新时期从档案意识视角来谈高校毕业生“弃档”现象

苏全艳

摘 要：对于高校毕业生而言，人事档案是他们在校经历和表现的原始记录，在一定程度上反映了他们的思想道德素质、学习能力和实践能力。然而最近几年来，随着社会的不断发展，尤其互联网的发展衍生出一大批新型职业，造成人才流动频繁，但是对于高校毕业生来说，仍然没有意识到档案的重要性，毕业之后往往会将自己的档案搁置在学校或者当地人才服务机构。新时期从档案意识视角来解析高校毕业生“弃档”现象以及解决对策，从而减少高校毕业生的这一现象。

关键词：档案意识;高校毕业生;“弃档”现象

根据数据记载，遗忘转档的总人数高达60万，而在这60万人中，高校毕业生是其中的“主力军”，高校生弃档的数量占50%以上，某部分地区这一概率甚至超70%。

新时期从档案意识视角来解析高校毕业生“弃档”现象以及解决对策，从而减少高校毕业生的弃档现象。

一、高校毕业生“弃档”现象的主要特征

弃档，指全国各高校毕业生不知道档案在以后工作中所占据的重要性，所以对于档案转递一事就不放在心上，到了后来甚至就会遗忘此事，导致自己的档案被留在当地学校或者是人才服务机构。近年来，随着改革开放的不断深化，市场经济的不断发展，人才流动变得更加活跃，而高校毕业生档案意识仍然薄弱，导致越来越多的高校毕业生档案遗弃在学校及人才服务机构等地。

1.弃档数量惊人

由全国人才流动中心等机构提供的相关数据可知，“弃档族”在我国相当常见，其规模已经超过60万。以成都市人才中心为例，在其代管的全部档案之中，超过20%的档案成了“无主死档”，有的甚至原封不动地保存了15年以上;在弃档比例上，武汉市人才市场为30%，吉林省更是达到了惊人的40%……总之，“弃档”已发展成国内的一种普遍现象。

2.高校毕业生成为“弃档主力军”

分析现阶段的“弃档族”可知，弃档主流主要为高校毕业生，高校毕业生踏入社会之后，自谋职业已经发展成他们的主流趋势，部分暂时未能找到接收单位的学生通常会将个人档案寄存在学校，那些自主创业的毕业生更是对个人档案缺乏足够关注。由现行有关规定可知，在学生档案保存这块，学校最多只能保存1～2年，接下来学校便会调取毕业生原户口所在地信息，并将其档案寄送出去，交由毕业生户口所在地的公共人才服务机构负责继续保管。由《央广新闻》2009年的一份报道可知，在貴州省人才交流中心代为保管的10多万份人事档案中，多年处于闲置状态的占总数的2/3，多达7万份左右，超9成是高校毕业生档案。

3.“弃档”与“重新建档”不断攀升

国内相当部分城市为了在人才争夺上抢占先机，部分企业出于更好引进人才的目的，向高级人才做出了多项优惠承诺，如无须提供人事档案，甚至还为人才引进重建人事档案开绿灯。虽然采取的“不要人事档案”的这一做法，在一定程度上减轻了优质人才的麻烦和顾虑，但不难看出过去的人事档案管理模式存在明显不足，已经给人力资源的顺利有效开放设置了一定阻碍。由该种情况可知，在城市建设和发展中，人才的重要性愈发凸显，已发展成一种关键的战略资源，人才大战大有愈演愈烈的趋势;同时也反映出了传统人事档案制度实际功能的不断减弱，甚至使得部分人对此漠不关心。

二、高校毕业生“弃档”的影响

1.不能为用人单位选拔人才提供参考

人事档案的重要性不言而喻，是用人单位了解人才并做出选拔决定的关键性依据。用人单位能够对待引进对象的人事档案进行查看和分析，了解其应聘环节出具的简历等证明材料的真实情况，在此基础上实现对新员工的全方位和深层次了解。高校毕业生一旦选择“弃档”，便会让此类了解渠道不复存在。为做好人事管理工作，一些用人单位不得不为员工打造一个新的档案，如此一来也便导致了“一人多档”的异常，也加剧了“弃档”问题，长期的弃档导致档案信息不全面，用人单位就不能对高校毕业生的档案信息详细了解，不利于企业选拔人才。

2.对人事代理机构造成资源浪费

就全国范围来看，目前和“主人”失联的人事档案至少60万份，部分档案在人事代理机构原封不动地保存了数十年之久，带来了相当程度的资源浪费。“弃档族”放任不管，长期不问，但代理机构却不能同样弃之不顾，但是保管成本较高，海量的档案不但要占用相当数量的库房，还需委派专业人士予以管理，另外还会使用到诸如保存技术等其他资源。“弃档族”一旦有需要选择“寻档、补档”，也势必会让代理机构的工作压力大增。

3.对高校毕业生自身造成影响

“弃档”是不可取的，会给毕业生的就业、学习以及生活带来诸多不必要的麻烦，尤其是会影响到毕业生的正常就业。比如有的高校毕业生认为档案暂缓就业存放学校或者将档案转递回生源地的公共人才服务机构，就认为放入了“保险柜”，就不在关心档案，更不会去及时更新补充档案，比如新取得的学历、劳动合同等资料未能做到及时入档，等到以后工龄计算，安家落户，学习深造等涉及档案的事务时，便难以发挥出档案的证明作用了。

三、从档案意识视角分析高校毕业生弃档的原因

1.部分用人单位重能力轻档案是高校毕业生弃档的直接原因

随着社会上第三产业的不断发展，对于人才需求量也越来越大，在第三产业中一些职业的发展前景也越来越可观，因此吸引越来越多的高校毕业生选择这些非国有制企业。然而部分私营企业尤其微小型企业在人才的任用上注重的是员工的工作能力以及给单位带来的效益，对高校毕业生档案没有硬性指标，有的微小型企业甚至根本不考虑高校毕业生的档案。即使对档案有规定的企业来说，他们也不会对学生档案进行信息更新，仅仅只是把学生的档案托管在公共人才服务机构，有的甚至将其托管于公共人才服务机构之后就不再过问。这些少数企业对于档案要求的减弱正是导致高校学生对于自己档案管理不重视的原因之一。

2.档案管理人员的档案意识不到位是高校毕业生弃档的间接原因

因人事档案工作难以产生直接的经济效益和社会效益，加上又会耗费相当多的资源，故逐渐沦为配角，所以，很多用人单位出于成本方面的考量拒绝引入更为先进的档案管理设备，部分管理者甚至连最基础的配套设施都不想配置，也不愿向档案部门投入过多经费，在此类因素的综合影响之下，人事档案意识呈现出普遍偏弱的问题。人事档案工作属于一种幕后作业，加之处于配角地位，导致档案部门及其负责人对自身职责缺乏正确认知，甚至认为该项工作无足轻重，是一个随时可割舍的机构，所以在思想上未能予以足够重视，行动上自然也会暴露出诸多问题，如档案信息收集工作进展缓慢且不够全面和深入，档案转递也有欠规范，在很大程度上削弱了人事档案的有效性，是高校毕业生弃档的间接原因。

3.学校档案教育的弱化是高校毕业生弃档的重要原因

在我国当前的教育背景下，无论是学校还是家长均强调成绩，而对档案教育缺乏足够关注。到了大学，该时期是学生时代形成个人档案的一个关键时期，然而到了毕业季，大部分学校强调的重点也是学生对于自己人生安全之类的一些问题，对于学生档案转递一事并不会着重提醒，有的学校不强调，甚至有的学校还让学生自带档案，造成口袋档案，而档案教育纳入高校教育全过程的更是少之。

4.高校毕业生自身档案意识弱化是高校毕业生弃档的根本原因

归根结底，导致大量高校学生在毕业季“弃档”的根本原因其实是学生自身对于档案管理的不重视。一方面由于长期以来淡薄的档案意识，在校时，建档填表格不规范，文字材料书写不规范甚至涂改，个别信息不真实，甚至还让同学代笔，致使不能为大学生就业提供真实可靠的依据。另一方面由于社会、家庭和学校的多重压力，毕业生为了可以尽快入职心仪企业，忙于各种招聘考试和招聘会上，从而无暇顾及自己的档案问题。

四、从提高档案意识视角来解决高校毕业生“弃档”现象

1.用人单位在重能力的同时加强档案意识

不管用人单位的规模大小，在对毕业生进行综合考察时，都应该将他们的档案纳入条件之内，根据公司条件尽可能的建立相关部门对毕业生的档案进行管理，对信息及时更新。对于部分没有档案保管权限的单位，委托公共人才机构管理档案的，应根据工作情况随时更新档案材料，不要把档案弃之与公共人才服务机构。这样一来，用人企业对于学生档案的要求加强，对学生档案进行严格管理，毕业生的档案意识也会随之增强。

2.努力提高档案管理部门的档案管理意识和观念

档案工作者应当具备足够的档案意识，是整个档案意识体系的关键组成部分，这会给档案工作带来尤为关键的影响，同时也会在某种程度上影响其他社会成员的档案意识。所以，有必要以档案人员为对象，重点培育和强化该群体的档案意识，从而帮助他们更好地应对档案工作中的各种挑战。首先，应当对有关管理人员的档案意识予以进一步强化，因为他们身上有着相当大的影响力，可向下属施加直接影响，加深其关于档案工作的认知，尤其是明确该项工作的重要性，如若不然，人事档案工作便会处处受阻，难以为继。所以，相关领导务必要认真学习和践行中央下达的有关规定，高度关注人事档案工作，为该项工作的正常进行提供足够支持，如此能够有效降低“弃档”的发生率。其次，档案工作人员也要在思想层面上高度关注和认真对待人事档案管理的相关工作，确保人事档案具有足够的真实性及完整性，严格遵循有关法律，做好档案管理的相关事务，在规定时限内认真、完整地收集和整理好档案材料，确保档案能够在实际中发挥出应有的作用，同时也有利于进一步减少“弃档”现象。

3.学校把档案教育纳入高校教育全过程

把档案教育纳入高校教育全过程以此来强化学生档案意识，从而解决高校毕业生弃档现象，即入学时档案教育、在校期间的档案教育以及毕业时档案教育三个阶段。

（1）在新生入学教育中加入档案知识的专题教育。大学生刚踏入大学校门时，及时收集大学生中学阶段的档案材料并及时整理归档。可以在进入大学的新学期开始就举办专门的讲座，给学生们传输档案管理的相关知识，让他们对于档案内容有一个基本了解，并且要培养他们对于档案的重视性。重视中学阶段的原始材料有没有及时上交，以及后期在校期间的材料要认真填写及完善。

（2）在校期间的档案教育。高校利用宣传栏、校园广播台、校园网向学生介绍学生档案的重要性，让学生充分学习到档案在自己的学习、生活、就业等方面发挥的不同作用，提高他们对于档案的注重程度，同时不断充实那些可以反映毕业生专业素质的关键信息，丰富学生档案内涵，提升档案利用价值。

（3）学生毕业时，及时开展就业指导课进行档案教育。在毕业生毕业时，加大就业指导，通过举办讲座、开班会、印发宣传册等，让毕业生认识到成功获聘固然关键，如何让用人单位更为及时和全面地了解自己的个人能力也是极为关键的。在就业指导工作中，高校需要高度关注档案这一块，围绕相关内容予以有效指导，加深毕业生关于档案的认知和重视程度，知晓档案转递和存放的一般操作流程，方便他们的后续保管和调用。

4.强化学生的主体地位，增强档案的归属感

由于档案不明确的主体地位，使毕业生对自身档案的认识不足而重视不够。毕业生档案是反映高校生学习经历的原始载体，是真实、客观、完整的重要资料，其主体地位为高校毕业生。因此，对于毕业生档案管理，应明确规定，虽然档案只能根据学生个人在学习过程中的行为进行谱写，但其主体地位是不可动摇的，通过明确毕业生对于档案的主体地位，增强毕业生对档案的归属感和意义。

（1）提高大学生自身对档案的认知程度。大学生应当正确认知档案的价值，关注个人的档案，明白档案是对自己在校表现进行记录，是一个向用人单位提供自我信息的过程，让学生能够在学校期间不断提高自己，完善自我，在档案记录中展现最完美的自我。

（2）在建档中，大学生要重视档案材料的填写，及时保存和上交档案材料。档案是关于个人一些重要经历的记录，形成之后便不能更改，所以在档案建档期间，学生务必要给予足够重视，做到严肃对待，如填写相关信息的过程中，应当使用黑色墨水笔等不易褪色的笔进行规范填写，字迹不可潦草，认真核对所填信息，不随意涂改。大学生要及时保存和上交档案材料，不要临近毕业匆忙完成归档，对于提前签约且需要接受政审的那一类毕业生来说，及时归档非常重要。

（3）毕业生要了解档案转递的程序和保管的途径，及时查询档案的去向。2015年6月25日，在教育部门、人力资源部门、国家邮政局办公室三方联合发行的《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函〔2015〕39号）文件中明确指出：高校毕业生档案可通过邮政机要通信、邮政EMS标准快递或派专人转递这三种渠道相结合的转递方式，使高校毕业生档案转递相对便捷也安全。学校根据毕业生的就业情况把档案相对应的转递到考研学校，考取的机关事业单位、签约单位，以及生源地的公共人才服务机构，毕业生根据自己的就业情况及时查询档案去向。对于签约没有档案保管权限的中小微型企业，毕业生要及时与签约单位协商，把档案托管到有档案保管权限的公共人才服务机构，以防放置在单位丢失。

综上所述，只有用人单位在重能力的同时并加强档案意识，档案管理部门努力提高檔案管理意识和观念，同时学校把档案教育纳入高校教育全过程以及强化学生主体地位，增强高校毕业生的档案的归属感，才能真正有效地减少高校毕业生的“弃档”现象。

参考文献：

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[2]唐 晶，刘佳亲.高校毕业生“弃档”现象探究[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2018

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[4]李 兰.谈高校毕业生档案管理工作之我见[J].魅力中国，2013

[5]肖永红.关于大学毕业生“弃档”问题的管理对策探讨[J].武汉纺织大学学报，2017

（作者单位：山东省临沂市兰陵县人力资源和社会保障局）