强化档案意识提升学校档案管理水平

潘自力

（常州市第一中学，江苏 常州 213000）

党和国家高度重视档案工作。档案是中华民族的重要文化底蕴和宝贵财富，强调档案是重要的基础性工作。档案工作在许多人心目中缺乏应有的地位，形成矛盾现象。档案管理员要勇于面对这一现象，我们必须不懈努力解决这一矛盾。档案工作应包括两个方面：一方面，做好事物的工作，即档案的收集、整理、保护和利用。另一方面，是做人的工作，即正确使用法律、法规、武器和党的政策来宣传和教育干部群众，不断提高人们尤其是领导者的档案意识，促进档案工作的有效管理和档案科学发展。我们的档案管理员不应该等每个人都有了档案意识，才去从事档案工作。

1 强化档案意识提升管理水平的重要性

增强档案管理意识是提高学校档案管理整体水平的重要因素。改进学校档案管理，有利于学校建设、教育、教学和科研的发展。教学档案将记录教学和科研过程中的问题和关键点，提高学校档案管理水平，将为学校的学术环境建设和科研工作提供依据和数据保护。学校档案的其他组成部分，例如行政档案和人事，教师和学生档案的建设和管理，将为解决学校发展中出现的问题和困难提供基础，以便学校的发展能够有理可依。

2 学校学生档案管理工作存在的问题分析

2.1 档案意识薄弱

对学生档案的管理意识淡薄反映在学校和个别学生中。一方面，从学校的角度看，领导层对档案管理没有给予足够的重视和理解，未能认识到学生档案管理对学生和学校发展的重要性，这些想法导致学校中缺乏一定的资金管理、档案设施建设和人力资源配置，这不仅阻碍了学生档案管理工作的有序发展，也不利于学校学生管理工作的系统化发展；另一方面，从学生的角度看，大多数学生对档案知识不多，甚至对档案内容的知识也不多，他们不仅没有意识到档案馆对自己未来发展的重要性，而且不知道自己档案馆的合理性和基础内容，这种现象直接引起学校生对档案管理的模糊理解，不利于他们未来职业规划的合理发展。

2.2 保密管理力度有待加强

学生档案管理都是由学生所在的学校进行的。从目前中国学校学生档案管理的发展情况来看，由于大量的学生数据，档案管理人员将缺乏相应的耐心来处理学生档案和记录学生的学习情况，从而导致涉及许多学生的活动信息没有良好的编译、研究和设置，并且学生档案信息资源的丰富程度不足。在当前人文管理的发展下，许多学校学生档案的管理和信息录入是由管理人员直接进行的，组织过程中不可避免地会出现一些错误。同时，随着学生档案的复杂性的增加，可访问学生档案的人员也逐渐变得复杂，导致学生档案信息的机密性无法满足管理的基本要求。

2.3 档案信息载体结构单一

目前，学校档案（室）的管理方法已经过时和落后，有些仍然是人工操作。归档后，存档人员仍然需要处理它们，例如调整和编目，这种机械手动复制不仅重复劳动量大、时间长、速度慢，而且大大限制了档案的处理速度，这种管理模式使档案管理人员没有时间考虑到一些有价值的档案材料的有效开发和利用。档案的搜索也是由于管理方法落后和档案传输频繁，造成严重的磨损，检索速度慢，搜索准确率低，查全率低。

3 学校档案管理改进措施

3.1 强化对档案工作的认识

围绕中心牢固地建立档案工作，服务于大局的正确方向，服务于教学，服务于师生，服务于学校的发展。同时，我们必须坚持同等重视存储和利用的政策，基于存储的监督和利用原则以及服务利用的目标，以实现档案馆相互依存，相互促进的健康发展。档案管理员应尝试选择具有专业知识的人才，关于档案资料的收集和管理中的问题，需要定期培训。一方面，这是为了更新专业知识，并解释一些新的档案收集和归档管理方法；另一方面，要加强思想教育，增加责任感意识，强调档案管理的重要性，从根本上提高档案管理人员的整体素质，间接提高档案管理效率。

3.2 强化信息建设，实现现代化档案管理

随着学校教育信息化的快速发展，档案信息化作为学校信息化改革进程的重要组成部分，可以有效地促进信息化档案事业的全面发展。学生电子档案馆的建设被用作在网络上收集信息资源的一种方式。和谐与处理作为全面加强学校生档案管理信息化建设过程的一种途径，可以从多层次加强学校信息化建设的整体发展，为学校生档案管理信息化发展提供合理的建设路径，实现学校生通过教师对学生电子档案的关注，增强档案管理和开发的意识，并增强学生档案在学生个人发展中的价值。一般而言，学校信息档案管理作为学校档案管理的重要组成部分，对于促进个人发展、学校管理发展，增强学生发展意识和学校建设水平具有重要价值。学校应进一步重视和加强学生档案管理水平，以信息化档案建设为发展契机，将学生档案管理与信息化相结合，实现个别学生与学校管理的协调优化发展。

3.3 建立档案管理系统

随着社会的发展，学校档案工作不再是孤立的，而已扩展到学校管理的各个方面。机构的建立、人员配备和所需资金是学校档案管理系统的关键。整个系统越强大，组织中员工的档案意识就越强，工作效率就越高。在日常教育和教学工作中，必须将档案工作列入议程，以便有计划、检查和总结。建立完整的档案管理系统可以引进校外的高素质人才来上班。档案管理系统涉及档案输入，管理和后期维护。当前的档案管理系统涉及数字化的许多方面，并且必须提高相关人员的整体素质。

4 结束语

积小流而成江海、积跬步而至千里，档案是鲜活流动的历史，是以往经验和培训的积累，也是学校发展和创新的基石。随着当今校园文化建设的日益关注，必须意识到档案馆的重要作用。首先要引起领导的重视，加强部门档案管理水平，引导教师、教职工建立档案意识，从零开始做起，树立强烈的校园档案意识，开创档案新局面管理，并在学校发展中完善档案服务能力，促进学校发展。