浅谈干部人事档案实行集中管理后的日常审核和管理工作

李晓丽

摘 要：近两年来，济南市开展了干部人事档案集中管理工作，我院已经陆续向济南市干部人事档案服务中心移交了459本档案。实行集中管理以后，仍需配备政治素质高、专业能力强和作风正派的干部人事档案管理人员，开展档案专项审核、任前档案审核和新增人员档案审核等日常审核工作以及材料收集归档、保管、转递、查借阅、利用等管理工作。

关键词：干部人事档案;集中管理;审核;管理

2018年以来，济南市在市县两级开展了干部人事档案集中管理工作，这是在充分调研、科学论证的基础上进行的一项创新性工作，是进一步提升档案管理水平、使用效率、彻底解决档案管理乱象的重要举措。为保证济南市干部人事档案集中管理工作安全、高效、规范、有序推进，中共济南市委组织部研究制订了《济南市干部人事档案集中管理暂行办法》。依据文件要求，我院已陆续向济南市干部人事档案服务中心移交459本档案进行集中管理。

结合近两年来干部人事档案实行集中管理后的工作实际，笔者从以下几个方面浅谈干部人事档案的日常审核和管理工作。

一、干部人事档案实行集中管理的特点

干部人事档案实行集中管理后，我院大部分实体档案存放于济南市干部人事档案服务中心（以下简称中心），我院主要通过使用云组工综合分析应用平台的数字化档案来满足工作需要，一是减少了对纸质档案的使用。这样可以减少对纸质档案的损害，延长纸质档案的寿命，同时中心统一保管档案还能保证纸质档案的安全;二是极大提高了工作效率。通过数字化档案，可以较快地查询、打印所需档案材料，不必复印一次拆卷一次，既保护纸质档案，又提高了工作效率;三是减少了干部人事档案工作的工作量。新增人员档案整理完成后，即可移交中心，中心进行数字化扫描后挂接到云组工综合分析应用平台，我院可以在线使用。此后，每年形成的散材料定期移交给中心，中心进行扫描挂接，减少了干部人事档案工作人员整理散材料入档的工作量。

二、干部人事档案的日常审核

干部人事档案实行集中管理后，根据干部管理权限要求，市委管理干部以外的干部档案由我院负责审核。主要包括以下三个方面的内容：

1.档案专项审核

2015年以来，在中共济南市委组织部的部署和指导下，我院对干部人事档案进行了全面审核，重点审核了干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息，尤其注意审核档案材料是否涂改造假、干部信息是否真实准确、重要原始依据材料是否完整规范等。在审核的过程中，对发现的问题及时进行登记、汇总，并进行认真分析。干部重要信息真实性存疑的，在干部本人做出书面说明后，组织进行了调查核实，并最终对干部信息进行认定。

我院实行集中管理的459本档案均已完成专项审核，移交中心后，又经过初审、复审和终审三轮审核，根据济南市干部人事档案服务中心逐本反馈的《移交人员验收档案情况反馈表》，我院又按照要求进行了整改，确保对审核发现的问题，根据不同的情况进行妥善处理，确保每本档案都清清楚楚。

2.任前档案审核

档案审核是建设忠诚、干净、有担当的干部队伍的重要“关口”，中组部、省委组织部、市委组织部历来十分重视干部任前档案审核工作。我院一直严格贯彻落实中共济南市委组织部转发《中共山东省委组织部转发<中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知>的通知》和《中共山东省委组织部印发<关于严格实行干部任前档案审核的规定>的通知》等文件精神，实行干部档案任前审核制度，按照干部管理权限和“谁管理、谁把管，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”原则，对拟提拔重用干部、交流任职干部、军队转业干部和新进干部队伍人员的档案进行严格审核，重点审核“三龄二历一身份”等内容。凡是发现档案涂改、材料和信息涉嫌造假的，立即查核，未核准前一律暂缓考察并停止任职、录用程序。在档案审核的基础上，区分情况填写《拟任用干部基本信息审核确认表》《拟新增人员档案审核情况登记表》和《调配人员档案信息审核确认登记表》等入档。

3.新增人员档案审核

新增人员主要有新录用公务员、调入人员和军队转业干部等几种形式。我院按照《关于实行新增人员档案审核制度的意见》（济组发〔2012〕18号）等文件要求，严把干部“入口关”。按照档案专项审核的标准严格审核并填写《拟新增人员档案审核情况登记表》，主要涉及干部“三龄二历一身份”信息。审核时，将档案中所有关于出生年月的记载和相关材料进行登记，查看是否有材料涂改造假，根据中共中央组织部《关于干部人事档案审核工作的问答》等规定对出生年月作出认定，并找准依据材料;有过工作经历的，查看档案中对于工作经历的记载，并核实档案中是否有相应的劳动合同、录（聘）用手续、工资发放以及社会保险缴纳等材料，若不齐全完善，及时收集补充后，对参加工作时间和连续工龄起算时间进行认定，找出依据材料，这也是一个反向印证工作经历的过程;是党员的，查看入党材料是否齐全、入党程序是否合规，党员身份是否真实，并根據《入党志愿书》的记载，确定入党时间;关于学习经历，查找每个阶段入学、在校学习和毕业三个环节的材料是否齐全完整，缺少的材料及时收集补充，对2001年以后的学历进行学历验证、2008年9月以后的学位进行学位认证，确保学历学位真实。同时审核是否存在虚填信息和学历套读的情形，并对学历学位作出相应的认定。档案中有无涂改造假现象，学习、工作经历是否记载一致，有无明显矛盾、错误，有无缺少主要、重要材料贯穿始终。对于档案中存在严重问题的，反馈原单位进行调查处理，在问题尚未解决之前，一律拒绝接收。

三、干部人事档案的日常管理

加强干部人事档案日常管理是严明组织纪律的重要体现，可以提高组织工作的公信力和选人用人工作的公信度。2014年8月，中共山东省委组织部转发《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》、印发《关于严格干部档案日常管理的通知》;2015年4月，中共济南市委组织部印发《关于严格干部档案日常管理的通知》;2017年2月，中共济南市委组织部印发《关于进一步从严管理干部档案的意见》;2018年7月，山东省高级人民法院印发《关于进一步从严管理干部档案的通知》，我院一直按照文件精神严格管理干部人事档案。实行集中管理后，结合实际应从以下几个方面开展日常管理工作：

1.散材料收集归档

我院干部人事档案移交济南市干部人事档案服务中心实行集中管理后，散材料需要根据中心的通知，进行定期归档。移交散材料时，中心工作人员会先核对散材料上涉及的干部“三龄二历”信息是否与组织认定相一致，不一致的不予接收。因此，我们为保证散材料归档工作的质量与效率，一是与档案材料的形成部门或个人加强沟通和联系，并提供有关数据，提醒他们按照组织认定结果形成材料;二是对有关部门和个人送交的散材料进行认真审查鉴别，不属于归档范围的材料不予接收，属于归档的材料必须齐全完整、内容真实、文字清楚、填写规范、手续完备、无涂改，并与组织认定结果进行认真核对。不符合归档要求的材料，及时通知材料形成部门和个人重新制作或补办手续，不能重新制作或补办手续的材料由材料形成单位或个人出具情况说明附在材料后面。在向中心移交归档散材料时，努力保证归档工作高效，避免出现返工的情况。

2.干部人事档案保管

退（离）休、已故人员、工勤及其他人员的人事档案还由我院负责保管。为做好安全、保密和保护工作，我院配备了专用的档案室、阅档室和档案管理人员办公室。档案室配备专门的门禁，非政治部、组织人事处工作人员不得进入档案室。档案室内档案柜避开阳光直射，与墙壁保持一定距离放置。档案室保持清洁和温湿度适宜，严格落实防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染要求。

3.干部人事档案转递

根据《济南市干部人事档案集中管理暂行办法》要求，我院退休、辞职、调出等人员的档案需要从济南市干部人事档案服务中心转出，这个过程需要在济南市干部人事档案集中管控平台提交申请，待审批后前往中心领回档案。新录用公务员、军转干部、调入人员的档案，我们会严格按照干部档案转递制度落实，禁止其个人自带或转递。收到档案后，与目录进行核对并逐份审核归档材料，无误后将干部人事档案转递单回执退回。转出干部人事档案，需要档案接收地提供调档函，待档案整理好后，填写《干部人事档案材料转递单》和一式两份的《干部档案交接单》，通过专人或机要方式将档案送至接收地，并及时将回执带回。

4.干部人事档案查借阅

我院严格遵守查借阅纪律，以防在查借阅过程中发生涂改、抽取、撤换、添加档案材料的行为。实行集中管理后，实体档案存放于济南市干部人事档案服务中心，一般不予外借，我院基本上通过济南市干部人事档案集中管控平台查阅，利用数字档案，有效保护了实体档案。我院保管的档案查借阅时，既做好查借阅有关服务，又严格执行审批手续，贯彻落实查借阅有关制度，不将档案直接提供给干部本人及其近亲属进行查阅。纪检监察部门因工作需要了解干部情况的，也要按照要求履行查借阅手续。

5.干部人事档案利用

干部人事档案工作的落脚点在“用”。为方便对干部人事档案的利用，我院努力打造信息全面、准确的云组工综合分析应用平台，将“死材料”变成“活信息”。该平台干部系统包括“干部信息管理系统”“济南市人事档案集中管控平台”和“工资系统”三个模块。其中“干部信息管理系统”包含每名干部的姓名、性别、出生年月等基本信息以及现任职务、简历、奖惩情况、年度考核、培训情况、家庭成员、住址通讯、会议代表信息和表现特点。所有信息来源于实体档案，通过对档案的审核认定，维护干部信息管理系统，并随着散材料的收集入档，更新完善系统。济南市干部人事档案集中管控平台是数字化档案的利用平台，在此可以查阅、浏览我院数字化档案，根据需要打印档案材料，进行档案转入、转出和散材料上报等业务，档案的查询和利用极为方便。其中工资系统还可根据干部信息管理系统提取的数据，进行工资套改、发放等业务。

通过云组工综合分析应用平台，既可以浏览数字化干部人事档案，又可以查询来源于干部人事档案实体的干部基本信息，基本可以满足对于干部人事档案的利用需要。我院正努力开发利用档案资源，为选好用好干部、加强干部队伍建设发挥作用。

6.干部人事档案管理人员的配备

按照《干部档案工作条例》规定，坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事干部档案工作。根据《济南市干部人事档案集中管理暂行办法》，干部人事档案实行集中管理后，仍需配备专门人员负责档案管理工作。干部人事档案管理人员应该具备较高的政治素质、较强的专业能力和正派的作风，这是基本要求。

（1）干部人事档案管理人员首先是一名组工干部，政治上必须可靠，有坚定的理想信念，坚持原则。全国干部人事档案专项审核以来，档案审核的内容更丰富、标准和要求更高，干部人事档案管理人员往往直面问题和矛盾，经受最直接和最现实的考验，这就需要干部人事档案管理人员有勇于担当，不怕得罪人的精神。

（2）干部人事档案管理人员要有较强的业务素养和政策水平。干部人事档案管理需要了解《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国兵役法》《中华人民共和国公务员法》等法律以及《党政领导干部选拔任用工作条例》《行政机关公务员处分条例》等条例，还有中组部、省委组织部和市委组织部自上而下印发的文件和通知等，掌握干部人事档案专业政策和业务知识，并熟知云组工综合分析应用平台维护指标要求及其具体的业务操作方法，专业的人干专业的事才能顺利开展工作。同时，每本档案审核完成后，还要熟知每本档案的基本情况，这样在干部选拔和任用前能够迅速为领导决策提供依据。

（3）要关心关爱干部人事档案管理工作人员。干部人事檔案工作在单位的各项工作中往往不是处于主流地位，甚至是一个很小的分支，但是却发挥着极其重要的作用。干部人事档案管理人员的工作繁杂、琐碎，需要极为认真负责的工作态度才能做好。干部人事档案工作还需要连续性，因此就需要对工作人员进行关心关爱，以确保其安心工作，表现优秀的应注意培养使用，增强其工作的积极性和热情，并最终把工作做好。

参考文献：

[1]中共山东省委组织部转发《中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》，鲁组发﹝2014﹞33号，2014

[2]中共山东省委组织部印发《关于严格实行干部任前档案审核的规定》的通知，鲁组发﹝2014﹞34号，2014

[3]中共山东省委组织部关于严格干部档案日常管理的通知，鲁组发﹝2014﹞40号，2014

[4]中共济南市委组织部关于印发《济南市干部人事档案集中管理暂行办法》的通知，济组通字﹝2018﹞26号，2018

[5]余宗桦，唐西春.审核整理工作促进机关事业单位干部人事档案管理规范化[J].环球市场信息导报，2016

[6]秦 莉.关于加强干部人事档案管理工作的几点建议[J].卫生职业教育，2011

[7]文丽华.机关事业单位干部人事档案管理思考[J].科学与财富，2018

[8]刘 艳.如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作[J].劳动保障世界，2018

（作者单位：济南市法官培训中心）