建筑工程档案资料管理的优化研究

彭慧星

（中铁十六局集团城市建设发展有限公司，北京 100018）

档案工作是建筑施工企业生产经营中一项常规性工作，也是衡量一个企业治理水平高低的标准之一。切实做好建筑施工企业档案治理工作，可以为企业开发建筑新技术、新工艺提供依据和参考。同时，也能大大减少在创优、工法申报过程中的人力、物力投入及整理工程档案资料的重复工作，实现可观的经济效益和社会效益，大大促动生产经营的规范管理和开拓创新。建筑施工企业应统筹兼顾好企业生产经营工作和档案治理工作，使之相互依存、相互促动，充分发挥档案治理在企业中的价值。鉴于此，本文从建筑施工企业档案工作的重性要出发，对标管理策略进行探讨，以期实现建筑施工企业档案开发利用的最大化。

1 档案工作在建筑企业中的重要作用

1.1 档案资料为企业项目建设工作发挥参考凭证作用

建筑施工企业的档案资料是企业生产经营活动的真实反映。建筑施工企业的一切生产经营活动，如经营决策、项目建设、劳动用工、劳务分包等都能在档案资料中得到真实地反映。建筑工程档案资料作为项目建设过程的真实记录，是工程重要技术参数和建设过程的可靠反映，是建设工程质量治理的重要环节，是不可再生的信息资源，也是工程项目竣工验收的必备条件。工程档案的真实、准确、齐全、完整和科学保管及有效利用，对确保建设项目完工后的安全使用和正常运行，促动城市建设、企业进展和经济进展具有重要的意义。档案工作者通过企业档案信息的收集、整理、分析、研究，从而应用到企业生产经营和治理工作中，不但有利于保证企业在建项目的各项指标顺利完成，而且有利于提升企业的经济效益和市场竞争力。

1.2 档案资料为开发建筑新技术、新工艺提供依据和参考

档案是建筑企业宝贵的信息资源。建筑施工企业要在市场上站稳脚跟、发展创新，需要持续从项目施工中收集各种数据和资料并进行开发利用。每个项目分部工程的施工实践都可能成为一项先进施工工艺的前身，从而在建筑上全面推广使用，使企业受益。所以，建筑施工企业档案工作做得如何，档案资料的收集是否即时、齐全，管理是否科学，对企业新技术的应用、新工艺的开发有直接影响。这就需要建筑施工企业在生产经营过程中持续探究和创新，而在这个探究和创新过程中，完整的档案资料是十分必要的。

2 建筑工程档案资料管理存在的主要问题

2.1 档案管理意识薄弱

由于很多建筑企业、施工单位的管理人员认为档案管理是一个不重要的环节，无法创造出更高的经济利润，所以投入的物力、人力较少，甚至还有许多管理人员觉得没有规范化的档案管理机制，不会对整个建筑工程建设质量产生影响，导致相关人员工作不积极，档案的日常收集、整理、保管工作比较混乱，出现问题时相互推诿，严重影响档案资料的管理质量。

2.2 档案资料管理质量有待提升

在施工各个环节中形成的资料文件，都属于工程档案的管理范围，内容繁多，需要有效地分类收集整理，许多建筑施工企业常常注重档案数量的收集，缺少专业的甄别鉴定，导致出现许多实用性、安全性较低的材料，长期下去，会对相关部门的档案保管工作产生较大的影响。另外，对于许多重要的签字资料与文件的保管，相关管理人员比较随意，容易发生档案资料缺少、丢失等问题，直接影响整个工程档案资料的保存质量和意义，影响后续的施工建设活动，导致整体管理效率不高，影响企业的经济效益与社会效益。

3 建筑工程档案资料管理的优化路径

3.1 强化档案资料管理人员的职业意识，规范日常工作行为

档案资料的收集、整理和编制是由人完成的，提高档案管理人员的素质至关重要。在加强宣传的基础上，对档案管理人员应经常开展职业教育培训，组织内外部的参观、交流与学习，保证相关人员都能建立良好的档案资料管理意识和职业素养，不断提升其自身综合能力与管理素质。编制岗位职责，使各级管理人员，明确自身的基本工作程序与目标，以规范其日常工作内容与行为。要求在施工建设活动开工之前，做好统一表格、标准等准备工作，做好施工过程中进度计划制订与调整工作，并在开工后的施工管理过程中，监督检查档案资料记录与整理情况。在此基础上，现场的管理人员要实现工程建设档案资料的登记工作，定期检查相关部门工作完成情况，做好施工管理登记工作，对施工单位的建设资料完成情况进行检查。

3.2 不断完善档案资料管理制度

建筑工程的档案资料管理不仅仅是简单地对工程资料进行保存，而是要通过完善的管理制度对从档案的形成、各部门的签字确认、不同施工阶段资料的整理以及最终档案的归档，这一系列的过程都是档案管理的重点。为了能够加强档案的管理工作，需要不断完善企业档案管理的制度，并且参考国家对于工程资料档案管理的相关规定进行制度的补充完善。其中需要明确工程项目单位、施工企业以及监理单位在工程建设中的职责等，使档案管理的各个环节都能够流程化、系统化，完善档案的借阅登记制度，避免档案在使用过程中丢失。出现问题能够有效地追踪到当事人的责任，提高每一位工程参与者对档案资料的重视程度。

3.3 构建企业档案资源数据平台

由于工程项目档案数据关系很多方面的内容，要确保各工程间档案资源共享，必须要借助于建立大数据信息管理平台的方式来实现档案资料的高效利用。建筑施工企业作为工程档案收集、归档、保存的责任主体，应建议企业档案数字化管理平台，用现代化手段对档案资料进行管理，提高工作效率。一是借助于大数据技术来推动建筑施工企业档案资料的整合，进一步挖掘信息技术的功能，使企业能够更加便捷地利用档案资料信息。二是实现企业档案数字化，将企业档案资料统一纳入共享平台，进而推动建筑施工企业档案信息化的深度 发展。

3.4 落实档案信息安全管理

建筑施工企业应该对关键档案资料做好备份工作，确保档案资料不遗漏。一是加强企业档案管理人员的培训，树立较强的安全意识，尤其要掌握数字档案的安全保护技术，定期组织开展安全检查，发现漏洞及时补救。二是构建完善的安全管理机制，将企业档案信息安全管理工作纳入议事日程，确保落实到实际工作。三是加强企业档案资料的管理和宣传，增强相关人员对档案安全尤其是数字化档案安全的重视，制定符合企业实际的档案安全应急预案，做好突发性事件的处理。

4 结语

总之，工程档案是工程建设最真实的反映，是检验工程质量的重要依据，及时发现管理过程中的问题，制定完善有效的管理人才培养体系和奖惩制度，不断总结经验和教训，提高整体档案管理水平，对企业借鉴成果、提高质量、增收效益有着重要意义。我们应该积极借鉴国内外先进管理经验，扬长避短，不断优化管理制度和体系，让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，更好地为企业发展和国家经济建设服务。