事业单位档案安全保障体系的构建策略

张日冰

【摘要】目前，公共档案服务事业及国家的电子政务快速发展，加快了档案信息化的建设，对档案信息的安全性提出了很大的挑战。加强事业单位档案安全保障体系的建设已经迫在眉睫。本文着重研究分析了事业单位档案安全保障体系的构建。

【关键词】事业单位；档案；安全保障；策略

档案管理工作对事业单位的发展具有很大的促进作用，但由于事业单位没有充分认识到对档案安全管理的重要性，加上许多事业单位虽然设有专门的档案室，但由于对档案管理的不重视，这些档案室大多数都变成了事业单位的杂物间，大多数人能随意进出，安全性无法保证，如此就会对事业单位的档案管理工作带来严重的影响，从而引发文件丢失、秘密外泄等等问题。所以，事业单位应该重视起档案的安全管理，针对可能因为疏忽管理而出现的问题提出相应的解决办法。

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）忽视档案管理工作的重要性。在实际档案管理工作中，很多事业单位由于没有认识到档案信息管理的重要性，导致对档案信息管理工作认识的缺乏，阻碍了档案管理工作的有效发展，使得档案的管理工作得不到进一步的发展，长此以往档案管理工作就很难适应未来社会快速发展的需求。再加上事业单位的档案与事业单位的许多工作流程有着非常重要的联系，档案存储的信息量也是非常巨大的，因此，事业单位的领导者应该重视起对档案的管理工作。

（二）档案管理工作者的综合素质低。从事档案管理工作，必须要有严谨的工作态度和对档案工作的热爱，还要具有服务人民的精神和高质量的工作素质。在工作中，要想确保事业单位档案管理工作的专业性特点能得到充分的发挥，就需要组建一支拥有高质量综合素质的档案管理工作的团队。然而现在的档案管理工作者，都是其他部门的工作者兼职在做，由于平时工作繁琐，根本没有足够的时间对档案进行严谨的管理，这样就会严重影响对事业单位档案的科学管理。

（三）档案现代化管理设备落后。随着社会快速的发展，经济在飞速发展的同时科技水平也在不断地发展，现代化管理设备的使用范围也越来越广。然而许多事业单位的管理设备根本没有跟上时代的脚步，仍然滞后，他们采用的是传统的人工记录与核实的管理，不仅速度慢，还很有可能造成工作上的失误及疏漏，这样传统的档案管理方式严重影响了事业单位档案管理的有效性。在文件信息检索工作上，由于设备的简陋和传统的落后的手工检索方式，会导致检索信息的速度慢、效率低以及准确性差等问题，在无形中也增加了档案管理者的工作量。

二、事业单位档案管理安全体系的建设

（一）加强档案管理者的安全保障意识。档案安全保障体系的执行者是人，同时人也是确保档案安全管理成功的第一要素，所以“人”要形成强烈的档案管理安全保障意识，这里的“人”不仅仅指档案的管理工作者，还包括档案的形成者和使用者，这些人都必须要有“安全第一”的管理理念。在开展档案安全管理工作之前，需要进行档案安全保障性的教育活动，树立人们正确科学的档案信息安全观，从自己开始，自觉地在行动及思想上保障档案信息的安全。

我们了解到，档案管理的工作人员在档案管理中起到了很重要的作用。在工作中，档案管理者要面临的问题很多，只有提升了档案管理工作人员的信息安全素质，才能保障档案信息安全性，让档案管理更加科学、安全，才能跟得上社会的发展和进步。

（二）档案安全管理工作制度的完善。保障档案信息安全的基础就是要建立完善的档案信息安全管理制度，在档案管理工作中，不同的档案管理环节应该制定不同的安全管理制度，还有档案的性质不同，也要制定不同的安全管理制度。例如：濒危档案的排查制度或者是珍贵档案的保护制度等等，还有对于不同地方档案的备份管理制度以及相关的档案管理应急制度也都要得到事业单位档案管理部门的重视。

档案安全管理制度的完善，是档案安全管理工作的首要任务，当然，后期对制度的执行和监督也是非常重要的。完善的档案安全管理制度是提高档案安全管理工作质量的前提，所以，相关的档案管理工作领导者，应该重视起对档案安全管理制度的制定与执行。

（三）先进的档案安全管理手段。先进的档案安全管理技术及专业管理人才的科学管理手段是保障档案安全管理的重点。目前，网络科学技术的使用在生活中随处可见，档案的网络化管理也随之在不断进步，所以档案安全性的管理问题也不单单存在于对纸质档案的安全管理了，其安全管理技术已经扩展到多种技术，这些技术通过不同的层次和角度解决了档案安全管理的问题，多种安全管理技术形成的屏障保护了档案存储的信息。

在先进的档案安全管理技术中，需要专业人才来进行管理，所以档案安全管理工作者的管理技术水平决定了事业单位档案信息管理信息安全的程度。由此看来，适当地对档案工作人员进行相关专业能力的培训，不仅让其能适应先进的档案安全管理技术，对档案信息安全管理工作也能有所提高。

（四）加快档案的信息数字化进程。正是由于现代社会网络的大量使用，档案信息化的建设也加快了前进的步伐。目前，档案信息数字化的现象已经是越来越多了。档案的信息数字化不仅对档案原件的保护提供了便捷，还提高了档案的服务能力，同时大大地减少了人为或者是自然灾害对档案信息所造成的损失。

随着档案信息数字化进程的加快，数字化的信息安全问题也受到了越来越多人的关注，因此，在档案数字化信息推进的步伐中，对数字化的档案信息安全一定要重视，建立起完善的管理制度及操作体系。还需要注意的是，由于数字化的档案信息容易被盗取和丢失，信息资料也容易被改写，所以针对这类问题，档案管理工作者一定要加强信息安全的管理，确保数字化的档案信息的安全。

三、结语

传统的档案工作模式，由于事业单位对档案信息管理的不重视，大多都是由一些没有接受过专业培训的人员来进行档案管理，这些管理人员缺乏相关专业的知识，整体管理素质低，当然也就不能有效合理进行档案信息管理的工作了。再加上传统的档案信息管理根本不能满足现代化信息发展的趋势，所以事业单位档案管理就有了新的发展方向，为了确保事业单位的档案信息安全，加强事业单位的档案安全保障体系的建设是非常重要的。

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