探讨文书档案管理中的问题及策略

王晓春

摘   要：随着我国经济的发展，文书档案管理工作对于企业等单位来说变得越来越重要，在新的形势下，文书档案工作需要适应环境，紧跟时代步伐，坚持与时俱进的理念和创新原则。目前文书档案管理主要存在档案收集不完整、信息化自动化水平较低、现代化程度较低以及管理人员综合素质不足等问题，而改进文书档案管理的策略主要有加强档案管理与档案工作的协调、提高档案管理的信息化现代化水平以及提高档案管理工作人员的综合素质三种。

关键词：文书档案管理;问题;策略

中图分类号：G275    文献标识码：A        文章编号：1005-5312（2016）30-0249-01

在当前档案管理现代化的大背景下，为促使文书档案的管理改革工作能够有效开展，同时进一步强化各单位、各企业对文书档案规范有效管理的工作，很多企业都已经开始着手实行对档案进行“卷”改“件”的整理归档工作。这种改革措施在一定程度上改进了档案管理的有效性，提高了单位和企业在档案管理工作上的效率。但简单的改进措施并不能从根本上解决档案管理存在的问题，档案管理工作还有大量急需改革的环节，对于这些问题，我们应予以足够的重视。

一、文书档案管理中的主要问题

1.文书档案收集不完整。当前的很多机关单位或企业部门，其领导对文书档案管理工作并没有引起足够的重视，他们往往更看重单位或企业的经营和正常运转，对于单位和企业档案的管理工作则表现出较明显的轻视。这样的态度导致了很多科室或部门都没有设立专门的档案管理日程，没有将档案的收集与整理纳入到重要的工作组成当中。这不仅不利于提升工作人员的主动性和积极性，而且容易出现文书档案收集不完整的问题，并且档案收集与档案工作的衔接也会存在问题①。文书档案的管理与一般档案管理工作存在区别，但相互之间又存在联系，如果两者无法有效衔接，就有可能造成工作互相脱节的问题。

2.信息化自动化水平较低。随着计算机技术和网络技术的发展，档案管理的信息化自动化已经成为必然趋势，但目前单位或企业对文书档案的信息化自动化管理水平却存在明显不足。目前很多单位或企业的内部各部门之间没有形成良好的配合，很多单位和企业的工作人员往往会认为文书档案管理仅仅是档案管理部门的事情，并不在自身的职责范围之内。更有甚者，不仅自己不重视档案管理工作，而且千方百计不远配合档案管理部门的相关工作，给档案管理工作带来很大阻力，影响了文书档案管理整体的信息化建立进程。

3.现代化程度较低。收到资金投入等各相关因素的限制，目前很多机关单位和企业在进行文书档案管理时，大多存在安全保管标准落后、档案室设备达不到标准以及信息化、办公自动化水平落后等问题，而这些问题在很大程度上都影响了文书档案的现代化程度，特别是在计算机技术以及网络技术方面，文书档案管理部门的现代化程度非常落后，而这些因素也成为影响文书档案管理效率的重要因素。

4.管理人员综合素质不足。很多的机关单位或企业在管理文书档案时，没有对相关管理人员提出严格要求，并且在日常工作中对档案管理人员的重视程度较低，没有对其进行严格详细的培训工作，只是将培训的重点放在了单位或企业的技术人员或管理人员的身上。更有甚者，很多单位或企业的档案管理工作是由其它部门的工作人员兼职的②，在没有经过专业培训的情况下，档案管理相关工作人员的工作水平和工作效率都存在很大问题，根本难以满足正常的文书档案管理工作。

二、改进文书档案管理的策略

1.加强档案管理与档案工作的协调。由于文书档案的管理工作和普通档案管理工作的关联性，因此做好文书档案管理工作的前提是做好普通档案的管理工作。文件是档案的基础，而档案则是文件的最终归宿。文书的工作水平会直接影响到文书档案的管理水平，因此，文书工作人员应具备一定的档案管理意识，在执行相关的归档制度时，必须首先确保档案文件的完整性和准确性，一文件资料的收集与整理工作为基础，加强同档案管理科室工作人员间的联系，切实履行好对档案的审查职责，做好档案管理工作。

2.提高档案管理的信息化现代化水平。单位及企业应加大对档案管理工作的资金投入，提升档案管理相关工作的信息化现代化水平，提升对现代化设备的应用水平，将信息化技术广泛应用于对文书档案各信息资源的储存、处理和管理环节③。最首要的任务是建立其完整的文书档案数据库，保证数据库内所有文书档案信息为同一格式，做到统一规范管理。其次，运用计算机技术对档案进行实时管理，提升档案管理的自动化程度。

3.提高档案管理人员的综合素质。机关单位或企业应加强对文书档案管理工作人员的培训工作，加强对他们的思想和职业能力培训工作，培养他们的职业能力和职业素养，提升其综合素质。应加强工作人员对国家文书档案管理各项精神的理解以及对各项规章制度的明确和认识④，提升工作人员的思想觉悟和管理意识，提升他们的工作主动性和工作热情，为新时期的文书档案管理工作提供强有力的支持。

注释：

①聂丹萍.新时期文书档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2013（15）：79.

②刘延玲，李春竹.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013（z1）：157.

③张萍.浅谈文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2013（07）：103，111.

④王柳，禹夏.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].中国急救医学，2015（z2）：405-406.