中小企业内部控制中的问题及改进措施

石丽莉

摘要：中小企业作为市场经济主体的重要组成部分，在促进国民经济稳定增长、缓解就业压力等方面，发挥着较大作用。随着经济和社会环境的不断变化，中小企业也在经历着各种考验。事实证明，企业的可持续发展离不开企业的内控。诸多优秀企业都有良好的内控环境、有效完善的内控管理制度和良好的企业文化。中小企业要想长远发展，必须了解企业自身特点，从中发现内控存在的问题，并针对所面临的问题做必要性的改进。本文在相关概念基础之上对中小企业内部控制制度常见的问题进行分析，并提出了改进的措施。

关键词：中小企业;内部控制制度;管理

企业内部控制就是要将风险，控制在企业可以承受的范围之内，使企业更好地守法经营和更合规地管理。内部控制是全员参与的合理保证经营目标实现的控制手段和措施，目的是为了确保经营管理的合法合规、资产的安全、经营信息和财务报告的可靠。最终目标是在取得更高利润的同时，也能提升企业的可持续发展能力。

制定内部控制制度需要从内部监督、信息有效沟通、控制活动、风险评估和内部环境这五个方面来考虑。其中内部环境规定了企业的纪律和架构，构建了企业的文化氛围，并影响着员工的素质，是企业内部控制建立和实施的基础。具体包括企业的发展战略、部门的组织架构、企业的社会责任、企业的文化建设和人力资源。其中部门的组织机构设置合理、权责分配恰当尤为重要。

一、中小企业内部控制中常见的问题

（一）内部控制制度不健全

企业管理者应站在企业长远发展的角度，不但注重眼前的经营目标，也要注重长远的发展战略目标。为了实现企业经营目标、发展战略来设置企业内部管理的相关制度，从而更好地实现企业价值，使企业更具市场竞争力。

但许多中小企业管理者，没有充分认识到内部控制对于企业发展的重要性，或虽有重要性的意识，但在制定制度时考虑不全面，未能在关键节点设置相应的制约机制，导致制定的内部控制制度存在漏洞，不能起到全面兼顾的作用。不但企业的一些重要的事项要纳入内部控制制度的范围，企业和所属单位的各种业务和事项要被覆盖到。

还有的企业管理层认为，运用国家的相关法律法规就可以作为内控制度，又因中小企业普遍缺少内控专业人才，就由财务部门人员来负责并执行内控工作。而根据内控全面性的原则，内部控制不仅应涉及企业的各项业务、事项，还需要全体员工都参与其中，这样才能不断完善内部控制制度。

中小企业要通过签订合同来维持运营，所以合同管理也应该是中小企业重要的日常任务之一。通过合同管理，可以维护中小企业的合法权益，有效控制和防范法律风险。然而，一些中小企业在合同订立和履行过程中的控制措施较少。

（二）对内部控制制度的执行效率低

有些中小企业虽然设立了内部控制制度，表面看起来也很完善，但在执行过程中没有真正落到实处。由于这些中小企业没有把全部的业务控制活动写进制度中，造成了控制制度中的漏洞和不足。如在采购业务中，因缺乏对供应商的评价和管理，出现了业务部门先与自行联系的供应商订好采购事宜，再向采购部门提出需求的越权采购情况。

还有部分中小企业管理者虽然意识到内控的重要性，但企业内基本上没有设立内控部门，而是让财务部门兼顾内控职能，不符合业务执行与审核监督岗位相分离的原则，也影响了内控工作实效地发挥。

（三）内控制度完善更新不及时

随着经济等环境的变化，中小企业在设计、操作和实施方面有缺失的部分应及时修订、补充和完善，对存在的差异进行整改。网络快速普及背景下，网上银行也应运而生。由于便捷、高效的特点，如今中小企业大部分货币资金交易，都是通过网银实现的。中小企业通过网银办理收付款、信息查询、银企对账、理财等业务，传统的备用金、银行票据使用率大幅降低。而企业货币资金管理制度中对网银的管理制度如未及时更新补充和完善，则会给公司货币资金管理造成巨大风险和隐患。

（四）人力资源管理薄弱

人力资源对企业的发展起着至关重要的作用，人力资源管理得好能保证企业战略的实现，否则企业发展战略难以实现。由于部分中小企业管理人员对员工的薪酬激励机制认识不足，采取的薪酬机制单一且缺乏弹性，导致员工的工作积极性难以提升。并且，某些中小企业对员工的职业生涯缺乏规划，在招聘前没有给员工提供职位和晋升机制上的分析，一定程度上影响了员工潜力的发挥。另外，在招聘时主要提出员工学历的硬性要求，而忽视了员工的职业道德修养等整体素质。

（五）忽视企业文化建设

企业文化是一个企业的灵魂，影响着企业的经营管理，也关系着企业的生存发展。优良的企业文化能促进员工素质的培养，能帮助员工在工作中发挥主动性、创造性，在企业里更好地实现个人价值。好的企业文化也能使员工间产生凝聚力和认同感，有助于企业提高经营效益，提升竞争力，推动企业走向成功。

有的中小企业认为自己的企业规模、职工人数都有限，往往首先考虑经营业务的发展，把实现企业利润最大化作为自己的目标，对企业的文化建设并不重视。其实，衡量一个企业的综合实力，不仅要关注其盈利能力，员工的道德、價值观对于企业而言同样重要，所以企业的文化建设也是很重要的方面。它如同一只看不见的手在引领着企业，影响着企业的发展前景。

二、中小企业内部控制制度问题的解决对策

（一）建立完善的内部控制制度

中小企业应当根据企业自身发展方向和水平，制定与实际经营情况相符的内部控制制度。内控制度在业务上要覆盖全部经营流程，在人员上要从上到下覆盖各个部门，实现全过程、全员性控制。企业须制定内控总体管理目标，然后制定各部门、各岗位的详细的内控目标，划清权责、明确权限。关键岗位应遵行不相容岗位相分离的要求，如企业规模较小，根据实际情况，可以采取替代性的监督检查措施，确保企业规范运行。

1.资金流动内部控制制度

中小企业关于货币资金管理的制度中对备用金、银行票据的规定较完备，而对逐渐增加的网银业务的规定不全面，存在漏洞，导致内部控制不完善。因此，中小企业应完善资金流动内控制度，加强网银管理环节的内控制度建设。

2.采购活动内部控制制度

采购中的申请和审批是采购业务的起点，是非常重要的环节。应当完善采购申请与审批方面的内部控制制度，确保采购政策规范有序，从而保障正常的经营活动、降低采购舞弊或采购损失的风险。首先，要设立采购的申请制度，明确采购程序和审批人员的权限;对超预算和预算外的采购，要先按照程序调整预算，再按照规定的审批程序进行请购。

3.销售业务内部控制制度

首先是信用管理环节，客户信用管理环节涉及的主要风险，包括授信未经恰当审批、信用管理和合同审批职能未分离、客户信用档案不全、缺乏对客户资信的持续评估等。为应对上述风险，可以从以下方面加强信用管理内部控制，包括：对建立的客户信用档案不断更新、维护;对新客户要开展信用调查工作，并编写信用调查报告;跟踪客户信用状况的变化，发现有恶化的情况，及时采取限制发货等减少损失的措施，避免因客户信用问题引发的经营风险。应收账款管理环节涉及的主要风险包括：应收账款无法收回，形成坏账;因未定期与客户进行对账，对应收款差异没有及时发现，给企业在资金的回笼方面造成不利影响;没有定期对账龄进行分析，对不同账龄的应收账款的情况不清楚，降低了公司流动资金的周转速度。针对上述风险，可以从以下几方面着手，加强应收账款管理：第一、业务部门加强对应收款项的催收，加快应收账款的回款速度，对于无法收回的逾期款项，应按相关标准进行核销。第二、财务部门要定期与客户对账，并将欠款单位的欠付款信息，及时反馈给业务部门等收款部门，保证对账工作落到实处。并且定期分析应收账款的账龄，掌握应收账款的概况，特别对一年以上的有可能成为坏账、呆账的应收账款要引起重视。这样有助于评价销售部门的经营业绩，也能加快货款回笼，减少坏账损失。

4.合同管理内部控制制度

合同控制是中小企业内部控制的重要方法之一。中小企业在合同的每个环节都需要建立内部控制制度，特别在订立、履行和纠纷处理的方面，特别要对合同履行的情况进行监督，否则有可能使企业蒙受损失。合同履行环节的主要风险有：未跟踪监督合同的执行情况;涉及变更合同未采用书面形式;出现了违约行为;发现合同中有欺诈等不公平情形，未能及时按照规定程序解除以致遭受损失。所以，中小企业要持续监督正在履行的合同，以便能及时发现问题，纠正异常情况，保证合同的有效履行。具体可以从以下几方面加强：第一，由业务部、财务部等部门人员共同参与对合同履行的跟踪和监督;第二，要将合同的签订、变更、转让、解除和终止等相关信息进行记录和处理，完善合同的台账制度;最后，业务部门要定期检查合同的执行、变更、转让、解除或终止情况，对合同执行等过程中发现的不足应及时加以改进。

（二）提高内部控制制度的执行效率

企业管理者是公司发展的引导者，掌握着公司发展的大方向，他们对内部控制制度的认识程度，直接影响内控制度的执行。因此中小企业管理层需提高风险意识，带头执行相关内控制度。首先，管理层自身要不断学习，提高专业素质和风险意识，并多向大型企业看齐，找出差距加以改进;其次，要加强对管理层的监督。中小企业规模小，人员较少，监督机制大多不健全，很容易出现一人说了算的情况。也很容易给企业造成因一人失误，而导致整个企业经营失败的风险，所以加强对管理层的监督非常重要。为此，要设立内部监督岗位，并且要有严格的监督流程、制度，使对管理层的监督能客观公正。

此外，也应全面加强企业全体员工对内控制度的学习和了解。只有全体员工都增加对内部控制的理解和认识，内控制度的执行力才能真正得到提升。全体员工都要有正确的工作态度和安全意识，熟悉自己工作范围内的风险点，规范自己的行为，时刻把人的生命和财产的安全放在首位，严格按照制度规定进行业务操作，降低工作中的风险;与客户积极沟通，耐心听取他们的意见或建议，尽力为客户提供优质的服务。中小企业还应设立奖惩制度，对执行较好的员工给予奖励，对操作违规的人员要问责。这样就能增强员工对内部控制的认识、理解，企业内控制度的执行力也能得到逐步提升。

（三）完善内部信息传递机制

中小企业还应建立内部信息传递制度，按照各职能部门、业务类别进行由下至上的生产、经营方面的内部管理信息的传递，并且明确保密要求及各管理层級的职责权限。内部各管理层要对所报送的信息的质量、及时性、合规性等负责。同时，企业内部各职能部门相互之间信息传递的制度也要完善。建议在制度中明确各部门的职责范围、工作流程，以免事后推脱责任。可以通过增加交流会、研讨会等形式与各部门人员进行交流，增进相互了解，避免产生沟通不畅带来的信息脱节、数据不足的问题。也可以采取岗位轮换的方式，促进部门间的沟通。通过轮岗，员工能换位思考，增加了对不同岗位、部门的认识，从而使沟通更加顺畅，提高了企业的办事效率。最后，为构建良好的沟通氛围，将部门内、部门间的同事看作为客户，将客户的满意作为自己的工作责任，并形成制度，如此就能形成爱岗敬业、进取创新、团结协作、遵纪守法的企业文化，提升企业内部门间的沟通效率。

（四）优化人力资源管理

首先，企业在人才选聘时，要选拔德才兼备的员工，了解所聘用人员的价值取向、责任意识，做到知人善用。同时加强员工的培训和继续教育，努力提升员工的岗位技能、职业素质，让员工明确自己的工作目标和责任。企业还要设置科学的激励考核机制，除了给予员工该有的工资报酬、节日福利、带薪年假等，还可以对优秀员工给予分红、入股或者期权行使等方面的奖励。企业对员工要坦诚相待，以真诚换取人心。对办理离职手续的员工妥善处理，特别是核心、关键岗位员工，以免出现在员工离职后泄露商业秘密的情况。

（五）营造良好的企业文化氛围

企业首先要引导员工通过相应的专业技能培训、企业集中培训，逐步提高自身技能。并且，通过对员工的人文关怀激励政策，使其真心实意为企业工作。促进员工的主动性、创造性，尽力发挥其潜能，从而在企业中能得到更大的发展。另外，要构建企业内部和谐的人际关系。除了提倡遵纪守规、爱岗敬业、进取创新的精神外，还要增强相互协作的团队意识。让中小企业员工的自身职业生涯与企业的经营目标相联系，因共同发展的目标而促进企业整体水平的提高。最后，企业高层管理人员要在塑造良好的企业文化中以身作则，从思想上要避免独断专行，使员工的归属感、价值感得以增强。

三、结束语

在我国经济的发展中，中小企业起着举足轻重的作用。中小企业虽然规模小，资金受限，人力资源缺乏，但依然需要建立和完善内控制度，以此加强企业文化建设、完善内部信息的传递机制，提高企业的沟通效率，助力企业发展。

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