档案管理中如何强化对档案主题的管理分析

摘要：档案管理工作是档案使用和档案分析的重要组成部分，在实际工作中，如何对档案进行有效和系统地管理，档案主题的分析研究是不可或缺的一部分。对此，本文分析研究了档案管理的主题，明确了档案主题分析的现实依据，档案主题分析研究的方法，一是对档案主题类型的分析研究方法，二是对档案主题结构的分析研究方法，三是对档案主题相互关系的分析研究方法。通过骊这些内容的分析研究，为今后档案管理工作提供方便，以便于使档案管理工作能够更好地服务于社会和人事选拔任用。

关键词：档案主题分析;档案主题;主题分析;主题类型;主题结构;档案

档案主题的分析是根据档案标引和档案检索的现实需要，并从档案管理的客观实际情况出发，依据一定的方式和方法对档案管理的内容进行分析研究，以便于提取档案主题概念，确定档案主题的类型与结构的过程。主题分析的质量如何，直接关系到档案标引的效果乃至整个档案检索系统的检索效率情况。

一、档案主题分析的现实依据

档案是依据、是资源、是财富。机关档案是机关公务活动的真实记录，是档案事业的重要保障，做好新时期档案工作的现实意义十分重大。分析研究档案管理主题的依据主要为档案题名、文件版头、附加标记乃至正方等，其中档案题名是作者对档案中心内容的概括，一般都能准确反映档案的内容和性质，但也有一些档案题名不能准确无误地表达档案的中心内容，所以题名不能作为档案主题分析的唯一依据，此时就需要查阅文件版头和附加标记。文件版头包括作者、收文机关、文件字号、时间、密级等级内容，通过它有助于明确文件的具体内容、使用范围及参考价值等。当从标题、文件版头和附加标记还不能判定档案主题时，就有必要浏览正方。通过翻阅档案馆中保存的档案正方可以了解其撰写的目的和中心内容，从而确定档案论述和研究的主题。而在实际标引中，在绝大多数情况下，以档案题名为主要依据基本上就能够迅速、准确地判断定档案的主题。这主要是由于题名的拟写有比较严格的规定和要求，形成了档案题名规范性的特点。普通档案题名一般由作者、事由、文件（案卷）名称三部分组成，并且标明了发文机关的名称，其中含有大量的可以供检索的内容特征和形式特征，基本上能反映档案的主题。

二、档案主题的分析方法介绍

《档案著录规则》已经由国家标准局批准，正式列为国家标准。《档案著录规则》明确规定，要用分类法和主题法（叙词法）两种文献检索语言对档案文件的内容特征进行标引。而分类法和主题法都以主题分析为基础。为了互相交流，笔者在此仅就主题分析问题谈点学习体会。一般来说，主题分析的方式有以下几种类型： 一是按主题分析单元的不同，可分为“宏观”分析和“微观”分析。所谓“宏观”分析，就是以一个案卷、若干卷宗进行分析，而“微观”分析则是从细节上进行划分，通过两者对档案主题进行分析能够保证档案管理工作顺利开展。正確进行主题分析是确保标引质量的前提和基础，也是标引工作的重点和难点。作为从事档案著录工作人员，深感主题分析的重要和难以驾驭。根据目前存在的档案主题分析情况依据分析研究，结合目前档案管理过程中存在的客观情况，可以将档案档案主题分析为以下几个方法。

1、对档案主题类型的分析。依据档案主题的数量，档案主题类型可以分为单主题与多主题两种。只是记录或阐述一个事物的或者一个问题的档案称之为单主题档案，如经济作物、档案馆建筑设计等;论述两个或两个以上事物或问题的档案，称之为多主题档案，如棉花和大豆的种植与销售等。对多主题档案应分解为几个单主题分别进行分析。依据档案主题的构成因素，可分为单元主题和复合主题。单元主题是指由一个主题因素构成的主题，如将农作物、图书馆等，论述的是一特定的事物对象或问题，分析时只需要将该主题概念析出即可;复合主题是指由若干个主题因素结合构成的主题，比如说大气污染的防治、中国机构改革现状等，对复合主题须深入分析其结构及主题因素之间的相互关系。依据主题的重要程度，可以将其分为主要主题和将要主题。在进行主题分析时，应重点分析主要主题，根据标引的需要对其作充分的提炼，而对次要主题，则应当根据它的实际标引价值决定取舍。依据对主题表达的明确程度，可以将主题划分为显性主题和隐性主题。显性主题是作者明确阐述的主题;隐性主题是作者未直接加以表达，而是隐含于档案档案内容之中的主题。对显性主题的分析较为容易，可根据档案题名或者正文直接提取主题概念，而隐性主题则易漏标，须在深入了解档案内容的基础上进行分析和提炼。

2、对档案主题结构的分析。档案主题结构是指构成主题的客观因素（也称之为主题因素）以及这些主题因素在主题中的作用和相互关系。单元主题结构简单，只由一个主题因素构成，而复合主题结构复杂，一般由几个因素构成，因此分析主题结构，主题是针对复合主题而言。主题因素可以分为以下五种：（1）主体因素。即文件或案卷中论述的关键性主题概念，是主题中的核心部分。凡是具有独立检索意义的主题概念，都可作为主体因素。比如说《××县人民政府关于加强粮食收购工作的决定》，其中的“粮食收购工作”即为主体因素;（2）通用因素。即构成主题的通用概念。凡是没有独立检索意义的一些主题概念因素，比如说研究、方法、设备、总结等，均为通用因素。它们一般不能作检索入口，在主题中主要对主题因素起细分的作用，用以补充说明主体因素。比如说“拖拉机的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素;（3）位置因素。即档案所论述的对象所处的空间、地理位置等主题因素，它对主体因素所在的空间、地理位置起限定作用。比如说“北京市发展乡镇企业情况的调查报告”，其中“北京市”为位置因素;（4）时间因素。即档案所论述的对象所处的时间范围的主题因素。如朝代、年代、年度等，它也对主体因素起限定和修饰作用。比如说“××省人民政府2019年度工作报告”，其中“2019年”即为时间因素;（5）档案类型因素。即用来表示档案种类中文件名称的主题概念，比如说会议记录、指示、通知、报告、通报、命令等等。

3、对主题因素间相互关系的分析。主题因素间相互关系主要有下面几种情况：（1）限定关系。表示事物与事物的某一属性及其方面，比如说“汽车的保养”;（2）交叉关系。表示具有概念相交关系的同级事物或者对象，比如说“水生哺乳动物”;（3）应用关系。表示某种科学、原理、方法、材料、设备、工艺等在某方面的应用，比如说“激光技术在医学中的应用”;（4）影响关系。表示某事物对另外一事物的影响，比如说“环境污染对生物的影响”;（5）因果关系。表示某事物是另一事物的原因或结果，比如说“大气污染的危害”;（6）比较关系。表示两个或两个以上主题因素之间的比较，比如说“国有经济与个体经济”。

作者简介：郑立伟，男，汉族，1978年11月出生，中级职称，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县重点项目服务中心，研究方向为档案管理。