以下要求：首先，要严格遵守行文规则，根据要求和内容判断该行文是否具备较强的效用，是否满足分开报告和请示的原则，以及相关的发文不能越级、一个行文一件事相匹配的原则。其次，要对行文的内容和涉及的相关政策进行严格把关，行文的审核等不能触及我国的法律法规和各项政策。要加强对行文抄送程序的把关，尤其是文件是否通过相关领导的审核，必要的各部门和人员的签字是否到位，以及不同人员的建议是否统一。与此同时，还要关注行文的文字使用是否准确，是否清晰明了地表明各项内容，相关词汇的使用是否合理，整个句子的结构是否严谨等。最后还要注重行文的格式，尤其是行文的格式体例是否符合规范，相应内容的格式是否准确，内容和文种匹配与否。

（五）联合行文。如果公文包含多个部门的功能和权限范围内的事项，可以进行联合行文。机关工作人员在涉及多个部门联合发文时，首先要搞清“联合行文”和“行文方向”的相互关系。联合行文是基于签发机构的数量多少，而行文方向是基于正式文书的走向。因此，联合行文包括上行文、平行文和下行文。联合行文对行文机构的识别和认定问题，《党政机关公文处理工作条例》中有明确的规定，对上、下行文规定：联合行文时，上行文不能被抄录到联合行为机构的下级代理机构，比如上海市、江苏省、浙江省人民政府联合向国务院上交的《关于报送〈长三角生态绿色一体化发展示范区总体方案〉（送审稿）的请示》（发改地区〔2019〕1634号），一定不得将文抄录至三省市人民政府和国家发改委的下级机构。下行文可以根据具体情况不同抄录到联合行文机构相同级别的其他机构，比如《教育部国家语委关于表彰“中国语言资源保护奖”先进集体和先进个人的决定》（教语信〔2020〕1号），可以抄录到同级机构比如文化旅游部、科技部等部门。“汉语资源保护奖”是国家级奖励，具有重要意义，还将把教育部和国家语言委员会的联合上级机构列为抄录机构。需严格遵守以上规定来进行操作。