电力企业档案数字化建设及安全保障措施分析

全斐

摘要：近年来，随着科技的不断进步以及发展，新技术和新方法的出现，势必将会改变人们原有的生产和办公方式。随着数字化进程的不断推进，电力企业在档案管理工作中也迎来了不小的变化。档案管理的安全和质量是管理工作的核心内容，本文也是对电力企业中档案数字建设以及安全保障做简要分析。

关键词：电力企业;档案;数字化建设;安全保障

引言

档案管理无论是在何种企业中都占据着重要作用，它是企业发展过程各个阶段的真实凭据。通过查阅档案，可以了解企业的人员、工作、项目、资金等各个要素，不同的企业有不同类别的档案。电力企业主要是对电力数据、电力工程项目等方面进行收集和保存。随着信息化技术的发展，电力企业已逐渐改变传统的纸质档案保管方式，进而逐渐采用数字化建设，方便了电力档案的储存和开发利用。

1电力企业档案数字化管理概述

电力企业的档案管理在电力企业中是非常重要的一个环节，电力企业档案管理的工作较为复杂，既要达到档案管理的一般标准，也要符合电力企业要求的特定标准，电力企业档案数字化管理工作包括以下几点：首先，就是负责档案日常的管理工作，根据上级领导的要求达到阶段性的管理标准，然后做好该阶段的档案管理计划。还要对相关的档案进行检查、复核、统计等工作，以及做好全部档案的编辑工作。其次，各部门的档案工作指导、监督等也要做好。最后，在档案整理完成之后，应该经过多个领导的审核，以及反复的检查，最后在确认无误后归档保存起来。

2电力企业档案数字化管理的内容

电力企业档案管理内容包含一般档案管理工作的要求，但其特殊的行业性质也决定了特定职责的存在。从具体内容上看，包含以下几个方面。首先是日常业务管理，它是根据上级主管单位安排的工作目标，进行档案工作的合理调配，负责档案的整理、收集、保管，并符合各类档案的利用和鉴定工作。另外，全宗卷的编制和管理工作应该落实到位，并负责开展档案信息资源的开发和利用，统筹、协调好相关工作，对原始信息进行合理的收集、查询和管理。数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。可以看到原始信息的管控工作是档案管理工作的基本内容，而行业性的特殊内容体现在基建工程、变电站等相关部门的档案管理工作等方面。

3电力企业档案数字化建设及安全措施

3.1完善数字化档案管理方案，正确使用数字化软件

数字化档案的管理方案是保证数字化档案质量的前提。电力企业的档案数字化流程和工作内容都是依据数字化管理方案进行，所以，想要保证档案的质量，就需要在进行数字化档案管理之前，制定出完善的管理方案。企业需要先梳理目前档案管理的所有流程，将现有档案进行分类划分，区分出不同种类档案的管理方法，然后根据实际情况进行档案的数字化管理。纸质档案转化成数字化档案，需要有明确的标准。管理部门需要制定出合格与不合格之间的分界线，使管理人员明确数字化标准，保证数字化档案的质量。如果没有相关标准的制定，便不能保证质量，在扫描或者储存的过程中，什么样的档案便都能够进入档案庫中，会直接影响以后的使用效果。在进行数字化的档案转化时，一定要正确使用数字化软件。数字化软件的种类繁多，在进行数字化工作之前，要对相关的软件进行试验和考察。因为档案数量繁多，软件的正确选择和使用能够有效的提高工作效率，还能够保证数字化档案的质量。前期先对软件的读取情况、呈现情况、故障情况等都做出一定的调查和分析，选用错误率低，分辨率高并且读取速度快的软件。选择好软件之后，还需要正确的操作，在软件的使用中尽量避免问题的出现，保障工作进度和档案质量。

3.2以严密的档案整理确保档案的安全性

档案整理需要在特定的空间、时间完成，对保密性强的档案还应在封闭的空间由特定的人员操作完成，不允许外人接触，也不允许档案上网。对安全系数高的档案，要在专用电脑上完成数据库的建立。数字化档案依靠的技术都是计算机以及相关电子设备，档案整理室要达到防潮、防水等要求，必要时配备相应的除湿机、空调等设备，确保档案保管环境合格。尤其是在数字化的过程中，要注意对网络的管理，禁止外网入侵，注意防范病毒，确保档案不泄漏。档案管理人员进入档案保管室都要通过人脸识别、指纹识别等方式，确保身份的真实性。同时，要在数字化存储上做多手准备，在不同的设备上多次备份。

3.3提高企业档案数字化管理的技术水平

在当下档案数字化管理的过程中，要注意对数字化档案进行多重加密，以此可以使档案更加的有安全性、保密性。提高档案数字化管理保密技术主要涉及到网络防火墙、操作系统安全、以及其他的经营技术，这些都是在数字化管理过程中广泛应用的加密技术。在数字化管理过程中，数字化加密技术是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升档案数字化管理的安全以及质量。在信息的传输过程中，可以采用更加有难度的密匙来保护信息不被泄露，在使用密匙保密措施时，可以选择两个相应的密匙，一个是采用公开的形式用来发送信息文件里的，另一个则采用保密的形式用来接受私密的文件信息。只有从多个环节对于档案信息进行保护，才能确保档案数字化管理水平的提高，档案信息更加安全保密。

3.4提升档案管理人员素养加强规范档案管理

档案管理人员的素养会直接影响档案管理的质量，因此只有不断提升档案管理人员的综合素养，才能让数字化建设的进程更加顺畅。电力企业部门应在招聘、培训等环节中对档案数字化管理进行全面提升，注重对档案管理人员的培训。同时，还要在企业内部加大宣传力度，让每个工作人员都明晰档案管理的重要性。在数字化建设过程中，还要注重对信息化技术人才的培养，让档案管理队伍兼具档案管理素养和计算机技能。此外，还要重视针对档案管理中出现的突发情况制定应急预案，一旦出现问题就能迅速响应、快速解决，将损失降到最低。

结语

档案数字化建设是档案管理的重要环节，其核心就是提升相关的技术水平以及企业内部各相关人员的综合素质，档案的数字化管理的总体水平可以利用各种技术来提升。档案的数字化管理与其他传统的管理手段相比可以更有效的保存信息，可以利用声音、视频等形式更好地把公司的信息资源保存下来，对于促进整个电力企业的管理水平有明显的效果。相信随着科技的不断进步和发展，企业数字化管理的水平将会越来越高。

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