互联网背景下不动产档案管理数字化技术运用路径研究

文/肖劝治

随着经济全球化的到来和我国互联网技术的深入发展，数字化技术作为一项新型的技术遍布各个领域，且发挥着无可替代的作用。房地产业在经济领域依然展现出飞速发展的势头，交易量的攀升也使民众对不动产档案的管理提出了更高的要求，因此，将数字化技术融入不动产档案管理中，发挥其特有的优势，成为不动产档案管理部门迫切需要解决的问题。本文将阐述互联网背景下数字化技术所展现出的特征，分析不动产档案管理面临的问题，提出不动产档案管理数字化运用的具体举措。

一、 数字化技术在不动产档案管理中的运用特征

（一）便捷性

不动产档案管理运用数字化技术，改变了过去传统单一的纸质收集模式，通过多种方式将信息储存到电脑中，不仅便于登记，而且方便查阅，极大地提高了不动产档案资料的利用效率。传统的不动产档案在存放时要考虑各种因素，登记时也面临着诸多整理难题，往往会出现档案资料杂糅而无法判断其归属等问题，给不动产档案管理带来了许多不便。数字化技术以其特有的优势，将不动产档案信息以数字化的信息形式展现在电脑系统中。这不仅便于档案管理工作人员的归档整理，而且方便客户的随时查阅。

（二）共享性

数字化信息技术依托互联网进行，而互联网具有信息共享性。因此，在不动产档案管理运用数字化技术的过程中，同样表现出共享性。不动产档案信息的共享有利于档案信息的随时更新，在旧有纸质资料发生变化或者得到补充时，可以随时进行相应的调整，从而保持其完整性。不动产档案的查阅较为频繁，为增强档案资料的查阅便利性，加强信息数据的共享也就顺理成章了。当不动产档案资料不断丰富，并通过建立一定的数据库平台实现数据共享后，不动产档案的价值便能得到最大限度的发挥。[1]

（三）服务性

不动产档案的质量高低取决于信息资料的完整程度以及查阅的便利程度。不动产档案的利用率越高，说明档案的价值也越大，这有赖于数字化技术的充分运用。不动产档案管理的最终目的是满足客户查阅的需求，因此需要不断完善自身管理，提升档案管理的水平，通过科学、有效的管理达到服务社会大众的目的。数字化技术将不动产档案的原始资料通过新媒体技术进行储存，丰富了不动产档案的内容，使其以崭新的形式出现，能更加快捷便利地加以查询，进一步增强了不动产档案管理的服务性。

（四）安全性

不动产档案资料的搜集主要通过原始数据录入、影像资料扫描等方式进行，并且分门别类地通过信息化技术在电脑中进行处理，再根据实际情况的变化进行相应的更新变动。不动产档案管理部门对档案资料进行了加密保护，并开放了一定的查阅权限，这有效地保障了不动产档案数据的安全以及信息处理系统的安全。数字化技术的运用，改变了过去档案资料容易损坏的状况，使人们能够更加有效地掌控不动产档案资料，提高不动产档案资料的利用率，提升不动产档案的利用价值，进一步增强不动产档案的安全性，促进不动产档案朝信息化管理方向发展。

二、不动产档案管理面临的问题

（一）不动产档案数字化程度不高

随着新媒体技术的快速发展，数字化技术已经在各个行业得到充分运用、融合发展，也得到不动产档案管理部门的高度重视。然而，相关部门尽管开始运用数字化技术，却仍然无法全面掌握数字化技术，其广泛运用尚需要一段时间。当前，不动产档案大多仍采用传统方式，无论是档案资料的搜集、保存，还是查阅，都无法做到与时俱进，这给不动产档案管理带来了许多不便。不动产档案的数字化程度制约了不动产档案管理的良性发展。

（二）不动产档案管理工作人员素质

不动产档案管理牵涉的范围较广，不仅要处理信息的搜集、录入与后期的查询，而且要对一些复杂的影像资料、房屋结构等作出准确的判断，这对档案管理人员提出了较高的要求。当前，许多从事不动产档案管理的人员尽管对房地产行业的知识较为熟悉，但是在掌握数字化技术方面能力较为薄弱，缺少专业化的培训，在日常的档案管理服务方面显得力不从心。这也制约了不动产档案管理工作队伍的战斗力，影响了不动产档案管理水平的提升。

（三）缺乏科学的档案标准化体系建设

目前，虽然档案管理部门开始重视数字化技术，但对此还在摸索学习，对数字化技术的核心要素没有完全掌握。此外，对数字化技术的各种投入不足、没有合理的档案管理人员培训、没有建立健全不动产档案管理的各项规章制度、档案的整理也没有严格遵照规范体系等种种因素也导致不动产档案管理数字化建设进度缓慢。规范化的检索查询系统迟迟没有建立，无法满足客户的种种需求，这与房地产行业的飞速发展格格不入，制约了不动产档案的信息化发展进程。[2]

（四）不动产档案利用率低，价值没有得到充分体现

不动产档案的存在形式多种多样，不仅有纸质资料，还包括影像资料等。随着时代不断发展，其形式也越来越多样。经常性地提取与利用，有利于丰富不动产档案的内容，提升不动产档案的价值。然而，在实际生活中，大部分不动产档案都处于休眠状态，没有得到及时的更新与利用，其潜在的许多价值也没有得到很好的开发与利用。不动产档案利用率有限，使其真正的优势与价值无法有效发挥，这也极大地降低了不动产档案的利用价值。

三、不动产档案管理数字化技术运用具体对策

（一）提高对运用数字化技术进行不动产档案管理的认识水平，加强宣传引导

随着房地产行业的快速发展，数字化技术在不动产档案管理中的运用已经是大势所趋。先进技术的到来使不动产档案资料得到不断更新，检索系统的建立也大大方便了查阅的每一环节。过去单一的不动产档案形式已不复存在，档案受损的情况也不再发生。数据的有效整理归类，从根本上保证了不动产档案的完整性与权威性，大大提升了不动产档案的价值。因此，无论是不动产档案管理工作人员，还是提供原始资料并随时有查阅需要的客户，都应该进一步提高对数字化技术的认识水平，清醒地看到数字化技术对不动产档案管理的巨大价值，共同分享数字化技术带来的成果。数字化技术给不动产档案管理带来了巨大的变化，要进一步加强教育引领，做到同向同行，共同促进不动产档案管理的发展。

（二）加强不动产档案管理队伍建设，优化高档案管理人员的综合素质

要高度重视数字化技术带给不动产档案管理的各项优势，充分发挥数字化技术的有效价值，尽最大可能提升数字化技术在档案管理运用中的价值，开发不动产档案管理的潜在功能。一支掌握现代高新技术、战斗力强的管理队伍是不动产档案管理不断发展的关键。只有不断提升档案管理队伍的专业性，进一步增强理论与实践相结合的能力，才能真正促使不动产档案管理发生质的飞跃。[3]要真正把档案管理人员的数字化培训放入重要的议事日程，加强档案管理人员专业能力的提升，通过业务能力与数字化技术的进一步结合，使后者真正能够入耳、入脑、入心，这样才能真正提高不动产档案管理的水平与服务的质量。

（三）完善数据库平台建设，建立科学规范的数字化档案标准体系

要进一步完善和丰富不动产档案的原始资料，在保证档案资料的真实性与准确性的基础上，将其进行数字化处理，以崭新的形式存在于数据库系统中。档案管理人员要熟练掌握数字化技术，创新工作方法，在确保档案资料完整性的基础上，力求使档案的内容更为直观、形象、生动，既便于日常的归档整理，又便于查询。要着眼于不动产档案管理软件的升级，确保管理人员熟练掌握数字化技术。要做到与时俱进，开展不动产档案的数字化建设，建立先进的档案查询检索系统，实现不动产档案查询的便捷性，满足客户的需求。要加强科学、规范、统一的数字化档案标准体系建设，充分发挥数字化档案的潜在优势，进一步提升档案的数字化水平。

（四）要成立数字化科研团队，加大对数字化技术的研究力度

随着互联网技术的深入变革，不动产档案的管理已经朝着智能化、现代化的方向发展，传统的、原始的管理方法已经无法满足时代的需求。只有不断探索新的技术，提高管理服务水平，才能实现管理的可持续发展。要成立数字化课题研究中心，着重培养探索数字化技术的精神，不断开发新技术，并增强自身的业务实践能力。熟练掌握数字化技术不是一朝一夕的事情，要具有勇于探索、勇于实践的精神，刻苦钻研，从而确保数字化技术在不断的探索实践中得到丰富。要把对数字化技术的研究作为一项重要的工作，以发挥不动产档案的最大功效为终极目标，做到有效规避不动产档案管理的弊端，真正做到对档案的合理有效管控，进一步提升不动产档案的利用价值。

（五）提升数字化档案信息的共享程度，加大对档案价值的开发利用

在互联网技术大发展的背景下，不动产档案实现共享已经是大势所趋。档案管理部门要真正做到与时俱进，不断规范档案的上传、录入、归档、查询等，建立起标准化的、统一的、规范的网络共享数据平台。要充分发挥数字化技术的优势，有效开发不动产档案资料，最大化地挖掘档案价值。要建立简易、便捷、快速的检索查阅系统，既保证档案数据的完整性与权威性，又方便用户查阅，提高档案的利用率。[4]要突破地域和部门的限制，建立行之有效的管理体制和责任机制，避免档案管理纠纷，发挥数字化技术的优势，提高数字化档案信息的共享程度。档案的合理开发和利用也是档案管理工作的重要组成部分，要加大开发力度，排除一切阻碍，使不动产档案管理跃上新台阶。

随着互联网时代的来临，不动产档案的管理与数字化技术的联系日益紧密，数字化技术的普及与运用，也使不动产档案管理开始了全新的变革。不动产档案管理部门要做到与时俱进，充分认识互联网背景下档案发展的规律与特点，合理运用数字化技术，加强档案的数字化建设，提高不动产档案管理的水平，促进不动产档案管理健康有序发展，为社会经济发展奠定坚实的基础。