新时期石油企业办公室综合管理工作探析

2021-11-22中国石油西南油气田分公司四川页岩气勘探开发有限责任公司赵漾

办公室业务 2021年12期

文/中国石油西南油气田分公司四川页岩气勘探开发有限责任公司赵漾

企业办公室综合管理，是指企业办公室综合管理工作人员具体配合协助企业的管理者高效处理相关行政与办公事务方面的决策与执行、控制与反馈的整个活动过程。新时期科学优化完善石油企业的办公室综合管理工作，能够有效提升企业管理效率，促进企业健康长远发展。

一、石油企业办公室管理在企业管理系统中的作用

办公室是石油企业综合管理的重要部门，办公室综合管理工作的效率和质量影响着企业整体经营管理的正常发展。随着社会经济的快速发展，企业办公室综合管理工作的效率提升促进了企业经营管理的变革和创新。新时期背景下，石油企业办公室综合管理工作的优化创新，直接影响企业整体运营管理的效果，同时也对企业的可持续发展有着重要且深远的意义。石油企业的办公室综合管理工作主要包括管理企业日常行政事务、参政议政以及为其他部门做好服务等，具体作用主要有以下几点：

（一）桥梁纽带作用。对于石油企业而言，办公室是其有效连接管理层和职能部门以及企业员工的重要纽带，在日常综合管理工作过程中发挥着重要的上传下达、上下互通的作用，此外也在企业经营管理中发挥着重要的宏观管理调控作用，为企业各项管理决策的贯彻落实起到重要的协调配合作用。企业管理者制定某项决策，需要由办公室部门统一进行信息下达，不论是重大的管理决策，还是日常问题的处理决策等，办公室都负有实际组织管理和下达的职责，属于企业管理中不可或缺的重要组成部分。在落实企业管理决策的过程中，办公室介于企业管理者和基层单位部门之间，需要积极深入一线基层单位了解实际情况，充分把握企业发展的动态，为企业管理者提供及时、正确、完整的发展信息，充分为企业管理层的决策制定提供正确可靠的保障，辅助企业管理者制定更加高效且符合实际的管理方案。

（二）参谋助手作用。石油企业办公室综合管理工作在企业经营发展中还发挥着重要的参谋助手作用，办公室不仅要为企业管理者及时高效提供全面且可靠精准的信息和情况，同时也要积极根据企业的核心工作内容进行相关的调研，结合企业管理者的想法和目的做好相关文案稿件的编辑起草，针对企业重大管理问题的处理给予管理者必要的合理化意见和建议。在发挥其参谋助手的重要作用时，办公室要充分保障自身的政治敏感度和洞察力，要从思想和行动两个方面与时俱进，紧跟形势，通过利用自身完善畅通的信息网络渠道，及时把控企业发展过程中存在的重要问题，了解基层的实际情况。此外，办公室综合管理工作在开展过程中必须努力提升自身对于未来发展的长远预见性，积极发挥出办公室综合管理的巨大价值，针对重要突出的问题，必须及时主动关注并介入，把握实时动态，及时与上级领导层进行信息沟通和反馈。

二、当前石油企业办公室管理存在的问题

随着我国社会经济的快速发展，在当前企业加快内部改革创新发展的新时期，石油企业所面临的关于充分加强企业的信誉建设，不断优化企业员工生产工作的环境条件与薪酬待遇等各个方面的巨大压力和挑战越来越迫切。企业整体的改革与发展不是一蹴而就的，这是一个非常巨大的系统化改造工程，会影响到企业管理的各个方面。因此在企业经营发展过程中，企业办公室作为为企业提供重要服务的部门，迎来了全新的压力和挑战，当前石油企业办公室综合管理工作中普遍存在着一些问题和不足，具体有以下几个方面：

（一）管理观念缺乏创新。随着社会经济的快速发展，石油企业办公室综合管理工作的具体内容以及形式也要紧跟时代的发展及时创新，因此首先要变革传统的管理理念，与时俱进，不断提升企业办公室综合管理对于企业未来长远发展的预见性，然而现实是当下石油企业办公室普遍沿用传统的管理理念和模式，长此以往，会导致企业办公室综合管理工作陷入原地踏步的恶性循环之中，限制企业的长远可持续发展。

（二）管理制度不够完善。石油企业办公室综合管理工作实现创新变革的基础在于深入优化完善工作流程的规范性，有效提升部门工作的实际效率。然而当前石油企业办公室综合管理工作实施过程中，出现了很多不规范的情况，例如，部门工作职责划分不够清晰，工作目标模糊，工作开展思路不清晰，缺乏方法创新等。这些现实存在的诸多不规范完善的情况，无形中增加了办公室工作人员的工作量，直接影响到企业本身的品牌形象，企业管理运转的效率受到很大程度的影响，导致企业人财物资源普遍浪费。新时期背景下，市场经济繁荣发展带来的多变性和复杂性，都要求企业必须高度重视办公室管理工作的效率提升，不断针对存在的实际问题优化企业办公室管理的规范和制度，建立科学合理的管理机制，保障工作流程和标准的规范化，充分促进企业办公室综合管理工作顺利有序开展。

（三）服务管理水平有待提高。在一些石油企业中，其办公室工作人员自身定位存在偏差，认为其岗位职责就是处理事务性工作，在工作过程中缺乏主动思考的思维意识，实际工作过程中，处理各项事务因为沟通不充分，使得制定的处理举措不够合理，很难获得管理者的认可与肯定，基层员工执行起来存在很大阻碍，基本上被大量日常化的事务性工作以及临时突发性的工作给填满。长时期保持这样的工作状态，使得办公室工作人员在进行日常综合管理工作时只是按部就班地根据上级领导下达的工作任务来执行，没有充分发挥自身的主观能动性，在遇到问题和困难的过程中普遍存在等和靠的心理，不会主动收集信息或者与其他部门进行沟通，针对一些监督核查与调研的工作，无法为管理层提供全面、及时、准确的管理信息和情况，不能够充分发挥企业办公室综合管理工作为企业决策提供服务的重要职能，使得部门工作效率和服务管理质量不理想，不利于企业综合管理和发展水平的提升。

三、改进和完善企业办公室管理的探讨

（一）高度重视学习, 拓展创新思路。学习有助于提升人的精神层次，丰富并完善自身的知识体系，提升人的综合能力和素养，强化人的创新管理能力。创新本身需要加强自我的学习和提升，创新就是基于正确高效的学习充电，同时加强对于知识信息的实践和应用，日积月累地实现提升。当前时代背景下，知识经济时代的企业办公室工作人员也必须明确学习的重要性，必须努力通过学习提升自我，更新并开拓个人知识的边界和局限，从而有效适应不断发展变化的工作需求。石油企业的办公室综合管理人员要努力克服局限，创造条件进行学习提升，掌握更多有关政治、办公管理以及业务方面的专业知识，积极学习总结工作经验，不断丰富自身的知识积累，革新传统的工作理念和思想，加强办公室综合管理工作的创新性，有效提升石油企业办公室综合管理工作的效率和质量。

（二）加强制度建设，建立健全合理的办公室规章制度。企业在改革创新过程中，其中的重中之重就是不断完善规范内部管理规章制度，实现真正的有章可循。石油企业办公室综合管理工作的改革发展，必须要加强管理制度的建立健全，提升管理的规范度和科学性，加强办公室的系统化管理。不仅要让企业办公室综合管理的各项规章制度能够充分体现出当下办公室各项工作的秩序性与基本特征，树立制度管理的权威性，进一步加强对于办公室工作人员的职责管理和监督，促进工作人员严格自律、约束自我，积极履行工作职责，同时保障其合法合规的权益。在完善规章制度的时候，要充分发挥制度的规范性作用，统一工作行为和内容以及标准化流程的要求，真正统一办公室工作人员的行为，对于所有涉及的方方面面都应当涵盖在内，充分完善并严格监督制度的执行和落实效果。构建工作职责清晰划分、工作目标明朗有序、遵循规章制度的办公室综合管理环境，充分促进企业办公室综合管理工作效率的有效提升，加强企业整体的管理有效性。

（三）加强思想建设, 注重提高整体服务功能。强化企业办公室工作人员的思想建设，要严格树立员工的工作意识和觉悟，明确树立创新意识是非常重要的，企业办公室必须积极发挥自身的优势和创造力，敢于突破创新，主动革新传统的工作理念和模式，积极探索和创新更加有效的工作方式与方法，提升工作效率。结合新时期背景下企业发展的战略目标和需求，根据企业发展的实际制定合理科学创新的管理对策，探索高效的管理方法，为企业管理决策提供重要的信息服务，充分发挥办公室综合管理的预见性。还要加强办公室综合管理的全局观念，企业办公室综合管理工作的开展要有高度的全局观，在积极吸取各个部门的综合想法和建议后，全面考量和权衡，提出相对客观且公正可靠的策略和举措，有效激发多方面的参与热情，促进企业改革的全面推进。最后，企业办公室必须要加强政治意识和觉悟的培养。在遵循党和国家政治领导方针的基础上根据企业发展现状，辅助管理者制定合理的战略发展目标和规划，配合各个职能部门做好各项工作的落实和执行。