基于互联网背景下的高校财务报销模式研究

2021-12-07泉州华光职业学院吴丽龙

办公室业务 2021年22期

文/泉州华光职业学院吴丽龙

现阶段，高校的财务报销模式，仍旧以传统陈旧的方法为主，导致工作效率低下，信息不够完整，严重制约着高校的可持续发展。因此，在今后的工作中，要紧跟时代步伐，针对这些问题，展开详细深入的分析，然后提出切实可行的解决策略。

一、高校传统财务报销模式存在的问题

（一）效率相对低下。传统的高校财务报销模式，主要以投递式、窗口式报销为主，整个报销流程繁琐，耗费时间较长，存在的问题较多。其中效率相对低下，是主要问题之一。其具体表现在以下几个方面：第一，工作量大。高校的师生数量较多，而财务工作者人数较少。财务工作人员每天都需要处理大量的数据凭证，很难全身心地投入财务报销工作。当报销单据的数量较多时，就会增加财务人员的工作量。第二，耗时较长。传统的财务报销模式，各个部门与主体相互脱离，很难实现数据信息的共享。因此在数据信息的审核、提交、分析中，会耗费很长的时间与精力。财务人员在报销项目录入时，一旦出现任何失误，需要重新修改与调整，造成资源的大量浪费。第三，职责不明。报销人员与财务人员，应是相互配合、相互独立的存在。然而，由于高校的财务管理工作比较繁忙，因此很难明确两者的职责与权限。第四，能力低下。工作人员的工作量繁重，很少有时间参与培训深造，导致自身能力低下，影响着财务报销的工作效率。

（二）信息不够完整。在财务报销中，需要收集多方面的数据信息，然后交由多个部门进行核实处理，才能完成报销工作。但是在传统的报销模式下，由于各个部门、各个主体相互独立，合作交流较少，无法为报销与财务人员提供完整的数据信息，因此存在信息不够完整的问题。在众多的报销环节中，如果某一项出现问题与失误，就会导致报销单据的项目不够完善，或者出现丢失现象，却无法第一时间通知报销人员进行重新填写与投递，从而影响报销工作的有序开展。

二、互联网背景下的高校财务报销模式

（一）网上报销概述。互联网背景下的高校财务报销模式，也称之为网上报销模式。是利用了各种现代化信息技术，实现了数据信息的快速收集、共享分析、高效处理，能够减轻报销人员的工作量与负担，并且满足不同人员的需求。其具体流程如下（图1）：

图1 高校网上报销流程图

（二）具体步骤。高校网上报销流程图的具体操作步骤为：第一，填写信息。报销人可以利用手机、电脑等媒介，通过APP、校园网等方式，进入报销界面，根据上面的指示，将信息填写完整，整个过程非常方便。包括姓名、所在单位、报销单据、支付方式等，系统在接收信息后，会立即分析整理，进而审核确定。在填写信息界面时，必须要简洁、明了，能够指引报销人快速找到相关项目，然后准确填写信息。数据信息的审核过程也要顺畅、精准，才能满足报销人的实际需求。第二，电子签批。在数据信息的审批中，如果没有任何出入与纰漏，就会在报销人提交的单据中，进行电子签批，表明同意报销。如果存在问题，要将拒签的原因说明，由报销人重新修改与完善，再次申请报销。在该环节中，必须做到透明、合理、快速，才能提高财务报销的工作效率。第三，初步审核。经过电子批签的报销单据，需要财务人员通过报销系统的登录，进行初步审核。如果没有问题，就可以进入下一个环节。如果有问题，就要写出具体原因，或者电联报销人员，进行核实修正。在初步审核中，是由报销人员将报销单据录入报销系统中，然后由财务人员进行审核分类。这样就可以提高报销的工作效率，避免出现任何失误与偏差，有利于快速审核。第四，单据投递。财务人员在初步审核之后没有任何问题，就需要将带有二维码标志的报销单进行打印，然后投递到学院处。由学院领导进行盖章确认，然后统一投递至财务处。在该环节中，必须保障初步审核通过的电子单据，与投递至学院处的纸质单据吻合，才能避免各种徇私舞弊等现象。第五，复审。复审是由财务人员对投递回来的纸质单据与报销系统中的电子单据内容进行核实。主要核实单据的准确性、完整性、真实性，如果发现任何问题，就要电联报销人进行修改完善。在确认没有问题之后，通过纸质凭证的打印，录入财务系统中。第六，付款。付款是整个网上报销的最后一步，也是非常重要的一步。在付款前，需要仔细审核无误之后，然后交由出纳人员，根据报销人的支付方式进行支付。待付款成功后，还需要向报销人发送支付信息，以完成整个报销工作。整个网上报销模式，基本实现了自动化、一体化与高效化，能够节约更多的时间与精力。

（三）优点分析。网上报销模式的应用，为高校财务报销工作以及高校发展带来了非常深远的影响，具体表现在以下几个方面：第一，提高了工作效率。网上报销模式，是利用互联网信息技术、计算机技术等现代化信息技术，替代传统手工操作方式。不仅可以保障数据信息的准确、完整与及时，还可以优化工作流程，降低工作难度，节约了大量的时间与精力。在网上报销模式下，全体师生可以利用手机、电脑等媒介，随时随地登录系统或网站，填写相应信息，提交电子单据，非常便捷与高效，有效提高了财务报销的工作效率。第二，实现了资源共享。在财务报销工作中，需要审核大量的数据信息，在确保其真实、完整后，才能上交凭证，进行报销。整个过程不仅耗时长，而且流程多。然而在网上报销时，可以利用各种数据收集系统，实现所有信息数据的快速收集与处理。比如人力资源管理部门、学生管理部门、资产管理部门等，都可以与财务报销系统直接对接，实现数据信息的共享。这样就可以简化报销流程，降低工作难度，快速完成报销工作。第三，强化了内部管控。在传统的财务报销工作中，报销人员只处理报销工作，需要耗费很长的时间与精力。因此整个财务控制只局限在事前控制，忽视了事中与事后控制，很难及时找出风险，提出应对策略。然而在网上报销模式下，可以实现全过程控制，从数据信息的收集，到录入处理，都可以及时找出各种风险，然后适当调整与优化，提高了财务内部管控与管理质量。

三、高校网上报销模式的优化策略

在互联网背景下，高校的财务报销模式实现了网上报销，为各项工作带来了很多便利。为了加快高校的发展步伐，还需要对网上报销模式进行不断优化，其具体步骤如下：

（一）加大宣传力度。在互联网背景下，不仅高校的财务报销模式发生了转变，高校的教学管理工作也实现了数字化与信息化。首先，作为高校的管理者，需要认识到各种网络信息技术的价值，并加大人力、物力、财力的支持，通过会议、宣传栏、校园网等方式，实现全面推广与普及。其次，高校内部还要设立财务信息化建设小组，鼓励财务部门与其他部门加强密切交流，在相互支持、相互帮扶下，研发出先进的软件平台，保障财务工作的有序开展。最后，通过内控制度的建立，及时找出财务信息化平台的风险与问题，然后分析原因，制定切实可行的解决策略。并要求每一位财务人员，清楚自身职责，明确自身使命，做好本职工作，高效合理掌握财务信息化工作流程，不断提高财务报销的水平与效率。

（二）引入先进技术。在互联网背景下，各种现代化信息技术的出现与应用，为人们的生活、工作与学习带来了很大的便利。因此在高校的财务报销工作中，还需要引入先进的技术，支持与保障财务报销的有序与稳健开展。首先，高校要与科技公司建立长期的合作关系。要求其结合高校内部的实际情况，研发相应的财务软件，并且将各个系统与模块进行优化完善，满足全体师生的需求。其次，作为财务工作人员，还要与软件设计师进行密切的交流互动，及时提出自身的观点，阐述自身的想法，进行软件平台的优化。包括界面要简洁、美观，功能要实用、完整，操作要顺畅、便捷等。最后，高校要加大各种现代化信息技术的引入力度，包括大数据技术、互联网信息技术、物联网技术等，实现所有工作的一体化、智能化与信息化，才能为高校财务报销工作提供坚实可靠的保障。要鼓励财务工作人员与专业技术人员对硬件定期检查维修，软件定期杀毒升级，做好数据加密与网络防护工作，才能保障整个报销系统的平稳运行。

（三）加大人员培训。在网上报销模式下，需要组建一支高素质、全能型的优质财务人员队伍，才能做好财务报销工作，推动高校稳健发展。首先，高校要为财务工作人员提供多元的培训深造方式。包括最新会计政策与制度的学习，先进的工作方法与技巧学习，借鉴优秀的工作经验与方法，强化自身的专业素质等。才能在具备丰富的理论知识、高超的工作技能下，熟悉掌握财务软件的基本操作，能够及时找出财务风险，并快速解决。其次，作为财务工作人员，要与报销人员进行密切的互动交流。在相互交流、相互借鉴、相互帮扶中，提高财务报销的工作质量与效率，严格遵循相关制度与规定，充分发挥自身的价值与作用。最后，要通过奖惩制度、考核制度、激励制度、晋升制度的建立，来调动每一位财务工作者的积极性与竞争心，促使其树立端正的工作态度，做好财务报销工作。