浅析档案标准化体系基本特性和构成

摘要：档案管理在经济和社会发展中以及干部选拔和使用中越来越重要，同时也是过去活动的真实记录。档案管理体系是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。它是对整个档案管理工作体制和政策、档案管理水平及其标准化程度的综合反映。本文对档案标准化体系基本特性和构成进行分析研究。

关键词：标准化体系，基本特性，档案，构成

在档案管理标准体系结构框架中，档案管理基础标准处于主导地位，它是制订其他档案管理标准的依据，在制订一些业务技术标准和管理标准时需广泛引用，具有广泛的通用性。档案管理标准体系有三个基本特性和四个构成方式。

一、档案管理标准体系的基本特征

档案管理标准体系是指各种档案管理标准相互依存、相互衔接所构成的有机整体。它是对整个档案管理工作及其标准化程度的综合反映。由中华人民共和国国家标准、中华人民共和国档案行业标准、地方档案工作标准和企事业单位档案工作标准等构成的统一体。在该标准体系内，应体现标准的统一性。档案管理标准化体系具有以下基本特征。

（一）完整配套

档案管理标准体系是由全部档案管理标准共同构成的具有内在联系的整体，各项标准之间互相依存、互相补充，共同发挥作用。每种标准的制订和实施，都需要有关标准与之相配套，否则，其作用就会受到限制，不能产生应有的效果。例如，档案检索标准，就需要档案著录、标引、检索语言、目录组织等各方面标准的相互配合，并要制订相应的细则，才能达到整体效果，促进档案检索工作的发展。

（二）协调一致

档案管理标准体系的协调性是指各项标准在质的规定方面互相一致、互相衔接、互为条件、协调发展。档案管理标准体系的协调一致包括档案标准体系之间的相关性协调和与外部标准体系之间的扩展性协调两种形式。1、相关性协调。相关性协调是指某一系列档案管理标准中相关指标的协调一致，如档案分类标引规则和档案主题标引规则在对档案标引深度的规定上应一致的。2、扩展性协调。扩展性协调反映了档案管理标准体系与其他标准体系的联系。如档案著录标引规则与图书等一般文献标引的著录标引规则在项目设置、指标规定上应有所对应，保持一定的协调性。其目的是为档案与图书、资料、网络资源等其他信息资源之间的交流和共享创造条件。

（三）比例适当

不同种类和不同级别的档案管理标准在标准体系中存在着一定的数量比例关系，它是档案管理各个方面标准状况的量的反映。各项标准在档案管理标准体系中所占比例是由标准的适用面、各项档案管理业务和技术的特点及其工作内容的重要程度以及对标准的需求状况等因素决定的。档案管理标准体系的构成体现了上述3个基本特性即配套性、协调性和比例性的结合。它是决定档案管理标准体系形成与发展的内在因素，除此以外，下列因素也会影响标准体系的构成：1、档案管理体制与政策法规;2、档案管理系统的结构特点;3、档案管理的发展水平与特点;4、档案管理标准化在广度和深度上的发展水平。

二、档案管理标准体系的构成

随着新时代政府机构服务职能的不断强化，努力提高档案管理的制度体系与业务流程标准化、规范化水平，全力打造行政事业单位档案管理大服务运行机制，已显得日益重要。要对档案管理标准方面的法律法规、标准规范进行学习，促进档案管理标准化、信息化的核心是持续改进，全员参与。档案管理标准体系是由各个档案管理工作领域的标准所构成的整体，由纵向结构和横向结构统一构成。

（一）纵向结构

纵向結构，即档案管理标准体系的层次结构，反映了档案管理标准的不同层次及各层次之间的相互关系。档案管理标准体系按照层次和级别，由国家标准、行业标准、地方标准、企业标准构成。档案管理国家标准和行业标准是概括性的，具有指导意义和伸缩的余地;而地方标准和企业标准是具体化的，是对国家标准和行业标准的补充。各层次之间是相互制约、相互渗透的。由于档案管理标准化工作起步较晚，统一化程度低，因此，在档案管理标准化体系中，应着重建设国家标准和行业标准，而地方标准和企业标准则不宜过多。

（二）横向结构

横向结构，即标准体系在档案管理各个工作领域的构成及其内在联系。从整体与部分来看，档案管理标准体系是一个总系统，而各个工作领域的标准体系则是其分系统，总系统与分系统之间、各个分系统之间是相互协调、相互配套的。在档案管理各个工作领域的标准体系中，如下几个领域的档案管理标准体系化比较重要：

1、档案业务工作标准体系。（1）档案收集标准。包括档案接收标准、档案交接文据格式标准、归档标准等。（2）档案整理标准。包括全宗划分标准、全宗内档案档案标准、案卷格式标准、案卷质量标准、归档文件整理标准、档号编制标准等。（3）档案鉴定标准。包括档案密级划分标准、档案保管期限标准、档案销毁标准等。

2、档案信息处理标准体系。（1）档案数据库设计标准。包括数据单元标准、信息分类编码标准、数据加密标准、磁带交换格式标准等。（2）档案管理系统设计标准。包括软件开发标准、文档编制标准、程序语言设计标准、输入、输出格式标准，系统测试与评价标准。（3）档案管理系统硬件标准。包括计算机型号、规格标准、输入、输出设备标准、通信设备标准、中文信息处理设备标准等。（4）档案信息检索标准。包括档案著录、标引标准、检索语言标准、档案目录编制标准、机读目录格式标准等。

3、电子文件管理与数字档案馆建设标准体系。（1）电子文件的管理标准。包括：电子文件收集与归档标准、电子文件整理与分类标准、电子文件元数据标准、电子文件鉴定标准、电子文件保管标准等。（2）档案数字化加工标准。包括各类载体档案的数字化加工标准。强缩微胶片档案数字化加工标准、纸质档案数字经加工标准等。具体涉及数字化对象、数字化程序与技术等内容。（3）数字档案馆建设标准。包括数字档案馆系统框架标准、数字档案馆相关技术标准、数字档案馆信息安全标准等。

（三）档案管理标准体系结构框架

档案管理标准体系的总体结构框架大体反映了档案管理标准的纵向层次结构体系和横向的工作领域结构体系。档案管理标准体系结构框架是对档案基础标准、业务技术标准和管理标准，从级次、强制性或推荐性、优先顺序等方面进行合理安排而建立的一个科学的框架结构。档案管理标准体系框架可为档案标准化宏观管理提供参考和依据。

档案管理标准体系结构框架的主要内容应包括：1、一定时期内应有的全部标准;2、各项标准之间相互衔接、相互制约的内在关系;3、标准的优先顺序;4、需要与其他行业配合制订的标准;5、继续使用的现有标准及一定时期内应制订和修订的标准。

作者简介：董丽影，女，满族，1971年出生，吉林省通榆人，副研究馆员，现任职于吉林省通榆县国有土地收购储备中心，研究方向为档案管理。