新形势下突发公共卫生事件医疗机构卫生档案管理的新态势

史素杰

山东省青州市人民医院办公室，山东潍坊 262500

2003年暴发的非典型性肺炎席卷我国南方并蔓延至北方，对我国社会生活、经济发展等均造成严重负面影响，然后在我国党和政府统一领导下，其暴发趋势得到迅速有效控制。随后每年发生的流感疫情，尤其是2019年冬春季节美国的流感大暴发，导致数万人死亡。针对此类重大公共卫生突发事件，如何有效地利用及调控医疗资源、提高防疫效应、落实卫生物资分配及人员力量分配等，是医疗卫生档案管理的重要内容[1]。值此北半球进入冬春季节，气候转冷，流行性感冒亦进入高发季节[2]，为更好地提高应对突发公共卫生事件的能力，该研究则主要总结新形势下公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的新态势，现报道如下。

1 新形势下医疗卫生机构档案管理的定义及内涵

早在2008年，国家卫生行政管理部门就印发了关于《卫生档案管理暂行规定》的相关未见，明确规定将卫生机构档案资料定义为各级卫生机构在实际工作过程中所形成的具有保存意义的各种形式与载体的文书、信息化资料[3]。进一步明确了卫生档案作为国家卫生管理重要组成部分的地位，需要实施统一领导、分级管理，以便更好地加强卫生机构档案归档、利用、提取等的管理机制，并明确监督、考核机制的落实，做好全局把控，确保国家卫生行政管理部门在应对公共卫生突发事件中的有效管理[4]。结合当今信息技术在医疗机构的广泛应用，医疗卫生档案管理做到以大数据为背景提取，以单元化、个性化为特征，从而更好地提高医疗卫生机构档案管理质量及效率，为应对突发公共卫生事件提供强有效的信息支持[5]。

2 新形势下医疗卫生机构档案管理的意义

在当今以大数据信息化不断推进为背景的时代，如何有效地加强医疗机构卫生档案管理质量具有重要意义：①其能客观且真实地对突发公共卫生事件进行详细记录，为后期回顾性分析突发公共卫生事件的应急处理过程及传染源的追踪等提供有效信息[6]。作为追溯事件起源、发展、过程及结局做原始的资料，如文字、图像、声音等的保持记录，可进行回溯性研究，从而更好地发现突发公共卫生事件的发生过程，并为事件的后续走向作出预测性评定提供依据[7]，同时还为做好应急处理提供依据。②可为公共卫生突发事件作出准确应对提供帮助，在此过程中更好地积累相关经验，做好战略整体部署，从而有效地提高卫生管理机构应对突发公共卫生事件的应急能力[8]，其中2003年国家应对“非典型肺炎”疫情的医疗机构档案资料与经验，能为突发公共卫生事件尤其是呼吸道传播疾病的防控提供一定的借鉴与参考[9]。③有效的医疗卫生机构档案管理在满足社会关于医疗机构档案建设与文化共享需求的同时，有效提高公共卫生服务质量，将医疗卫生档案纳入医学相关研究资料管理范畴，更好地促进科教研一体化的实施，进而更好地促进医疗机构、人民大众等对医疗资源的共享，进一步完善医疗资源的合理配置，充实体现大数据，云管理理念，以便建立更优质的公共卫生服务体系[10]。

3 公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的基本要求

公共卫生安全是人类生存的基本保障，针对公共卫生突发事件医疗卫生档案管理上应做到：①确保相关档案资料的及时归档[11]。其中要求医疗卫生机构针对相关档案资料的收集过程中，需要以切实可行的制度规定将全部档案资料进行总结，并依据其规律与特点进行及时归档，以确保医疗档案资料的管理工作有序开展，切实避免资料归档与整理过程中的丢失，遗忘和损毁；②需要立足于实际情况进行规范化档案管理，并建立可行性的管理机制，编制科学的医疗机构卫生档案分类方案，同时设定相关奖惩制度，重视医疗机构卫生档案资料管理的全面性[12]。实际工作过程中应充分尊重客观事实，严格按照突发公共卫生事件的实际发生发展情况对相关资料进行整理与归纳，做好记录与保密工作，同时还需要加强对档案管理相关信息化系统的资源开发，做好文件备份，以免丢失，预防网络灾难的应对预案，切实落实档案库房的建设与管理制度。③最后在以上基础上做好提升档案管理的服务质量工作。针对突发公共卫生事件相关档案的管理上，需要改变以往工作态度与理念，一切以服务理念出发，最大限度地发挥医疗机构卫生档案管理工作的作用。结合信息化技术，为切实有效地提高医疗结果档案管理的工作效率、资源利用和服务水平打下坚实基础，以便满足社会公众与行政主管部门的随时调阅、查询[13]。

4 新形势下公共卫生突发事件医疗卫生档案管理过程中所存在的问题

其中最大的问题为管理意识欠缺，导致针对公共卫生突发事件医疗卫生档案管理工作的落实不到位，出现松懈消极应对等现象，另外还有部分工作人员认为医疗卫生档案管理工作繁琐、复杂且枯燥无味，导致工作中对于归档存放的规范性有失妥当[14]。而且公共卫生突发事件其发生的整体概率较低，并非经常发生，容易造成相关人员的工作懈怠，特别是对于部分看似非重要档案文件上的管理上，多以主观意识为主导，认为该资料日后肯定不会被查档或使用，故在管理过程中造成无序放置，而引起紧急使用时的调档困难，甚至无法查阅[15]。同时还有部分人员认为医疗卫生档案管理部门并非不可或缺机构，工作重要性未受重视，无专职人员或职责不清、人员混乱等，进一步打击了工作人员工作积极性，降低工作效率。另外针对档案管理过程中所存在的短板问题未加以重视，尤其是在当前医疗卫生档案管理的形成由纸质化逐步转变为信息化的交替时代，存在明显的电子档案和纸质档案混搭的混乱现象，导致编码分类不明确、归档存档不及时，人为导致工作量的增加，档案资料管理的混乱，最终极大地影响医疗卫生档案管理的整体质量，甚至影响突发公共卫生事件处理的效果。而且在公共卫生突发事件突发并造成极大负面影响时，医疗卫生档案工作内容的复杂性与紧急性加大，导致管理工作难度的加大，并暴露了档案管理工作的滞后性。最后存在的问题即公共卫生突发事件医疗卫生档案管理工作中的执行规范欠具体，目前针对公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的归档资料内容、归档程序、管理手段与模式等均未作详细解读，引起针对公共卫生突发事件相关档案的管理在执行过程中存在随意性强，欠规范等问题，如收纳资料的多样性，归档时限的随意性[16]，同时对于相关档案资料规档整理过程的运用信息化技术的不规范性，缺少专门的档案管理仪器设备、存放库房甚至无特定的办公场所，远未达到新形势下对医疗卫生档案管理中关于硬件配备的规范要求，影响整体工作效率。

5 公共卫生突发事件医疗卫生档案管理优化策略

5.1 强化思想认识，提升档案管理认知度

在当今信息化时代，针对公共卫生突发事件的信息收集与档案形成多数可通过数字化进行，针对实际工作中所存在的问题，重点应提高全员对档案管理重要性的主观认识[17]。以流行性感冒为实例，在医疗机构卫生档案管理工作中将流行病学知识、病毒学相关内容、临床管理要点等有效地结合公共卫生学管理，在思想上树立系统化的管理意识，做好突发公共卫生突发事件疫情相关资料的防控档案管理，以便更有效地应对并加强突发公共卫生事件的发生，为防疫研究、健全应急管理体系提供帮助。另外在工作过程中应客观地评价医疗卫生机构关于医疗档案的管理工作的性质以内容，针对医疗档案的归档、存在、提取及分析等做到科学利用，提高主观认知，严于律己，以切实严谨的工作态度，做好医疗档案的管理工作。

5.2 优化管理流程，制定档案管理制度

优化医疗卫生机构档案管理的相关流程，更积极有效地发挥其在应对公共卫生突发事件中的价值，更好地提供详细准确的信息打下坚实基础，在重视管理方式优化的同时，结合信息化技术，以大数据为背景，云处理为依据，切实做好对以往纸质档案信息的转换工作，提高工作效率，而且还应立足于医疗卫生机构档案管理的现实状况，建立系统化与规范化的管理制度[18]。同时在宏观管理上，通过对档案资料的总结，更深入地研究如何强化应对公共卫生法治的保障，为卫生行政管理部分指定并完善疾病预防控制体系及重大疫情防控救治体系，为制定应对突发卫生事件疫情防控策略提供依据[19]。做好信息资源的共享，提升档案整理利用度，为宏观监控、更有效地应对突发公共卫生事件提供指导。

5.3 深化改革，确保档案管理工作的规范化

如何更好地确保档案管理工作的规范化十分重要，首先可通过完善顶层设计，以国家卫健委颁发的《卫生档案管理暂行规定》为基础，对新形势下突发卫生公共事件应对作出更完善的条例规范，切实加强医疗卫生机构关于医疗档案的归档内容、程序、手段等工作，为有效应对突发公共卫生事件提供可行性模板。其次可通过信息化技术，充分利用大数据、云管理，依托信息化技术为基础，提高医疗机构卫生档案管理的工作效率，更好地做到“互联网+医疗”，为医疗档案管理工作注入新活力[20]。最后还建议通过对疫情防控档案资料的再梳理与研究，为以后卫生突发事件的防控流程制定相关规范、落实操作流程与应急预案，达到集中管理、统一调拨、平时服务、灾时应急、采储结合、节约高效的目标。

综上所述，以大数据信息化不断推进为背景的新形势下公共卫生突发事件中医疗档案管理应该有效地适应当前现代化快节奏经济、文化交流以及广泛的人口流动。有效的医疗卫生机构档案管理对推动公共卫生突发事件的应急处理、提高全人类应对突发卫生公共事件的能力十分重要。然而我国对于公共卫生突发事件医疗卫生档案管理的工作中存在较多不足，需要强化管理意识、规范管理标准，优化管理流程，狠抓落实，从而不断提高医疗机构卫生档案管理的质量，并构建有效的管理模式，更规范化地进行档案管理工作。