新时期做好人民法院档案管理工作的几点认识与思考

陈秀娟

摘 要：伴随着司法改革的逐步深入，人民法院档案管理工作也面临着新的机遇和挑战。如何做好新时期人民法院档案工作，本文从库藏卷宗的数字化、规范诉讼卷宗归档管理流程、加强档案库房基础设施建设、庭审录音录像视频资料归档管理、电子诉讼卷宗查阅利用以及新时期档案工作自身建设等六个方面来分析阐述。

关键词：档案数字化;诉讼卷宗规定;档案库房;庭审录音录像;电子诉讼卷宗;查阅利用

档案是历史的真实记录，是各项事业发展的基础。随着大数据时代的来临、信息化的发展，档案信息资源的开发利用变得越来越重要，人民法院信息化建设的转型升级、司法公开和司法便民理念的践行使档案工作面临着新机遇、新挑战，特别是伴随着司法改革的逐步深入，人民法院档案工作的职责范围不断拓展，对档案工作的要求也越来越高。可以说，目前是人民法院档案工作的重要转型期，也是档案工作的大发展时期，人民法院档案工作面临着前所未有的机遇和挑战。

一、关于库藏档案数字化工作

2015年11月，最高人民法院办公厅《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》（法办〔2015〕161号）规定：新生档案应实时数字化，做到诉讼卷宗同步电子录入，以建立全国法院裁判文书全文数据库。目前，大部分法院新立案的各类诉讼案件的卷宗信息，包括案件从立案、审理、到结案归档整个审判流程中产生的档案卷宗材料，均由办公室电子档案录入中心或扫描室实行同步录入。此外，按照最高人民法院的要求，各级法院要开展库藏历史卷宗的扫描录入和挂接，目前各级人民法院已陆陆续续开展或已完成库藏档案的数字化工作。在库藏历史卷宗的数字化工作中，要加强组织领导和协调配合、加强物质技术和人员保障，增强保密意识，严防档案实体的丢失损毁或档案内容信息的泄密。

一是要加强组织领导和协调配合。要按照最高人民法院161号文件提出的“形成院长‘一把手负总责，各部门齐抓共管的良好局面”的要求，不等不靠、立说立行，尽快提上日程进行安排部署，增添设备、配备人员，确保数字化工作有序开展。专门成立档案数字化工作小组，明确各成员的职责和具体分工，实行档案数字化过程的岗位责任制。

二是要加强物质、技术和人员保障。加大对档案数字化工作所需基础设施和配套设施的投入，严格执行档案数字化相关标准和要求，保证数据格式统一规范、数字化成果完整准确和安全可用，确保加工的数据顺利挂接。要提供人力支持，充实人员力量，确保加工前的检查、加工中的监督、加工后的验收每一环节的无缝隙监督管理。要对现有档案人员进行信息技术、网络技术等现代管理技术的培训，满足数字化工作的需求，提升档案人员的信息化水平。对于诉讼档案数字化加工采取外包方形式的，要提前做好财政预算，确保资金落实到位，并尽快有序开展招投标、场地选择、设备购置、档案扫描、成品挂接等工作。

三是要加强规范管理，确保档案安全。建立严格的卷宗交接制度，仔细清点核对实体档案数量，履行交接手续，确保档案实体和内容信息安全。

二、关于规范诉讼卷宗归档管理流程工作

由于历史原因和管理不规范，目前部分法院库藏诉讼卷宗存在质量参差不齐的现象，如卷宗整理不规范、正副卷分装错误、内容不完整等等。诉讼档案是国家专门档案之一，是法院档案资源的重要组成部分，担负着服务审判、服务社会的重要职能，是人民法院进行审判工作的依据和凭证。为规范诉讼卷宗归档管理流程工作，各级法院要做好应对。

一是要以库藏档案数字化为契机，对历史卷宗进行全面检查。对档案实体残缺的进行登记处理，破损的由数字化加工机构进行装裱;对正副卷分装错误、页码有误的要进行登记调整;对目录不完整或目录顺序不一致的要进行必要的记录或标示。

二是对于新生卷宗，要加强基础工作。严格按照《人民法院档案工作规定》《人民法院诉讼档案管理办法》的要求进行档案的接收、整理、保管、统计和借阅，方便档案信息资源的开发和共享。新生档案归档时档案员要仔细核查，重点检查纸质卷宗整理是否符合诉讼文书材料立卷规范的要求、包括目录是否填写完整、是否填写规范、页码标注有无遗漏或错误、立卷验卷页案件承办人和整理人是否签字、卷皮封条粘贴是否规范符合标准等。此外，档案工作人员还要坚持纸质卷宗与电子卷宗是否一致等，电子卷宗扫描是否完整无遗漏，图像是否清晰可辨认，在核查无误后方可实现纸质卷宗与电子卷宗的同步归档。

三是要建立严格的卷宗评查、审核机制，把卷宗评查、审核纳入案件流程管理。要对立卷、归档、整理、借阅流程重新梳理、有效控制、合理优化、形成规范。要实现档案工作的前端控制和全程管理，统一诉讼卷宗整理标准，加强对书记员立卷工作的培训和指导，保证其按照要求收集材料、排序、编页、装订、录入，从源头上保证卷宗质量。

三、关于加强档案库房基础设施建设

维护档案安全是档案工作的首要任务。在工作中，要深刻认识档案安全工作的极端重要性，采取各种措施确保档案实体和档案信息资源的安全，要牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，下大气力加强档案基础设施建设，不断改善档案工作条件，增强做好档案安全工作的物质基础。

一是应设置规范标准的档案专用库房，能够容纳本单位全部档案，并留有一定的空间余地。档案库房建筑应符合建设部建标【2000】56号《档案馆建筑设計规范》的相关标准。此外，还应设置能够满足查阅需要的阅览室，并配备计算机、打印机、复印机、光盘刻录机、桌椅等满足当事人查阅需求的基本设施设备。为保证档案库房的安全，同时适应保密工作的需要，应实行办公室、阅览室、档案库房分开管理原则，按照其性能、类别的要求和保密、方便的原则，既保证办公需要，满足当事人查阅的需要，又使得档案库房与外界人员隔绝，防止被盗现象的发生。档案库房和阅览室应实现电子监控，实施24小时监控。

二是库房内应配置温湿度计、空调或新风系统、除湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，温度范围在14～24摄氏度之间，相对湿度范围在45%～60%之间。在标准温湿度范围之外，都不利于卷宗的保存。在库房日常管理中，要做到“九防”要求，确保档案库房有利于卷宗的保管。此外，档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具应符合规范标准、数量充足。