高校档案如何在大数据时代进行管理创新

2020-09-26安丽君

兰台内外 2020年18期

安丽君

摘要：在物联网技术、云计算等技术不断发展的大背景下，我国全面进入了大数据时代，大数据时代高校的档案信息量急剧增长，档案价值有了很大的提升，并且档案信息的需求呈现出多元化的趋势，这给高校的档案管理带来了极大的挑战。大数据时代下如何进行高校档案管理创新引起了人们的高度重视，本文就高校档案如何在大数据时代进行管理创新进行探析，旨在为人们提供一定的参考。

关键词：高校;档案;大数据时代;管理创新

引言

高校档案是高校的本源性信息源，也是学校发展记忆的基石，档案管理是高校管理的重要内容，做好档案管理对于高校的发展具有非常重要的作用。当前，我国已经全面进入了大数据时代，高校的档案数据急剧增长，传统的档案管理方法和模式已经不能满足大数据时代的管理需求，这就要求高校要充分利用大数据来进行档案管理创新。但是，从实际的情况来看，部分高校在利用大数据技术来进行档案管理创新时还面临着一定的问题。

一、大数据时代高校档案管理的特点

1.高校档案信息量急剧增长

近几年来，我国的高校一直在扩招，为了实现高等教育普及化，高校学生数量越来越多，导致高校的档案信息量大量增加。不仅如此，在大数据时代，各种信息不仅仅以文字的形式呈现，视频、音频、数据和文本等都成为了档案的表现形式，这就使得高校的档案信息数量和种类急剧增长。大数据时代的一个最突出的特点就是每时每刻数据的增长都极为快速，对于高校来说也是一样，档案管理的数据在不断增多，因此，传统的档案管理手段和方法已经难以满足大数据时代的档案管理需求。

2.高校档案利用价值大幅提升

大数据时代下，人们要从海量的信息中得到自己需要的信息难度有所增加，并且要确保信息的可靠性和真实性才能为自己所用。对于高校的教师和学生来说，档案具有原始性和权威性，是师生都非常认可的信息，具有非常高的利用价值，因此，大数据时代背景下高校档案价值大幅提升。

3.高校档案信息需求多元化

随着社会的不断进步和高校的不断发展，高校更加重视自身的发展历程相关信息的保存，而对于学校的师生来说，他们对国家的政策法规以及学校的政策法规需求非常大，迫切想要了解最新的政策动态，这些都大大增加了高校档案管理的工作量，高校档案信息需求表现出多元化的趋势和特点。

二、大数据时代高校档案管理模式的变革

1.档案管理观念的转变

大数据时代，高校档案管理观念发生了一定的转变，在传统的高校档案管理中，档案管理的主要内容是收集档案、整理档案、保存档案和利用档案，档案人员在正式开展管理工作之前，会先对档案的实际价值进行预判，结合相关的法律法规来预判档案的价值，事先确定好档案保存的方式和时间，然后才会正式开始档案管理工作，并且很多时候需要提出对应的服务需求之后才会开展进行档案管理。在大数据时代的背景下，传统的档案管理模式已经无法满足现代社会人们档案的发展需求，各种计算机以及云技术等的发展，为档案储存提供了新的媒介，大数据时代人们的档案管理理念也发生了转变，不仅注重档案的收集、整理和储存等，同时，也越来越注重档案的利用功能和服务功能。

2.档案数据的采集和处理

在大数据时代背景下，高校档案数据的采集和处理也发生了很大的变化。首先，是档案数据的采集，需要对原有的相关数据进行整合，针对学员所属的部门，来进行网络数据建档，做好数据的分类整理，可以根据数据的来源进行分类，然后建立数据库，将其上交给上级部门。另外，还应该加强对档案数据的校对，将一些超过保存年限的数据删除，并将现有的数据进行更规范的管理，提高数据的真实性和准确性。在数据的采集和处理过程中，应该充分利用大数据技术，充分发挥大数据技术的优势来提升数据采集和处理的效率和质量。

3.档案数据的归档和保存

大数据时代背景下，档案管理人员应该充分利用计算机技术，来做好档案数据的归档和保存，在档案入库时，应该采用统一的时间标注，并设置保存期限，为档案的查询和利用提供便捷。档案管理人员还应该结合档案管理的相关标准，来做好档案的分类和归档工作。

三、大数据时代高校档案管理存在的问题

1.大数据的运用意识相对薄弱

人的思想意识决定了行为模式，高校领导层运用大数据技术的意识比较薄弱，影响了大数据技术的运用。在大数据时代的背景下，高校的档案管理面临着一定的挑战和机遇，运用大数据技术来创新档案管理已经成为必然的趋势。但是，从实际的情况来看，部分高校的管理层对大数据的认识不够深刻，大数据的运用意识相对薄弱，还没有充分认识到大数据技术的重要作用和价值。大数据技术能够高效处理海量的信息，全面提升信息处理的准确性和效率，但是，由于领导层对大数据的运用意识比较薄弱，导致高校的档案信息化建设方面的支持力度较小，投入的物资、财力和人力都比较少，高校档案管理没有适应大数据时代的发展。

2.对大数据技术的运用能力不足

大数据时代，可以充分利用大数据技术来实现对高校档案的高效管理，而档案管理人员的大数据技术运用能力则直接决定了档案管理的质量和效率。但是，从实际的情况来看，我国部分高校的档案管理人员的大数据技术运用能力参齐不齐，一些年龄比较大的档案管理人员对大数据技术的認识不足，对新思想和新技术的接受能力比较差，对计算机知识以及网络技术缺乏了解，导致实际的档案管理过程中面临着各种阻碍。

3.档案信息的安全性问题

高校的档案信息是非常机密的信息资源，在大数据时代的背景下，任何事物都可以被信息化，当档案信息资源置于大数据平台上时，档案信息的安全性就成了一个大问题。充分利用大数据技术，就要将高校的档案和整个数据系统连接在一起，因此，高校的档案信息安全性受到一定的威胁。在整合高校的档案时，结构性的档案和无结构性的档案融合过程中，会让档案整体性受到威胁。

四、大数据时代高校档案管理创新的有效对策

1.增强运用大数据的意识

要想促进大数据时代高校档案管理创新，就要求高校的领导层和管理人员要强化对大数据技术的认识，增强运用大数据技术的意识。国家层面要加强对高校领导人员的思想引导，可以结合新时代的档案管理实际情况，来对高校的档案管理提出新的要求，以时代的发展来对高校档案管理工作是否与时俱进进行督查，为高校的档案管理工作方向提供引导。另外，国家还可以通过人力、资金和政策等方面来加强对高校档案管理的支持。

除了国家层面的方向性引导之外，高校自身的管理人员和领导人员也要充分提高对大数据技术的认识，理解大数据的内涵，重视高校的档案管理工作，并结合时代的发展来推进档案管理改革，明白大数据时代，运用大数据技术处理信息的准确性和便捷性，以此来提升领导者对高校档案信息化管理的重视程度，指导档案管理人员，融合大数据技术来做好档案管理。大数据时代背景下，高校的档案管理工作在档案搜集、档案整理以及档案归档等方面都有了新的要求，这就要求相关的管理人员要增强自身运用大数据技术的意识，充分利用大数据技术来满足档案管理的新要求。

2.提高档案管理队伍的整体素质

档案管理人员的专业素养和工作能力直接决定了档案管理的质量和效率，面对当前部分档案管理人员运用大数据技术能力不足的现状，高校应该采取有效的措施，来全面提升档案管理人员的素质。学校要加强对档案管理人员的日常专业培训，对档案管理人员的现有水平和工作素养进行分析，并结合实际的情况和需求来提供针对性的专业培训，以此来提升档案管理人员的职业素养。由于高校档案管理具有复杂性和长期性的特点，因此，档案人员的专业培训也应该具有长期性，要循序渐进来加强培训，不断更新档案管理人员的知识结构，针对性提升档案管理人员的云计算使用水平、大数据运用能力和互联网素养。

除了要加强对现有档案管理人员的专业培训之外，高校還应该积极引进高素质的人才，坚持人才专业化、人才多元化的原则来引进人才，对档案管理人员的信息素养提出更高的要求，引进熟练掌握大数据技术、云计算等的专业人才。

3.建立现代化的档案安全保障系统

大数据时代背景下的高校档案管理安全性至关重要，所以，在档案管理的工作中，要借助各种技术手段来确保档案管理的安全性，强化对身份认证、权限设置以及密码加密技术的管理，做好档案备份。档案管理部门还可以购买专业的网络安全软件，通过可靠、安全的软件来实现档案的传输安全和管理安全，并做好安全软件的升级和维护，以此来确保档案管理的安全性。同时，还应该确保档案服务客户端的网络安全，升级档案服务客户端，采用专业的软件和人员来维护管理档案服务客户端。

另外，还应该建立科学的档案借阅规章制度，避免档案借阅过程中泄露了档案信息。高校档案管理系统，还应该建立技护、人防和物防等多个层面的防护体系，设置用户的访问权限和操作权限，同时，采用水印技术、防火墙技术以及信息加密技术，来保障档案管理系统的安全性。

4.引进先进的档案管理信息化设备

大数据时代背景下，高校的档案数量非常庞大，传统单一的计算机输入检出的手工管理方式已经难以适应高校档案数据增长的步伐，因此，学校的档案管理部门应该充分利用云计算技术，来做好档案管理工作，充分发挥云计算通用性强、可靠性高和规模大的优势，就能够有效提升档案管理的效率和质量，节约档案管理的人力资源。

云计算技术的运用需要依赖于更加先进的档案管理设备。大数据时代高校的档案管理工作变得更加复杂，要充分利用大数据技术来实现档案管理创新，就要求高校要及时更新信息管理设备，增加资金的投入来引进先进的档案管理信息化设备。在引进新型档案管理设备时，一定要听取大数据技术专业人员的意见，并从高校档案管理的实际需求出发来合理引进，避免设备引进的盲目性。

5.建立更加完善的档案资源体系

大数据时代，每时每刻都会产生大量的数据，档案资源的收集范围也更加广阔，这就要求高校要拓宽档案资源的收集类别，不仅要将纸质等传统档案作为档案收集的重点，同时，还应该加强电子档案的收集，将结构化、半结构化以及非结构化的电子档案当成档案收集的主流，并完善档案资源的建设主体。在大数据时代，每一个人都无法置身于数据之外，不同的群体会产生不同的数据，这就要求档案部门要将多元化的数据都收集起来，加强和档案形成者的合作，并和档案管理者建立合作关系，充分利用各种网络力量和社会力量来完成档案资源的管理工作。除此之外，还应该加强和档案保存者、档案利用者的合作。

另外，高校档案管理部门还应该对传统的档案资源采集方式进行改革，对于网络资源要主动抓取，做好档案采集和归档。网络资源的更新速度非常快，并且数量非常多，网络上有很多没用的资源，而档案部门要主动采集数据，对相关的网络动态信息进行实时监控，通过主动出击的方法，来选择重要的网络资源，并做好归档。

最后，高校还应该对档案资源进行科学整合，大数据背景下，档案管理也应该朝着系统化和结构化的方向转变，因此，学校的档案管理部门一定要充分掌握新一代的信息技术以及相关工具的使用方法，稳定接收电子档案和数字化档案，全面提升档案资源优化整合的能力。高校的档案资源往往分布在互不连通的数据库中，档案资源具有碎片化和底层化的特点，档案管理部门应该采取有效的方法来将孤立的数据库连通，将分散的档案信息资源集中在一起，以此来实现对档案资源的优化整合，这样才能将档案资源的价值充分发挥出来。

五、结语

在大数据时代的背景下，高校档案管理面临着新的挑战，由于高校档案的信息急剧增长，所以，采用传统的档案管理模式和方法已经很难满足大数据时代的高校档案管理需求。因此，高校的档案管理部门应该结合大数据时代下的档案管理特点，来创新档案管理的手段和方式，提高对大数据技术的正确认识和运用意识，同时加强培训，建立高素质的档案管理专业队伍，建立现代化的档案管理安全保障体系，并引进先进的档案管理信息化设备，以此来全面提升高校档案管理的整体水平和效率。

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