加强事业单位党办室档案管理的创新思路

刘金英

摘 要：网络的出现为我们打造了一个数据时代的良好的开端。目前来说，我国各行各业的发展都趋于数据化，并且都或大或小的拥有属于自己的数据库。事业单位党办室是管理党员干部人事数据及党政公文文件的重要部分，建立高效率的档案管理模式对事业单位党办管理及档案建设是十分有必要的。

关键词：事业单位;党办室;档案管理;创新思路

习近平总书记曾指出，“大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动”。现阶段，以计算机为主的数据时代、云端计算技术等数字化技术的发展已经达到了相对成熟的阶段。但是，目前来说我国事业单位的档案管理数据及其他方面的的管理水平并不是很高，还存在着很多问题，所以创新并完善创新型档案管理模式对党办室档案来说是很有必要的。

一、事业单位加强党办室档案管理的创新思路构架的原因

1.信息数据时代的到来

近几年来，随着党务工作的不断规范化，其产生的数据及档案信息也越来越多，尤其是事业单位随着党员信息的不断完善、党政公文的处理不断规范，党办室档案信息量就会越来越广。基于这种现状，上级对于事业单位党办室的档案信息的管理力度一直在持续增强，数据、数字化信息的管理及转化也开始启动。计算机办公方式的出现使得我国事业单位的党办部门出现了很多电子信息档案，这些档案不论是对党办室档案管理还是事业单位自身发展还都有着很重要的影响。

2.大量信息待整合

就目前我国事业单位的发展现状来说，创新型事业单位党办室档案管理的思路主要是依靠信息技术，建立新型信息档案管理平台。但也面临着很多的问题：大量的党员档案信息、党政文件等的入库工作等还没有完成，实现党办室人事资源整合及党政数据库统一管理还需要一定的时间。在这一方面来说，政府和国家有必要对信息资源数据库的建立实施全方位的监控，并定期根据事业单位的发展情况提出符合当下形势的建设目标，以此作为数据库建立的动力和更高标准。

3.信息数据时代的到来为创新思路的构建提供了技术支持

网络是创新型档案管理模式建立过程及实践过程的核心技術，它能够更快更准确的对信息资源进行分配、管理和分析等。前文提到，现阶段我国事业单位的党员干部等信息在不断增加，这对于人事档案、党政资料等的储存空间具有很大的需求。特别是2006年云端处理技术的出现，更是对我国事业单位党办室档案管理创新模式和管理平台的运行起到了举足轻重的作用。

4.国家对大档案概念的推进

自2011年以来，国家档案局局长在各大会议上对此强调加强“大档案”概念。这个所谓的“大档案”就是指做到档案管理工作一体化，加强建立档案管理体系。现阶段来说，我国事业单位党办室的档案不只是包括最简单的党政干部的人事信息，还包括前文提到的海量党政电子档案、文件及相当一部分党建私密材料。这些信息资源的管理难度加之国家大概念的推进使得我国党办室档案管理新平台的建立成为必然。

二、事业单位党办室档案管理存在的问题

1.相关负责人管理方式及思想过于保守

创新型档案管理的建立及实施虽然是在数字化的基础上实现的，但是在实现过程中还是需要经过文件流动及转出这一环节。这就造成了一些管理人员对新型档案信息管理平台的使用另眼相看，殊不知，管理人员的这种做法才是延迟了数据库档案信息整合的时间，最终很可能导致平台内部信息的缺失。

2.信息资源泄密事件频发

我国事业单位党办室的档案资料大多是关于国家发展、党政建设、重要人员信息等十分机密、保密性极高的文件。根据不同类型的档案其保密程度及价值国家及档案管理局也有明确的规定。但是，由于目前系统管理步骤被有心人窃取机密文件的事件依然没有得到控制，为了确保这些资料及档案在信息移交过程中不被泄露，需要有关部门及资料管理负责人对创新型信息管理系统做好严谨的防范措施。

3.有关部门及国家对于资源信息的管理及相关标准尚未成熟

目前来说，创新型档案信息管理平台刚刚起步，其发展还尚未成熟，依然处于不断优化完善的过程中，并且还处于纸质档案向电子档案全面转移、交接的阶段。国家及相关政府对于新型档案管理平台这一方面还没有十分明确地标准。另一方面，事业单位党办室关于党政干部从业信息、文案资料、指纹提取等多种数据的出现使得整体大数据库的建立及管理难度都有所增加，这就要求国家及有关部门对这些资料的管理有一个明确的标准。如果平台运行长时间没有固定的发展标准及整合准则，不仅其便捷迅速的功能得不到体现，平台作用的发挥也会受到影响。

4.领导层数据信息管理意识、创新意识薄弱

事业单位档案管理创新思路发展时间较短，因此，新型档案管理平台的建立时间很短，所以很多领导层对这一平台的运行及管理还不是十分清楚，甚至有些领导思想观念还停留在传统档案资料的管理方式上，这样的思想模式就导致档案管理领导层对以计算机为核心的新型档案管理平台的建立、管理及创新型档案管理模式的建立产生歧义，导致其建立过程及实施过程遇到各种问题且得不到及时的解决。

三、事业单位党办室档案管理的创新思路

1.创新管理思想

传统的档案管理方法在信息更新速度如此之快的时代已经不能满足各事业单位的发展，其不仅流程繁琐而且办事效率极慢，如果继续使用，势必会影响事业单位的整体发展。由此，国家建立了便于客户使用同时能够满足事业单位发展需求的运转平台。该平台的的建立使得传统的档案管理模式被打破，但是其建立时间短，很多相关人员对该平台的运行和工作模式还不是十分了解。所以现阶段来说，相关工作人员应提高自己的思想意识，与时俱进，将大档案概念深刻地贯彻进自己的工作准则和标准中。严格把控党办室档案信息在移交过程中的各项保密工作，切实出发，在工作人员中加大对“大概念的”宣传力度。此外，事业单位应加强员工思想建设，定期组织员工进行思想大学习，特别是党办室的工作人员既要有严谨的工作作风还要有与时俱进的工作思想。

2.加强对防泄密知识的学习

前文提到，我国事业单位党办室档案管理的主要内容大多是单位党委具有保密价值的内容，其管理的核心标准就是保证资料的安全性。所以，就要求档案管理人员及相关领导层有很高的保密意识和防范意识。由于资料管理的复杂性，在思想高度重视和行动上严格落实以外，还需要各管理部门加强配合，在加强员工保密意识、防范意识和防泄漏知识学习这一方面刻不容缓。

3.创新档案收集、借阅方式

传统档案的管理方式需要向相关部门汇报存档，有关部门将档案接收并将其归入档案库。这一过程是十分繁琐的，并且很容易出现断流现象。档案借阅也是如此，需要向有关部门申请，有关部门同意后方可对指定范围内的档案进行提取。因此，在档案收集和借阅的方式上有所创新是有必要的。现阶段，国家已经开始推进以计算机扫描技术为中心对档案数据进行管理的创新模式，这样的管理模式能够自动识别资料借阅人、收集人的信息并自动录入系统，既减少了人工成本，又提高了工作效率。

4.明确档案管理制度

近年来，虽然国家相继出台了很多关于档案管理方面的的文件，但是这些文件大多只涉及到关于机密档案管理及相关文件价值等内部问题，关于档案管理标准及管理平台运行和管理标准的规范只是寥寥几句，所以在这一方面来说，我国没有在根本上给予创新型档案管理模式发展的具体标准，这就很可能造成部门之间关于数字化档案数据库管理方面的参差不一。长此以往，很容易由于管理力度等方面的不同造成地区事业单位档案管理的两极化和党办室资料调取制度等制度方面的問题，为后续部门间的合作发展带来不必要的麻烦。因此，相关部门的领导应制定明确的档案管理系统发展线路，并指明每一阶段所要实现的目的和发展方向。这样才能使得创新型档案管理平台的运行步入正轨。

四、结束语

国家档案局局长李明华在2017年12月27日在京召开的全国档案局长馆长会议上表示：“近年来，随着网络和信息技术快速发展，档案工作也在面临一场深刻变革”。在信息时代到来的今天，数字化平台、云端技术等信息技术的出现是事业单位党办室档案管理创新思路趋于数字化、信息化的一种必然，其发展拥有相对成熟的信息处理技术以及丰富的资料库作为物质基础。值得注意的是，党办室的档案性质与其他类型的档案是不一样的，不论是在档案管理平台运行还是党办室内部工作人员方面都不能放松警惕。因此事业单位党办室档案工作要应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

参考文献：

[1]张宝燕. 事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2015

[2]赵映辉. 事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J]. 科教导刊：电子版，2017

[3]陈晓敏.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架研究[J].办公室业务，2017

（作者单位：河北省优抚医院）