住房公积金档案特点分析及管理探析

张静

摘 要：住房公积金档案是国家档案信息资源的重要组成部分，与普通档案相比，具有形成主体众多、管理过程动态、留存资料规范、整理时间随机、保密要求严格及利用主体有限的特点。为做好住房公积金档案的管理工作，应加强制度建设、注重人才培养、推进数字化建设进程。

关键词：住房公积金;档案;公积金档案

住房公积金档案是缴存单位和职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等各种活动中形成的，具有保存价值的各种载体和各种形式的原始记录。住房公积金档案是国家档案信息资源的重要组成部分，是公积金管理职能部门做好住房公积金各项工作的重要依据，也是单位和职工缴纳及使用住房公积金的重要凭证，可见，做好住房公积金档案的管理工作意义重大。近年来，我国住房公积金制度不断完善，住房公积金管理工作逐步深化与规范，住房公积金档案的数量逐年增长，如何充分发挥住房公积金档案的价值，为用户提供优质的服务值得探究。

一、住房公积金档案的特点分析

1.形成主体众多。住房公积金档案是办理公积金业务过程中形成的具有价值的各种形式和各种载体的原始记录，公积金业务办理涉及多个主体，有承担公积金归集、运营和管理的职能部门即中央和地方的住房公积金管理中心;有包括银行、担保公司在内的住房公积金经办机构;有承担相关业务的单位，还包括办理住房公积各种业务的个人。可以说，参与办理住房公积金业务的单位或个人均会在产生住房公积金档案，形成主体众多，内容丰富，但实现有效管理具有一定的难度。

2.管理过程动态。一般而言，普通档案从第一个阶段收集到最后的提供利用，需要经过多个流程，以文书档案为例，从现行文件到最终归档，具有一定的时间跨度。而住房公积金档案的形成和管理是一个动态的过程，举例而言，住房公积金贷款档案分为三个阶段，即贷款前、贷款中和贷款后，并且在时间方面相对较长，这就在很大程度上增加了档案管理的难度，影响住房公积金档案管理的效果。同时，也在无形中增加了住房公积金档案从业人员的工作量。因此，住房公积金档案的管理不能像普通档案等到业务办理完结了才开始组件管理，住房公积金档案管理是一项动态管理工作，一旦住房公积金缴存者提出贷款申请，住房公积金贷款档案就自动形成。而住房公积金贷款档案的形成并非贷款工作结束的判定标准，而是要根据住房公积金贷款缴存者的还款情况、变更情况等不断更新、增加住房公积金贷款档案内容，直到借款者全部还清住房公积金贷款。由此可以看出，无论从内容还是时间的角度，住房公积金贷款档案都表显出明显的动态性，需对其进行动态管理，以确保住房公积金档案的完整性。

3.留存资料规范。随着我国公积金制度的不断完善，公积金业务也日趋规范，在办理住房公积金各种业务时，办理业务的单位和个人均需按照住房公积金业务相关规定，提供与业务相关的住房公积金申请材料，经住房公积金管理机构审核合格后，才能办理相关住房公积金业务，业务办理过程严格且规范，办理业务过程中形成的纸质载体材料均需留存。尽管有数道程序，在各程序中相关材料必然会流转，办理住房公积金同一类型业务时，如支取住房公积金、住房公积金偿还贷款等业务，留存的相关材料基本一致。以支取住房公积金为例，当个人购房资金不够需支取住房公积金时，个人则需根据相关要求提供必要的资料，如购房合同、身份证明等，业务经办人则需将相关原始资料进行复印、留存。另外，以住房公积金贷款业务为例，所需资料应房屋性质的差异，其提供审核的材料同样不同。办理贷款业务，除出具合法的身份证明、购房证明材料外，购买商品房，还需要提供商品房买卖合同、维修基金收据、预付房款发票等材料;而购买二手房，则需提供房地产买卖契约、评估报告、房屋所有权证、交易契税完税发票等资料。办理不同的业务，其所需资料存在差异，但同一业务的资料基本一致，资料相对规范。

4.整理时间随机。在前文的阐述中已经明确住房公积金档案形成主体众多，且住房公积金业务时间跨度长，如等到所有业务办理完毕才来整理档案，容易造成档案的遗失、档案利用十分不便，因此，住房公积金档案的整理具有随机性，分项业务办理完毕后就应对相关的材料进行归类整理，而公积金的业务部门则承担着初步整理档案的重任。公积金的各项业务一般在前台业务窗口办理，业务办理人员提交的相关资料也由业务窗口的工作人员接收，不及时处理会造成资料的大量积压，不方便日后工作的开展，因此公积金档案整理不能滞后。公积金业务办理类型多样，且不确定因素较多，每个业务窗口每天都会接触大量的办理业务，为了方便日后工作的开展，当天形成的公积金材料一般由办理具体业务的柜员自行粘贴、集中，到月末将其办理的资料集中一处，组卷装订，送往档案室。

5.保密要求严格。档案工作本身是一项对保密性要求较高的工作，档案工作者需具备良好的政治素养，具有高度的保密意识。而对于住房公积金档案，内容均涉及个人隐私，如若管理不当容易造成客户的信息泄露，给客户造成不必要的损失。因此，公积金档案管理的每个阶段都因强化保密意识。在业务办理阶段，注重用戶资料特别是身份证信息的保护，对业务资料进行及时的处理，避免资料长期积压造成的资料丢失或损坏。在档案保管阶段，则应注重库房管理，避免非工作人员进入档案库房随意翻阅档案，此外，还需注意公积金档案的物理安全，做好“八防”措施。而在档案利用阶段，应要求利用者按照规定提供一定的审批手续和证明，为确保客户档案的私密性，档案工作者应坚持原则，坚决不向身份不明的利用者透露相关信息，如若违背这一原则将追究其法律责任。

6.利用主体有限。住房公积金档案基本涉及单位和个人隐私，查阅和利用具有较强的针对性，对于政策性文件可以以信息公开的方式供公众利用，而涉及单位和个人住房公积金业务档案的，一般只能由上级监管部门和本单位业务部门查阅和使用，同时也为缴存职工本人提供档案查阅服务，其他人员一般没有权利翻阅。因此，住房公积金档案管理机构一般设置有严格的保密制度，档案工作人员具有高度的保密意识，档案利用需遵循一定的审批手续，档案利用者需严格遵循住房公积金档案利用规定。除上述利用主体外，其他单位和个人不得随意查阅档案，所以说，住房公积金档案的利用具有针对性，可查阅和利用的主体有限。

二、住房公积金档案的管理分析

1.加强制度建设。从建设历程来看，我国住房公积金的管理历程相对较短，制度体系尚不完善、基础设施也有待进一步完善，基于此，强化对住房公积金的重视程度是必然之举。需要出台相应的政策制度，明确职责归属。住房公积金档案管理的具有其特点，加强制度建设能够为住房公积金档案的有序管理提供支撑和保障。参照《中华人民共和国档案法》《住房公积金管理条例》等法律法规、规章制度等，结合各地住房公积金档案管理工作的实际需求，制定住房公积金管理实施细则，对住房公积金档案管理机构的权利和职责进行明确，对住房公积金档案的收集、整理、鉴定、保管、提供利用等各项工作作出明确的规定，使住房公积金档案管理的各个环节和各项工作都有章可循，确保住房公积金档案管理的规范化和合理化。此外，住房公积金业务，特别是贷款业务时间跨度长，因此住房公积金贷款档案管理的跨度也比较长，需要确保相关制度在较长时间内的稳定性。如果相关制度变化快且频繁，会对档案的连续性管理造成危害，导致档案管理混乱，严重的可能会造成的丢失与损害，造成不良影响。

2.注重人才培养。住房公积金档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案人员具有良好的专业素养，缺乏必要的专业素养不利于公积金档案的有效管理，影响档案管理的质量和效率。注重档案人才培养十分必要，一方面，在人才招聘阶段，注重对人才的专业素质的开展，着力引进具有档案专业知识背景的人才或者具有住房公积金管理经验的人员。另一方面，注重通过继续教育提升档案工作者的专业素养，通过相关的专题培训帮助档案管理人员掌握新技术、新方法。

3.推进数字化建设。当前，档案行业的数字化建设取得了一定的成效，“存量数字化，增量电子化”的发展战略推动档案管理工作向前发展。一方面，加快住房公积金纸质档案的数字化建设进程，将纸质文件转化为电子文件，实现档案的全文检索将极大地提升住房公积金档案的利用效率。另一方面，充分发挥现有住房公积金管理系统的作用，将档案管理工作向前推移，在业务办理阶段就将相关的原始资料扫描入电脑，虽然在一定程度上减轻了档案工作者的工作量，但是无形中增加了业务人员的工作压力。如何有效协调两者之间的关系还需进一步探究。此外，可以建立全国联网的档案數字化平台，实现住房公积金档案的异地查询，提升档案管理的效率和利用的效率。

参考文献：

[1]李巍巍.浅谈住房公积金档案的特点[J].商场现代化，2012

[2]王 辉.浅谈住房公积金档案的特点及其档案管理[J].才智，2018

[3]刘晓燕.浅谈住房公积金档案的特点及档案管理[J].办公室业务，2018

（作者单位：乌鲁木齐住房公积金管理中心）