如何提升血站档案管理能力应对突发事件

2021-11-22重庆市血液中心唐俊王蓉感何涛

办公室业务 2021年22期

文/重庆市血液中心唐俊王蓉感何涛

血站是不以营利为目的，采集、提供临床用血的公益性卫生机构，担负着保障临床用血安全和血液研究的责任。目前血液主要依靠无偿献血者捐献，在突发事件发生时，血液的安全保障对拯救生命和维护正常的医疗秩序发挥着建设性作用。突发事件是指“突然发生，造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件”。血站应对突发事件的相关档案是采供血业务工作、行政后勤管理过程中形成的重要工作文件材料。血站应严格按照上级要求做好相关资料的搜集整理归档，强化对档案的管理和利用，提升本单位应对突发事件的能力。当前，血站应对突发事件的档案管理、可利用的文献较少。本文探讨档案管理对血站应对突发事件的作用，同时针对档案管理存在的不足提出应对措施。

一、档案管理在应对突发事件中发挥的作用

（一）保护血站珍贵的工作资料。在重大突发事件发生后，势必会导致街头人流骤减，给采供血工作带来挑战。因突发事件而产生的应对方案、留下的工作资料、拍摄的照片录影等，都属于血站做好应对突发事件相关档案的范畴，必须通过规范的档案管理，对其进行完整搜集、细心整理、按时移交、妥善保管，以待开发利用。

（二）为上级研判提供可靠依据。应对突发事件的相关档案来源于整个防控和应对工作的社会实践，也必将回到实践过程中，为上级决策提供参考，为今后的防控工作提供思路。笔者对现有的突发事件防控工作资料进行充分研究，多形式提供利用服务，保障利用工作。

（三）为血站防控策略实时调整提供参考。突发事件的工作档案资料具有重要参考价值，对这些文件材料进行编研，有助于推动突发事件防控时期无偿献血工作的开展，发挥档案在决策中的作用。笔者单位根据上级不同阶段、不同时期的防控文件要求，结合人员管控、物资管理、采供血业务等文件材料研究结果，逐步将应对策略由应急防控调整为精准防控和常态化防控。

（四）为无偿献血宣传提供素材。突发事件发生后，重庆市相关部门全力支持无偿献血工作，踊跃进行团体献血，在此过程中形成的音像照片材料，都是无偿献血宣传方面宝贵的素材。通过档案管理，对这些材料进行整合，筛选出具有代表性的照片、视频，进行多方式多角度宣传，在表达敬意的同时，能更好地营造无偿献血的良好氛围，引领无偿献血新风尚。

（五）为今后应对同样情况提供参考资料。突发事件应对和防控档案中蕴含着血站当前应对突发事件的经验和方法，这不仅是制订应急方案的客观依据，也是今后应对其他突发事件的重要参考资料，有利于完善科学合理的应对策略。

二、血站档案管理面临的困境

（一）档案意识不够强。血站职工大多为卫生专业技术人员，很少受过专业性、系统化的档案业务培训，在实际工作中往往缺乏主动搜集档案的意识。在突发事件发生后，笔者单位为保证血液的充足安全，实行采血小分队预约上门采血及分散团体献血的应急采血方式。在这种采血方式下产生的预约采血工作记录、上门采血工作照片等一系列文件照片材料，都具有归档价值。但由于工作人员档案意识的匮乏，对此类档案的重要性认识不足，造成这些档案的漏收甚至是不收。

（二）档案范围不明确。突发事件的防控档案与日常搜集归档的档案有区别。日常搜集整理的档案范围已经被清楚划分，如何操作都有明确的界定，而突发事件的防控档案作为一个新生事物，需要根据各单位的实际情况进行划分。目前上级下发的指导文件中基本涵盖归档范围，但未明确归属范围。血站一线作业员工没有明确的搜集归档“指南”，无法顺利进行搜集整理归档。

（三）档案制度不完善。由于突发事件的不确定性，血站采供血业务工作本就繁重，档案管理人员大多是兼职，导致血站关于突发事件防控档案的制度无法及时建立起来，用以规范和指导工作。

（四）档案利用不充分。突发事件防控档案整理归档后，大多被封存在档案室。档案管理人员管理的侧重点往往只是搜集齐、保管好，将这一时期的档案“供”起来、“锁”起来，忽略对其进行开发利用。

三、强化血站档案管理举措

（一）高度重视档案管理工作，营造氛围。国际档案日要围绕相关主题，大力加强宣传，推动采供血从业者了解档案，提高档案意识。持续加强对档案工作的领导、逐步完善档案工作网络、切实提高全员档案意识。

（二）界定突发事件应对与防控档案的范围，应收尽收。根据上级要求并结合自身工作实际，血站应对与防控突发事件档案可分为文书档案、采供血业务档案、音像档案、科技档案、实物档案五大类。

文书档案包括：1.上级及其相关部门制定的突发事件应对与防控工作的通知、函、方案、简报等文件材料；2.血站制订的应对和防控方案、通知、报告、简报、会议记录、培训材料等文件材料；3.血站与其他单位应对和防控工作往来形成的文件材料；4.血站宣传报道、舆论引导、新闻发布、舆情跟踪监测、宣传标语等工作中形成的文件材料；5.血站联防联控、疑似人员管理、单位出入管理、观察等形成的文件材料；6.防控物资储备、调配、使用、接受捐赠等形成的文件材料； 7.血站内部消毒管控形成的文件材料。采供血业务档案包括：1.应对和防控期间献血招募形成的文件材料；2.献血者的情况、特别征询文件材料；3.不同采血样本的文件材料；4.市内外血液调配形成的文件材料；5.援助或接受援助血液形成的文件材料。音像档案包括：反映血站应对和防控工作和活动的各类照片、音像材料。科技档案包括：应对和防控工作中血站形成的科研资料、科技成果。实物档案包括：反映血站应对和防控工作的实物。

（三）建立健全归档制度，规范管理。分清档案室职责和各科室职责，将应对和防控文件材料的搜集整理归档工作的责任落实到位。例如，不同血浆样本采集文件材料涉及献血服务科血液采集、检验科血液检验、供血科血液发放等多个部门、多个环节，相关文件材料零散分布，必须指定一个牵头科室，统筹做好此类业务文件材料的搜集，避免档案漏收、错收；制订应对和防控档案管理的标准，对突发事件防控档案的移交时间、交接标准、查借阅标准、销毁标准等进行明确的规定。建立定期抽查考核机制，对各科室文件搜集整理情况进行定期检查，及时发现问题、整改落实，推动档案管理工作朝着纵深发展。

（四）充分运用信息化手段，助力档案管理。逐步实现纸质档案的数字化。可委托专业的扫描公司，集中力量把应对和防控文件资料转换成数字文件。例如，文件材料大多只有纸质件，需要对其进行数字化，实现电子、纸质保存双备份，进一步提高档案保存的安全性，为今后查阅利用提供便利；强化血站信息化建设。通过血站血液信息管理系统联网对采供血业务各项信息进行实时传输、保存和查询，在保证血液采集、检测、制备等各个环节档案的准确性和时效性的同时，也能实现采供血业务档案的电子化储存、管理；着力建设血站公共卫生或其他突发事件应急数据库。将每次的应对和防控采供血业务数据、防控经验措施录入其中，为以后应对同类情况提供方便快捷的参考数据。

（五）有针对性做好档案开发利用，实现档案价值。档案工作本身是一项服务性质的工作，档案工作的服务性是基于档案提供利用来完成的。根据血站工作实际，注重对采供血业务档案的研究，对血液采集、供应情况进行横纵向对比，为当前采供血工作的开展提供数据支撑；做好不同血浆样本文件材料的管理，能为开展血液相关科研提供丰富的参考材料。