如何加强高校职能部门办公室管理工作

文/淮阴工学院 王心如 张超

高校各个职能部门办公室的综合运行水平和服务能力与高校的发展息息相关。高质量、高效率的办公室工作是各项工作稳定、顺利开展的可靠保证。因此，研究如何加强办公室管理，提高行政人员的服务水平和工作效率显得至关重要。

一、高校办公室主任的职责

在高校，办公室主任是行政事务的执行者，要对领导所交办的事务及时并快速、高效地贯彻、实施。作为办公室主任，要着力做好纵向、横向及内部协调等多方面的工作。对内而言，办公室主任通常要负责本部门的日常运行工作，包括文件和信件的收发、登记、传阅、催办、归档，贵重物品及消耗办公物品的购置、保管、配置，部门印章管理、档案管理；负责部门网站、微信公众号新闻撰写及发布等一系列宣传工作；负责全校学院的考核及汇总工作；负责参与组织编制、实施学校发展规划；负责省教育厅等部门的年度统计汇总与上报工作；负责部门财务的整理、报销工作。对外而言，办公室主任需负责本部门与学校其他部门的协调工作、材料报送工作等。

二、高校办公室工作瓶颈分析

（一）对办公室工作重视程度不够。高校职能办公室主任除了服务领导外，还要围绕学校各项教学科研情况开展工作，全心全意为全校教职工服务。因此，办公室的工作效率与高校教学科研质量有直接关系。就目前情况而言，绝大部分高校依旧重学术，轻管理，基本不重视办公室的作用，不重视办公室行政管理水平的提高。一方面，办公室配备的人员数量远远不够；另一方面，办公室的工作繁杂，且工作量非常大，需要花费大量的时间，投入大量的精力，上至领导决策的形成和发布，下到来宾的接待和安排，几乎都与办公室工作有关，都需要办公室主任主动跟进、督促、检查。另外，办公室人员因为岗位问题，无法直接参与学校最重要的教学科研工作，因此常常被直接忽视。在这种工作环境下，办公室人员很难在自己的岗位上找到成就感，导致高校日常办公效率大大降低。

（二）办公室管理机制有待健全。就目前而言，我国高校办公室管理工作体系建设还处于萌芽阶段，需要进一步深化完善。在实际工作中，办公室工作存在责任分派不清楚、一人多职、职责交叉重叠、各岗位之间项目推诿等情况，无专门的规章规定哪些职责分属于办公室。在工作中，时常遇到一些特殊问题和特殊情况，导致很多需要及时处理的事务无人接手、无人解决。因此，不完善的办公室管理机制不仅无法确保工作计划制定的合理性，在实际开展事务管理的过程中，管理人员也没有相应的规范或制度作为支撑，管理难度很大。

三、高校办公室管理效率提升路径分析

（一）健全办公室管理机制。1.完善办公室管理机制，促进部门良好发展。一套先进科学、规范合理的办公室管理机制，是院校办公室高效运作的基础。针对高校存在的办公室管理体制不完善的问题，应根据学校和部门实际情况，考虑各个职能部门办公的特殊性，建立合理完善的办公室管理机制，并不断进行更新。一是要明确责任，确保工作有规可守、有章可循、有制可依；二要加强工作目标考核，强化办公室管理考核力度，从而提升办公室管理效能，加强部门办公室管理工作的规范性；三要体现公平，可按工作强度和贡献度进行利益分配，从根本上激发人员的工作积极性，促进部门健康稳定发展。2.依托现代化信息技术，实现办公室管理体制创新。将信息技术融入日常办公室工作中，通过人工智能、大数据等，实现办公简单化、系统化、科学化，加快无纸化办公进程。比如办公室档案管理，可利用较为先进的信息体系整理档案，积极创建信息化档案管理办法，及时、科学有效地对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计，把档案工作做精、做细；比如通过在线教学科研管理服务平台，实现教学科研成果公开化、规范化、集成化管理，代替传统线下递交材料、线下审核等操作。在此基础上，高校应不断丰富信息系统服务内容，让全校师生有更为良好的系统使用体验，获得更多师生的认同感，确保信息化创新管理真正发挥其作用和优势。

（二）提升办公室主任的素质与能力。1.加强业务培训，提高工作的执行力。高校办公室行政人员的多元化发展是如今行政部门高效运行的必然需求。由于办公室主任长期处于办公室这种封闭的环境，缺乏对外界政策形势的认知了解，在工作中时常会被许多问题所困扰，影响办公效率。因此，办公室主任需要不断学习，提升自身知识和素质。学习力、业务力是办公室人员的终身必修课，在思想上，应由“要我学”转变为“我要学”，提升主动意识。在培训学习过程中，要认真学习新知识，了解新形势、新政策，确保理论培训到位，坚持理论与实际相结合，在培训中学习，在工作实践中熟悉、探索。2.培养团队意识，加强工作的凝聚力。办公室工作不仅是办公室主任一个人的工作，更是一个团队的工作。个人力量微小，但是团队力量巨大。因此，应提高办公室团队作战的精神，用团队工作目标来代替单打独斗的现状。必要时可组织人员开展户外团队拓展训练，领会团队实质，将团队精神融入工作中。3.树立正确三观，开拓创新精神。办公室工作牵动全局，要求办公室主任树立强烈的事业心，具备认真严谨的工作态度和一丝不苟的工作作风。思想政治修养是一切工作的前提，作为一位合格的办公室主任，应树立正确的世界观、人生观、价值观。此外，还应具有一定的创新精神，善于包容和接纳新事物，开阔思维，遇到难题或者新问题要学会随机应变，努力提高自己发现问题、解决问题的能力。

（三）树立“以人为本”的管理服务理念。日本“经营之神”松下幸之助的经营哲学有一点为“玻璃式经营”，旨在公开和透明，让公司员工了解公司的经营，引起并加强员工的责任感，消除依赖性。这是对“以人为本”管理服务理念很好的解释，即以人为主导，主动倾听、主动服务，在工作中体现出“人文关怀”，有助于提升员工工作的主观能动性，促进员工工作效率进一步提高。作为办公室主任，在实际工作中应该铭记“玻璃式经营”的服务理念，时时体现“人文关怀”。一方面，在和部门同事朋友的相处中，充分考虑到所属部门同事的兴趣爱好、性格特点、家庭关系、生理心理等因素，做好部门内部的协调和服务工作，以增强部门人员的凝聚力，提升整个部门的工作效率；另一方面，对于其他教师，也应做到“以人为本”，善于倾听他们的问题和意见，及时为老师解决困难，力争把办公室工作做实、做精、做沉、做强。真正做到以德服人、全心全意做好服务工作，对于目前高校行政人员的工作来说，至关重要。

四、结语

高校办公室工作是全方位、开放型的，既要处理好方方面面的关系，又要做好领导和同事们的服务工作。办理事务，应常抓不懈、刻不容缓；搞好服务，应尽心尽责，做好“管家”。现如今高校所面临的竞争压力极大，若想在大环境愈发严峻的情况下，让学校朝健康、稳步的方向发展，各职能部门办公室行政管理水平、工作效率必须得到提升，在确保办公室重要作用充分发挥的同时，为学校高质量发展提供强大助力。