大数据时代职业院校文书档案管理工作探讨

刘伟

摘 要：科学技术不断高速发展，信息化、数字化等高科技应用于各领域中，并获取良好的应用成效，对传统工作模式产生了较大影响，进而改变了人们原有的工作模式。职业院校作为我国教育院校核心构成，其文书档案管理应积极满足时代发展潮流，依托各类信息技术手段充分发挥新资源、新载体优势，实现文书档案管理智能化、标准化，提高文书档案管理有效性及科学性。本文阐述大数据应用于职业院校文书档案管理优势及价值，分析其文书档案管理工作现状与问题，提出大数据时代职业院校文书档案管理工作新思路及方法。

关键词：大数据时代;职业院校;文书档案管理;策略

职业院校文书档案是存储及传递教学、行政、管理等相关信息的主要途径，客观反映学校各项活动实施，是见证学校多年发展历史，更是管理人员总结经验、改善管理、发展建设等举措的前提条件。文书档案自身作用相对固定，但对其管理方式、程度等直接决定档案信息利用率，由于多方面因素影响，导致其管理过程中存在瓶颈。因此，大数据时代背景下，需积极应用各方面先进的技术，提高文书档案管理水平，实现其管理智能化、标准化，为后续职业院校发展建设提供基础保障。

一、大数据技术应用于职业院校文书档案管理优势及价值

职业院校文书档案管理成效直接决定院校决策发展及改革，其自身重要性不言而喻。因此，大数据时代需积极应用各类先进技术，如大数据、云计算等新兴技术，应用优势体现在以下几方面：其一，收集客观、及时，内容丰富，有效提高工作效率。档案信息收集是档案管理基础工作，应保证收集全面性、可靠性，传统职业院校文书档案实际收集过程中需多个部门共同配合方可完成，若其中某一环节出现问题，将导致其内容全面性、可靠性难以保证。大数据时代，文书档案收集者不再是原有档案管理及基层部门档案专员，而是辐射至学校内所有人员，人们均可依托网络传输信息为文书收集方式提供新路径，提高了工作效率，保证了档案数据全面性、可靠性。其二，审核标准规范、便捷。文书档案交由专业人员严格依照相关规范审核，保证其工作实施规范性。其三，档案整体科学性、人性化突出。档案整理是档案管理部门按照相关标准将文书档案进行划分类别，并不断补充完善档案内容。应用大数据技术后，教师仅需提交电子大纲即可针对不同时段发生的变更，标志更简易，且具有大容量存储，实现多元化信息存储，消除了传统文书档案中重点难以把控的瓶颈，提高了档案开发价值。其四，档案利用智能化突出，服务水平与竞争力增强。数字化档案信息利用更便捷，且不受时间、空间限制，节省大量时间及精力，增强职业院校核心竞争水平。其五，档案保存、保护到位，安全长久，成本降低。大数据背景下，文书档案对原有数据进行电子化、数据化处理，按照实际所需对数据化档案进行存储，并设置相应的权限，直接在计算机或其他移动终端上进行查询及使用，节省大量人力、物力。

二、大数据时代职业院校文书档案管理工作现状及其问题

1.缺少完善的数字化档案信息管理系统

高科技信息技术不断被应用于各领域中，但有的职业院校文书档案管理工作由于多方面因素影响，如管理人员忽视、资金不足等，导致其档案信息管理系统缺失，仍沿用传统管理模式。还有的职业院校将核心精力放置于招生等工作中，部分文书资料以纸质方式存储，若保存方式不当或者借阅频次频繁，极易增加丢失、破损风险。现阶段，多数职业院校逐渐认识到信息化档案管理价值及其重要性，但其发展建设仍处于基础阶段，无法实现对档案信息全生命周期管理。因此，为跟随时代发展潮流，职业院校需积极构建数字化档案管理系统，有效创新文书档案管理方法。

2.职业院校文书档案管理基础设施滞后

现阶段，部分职业院校档案基础设施滞后，一定程度上阻碍了文书档案实现智能化、数字化，更难以提升其管理水平，不利于院校可持续发展，体现在以下几方面：一是档案库房建设滞后。受传统管理模式长期影响，部分职业院校并未從本质上重视文书档案管理及其创新管理方式，忽视信息化档案管理建设，政府及社会投入力度不足，影响其基础设施配备，办公划分区域混乱。二是档案管理硬件设施滞后，仅局限于计算机、打印机等简单办公设备，缺少文书档案信息化管理设施，如全文识别功能扫描仪、档案专业刻录设备等，影响文书档案实现数字化、信息化。三是档案管理软件滞后。文书档案管理软件较少，可实现功能较为单调，未定期对其进行升级，影响文书档案管理效率以及后续使用的便捷性，难以满足大数据背景下文书档案电子化管理需求。

3.职业院校文书档案管理制度不健全

文书档案管理制度是其工作实施的基础保障，有助于各项档案工作落实有据可依。有的职业院校管理人员忽视文书档案管理，没有立足院校实际发展状况制订相应制度，有的院校甚至直接套用其他高校的制度，导致其文书档案管理制度不健全，影响档案工作落实的有效性。同时，部分职业院校未实施监督问责机制，对档案管理人员工作没有奖惩措施，导致其未能严格依照相关制度贯彻及落实工作，这些都影响了文书档案管理水平的提高。

4.文书档案管理人员专业素养有待提升

文书档案管理人员作为档案管理核心实施者，其自身专业素养直接影响档案管理成效。现阶段，由于职业院校对文书档案管理工作重视度不足，多将此类工作交由其他人员兼职，影响文书档案管理规范性及标准化。一方面院校没有定期做好培训工作，特别是岗前培训、岗后新知识定期培训，文书档案管理人员知识体系不够丰富，无法实现精细化管理;另一方面文书档案管理人员虽然专业知识扎实，但操作计算机水平较低，加上奖惩监督机制缺位，难以激发文书档案管理人员工作的积极性，影响了工作有效性。

三、大数据时代职业院校文书档案管理工作新思路及方法

创新职业院校文书档案管理模式，有助于完善其管理机制和开发档案新资源，更加满足现代社会实际需求，适应大数据时代对职业院校文书档案信息管理的新要求。文书档案管理工作不断创新，保证了档案资源实现精细化管理，更加深层次挖掘档案中的有价值信息，为职业院校发展建设助力。

1.创新文书档案管理理念

一方面，要有大数据观。大数据时代背景下，对大数据核心内涵分析并非是数据抽样分析，而是对所有数据进行分析，更具有一定的说服力及代表性。大数据作为新兴概念，人们对其缺乏正确的认知，过度强调其字面内涵。大数据并非分析数据体量大，主要是强调第三维度即速度或时间维度，其具有科学性，可完成数据优化及整合目标。新时代背景下，职业院校文书档案管理需积极树立大数据观。单一数据价值性较低，单个数据在集体数据中均具有特定价值和作用。档案管理部门需逐步培养档案大数据观念。另一方面，要有大档案观。对大档案观解读可从两方面进行：一是所有数据均可入档，档案涵盖范围更广泛，内容更具丰富性，包含一切具有保存和利用价值信息，不可忽视细节信息;二是档案普遍化。网络时代数据更新速率加快，涉及范围较广，应积极改变文书档案管理观念。

2.加强职业院校文书档案基础设施建设

为提高职业院校文书工作有效性，需积极加强基础设施建设，为文书档案管理智能化、数字化奠定良好基础。首先，需严格依照相关要求结合院校实际状况，配备先进的基础设施设备。建设标准化档案库房、配备良好的网络、系统硬件等所需基础设施，如全功能识别扫描仪、档案专用刻录机等，配备独立的服务器及存储设备。其次，需积极引入先进技术，如云计算、数据挖掘技术等，对档案数据实施深层次处理，建立完善的档案管理系统，并与院校内部网站实现兼容，实现系统互通、资源共享，满足文书档案使用者需求。

3.制订完善的文书档案管理制度，优化档案管理体系

完善的文书档案管理制度是保证文书档案工作落于实处的有力保障，应按照相关要求结合职业院校实际状况，制订完善的文书档案管理制度，促使档案管理工作规范化、有序化。文书档案管理制度中应明确文书档案电子化技术标准，包含归档格式、质量标准以及文书档案流程管理要求，对信息收集、审核、分类、存储等各环节制订标准化制度，明确在线归档及利用流程，促使文书档案管理数字化，提高文书档案管理水平。传统文书档案主要是对具有一定存储价值的数据信息和资料档案进行收集，通过一系列处理之后进行存档。大数据背景下，文书档案资料屬于实时存储，且重视数据收集及存储的及时性与完整性。因此，为提高文书档案管理效率，应强调档案资料存储及搜集的规范性、及时性。此外，管理文书档案资料时要利用计算机管理平台代替原始人工管理，优化文书档案管理体系，拓宽档案领域范围，发现与预测档案实际价值。

4.组建高素质文书档案管理团队

文书档案管理人员作为档案管理实施者，其自身专业素养决定最终档案管理成效，由于多方面因素影响，导致职业院校中档案管理人员专业素养难以吻合大数据时代对其管理的需求。因此，需按照目前文书档案管理需求，可从以下两方面实施：一方面，准确评估现有文书档案管理人员工作水平，明确其管理中存在的薄弱点，有目的性、针对性地制订相关培训计划，做好专业理论、技能实践等培训，成绩达标人员可进入工作岗位，不达标者需适当进行调岗。鼓励文书档案管理人员积极前往其他院校学习，吸收其他院校成功经验，为创新职业院校文书档案管理理念、方式奠定良好基础。另一方面，需适当提高文书档案管理岗位门槛，文书档案管理人员不仅需要具备较强的专业知识、丰富的实践经验，还要具备良好的计算机操作水平。持续性为文书档案管理团队注入新鲜血液，打造新时期文书档案管理团队，助力其管理水平提高，实现档案管理电子化目标。

5.利用科技手段完善文书档案管理系统

2020年，国家档案局明确规定，需全面实施档案数字化、信息化及电子化，不断优化、升级信息化管理模式，实现以信息化为核心档案管理目标。大数据背景下，职业院校需加大资金投入，将文书档案信息化建设资金纳入预算，保证为其持续性发展提供支持。构建完善的信息化文书档案系统，并将其与学校各类办公系统衔接，实现信息内部共享，文书档案使用人员仅需通过权限访问，便可获取自身所需数据信息，不仅提高档案信息利用率，而且提升数据库信息更新速率，数据更具时效性。

6.重视文书档案管理安全保密工作

大数据为职业院校文书档案管理带来机遇的同时，也带来了风险，主要体现在信息安全性层面，需对其加以重视，若相关档案信息数据泄露，将会造成严重的后果。因此，为保证文书电子档案安全性，应从多层次、多维度做作好信息保护举措。首先，加强人员保密意识。应加强对档案管理人员保密工作培训，增强人员保密安全意识，学习并掌握保护档案方式，确保电子档案载体安全性。同时，需严格依照相关程序规范工作流程，以免由于个人操作失误导致信息泄露;其次，引入标准化档案管理设备、软件安全系统，定期做好数据备份，重视系统升级优化，应尽量使用独立网络进行加密。此外，实施远端监测及自动拦截，一旦发现计算机存在高风险，需立即启动保护状态对文书电子档案数据库封锁，只能通过密钥方可解除，实现档案数据双重保障;最后，保证资金投入，加强安全措施。应积极加大资金投入，为文书档案信息化建设软硬件设施提供保障。加强安全措施，加大保密技术和档案信息监管技术，保证文书档案信息安全性。

四、大数据时代职业院校文书档案信息管理的发展方向与前景

随着科学技术不断发展，文书档案材料自身及信息管理特征也均发生了变更。大数据时代为文书档案信息管理带来巨变。首先，档案定义发生了变更。与传统纸质档案存在较大差异性，未来文书档案管理中档案形式呈现多样化，如视频、文件、数据信息。职业院校文书档案管理工作中如何高效应用大数据、能够获取何种成效，都需对其进行妥善处理，否则会耗损大量时间分析数据，影响其管理效率。待目标确定之后，方可借助大数据工具对文书档案进行管理。其次，档案服务发生变化。大数据时代背景下，文书档案服务逐渐趋于开放性、先进性及多元化发展，文书档案以客户个性化需求为实际导向，提供网络化、智慧型服务。职业院校要在文书档案管理工作中高效、准确应用大数据服务，可在信息管理中获取较大的突破，促使文书档案中知识信息得以挖掘及高效应用。最后，文书档案信息技术发生变化。大数据时代，档案信息管理利用数据过滤器等先进技术在云平台上建立文书档案信息系统核心数据库，增设文书档案信息管理专业人员，与大数据开发企业建立良好的合作，实现文书档案深层次挖掘，获取政策支持，用技术手段构建各类服务子系统，进而实现技术手段向知识应用转变。

五、结束语

大数据时代背景下，人们的生活、工作方式发生了变化，职业院校文书档案管理有助于提高院校发展建设水平，应对其工作高度重视。立足职业院校战略发展层面，积极引入各类高科技技术，加快文书档案信息化建设，提高管理水平，促进职业院校良好发展建设。

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（作者单位：日照市技师学院组织人事处）