试论人事制度改革对人事档案管理的作用

2021-04-14宋贞勇

卷宗 2021年9期

宋贞勇

（郓城县人力资源和社会保障局，山东菏泽 274700）

在社会经济改革快速发展的当下，传统人事档案管理弊端越来越突出，很多单位都面临着员工行为受到限制、个人能力得不到发挥等问题。在这关键时刻，人事制度改革已经成为一种趋势，有利于事业单位适应当前的人才市场环境。本文主要对人事档案管理现状进行具体分析，并对人事制度改革后的单位人事档案管理情况进行介绍。

1 人事档案管理现状分析

1.1 员工行为受到了控制

在人事档案管理中，不仅会对员工的一些基本信息进行记录，还会对员工以往的工作经验、精力等等进行了解。因为这部分人事档案交给了单位专业人员管理，所以其他单位或者员工本人是不可以去动它。这种档案管理制度的确可以加强对员工的管理，但却也存在一些问题。比如当有人因为工作原因需要调动岗位的时候，如果没有人事档案调动很难变动。这种传统人事档案管理主要是为了将员工留下来，留在自己岗位上贡献自己的力量，防止有人私自离岗或者疏于管理。像这种控制员工行为的管理方式，已经脱离了现在社会的主流。要知道当代青年已经习惯了自由，无论是生活还是工作方面都想获得更多的自主管理权，一味地控制员工行为，可能会适得其反，造成更多的麻烦，不利于单位管理，还会给单位降低信誉度。

1.2 人事档案管理信息不够，无法有效发挥员工个人才能

在这种现代化信息资源快速发展的情况下，传统人事档案信息管理方法已经无法适应人们的需求。人事档案的组成信息包括很多，比如员工的一些工作经验、社会关系或者历史问题等等。若是这部分信息无法掌握清楚，那对单位管理人才将会造成很大的疑难问题。在人事档案管理之中，单位的消息来源很多，许多员工资源都是来历不明，甚至出现人员分配空白等情况，这对单位人事制度管理造成了诸多不便和制约。比如在员工退休年龄与养老保险管理方面，就会因为人事档案管理信息不足而导致部分员工产生不满。在员工晋升渠道管理方面，单位对员工信息调查不够完全，可能会将某些特殊人才忽略掉。

1.3 人事档案管理没有秩序，管理人员缺乏服务精神

在人事档案管理方面，用人单位大多都存在一些混乱现象，导致很多员工资料不全或者遗失等等。这样单位需要调查员工信息的时候，就会存在各种问题，最后既浪费了时间又没有把事情做好，像员工户口迁移问题、人员调动问题、人事档案信息处理问题等等，都会受到限制。人事档案管理其实是一项具有保密性性质的工作，需要管理人员具备良好的服务意识和工作精神。但在具体管理过程中，可能会因为一些防盗问题、管理条件不足或者防潮湿处理不到位等影响到人事档案管理效果。这样在进行人事档案统一管理的时候，就无法保证各单位之间能够有效沟通消息。

2 人事制度改革作用分析

2.1 员工行为不再受到束缚

在人事档案管理中，人事制度改革的其中一个作用就是让员工行为不再受到单位束缚，不会因为以往的身份信息问题而影响到员工个人调动或离职等。为了适应当前人才市场发展现状，目前很多单位都是用的合同制来招聘人才。员工可以根据自己的能力选择满意的岗位，让员工有充分的时间和空间选择自己真正擅长的领域，最大发挥人才优势，这种管理制度能够有效发挥大家的工作积极性，促进人才市场的持续发展。在这种人事档案管理环境下，大家可以在市场中自由竞争岗位。在人事制度改革方面，单位会对员工能力、潜力进行调查分析，通过评分结果筛选出自己需要的人才。人事档案管理工作者可以通过信息来源进行员工材料收集，包括信息标准、信息内容与信息范围等。另外，管理人员还可以通过三结合方式从人才市场中不断收集新的档案资料，完善单位人事档案信息库。这样就可以避免单位在需要人才的时候出现遗漏问题。随着人事管理层次的逐渐扩展，事业单位对员工信息也越来越重视，要求管理人员在档案信息管理中不要出现材料重复或者信息遗漏问题。单位需要尽可能掌握员工的全面资料，方便自己选材录用。

2.2 员工能够无档就业或入职，员工才能得到发挥

在社会不断前进发展的过程中，很多事业单位都开始了自己的人事制度改革工作。因为人事制度改革能够打破传统人事档案管理给员工带来的限制，为员工们提供良好的就业环境。无论是想要跳槽还是离职的员工，都将不会受到事业单位的限制。换句话说，就是人事档案管理对员工的限制作用已经没有了，不会对大家的再就业造成影响。随着社会经济的不断飞跃，市场人才需求也越来越多样，人事制度改革是事业单位发展中必须经历的一个环节。单位在招聘员工的时候，眼光也不再局限于工作经验水平，更多的是考虑大家的综合能力。员工在竞争岗位的时候有自己的选择权，不会因为人事档案而限制了人才的流动性。这对于单位和员工来说，其实是一种互惠共赢的局面。在人事制度改革中，单位对人事档案管理工作越来越重视，尤其是员工们的各种能力、素质、经验水平等等。单位可以调动人事档案资料对员工能力进行了解和考察，发现自己需要的人才。

2.3 人事档案管理秩序化，管理人员职责清晰

有秩序的人事档案管理才能对单位选材用人产生促进作用，方便单位更全面的了解每一位员工的信息。在人事制度改革之下，单位管理理念更加明确，其目标就是为了推动人事档案管理工作的秩序发展。在员工档案信息管理这方面，管理人员需要根据单位管理标准和管理规范进行档案资料的归纳和收集整理。因为很多事业单位都已经将档案信息公开化处理，所以这对管理人员来说几乎没有多大难度。唯一的要求就是管理人员必须做好自己地本职工作，确保人事档案信息内容的完整、真实有效。在人事档案案卷管理之中，管理人员需要服从单位管理制度，采用全面系统的管理方式开展相关工作。在人事档案管理之中，管理人员必须引起足够的重视，听从单位领导的工作安排，服从人事制度改革建立的监督管理体系。管理人员还要不断强化自身的管理理念，将人事档案管理作为一项基础性工作，有效提高自己的管理水平。随着事业单位的不断发展，人事档案管理信息越来越杂乱，想要做好这方面的管理工作就需要明确管理人员的工作职责，要求大家坚守好自己的岗位，在工作过程中提高服务意识。比如谁来收集资料、谁来统计员工信息数据，人事档案信息谁来补充等等，单位都要落实好相关管理人员的责任。