档案收集整理的重要意义分析与研究

张丽丽

（高碑店市档案馆，河北 高碑店 074000）

档案管理工作是复杂多样的，包含档案的收集、整理、保管、鉴定等多个内容，收集和整理作为档案管理工作的首要，其重要性自然不言而喻，细致具体地讲，档案收集管理就是将现有档案进行系统分类和整理的措施，通过这一措施，可以使原本杂乱多样的档案变得集中统一，便于后续的查询等工作，行之有效的档案收集整理办法，不仅可以使档案分类变得更加精细，更有助于后续的全部档案管理工作，因此，如何快速有效地进行档案收集整理，提升档案的使用价值，成为档案管理工作人员首要解决的问题。

1 档案收集整理的重要意义

收集和整理工作是整个档案管理的前提，关乎着档案管理工作的成功与否，影响着档案的利用价值。这一步骤是档案管理工作的基础，从根本意义上讲，有档案收集工作才会有后续的整理工作，所以，档案收集的完整度，不仅会影响后续的档案管理工作，还会给档案的价值带来一定的影响；整理的意义在于有效区分档案，是指运用方法将原本种类繁多、样式各异的档案进行科学分类的工作，是保证后续调查档案、核实档案的重要基础。档案收集整理可以最大化的反馈信息，涵盖了个人或单位的品德素质、过往经历、成长期望等，具有较高的价值和意义，是现阶段企业选录和单位好评的重要参考数据，因此，档案必须要具有全面、真实的信息，并且信息的内容应跟随时间、地点、环境等进行变化，要具有较高的动态性。

2 现阶段档案收集整理存在的问题

随着现代科技的飞速发展，电子档案的应用得到了各行各业的肯定，但是，由于电子档案的特殊性，需要借助于互联网、存储载体等性质，导致档案的安全性降低，档案的保密性得不到保障，极易造成信息丢失或泄露问题。

1）档案数量庞大。随着现代科技的逐步发展，档案管理工作变得更加复杂，社会各界各部门对档案的重视度也越来越高，档案的形式发生了翻天覆地的变化，计算机电子数据档案正逐步取代纸质版档案，但是，由于需求的增长和供应的发展，档案的数量也正在以倍数增加，这就使得档案管理人员不得不采用手工的方式进行工作，工作强度大幅度上升，面对大量的档案，采取人工收集整理的方法，还会使得查找效率降低，工作失误率增加，除此之外，由于人工的方法，还会引发档案录入不完整，信息缺失，信息不足，信息混乱的错误，导致整个档案失效。

2）档案种类繁多。在收集整理时，工作人员除文字档案外，还有可能会遇见其他种类的档案，这类档案通常类别较为特殊，形式较为复杂，且保存相对困难，比如：图纸、照片、相册等。具备上述特点的档案，通常情况下，无法应用现代技术手段进行整理，因此，不得不使用人工手段，以照片为例，照片档案的整理应遵循利于保持照片档案的有机联系、利于保管、利于提供、利于利用的原则，并且，照片档案的底片和照片本身还要分开存放，但是，在实际操作时，由于工作人员更换、变更等因素，很多单位在照片档案收集整理时，都不可避免的存在管理滞后、时效缺失等问题。

3）档案管理制度流于表面。大部分管理部门在建立制度时，涵盖的方面和领域都足够全面，但是在制度落实上却极度缺乏力度，制度流于表面、运行不严格、末端落实不彻底的问题层出不穷，个别档案在遇有未按时归档情况时，没有合适的应对方法，找不到正确的解决措施，使得档案丢失的问题更加严重，给部门带来严重损失。另外，工作人员的业务能力也是影响档案收集整理的关键因素，有的单位和企业在招聘档案收集整理人员时，对人员的要求标准把握不够，招聘条件宽松简单，并且没有对工作人员的技能进行专业培训，以至于工作人员专业知识不够，技术水平偏低，无法准确判断信息的正误，对档案的类别区分不彻底，收集整理时出现档案混乱、档案缺失、档案不准确等问题，从而导致后续的档案利用工作无法正常 开展。

3 解决问题的几种应对措施

1）完善档案管理制度。收集整理档案是很繁琐的工作，因此，必须要建立完整的管理制度，通过科学合理的方式方法，将原本复杂繁琐的收集整理工作，划分为简单易懂的多个步骤，在建立制度时，单位或部门可以先将档案进行大分类，而后根据时间、类型等进行不同的分类，进行多样化的、重叠式的分类，促进档案收集和整理工作的高效运行，加大教育宣传的力度，确保每名工作人员都能明确自己的职责使命，同时，不仅要规范档案收集整理的进行，还要确保档案收集整理工作的整体进度，应进行严格的检查，制定恰当的奖惩机制，提升各部门间的工作配合，确保各部门的工作可以平稳的开展。交接档案的过程中，应保证人员的相同，提高文档的安全系数，强化工作人员的工作品德，使用教育手段，提升工作人员的工作态度及意识，培养工作人员的集体荣誉感。

2）加强专业技术的培训。档案的形式在发展变化，收集整理的工作也在发生着变化，一味地沿用传统技术，采用传统理念和知识开展工作，只会使得整个收集整理工作停滞不前，所以，在档案管理时，收集整理档案人员还需要不断更新自己的专业知识，要根据档案发展的具体情况，进行学习和培训，而作为招聘企业和单位，则需要定时定期对工作人员进行专业技术考核，在人才招聘时，必须要经过严格的信息审核、面试、技术考验等程序，遵循择优录取的原则，优先录取专业知识丰富、专业技术过硬的人员，关注档案管理工作的开展趋势，不断更新完善收集整理技术，确保整体工作与时俱进。

3）引进高新科学技术。在收集整理档案时，许多涉及专业技术，并且附带照片的档案资料，会在一定程度上加大收集整理工作的难度，针对这一特殊的档案，如果单纯采用人工纸质版录入的收集整理方式，不仅不能有效管理档案，还会影响后续的检索时间，降低检索质量。因此，需要采用较为先进的高新科学技术，进行科技化的收集整理。利用先进的科学技术，化繁为简，使得档案的录入更加便捷，同时，也会使得资料查询工作更加简单，对查找相关问题或者需要采用同样的解决方案时有意想不到的效果，真正实现科学化管理。除此之外，采用科学技术进行档案收集整理的方法，还有利于档案的保密性，纸质版的档案因为其纸质的形态和保存条件的特殊性，保密性严重不足，稍有不慎就会导致档案丢失。采用科学技术的方法，利用现代化管理设备，可以有效消除隐患，提升档案的使用价值，减少档案泄露事件的发生概率。

4 结束语

档案的重要性不言而喻，对各部门都有着非常重要的作用和意义，有效的档案收集整理，是减少工作数量、提升工作质量的必然要素，同时也是提升档案利用价值的必要条件，只有与时俱进的强化档案收集整理效率，才能更好地服务社会。希望本文的以上内容能够为相关工作者提供有效的指导帮助，从而促进我国档案收集管理工作水平的不断提升。