探讨信息化环境下台州市民政事业单位内部控制

陈孝龙

摘 要：近年来，科技进步和时代发展，为我国民政事业单位内部控制的创新改革带来重大机遇，在信息化环境下，民政事业单位内部控制需要进行优化和创新，才能够更好地完成一系列公益类型的项目，从而开设如救灾救助、福彩公益金帮扶、殡葬费用减免、特殊人群救济教育科研等一系列活动。鉴于此，本文将着重分析信息化环境下，台州市民政事业单位的内部控制情况，了解内部控制在信息化环境下改进的价值，并提出具体优化策略，旨在更好地提高民政事业单位内部控制水平。

关键词：信息化环境;民政事业单位;内部控制

一直以来，民政事业单位都是我国经济发展过程中有着十分重要的角色，特别是在未来经济发展中，民政事业单位的作用仍然不容忽视，而内部控制作为其内部管理的重要组成部分，运行的效果是否理想，会直接影响甚至决定着公益性事业发挥的效果。在信息化时代下，依托信息技术来构建高效成熟的内部控制机制，更有利于帮助民政事业单位内部相关工作的有序进行，对于促进民政事业单位的发展，更有着现实和积极的意义。

一、信息化环境对民政事业单位内部控制价值分析

对于许多行政事业单位而言，内部控制作为十分系统且复杂的工作，伴随着较大的难度，也会涉及到多个部门，其中财务管理部门和风险评估部门是最为主要的两个部门，在信息化环境下推动内部控制的信息化发展，可以实现日常经济管理活动和内部监督管理的信息化，再加上许多民政事业单位所进行的内部控制需要保障所涉及到的部门之间处于通力合作的状态，这样才能够实现资源的优化配置和信息的在线共享，也能够达到预期的工作效果，因此在进行内部控制信息化建设时，更能够实现内部控制监管工作，彼此之间处于相互关联的状态，例如预算管理资产管理等多个板块，因为会涉及到大量的信息，若是完全采用人工管理的方式，不仅费时费力，也容易出现误差，但接触信息化手段，通过分岗设权分级授权转变，以往权力集中的方式是更能够实现资源优化配置以及信息的在线共享。除此之外，对于一些行政事业单位内部所涉及到的环节步骤以及相关记录痕迹，需要处于一种完全被监督或是被监管的状态，也能够从根源上避免徇私舞弊的事情发生。而基于目前我国的实际情况来看，许多民政事业单位发展至今已经有很长的历史，在这一过程中，事业单位的管理模式也逐渐趋于成熟和完善，并且形成了一套独特的管理手段，包括内部控制的形式，随着社会经济的发展和成熟，以往传统的行政事业单位管理模式和观念已经很难更好地满足当前社会发展的基本需求，因此更是需要引进先进的信息技术，使得内部控制管理模式能够更好地提高单位的资金管理水平和风险控制水平。

二、信息化建设对民政事业单位内部控制的影响及现状分析

（一）现状分析

早在2002年，出台的相关内部控制规范中曾明确提出，行政事业单位在运营过程中，需要充分的运用现代信息化手段来不断的提升内部控制的及时性科学性与有效性，而目前我国行政事业单位进入到了一个全新的内控时期，在不断提高自身管理水平的基础上，更是需要引进先进的信息技术来提高内部控制运行效率，但是仍有许多事业单位由于缺少信息化工具和手段的支撑，会造成内部控制落后于其它单位，甚至很难满足全社会信息化发展的脚步。在面对市场日益复杂和竞争日益激烈的外部环境，民政事业单位财务管理资产管理等等与信息技术相脱节，出现数据无法衔接管理、彼此独立、信息孤岛严重等一系列情况，也会面临着更多的风险。主要体现在固定资产使用效率十分低下，许多民政事业单位在资产购置的过程中会出现侧重购置、但轻视管理等情况，还有一些单位会忽略固定资产明细的管理，各个部门各自为政。内部信息缺少沟通，信息化水平不高，会造成滞后性十分明显，甚至很难展开实时跟踪管理。

（二）影响分析

一是民政事业单位内部控制的重点发生偏离。由于传统事业单位内部控制已经形成了相对固定成熟的管理模式，并且在實际开展内部控制的过程中基于管理的重点也相对突出。但随着信息的进步和发展，民政事业单位内部控制的信息化却转变了传统的控制方法，并且内部控制工作重点也发生了根本上的变革。具体来讲，在信息化建设实际应用过程中，以及内部控制过程中对于数据的整合管理和分析都需要通过信息技术来实现。工作的重点内容需要从原有更多依靠人工手动管理逐渐转向为计算机统计。事业单位内部控制信息化建设能够有效地提高内部控制的整体水平，更能够实现数据之间有效的传输和保存。二是民政事业单位内部控制环境发生改变，区别于传统的民政事业单位内部控制，信息化建设下的内部控制在民政事业单位中对于其内部控制的环境无疑是一次颠覆。工作人员的职责也发生较大的变化，转变为侧重于信息建设和信息化处理，更要对相关财务数据和日常经济活动进行分析整合，也不会再像以往一样各自独立工作，而是需要彼此之间相互配合，营造出良好的沟通协调氛围，如福彩公益金帮扶与特困人群审核、殡葬费用减免与审核、救助对象调查与标准核定。三是内部控制风险逐渐加大，随着信息技术的高速发展，民政事业单位内部控制工作机遇和挑战并存，具体来讲，在民政事业单位内部控制中，对于信息化技术的应用会为内部控制工作提供大量的数据资料，也能够提高内部控制可参考性和时效性。但不可否认的是，许多内部数据信息都是通过互联网进行传播共享的，在这一情况下，很容易出现数据丢失，甚至是遭到黑客攻击等情况，若是一些关键信息被泄露出去，更会为民政事业单位带来了很大的麻烦，增加其民政事业单位运行的风险性。

三、信息化环境下台州民政事业单位内部控制优化策略

（一）构建内部监督及数据交换平台

构建内部监督和数据交换平台是信息化环境下，台州民政事业单位内部控制优化策略之一。在大数据时代下，尤其是2019年10成立浙江省大数据局，吹响了深化“最多跑一次”改革和推进政府数字化转型的号角，台州市民政事业单位在落实殡葬“身后一件事”联办、数据共享等方面积极响应。同时，民政事业单位理应不断提高内部管理的科学性和实效性，基于信息化内部控制平台，也需要在开展内部控制的过程中，建立成熟完善的内部控制监督管理系统，确保该管理系统可以涵盖民政事业单位内部的各个部门和各业务，真正形成具有导向性、可视化的kpi监督。形成数据分类的自动化，并及时提取相关有效信息，形成数据、报表和图形，促使更多单位管理者能够清晰的看到民政事业单位所运行各项经济活动的具体情况和产生的实际效果，并且将其作为今后内部控制建设的主要依据所在。除此之外，高效理想的数据交换可以打破“信息孤岛”的局面，将民政事业单位各个部门中相关信息数据形成有效的整合，开展内部控制信息化建设的过程中，需要提前考虑到不同部门对于信息化的管理方法，时间上都会存在一定的差异，再加上所应用到的系统软件可能会出现不一致，对于潜在的信息孤岛情况，往往会影响最终的内部控制管理和监管效果，也务必要针对这一情况来建立信息化性质的数据交互平台，并且在平台上建立统一的财务数据中线来提高综合数据利用率。这样才能够更好为事业单位和上级政府部门提供更加高质量的数据分析和流通环境。

（二）提高财务报表的透明度

提高财务报表的透明度，是信息化环境下，台州民政事业单位内部控制的又一优化策略。考虑到许多事业单位内部的财务报表信息数据不够透明，每个部门都不想把数据给他人，但又希望能获得他人的数据，这就使得打破部门间的“数据壁垒”一直是一个难点，况且相互割裂的数据事实上根本不是大数据，这也很难真正赢得社会各界的信任，更会影响内部管理者的视线，造成决策混淆。针对这些情况，更是需要引进先进的信息技术来打造透明化的财务环境。台州市民政事业单位管理者需要养成定期查看财务报表的习惯，并且端正工作观念和意识，将其视为明确单位内部真实财务情况的重要手段。还要确保民眾事业单位内部的每一份财务数据报表务必要严格遵循相关法律法规严谨的编制，避免出现工作人员失误或是随意更改造成的报表数据出现差错。除此之外，还要充分运用信息化技术来生成财务数据报表，一方面能够节省时间和人力，另一方面更能够减少差错性，并且形成可视化、可操作性的报表体系，也能够让管理者更加清晰明确的了解台州市当前民政事业单位相关经济活动中的真实财务情况，促使财务报表的透明化，也能够从根本上杜绝暗箱操作等情况。

（三）构建基于信息化的风险管控平台

新时期信息化环境下，台州市民政事业单位的风险管控平台也需要引进先进的信息技术，打造动态化成熟的风险管理机制，才能够更好地规避潜在的财务风险。因此，民政事业单位内部管理者要加大人力、物力、财力的引入，对于业务流程控制节点等方面进行全方位实时的监控，并且基于管理职责、管理权限等内容提供更加多元化的财务预警管理模式，也能够让台州市民政事业单位的工作人员第一时间了解经济项目运行的情况，当发现与预期不相符的信息时，也能够第一时间做好记录并上报。在这过程中，采用全面信息化跟踪处理方式，一方面可以有效降低对于民政事业单位内部控制所带来的一系列恶劣的影响，也能够提高信息处理的效率，使得经济活动的运行变得更加平稳顺畅，而在信息化建设过程中，也需要做到岗位之间的权责划分工作，明确工作人员的权利责任义务，通过强化信息化的监管机制，形成内部的监督管理部门来加大监督管理力度，避免出现工作人员敷衍了事，态度不积极等情况。在这个过程中，要时刻将预算管理作为主线，以资金管理作为核心，将风险管理贯穿于其中，真正实现常态化动态化的内部控制管理体系，与此同时，台州市的民政事业单位基于信息化的内部控制平台，需要开展动态化的管理监控体系，便于让相关管理者可以第一时间了解到，近期活动运行的状态，以及可能出现的风险，采取信息化的全程跟踪模式，更能够降低风险，对于单位运营带来了一系列影响。

四、结束语

总而言之，在经济新常态背景下，构建信息化的内部控制机制至关重要，因此，台州市民政事业单位也需要建立内部监督和数据交换平台，更要提高财务报表的透明度，并且构建基于信息化的风险管控平台，促使内部控制能够真正焕发生机，为民政事业单位的若干经济活动保驾护航。

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